Bạn có thể theo dõi và quản lý thông tin theo thời gian với lập phiên bản trong danh sách và thư viện, cũng như xem và khôi phục các phiên bản trước từ lịch sử của mục.
Khi được bật, các phiên bản mới sẽ được thêm vào lịch sử của một mục sau khi các thay đổi được lưu. Số phiên bản được lưu trữ và khả năng hiển thị của bản nháp hoặc bản phụ có thể được sửa đổi cho từng danh sách và thư viện.
Bật và cấu hình lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện
Mở danh sách hoặc thư viện bạn muốn bật lập phiên bản.
Chọn Cài đặt
, rồi chọn Cài đặt Danh sách hoặc Cài đặt Thư viện.
Trên trang Thiết đặt , chọn Thiết đặt phiên bản.
Từ trang Cài đặt phiên bản , bạn có sẵn các cài đặt sau:
Đối với thư viện Tài liệu:
Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.
Tạo phiên bản mỗi lần bạn sửa một tệp trong thư viện tài liệu này bằng cách dùng chỉ phiên bản chính hoặc bằng phiên bản chính và phiên bản phụ.
Giới hạn số phiên bản và bản nháp cần giữ lại.
Đặt ai có thể xem mục nháp.
Yêu cầu kiểm xuất tài liệu trước khi có thể chỉnh sửa.
Để có danh sách:
Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.
Tạo phiên bản mỗi lần bạn sửa một mục trong danh sách.
Giới hạn số phiên bản và bản nháp cần giữ lại.
Đặt ai có thể nhìn thấy mục nháp trong danh sách.
Chọn OK.
Để xem, khôi phục hoặc xóa phiên bản cũ hơn trong danh sách hoặc thư viện
Mở danh sách hoặc thư viện chứa mục hoặc tài liệu bạn muốn xem lịch sử của mục đó.
Bên cạnh mục bạn muốn xem lịch sử, hãy chọn ... (dấu chấm lửng).
Chọn Lịch sử phiên bản.
Nếu bạn không thấy Lịch sử phiên bản, hãy chọn Thêm, rồi chọn Lịch sử phiên bản.
Trong hộp thoại Lịch sử phiên bản , di chuột qua liên kết ngày trên phiên bản cũ hơn và để hiển thị menu, hãy chọn mũi tên xuống.
Trong menu, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Xem tài liệu hiện tại. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, tại đây, bạn có thể khôi phục hoặc xóa phiên bản trước, cũng như xem trạng thái phê duyệt hiện tại. Bạn cũng có thể sửa phiên bản hiện tại từ hộp thoại này.
- Khôi phục tài liệu. Một hộp thoại sẽ xuất hiện cho biết liệu bạn có muốn đặt nó trở thành tài liệu hiện được phê duyệt hay không. Nó sẽ thêm nó dưới dạng một phiên bản mới.
- Xóa tài liệu. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn có chắc chắn muốn gửi mục vào Thùng Rác hay không.
- Từ chối phiên bản này. Chỉ xuất hiện trên các tài liệu được phê duyệt, chứ không phải là Xóa.
Khi bạn thực hiện xong, ở góc trên bên phải, chọn X.
Các thiết đặt khác có ảnh hưởng tới lập phiên bản
Bạn có thể cấu hình các thiết đặt khác ảnh hưởng tới lập phiên bản. Trong danh sách và thư viện, bạn có thể yêu cầu phê duyệt nội dung. Trong thư viện, bạn có thể yêu cầu kiểm xuất tệp.
Để biết thông tin về các cài đặt này và nhiều thông tin khác, hãy xem Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?