Sau khi bạn tạo danh sách hoặc thư viện trong Danh sách Microsoft, SharePoint hoặc Teams, bạn có thể tạo các quy tắc để tự động hóa các tác vụ, chẳng hạn như gửi thông báo cho ai đó khi dữ liệu thay đổi trong danh sách hoặc khi tệp mới được tạo trong thư viện.
Bạn sẽ chọn điều kiện kích hoạt quy tắc và hành động mà quy tắc sẽ thực hiện. (Để minh họa, quy trình sau đây tạo ra một quy tắc cho danh sách. Thao tác này sẽ kích hoạt thông báo khi có mục được sửa đổi.)
Với danh sách hoặc thư viện mở, chọn Tích hợp , rồi chọn Quy tắc.
Bên dưới Thực hiện hành động khi, hãy chọn điều kiện kích hoạt quy tắc. Ví dụ: Đã sửa đổi một mục.
Lựa chọn của bạn ở đây sẽ tạo ra một câu lệnh quy tắc mà bạn sẽ hoàn tất trong bước tiếp theo.
Lưu ý
Khi sử dụng "gần theo ngày", bạn chỉ có thể sử dụng hai kiểu quy tắc này cho mỗi danh sách hoặc thư viện.
Không hỗ trợ tạo quy tắc dựa trên cột văn bản nhiều dòng.Chọn từng phần được gạch dưới trong câu lệnh quy tắc để tùy chỉnh điều kiện bằng cách chọn một cột, giá trị cột và người cần thông báo.
Ví dụ: để hoàn tất một quy tắc để thông báo cho người Tạo Bởi khi một giá trị cột thỏa mãn một điều kiện, bạn có thể chọn khi Giá Mua thay đổi và giá trị mới lớn hơn một số tiền đã xác định, và email Người Tạo ( Bạn có thể xác định một người, nhiều cá nhân, hoặc một cột nhưng không phải địa chỉ email nhóm.).
Khi bạn hoàn tất tùy chỉnh câu lệnh, hãy chọn Tạo.
Bạn sẽ thấy quy tắc đã hoàn thành của mình trên trang Quản lý quy tắc và quy tắc sẽ được bật. Các email thông báo được gửi từ địa chỉ no-reply@sharepointonline.comemail . Quay lại trang này bất cứ khi nào bạn cần sửa, xóa hoặc quản lý quy tắc khác.
Khắc phục sự cố: Không thể tạo quy tắc
Nếu bạn gặp lỗi khi cố gắng tạo một quy tắc, thì có thể là do các quyền được áp dụng cho danh sách hoặc thư viện đó. Bạn cần sự trợ giúp của chủ sở hữu thư viện hoặc danh sách để khắc phục tình huống này, như mô tả dưới đây.
Quyền đối với thư viện
Để quản lý các quy tắc, bạn phải được chủ sở hữu cấp quyền "Đóng góp" đối với thư viện. Chủ sở hữu có thể thực hiện điều này bằng cách chia sẻ thư viện với bạn và chỉ định Đóng góp.
Quyền cho danh sách
Ngoài ra, để quản lý các quy tắc, bạn phải được chủ sở hữu danh sách cấp quyền "Đóng góp" đối với danh sách. Chủ sở hữu có thể thực hiện điều này bằng cách chia sẻ danh sách với bạn và chỉ định Đóng góp.