Bạn có thể thêm Từ khóa Doanh nghiệp vào các mục trên SharePoint Server hoặc site SharePoint trong Microsoft 365 để gắn thẻ siêu dữ liệu và phát triển hệ thống phân loại và sắp xếp nội dung trực tuyến thành các danh mục khác nhau. Từ khóa và siêu dữ liệu cho phép bạn nắm bắt một số kiến thức của những người sử dụng nội dung. Để biết thêm thông tin, hãy xem Giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý trong SharePoint.
Bạn có thể thêm cột Từ khóa Doanh nghiệp vào danh sách hoặc thư viện. Sau đó, bạn có thể chọn mục danh sách hoặc thư viện để thêm từ khóa vào và nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn hiển thị trong thuộc tính mục.
Hình minh họa dưới đây cho thấy ví dụ về cột đã thêm từ khóa doanh nghiệp.
Để thêm cột từ khóa doanh nghiệp vào danh sách hoặc thư viện:
- Dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện bạn muốn thêm cột từ khóa doanh nghiệp.
- Từ dải băng dành cho thư viện hoặc danh sách SharePoint Server, chọn Thiết đặt Thư viện hoặc Thiết đặt Danh sách.
Từ trang SharePoint trong Microsoft 365, chọn
rồi chọn Cài đặt thư viện hoặc Cài đặt danh sách. - Trong cột Quyền và Quản lý , chọn Thiết đặt Từ khóa và Siêu dữ liệu Doanh nghiệp.
- Trên trang thiết đặt, trong phần Thêm từ khóa doanh nghiệp, hãy chọn hộp kiểm cho Thêm cột Từ khóa Doanh nghiệp vào danh sách này và bật đồng bộ hóa Từ khóa.
Tắt hoặc bật phát hành siêu dữ liệu
Bạn có thể kiểm soát liệu các thuật ngữ hoặc từ khóa được thêm vào các cột Siêu dữ liệu được Quản lý hoặc Các từ khóa Doanh nghiệp trong danh sách hoặc thư viện có sẵn dùng làm từ khóa cho việc gắn thẻ xã hội hay không. Ví dụ: nếu danh sách của bạn chứa thông tin nhạy cảm, có thể bạn không muốn các giá trị từ khóa hiển thị. Để hạn chế truy nhập vào từ khóa, hãy cân nhắc việc tắt Phát hành siêu dữ liệu.
Lưu ý
Theo mặc định, thuật ngữ từ tập hợp thuật ngữ địa phương đã được tạo ra trong ngữ cảnh của một tuyển tập trang cụ thể bị loại trừ khỏi Phát hành Siêu dữ liệu. Bộ thuật ngữ địa phương không sẵn có để sử dụng trong gắn thẻ mạng xã hội hoặc làm Từ khóa Doanh nghiệp.
Để tắt hoặc bật Phát hành Siêu dữ liệu, hãy làm theo các bước sau:
Vào danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn cấu hình Phát hành Siêu dữ liệu.
Từ dải băng dành cho thư viện hoặc danh sách SharePoint Server, chọn Thiết đặt Thư viện hoặc Thiết đặt Danh sách.
Từ trang SharePoint trong Microsoft 365, chọn rồi chọn Cài đặt thư viện hoặc Cài đặt danh sách.Bên dưới Quyền và Quản lý, chọn Thiết đặt Từ khóa và Siêu dữ liệu Doanh nghiệp.
Trong phần Phát hành Siêu dữ liệu , dưới Lưu siêu dữ liệu trên danh sách này dưới dạng thẻ xã hội, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Để phát hành các giá trị trong trường Siêu dữ liệu được Quản lý và Từ khóa Doanh nghiệp lên gắn thẻ xã hội và hồ sơ Site của Tôi, hãy chọn hộp kiểm.
- Để ngăn các giá trị trong trường Siêu dữ liệu được Quản lý và Từ khóa Doanh nghiệp hiển thị dưới dạng gắn thẻ xã hội và hồ sơ Site của Tôi, hãy xóa hộp kiểm.
Chọn OK.
Thông tin thêm về từ khóa doanh nghiệp
SharePoint chuyển đổi Từ khóa Doanh nghiệp của bạn thành một bộ thuật ngữ đơn lẻ, không phân cấp. Bạn có thể tìm thấy bộ thuật ngữ đặc biệt này, được đặt tên là bộ Từ khóa, bằng cách sử dụng Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tạo, cấu hình và quản lý nhóm và tập hợp thuật ngữ.
Các từ khóa bạn thêm sẽ sẵn dùng cho người khác khi người dùng truy nhập danh sách hoặc thư viện SharePoint. Ví dụ: khi người dùng nhập các ký tự tương tự nhau vào cột Từ khóa Doanh nghiệp của danh sách, SharePoint sẽ hiển thị từ khóa trong thông báo đề xuất. Và nếu bạn thêm cột từ khóa doanh nghiệp vào danh sách hoặc thư viện, SharePoint sẽ sao chép bất kỳ thẻ tài liệu hiện có nào vào cột từ khóa doanh nghiệp khi tài liệu được tải lên danh sách hoặc thư viện. Điều này giúp đồng bộ hóa các từ khóa hiện có với các tính năng siêu dữ liệu được quản lý.
Người quản trị Kho Thuật ngữ có thể mở hoặc đóng tập từ khóa. Việc tập hợp đang mở hay đóng sẽ ảnh hưởng đến cách người dùng làm việc với cột từ khóa doanh nghiệp trong danh sách hoặc thư viện. Nếu bạn thêm cột từ khóa doanh nghiệp vào danh sách hoặc thư viện, người dùng site có thể nhập giá trị từ khóa. Nếu bộ Từ khóa đóng, người dùng không thể gửi các từ khóa mới mà phải sử dụng các từ khóa doanh nghiệp hiện có hoặc một thuật ngữ được quản lý. Nếu bộ thuật ngữ Từ khoá cho trang web đang mở, người dùng có thể thêm bất kỳ giá trị văn bản nào vào cột này.
Nếu thích hợp, người quản trị có quyền quản lý có thể thay đổi cách SharePoint xử lý các từ khóa này và di chuyển chúng vào một bộ thuật ngữ cụ thể được quản lý. Sau đó, các từ khóa trở nên sẵn có cho các loại sử dụng giống như các thuật ngữ khác trong tập hợp thuật ngữ đó.