Giới thiệu về danh sách

Danh sách là một tập hợp dữ liệu mà bạn có thể chia sẻ với các thành viên nhóm của mình và những người mà bạn đã cấp quyền truy nhập. Bạn sẽ tìm thấy một số mẫu danh sách sẵn dùng để cung cấp điểm khởi đầu tốt cho việc sắp xếp các mục danh sách. Tìm hiểu thêm tại Mẫu danh sách trong Microsoft 365.

Bài viết này giải thích những khái niệm đằng sau việc tạo và sử dụng danh sách. Bạn có thể tạo danh sách trong SharePoint, ứng dụng Danh sách trong Microsoft 365 hoặc Microsoft Teams. Tìm hiểu cách bắt đầu với Danh sách trong Microsoft Teams.

Hãy xem các bài viết sau đây để biết thông tin về danh sách:

• Tạo danh sách
• Xóa danh sách
• Tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện
• Danh sách trong Microsoft 365
• Thiết lập dẫn hướng siêu dữ liệu cho danh sách hoặc thư viện
• Quản lý các danh sách và thư viện lớn

Chọn một đầu đề bên dưới để mở và xem thông tin chi tiết.

Tổng quan về danh sách

Các tổ chức thường sử dụng nhiều loại danh sách, bao gồm nối kết, thông báo, liên hệ, theo dõi vấn đề và khảo sát, v.v.

Danh sách cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ mà bạn có thể dùng làm tâm điểm cho cộng tác nhóm hoặc trong giải pháp kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, danh sách có thể cung cấp giải pháp nhanh chóng và hiệu quả mà không cần sửa đổi hoặc sửa đổi rất ít.

Ví dụ, bạn có thể dùng:

• Tác vụ Bao gồm theo dõi quyền sở hữu và tiến độ cũng như dòng thời gian trong trang để có bản trình bày trực quan hấp dẫn về nội dung danh sách.
• Theo dõi sự cố Bao gồm bộ nhớ lập phiên bản và lịch sử phiên bản để phân tích sâu hơn về dự án nhóm làm việc và các tác vụ công việc thường gặp.

Danh sách phong phú, linh hoạt và có nhiều tính năng dựng sẵn cung cấp một cách thức hiệu quả để lưu trữ, chia sẻ và làm việc với dữ liệu.

Chẳng hạn, bạn có thể:

• Tạo danh sách với nhiều cột, gồm Văn bản, Số, Lựa chọn, Tiền tệ, Ngày và Giờ, Tra cứu, Có/Không và Đã tính toán. Bạn cũng có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp vào mục danh sách để cung cấp thêm chi tiết, chẳng hạn như bảng tính có chứa số hỗ trợ hoặc tài liệu chứa thông tin cơ bản.
• Tạo dạng xem danh sách để tổ chức, sắp xếp và lọc dữ liệu theo nhiều cách cụ thể và khác nhau; thay đổi siêu dữ liệu, chẳng hạn như thêm và xóa cột, sửa đổi quy tắc xác thực; và sử dụng danh sách nhất quán trên các site với các loại nội dung, cột site và mẫu. Ví dụ: bạn có thể chỉ xem các sự kiện hiện tại từ lịch trên trang chủ và tạo dạng xem trực quan (tương tự như lịch treo tường) trên một trang khác.
• Tạo mối quan hệ giữa các danh sách bằng cách sử dụng tổ hợp cột đơn nhất, cột tra cứu và lệnh ràng buộc mối quan hệ (xếp lớp và hạn chế xóa) - toàn bộ những thứ này sẽ giúp bạn tăng khả năng tạo giải pháp kinh doanh phức tạp hơn đồng thời vẫn đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu của bạn.
• Tạo danh sách tùy chỉnh, hiển thị dữ liệu trong Phần Web và Trang Phần Web và xuất, nhập và nối kết đến dữ liệu từ các chương trình khác, chẳng hạn như Excel và Access.
• Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiết, cần phê duyệt để sửa đổi dữ liệu, dùng bảo mật theo mức mục và thư mục, kiểm nhập và kiểm xuất, duy trì cập nhật tự động về những thay đổi bằng cách dùng cảnh báo và nguồn cấp RSS.
• Tổ chức nội dung trong một danh sách duy nhất thành các thư mục để tạo sự tiện lợi hơn và hiệu suất tốt hơn, cải thiện hiệu suất nói chung với danh sách lớn bằng cách dùng chỉ mục.

Các cách làm việc với danh sách

Sau đây là một số cách bạn có thể làm việc với danh sách để giúp bạn quản lý thông tin cho nhóm của bạn.

Theo dõi phiên bản và lịch sử chi tiếtTheo dõi phiên bản của các mục danh sách để bạn có thể xem mục nào đã thay đổi từ phiên bản này sang phiên bản khác cũng như người đã thay đổi các mục danh sách. Nếu lỗi xảy ra ở phiên bản mới hơn, bạn có thể khôi phục phiên bản trước của mục. Việc theo dõi lịch sử danh sách đặc biệt quan trọng nếu tổ chức của bạn cần theo dõi danh sách khi danh sách phát triển.

Yêu cầu phê duyệtXác định rằng phê duyệt cho mục danh sách là bắt buộc trước khi tất cả mọi người có thể xem mục này. Các mục sẽ vẫn ở trạng thái chờ xử lý cho đến khi được phê duyệt hoặc bị từ chối bởi người có quyền phê duyệt các mục đó. Bạn có thể kiểm soát nhóm người dùng có thể xem mục danh sách trước khi mục được phê duyệt.

Tùy chỉnh quyền Chỉ định xem người dự trong danh sách của bạn có thể chỉ đọc và chỉnh sửa các mục họ tạo hay tất cả các mục trong danh sách. People có quyền quản lý danh sách đều có thể đọc và sửa tất cả các mục danh sách. Bạn cũng có thể áp dụng mức cấp phép cụ thể cho một mục danh sách đơn, ví dụ nếu mục đó chứa thông tin mật.

Tạo và quản lý các dạng xemTạo các dạng xem khác nhau cho cùng một danh sách. Nội dung của danh sách thực tế không thay đổi, nhưng các mục được sắp xếp hoặc lọc để mọi người có thể tìm thấy thông tin quan trọng hoặc thú vị nhất, tùy theo nhu cầu của họ.

Cập nhật danh sách Bất kể bạn đang cập nhật loại danh sách nào, quy trình cũng tương tự để thêm, sửa và xóa các mục danh sách.

Thêm hoặc chỉnh sửa các mục danh sách

Có hai cách để thêm hoặc sửa mục danh sách:

• Bằng cách sử dụng biểu mẫu và đây là phương pháp mặc định.
• Nội tuyến, nghĩa là bạn thêm mục trực tiếp trên trang danh sách.

Nếu danh sách được thiết lập để theo dõi các phiên bản, một phiên bản mới của mục danh sách sẽ được tạo ra mỗi lần bạn chỉnh sửa một mục danh sách. Bạn có thể xem lịch sử về những thay đổi của mục danh sách và khôi phục phiên bản trước nếu bạn gây ra lỗi ở phiên bản mới hơn.

Sử dụng công thức và giá trị tính toán Sử dụng công thức và giá trị tính toán để linh động tạo thông tin trong các cột của danh sách. Các thao tác có thể bao gồm thông tin từ các cột khác trong danh sách cũng như các hàm hệ thống như TODAY để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ: bạn có thể chỉ định ngày đến hạn mặc định là bảy ngày tính từ ngày hiện tại.

Luôn được thông báo về các thay đổi Các danh sách và dạng xem có thể sử dụng RSS để các thành viên trong nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận được các cập nhật. RSS là một công nghệ cho phép mọi người nhận và xem các bản cập nhật hoặc nguồn cấp RSS của tin tức và thông tin trong một vị trí hợp nhất. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo email để thông báo khi danh sách bị thay đổi hoặc khi mục mới được thêm vào. Cảnh báo là một cách thuận tiện để theo dõi các thay đổi quan trọng đối với bạn.

Tạo mối quan hệ danh sách Tạo mối quan hệ giữa hai danh sách. Trong danh sách nguồn, bạn tạo cột tra cứu để truy xuất (hay "tra cứu") một hoặc nhiều giá trị từ danh sách đích nếu những giá trị này khớp với giá trị trong cột tra cứu ở danh sách nguồn. Nếu muốn, bạn có thể tiếp tục thêm cột bổ sung từ danh sách đích vào danh sách nguồn. Khi bạn tạo một cột tra cứu, bạn cũng có thể quyết định ràng buộc hành vi mối quan hệ bằng cách thiết lập tùy chọn xóa xếp tầng hay hạn chế xóa vốn giúp giữ cho dữ liệu của bạn hợp lệ và ngăn chặn những khác biệt có thể gây rắc rối về sau.

Chia sẻ thông tin danh sách với chương trình cơ sở dữ liệu Nếu bạn đã cài đặt một chương trình cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Access, bạn có thể xuất và nhập dữ liệu vào và từ site của mình, cũng như liên kết một bảng từ cơ sở dữ liệu với một danh sách. Khi làm việc với dữ liệu danh sách trong cơ sở dữ liệu Access, bạn cũng có thể tạo truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Để biết thêm thông tin, hãy xem Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access vào ứng dụng Access trên web.

Sử dụng danh sách nhất quán trên các site Nếu nhóm của bạn làm việc với một vài loại danh sách, bạn có thể thêm tính nhất quán trên nhiều danh sách với các loại nội dung, cột site và mẫu. Các tính năng này cho phép bạn dùng lại cài đặt và cấu trúc danh sách một cách hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể tạo kiểu nội dung cho vấn đề dịch vụ khách hàng để xác định các cột nhất định (chẳng hạn như liên hệ khách hàng) và quy trình kinh doanh cho kiểu nội dung. Một ví dụ khác là tạo một cột của site cho tên bộ phận có danh sách bộ phận thả xuống. Bạn có thể tái sử dụng cột trong nhiều danh sách để đảm bảo rằng tên luôn xuất hiện giống nhau trong mỗi danh sách.

Làm việc trên các mục danh sách từ chương trình email Sử dụng một chương trình email tương thích với công nghệ Microsoft để mang theo các thông tin danh sách quan trọng. Ví dụ: với Outlook, bạn có thể xem và cập nhật tác vụ, danh bạ và bảng thảo luận trên site của bạn từ Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy xem Kết nối danh sách ngoài với Outlook.

Đặt nhắm mục tiêu theo nội dungBật nhắm mục tiêu theo người xem để lọc các mục theo nhóm.

Kiểu danh sách

Kiểu danh sách mà bạn sử dụng tùy thuộc vào loại thông tin mà bạn đang chia sẻ.

Thông báo Chia sẻ tin tức và trạng thái cũng như cung cấp lời nhắc. Thông báo hỗ trợ định dạng nâng cao với hình ảnh, siêu kết nối và văn bản có định dạng.

Liên hệ Lưu trữ thông tin về người hoặc nhóm mà bạn làm việc cùng. Nếu bạn đang dùng một chương trình quản lý email hoặc liên hệ tương thích với công nghệ Microsoft, bạn có thể xem và cập nhật các liên hệ từ site của bạn trong chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể cập nhật danh sách tất cả các nhà cung cấp cho tổ chức của mình từ một chương trình email tương thích với các công nghệ của Microsoft, chẳng hạn như Outlook. Danh sách liên hệ không thực sự quản lý các thành viên site của bạn, nhưng có thể dùng danh sách này để lưu trữ và chia sẻ liên hệ cho tổ chức của bạn, chẳng hạn như danh sách các nhà cung cấp bên ngoài.

Bảng thảo luận Cung cấp một vị trí trung tâm để ghi lại và lưu trữ các cuộc thảo luận nhóm tương tự như định dạng của nhóm tin tức. Nếu người quản trị cho phép các danh sách trên site của bạn nhận email, bảng thảo luận có thể lưu trữ các cuộc thảo luận email từ hầu hết các chương trình email phổ biến. Ví dụ: bạn có thể tạo bảng thảo luận cho bản phát hành sản phẩm mới của tổ chức mình.

Liên kết Cung cấp một vị trí trung tâm cho các nối kết đến Internet, mạng nội bộ của công ty bạn và các tài nguyên khác. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách các liên kết đến website của khách hàng.

Kết nối được tăng cấp Hiển thị tập hợp các hành động liên kết trong bố trí trực quan.

Calendar Store cho các sự kiện của nhóm bạn hoặc cho các tình huống cụ thể, chẳng hạn như ngày lễ của công ty. Lịch cung cấp dạng xem trực quan, tương tự như lịch bàn hoặc lịch treo tường, về các sự kiện nhóm của bạn, bao gồm các cuộc họp, sự kiện xã hội và sự kiện cả ngày. Bạn cũng có thể theo dõi các mốc thời gian của nhóm, chẳng hạn như thời hạn hoặc ngày phát hành sản phẩm không liên quan đến một khoảng thời gian cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo dạng xem lịch từ danh sách.

Tác vụ Theo dõi thông tin về các dự án và sự kiện việc cần làm khác cho nhóm của bạn. Bạn có thể gán nhiệm vụ cho mọi người, cũng như theo dõi trạng thái và phần trăm hoàn thành khi nhiệm vụ tiến tới hoàn thành. Nếu bạn đang dùng một chương trình email hoặc quản lý nhiệm vụ tương thích với các công nghệ của Microsoft, bạn có thể xem và cập nhật các nhiệm vụ từ site của bạn trong chương trình khác của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ cho quy trình ngân sách của tổ chức, rồi xem và cập nhật danh sách này trong Outlook cùng với các nhiệm vụ khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo danh sách.

Tác vụ dự án Lưu trữ thông tin tác vụ với dạng xem Gantt và thanh tiến độ. Bạn có thể theo dõi trạng thái và phần trăm hoàn thành khi nhiệm vụ tiến tới hoàn thành. Nếu bạn đang dùng một chương trình email hoặc quản lý nhiệm vụ tương thích với các công nghệ của Microsoft, bạn có thể xem và cập nhật các nhiệm vụ dự án từ site của bạn trong chương trình khác của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ dự án trên site của mình để xác định và phân công công việc để tạo một sổ tay đào tạo, sau đó bạn có thể theo dõi tiến độ của tổ chức của bạn từ Dự án. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo danh sách.

Theo dõi sự cố Lưu trữ thông tin về các sự cố cụ thể, chẳng hạn như sự cố về hỗ trợ và theo dõi tiến độ của chúng. Bạn có thể gán vấn đề, phân loại vấn đề và liên kết vấn đề với nhau. Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách theo dõi sự cố để quản lý các vấn đề và giải pháp về dịch vụ khách hàng. Bạn cũng có thể nhận xét về vấn đề mỗi lần chỉnh sửa, tạo lịch sử chú thích mà không thay đổi mô tả ban đầu về vấn đề. Ví dụ: người đại diện dịch vụ khách hàng có thể ghi lại từng bước được thực hiện để giải quyết một vấn đề và kết quả. Bạn cũng có thể dùng danh sách Theo dõi Vấn đề với dòng công việc Ba trạng thái để giúp tổ chức của bạn quản lý việc theo dõi vấn đề hoặc theo dõi dự án. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo danh sách.

Khảo sát Thu thập và tổng hợp phản hồi, chẳng hạn như khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên hoặc bài kiểm tra. Bạn có thể thiết kế câu hỏi và câu trả lời theo nhiều cách khác nhau và xem tổng quan về phản hồi của mình. Nếu bạn đã cài đặt bảng tính hoặc chương trình cơ sở dữ liệu tương thích với công nghệ Microsoft, bạn có thể xuất kết quả của mình để phân tích sâu hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo khảo sát.

Tùy chỉnh Bắt đầu danh sách từ đầu. Bạn cũng có thể tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên bảng tính nếu bạn có một chương trình bảng tính tương thích với các công nghệ của Microsoft. Ví dụ: bạn có thể nhập danh sách từ Excel mà bạn đã tạo để lưu trữ và quản lý hợp đồng với nhà cung cấp. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo danh sách dựa trên bảng tính.

Danh sách ngoài Làm việc với dữ liệu được lưu trữ bên ngoài danh sách nhưng bạn có thể đọc và ghi bên trong Microsoft 365. Nguồn dữ liệu cho danh sách ngoài được gọi là kiểu nội dung Ngoài. Không giống như danh sách Microsoft 365 gốc, danh sách ngoài sử dụng Business Connectivity Services để truy nhập dữ liệu trực tiếp từ hệ thống bên ngoài (chẳng hạn như SAP, Siebel và Microsoft SQL Server), cho dù hệ thống đó là cơ sở dữ liệu, dịch vụ Web hay hệ thống dòng nghiệp vụ.

Danh sách tùy chỉnh trong dạng xem biểu dữ liệu Tạo danh sách trống tương tự như danh sách tùy chỉnh nhưng để hiển thị danh sách theo mặc định ở dạng xem biểu dữ liệu. Dạng xem Biểu dữ liệu cung cấp lưới dữ liệu để xem và sửa dữ liệu dưới dạng hàng và cột. Bạn có thể thêm và sửa hàng và cột, áp dụng bộ lọc và thứ tự sắp xếp, hiển thị các giá trị được tính và tổng, cũng như dễ dàng sửa dữ liệu trong ô lưới. Dạng xem Biểu dữ liệu yêu cầu cài đặt Office trên máy tính khách 32-bit và trình duyệt hỗ trợ điều khiển ActiveX.

Danh sách trạng thái Hiển thị và theo dõi các mục tiêu của dự án của bạn. Danh sách bao gồm một bộ biểu tượng có màu để thông báo mức độ đáp ứng mục tiêu.

Số lượng lưu hành Gửi thông tin, bao gồm đóng dấu xác nhận, cho các thành viên trong nhóm của bạn.

Danh sách từ điển Microsoft IME Sử dụng dữ liệu trong danh sách dưới dạng từ điển Microsoft IME. Bạn có thể chuyển đổi các mục trong cột Đọc thành Hiển thị bằng Microsoft IME và xem nội dung trong Chú thích trong cửa sổ Chú thích của IME. Dữ liệu có thể được liên kết đến một URL cụ thể.

Danh sách nội dung PerformancePoint Lưu trữ các mục bảng điều khiển, chẳng hạn như phiếu ghi điểm, báo cáo, bộ lọc, trang bảng điều khiển và các mục bảng điều khiển khác mà bạn tạo bằng cách sử dụng PerformancePoint Dashboard Designer.

Ngôn ngữ và trình dịch Dùng với dòng công việc Quản lý Phiên dịch trong Thư viện Quản lý Phiên dịch. Dòng công việc sử dụng danh sách để giao nhiệm vụ dịch cho người dịch được chỉ định trong danh sách cho mỗi ngôn ngữ. Bạn có thể tạo danh sách này theo cách thủ công hoặc bạn có thể chọn tạo tự động danh sách này khi thêm dòng công việc Quản lý Phiên dịch vào thư viện Quản lý Phiên dịch.

Danh sách KPI Theo dõi các chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) để đánh giá nhanh tiến độ thực hiện so với các mục tiêu có thể đo được. Bạn có thể thiết lập danh sách KPI để theo dõi hiệu suất bằng cách sử dụng một trong bốn nguồn dữ liệu: dữ liệu được nhập thủ công, dữ liệu trong danh sách Microsoft 365, dữ liệu trong sổ làm việc Excel hoặc dữ liệu từ Analysis Services, một cấu phần của Microsoft SQL Server. Sau khi tạo danh sách KPI, bạn có thể dùng nó để hiển thị trạng thái của chỉ báo trên trang bảng điều khiển.

Nhập bảng tính Dùng cột và dữ liệu từ bảng tính hiện có. Việc nhập bảng tính cần có Microsoft Excel hoặc chương trình tương thích khác.

Thêm danh sách vào trang của bạn

Để thêm danh sách vào trang trải nghiệm hiện đại SharePoint:

1. Nếu trang chưa ở trong chế độ chỉnh sửa, hãy bấm Chỉnh sửa ở phía trên cùng bên phải của trang.

2. Di chuột bên trên hoặc bên dưới một phần web hiện có, bạn sẽ thấy một đường thẳng có dấu + được khoanh tròn, giống như thế này:

   

3. Bấm vào + và bạn sẽ thấy danh sách các phần web muốn chọn. Cuộn xuống đến phần Tài liệu, Danh sách và Thư viện .

4. Chọn Danh sách.
   Tên của tất cả các danh sách sẵn dùng được hiển thị.

5. Chọn danh sách mà bạn muốn chèn vào trang của mình.

6. Nếu bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy chọn Lưu dưới dạng bản thảo gần phía trên bên trái. Sau đó, để trang cập nhật sẵn dùng với người khác, hãy chọn Phát hành gần phía trên cùng bên phải.

Để thêm danh sách vào trang trải nghiệm cổ điển SharePoint:

1. Trong Site, hãy bấm Thiết đặt Thiết đặt , sau đó bấm Nội dung Site.

2. Bấm vào biểu tượng Thêm ứng dụng .

   

3. Cuộn qua và bấm vào ứng dụng bạn muốn sử dụng. Có thể có nhiều trang.

4. Đặt tên duy nhất cho ứng dụng để bạn có thể gọi lại ứng dụng sau đó trong một trang và bấm Tạo.

5. Khi bạn trở lại màn hình Nội dung Site, bạn có thể thực hiện ba thao tác sau:

   • Đóng cửa sổ và quay lại trang. Thêm ứng dụng mới vào trang của bạn bằng cách sử dụng Chèn Phần Web.
   • Bấm vào ứng dụng đó và bắt đầu nhập dữ liệu.
   • Bấm vào dấu chấm lửng (...) rồi bấm Thiết đặt. Bạn có thể thêm cột, thay đổi tên và thực hiện các tác vụ khác ở đây.

Tổ chức các danh sách trên một site

Mặc dù bạn có thể sử dụng các tính năng của danh sách theo nhiều cách khác nhau, nhưng cách bạn sử dụng chúng phụ thuộc vào kích cỡ và số lượng danh sách bạn có cũng như nhu cầu của tổ chức bạn.

Lưu trữ nhiều mục trong một danh sách

Bạn có thể muốn một danh sách lớn để phục vụ các nhu cầu đa dạng. Ví dụ, bạn có thể có một số lượng lớn các vấn đề kỹ thuật cần theo dõi trong toàn tổ chức của mình, với các vấn đề áp dụng cho nhiều dự án và nhóm.

Sử dụng danh sách đơn khi:

• Nhóm của bạn cần xem thông tin tóm tắt về các mục danh sách hoặc các dạng xem khác nhau của cùng một bộ mục. Ví dụ: người quản lý có thể muốn xem tiến độ của tất cả các vấn đề kỹ thuật của một tổ chức hoặc xem tất cả các vấn đề đã được đệ trình trong cùng một khoảng thời gian.
• People muốn duyệt hoặc tìm kiếm các sự cố trong cùng một vị trí trên site.
• Bạn muốn áp dụng cùng các thiết đặt tương tự cho các mục danh sách, chẳng hạn như theo dõi phiên bản hoặc yêu cầu phê duyệt.
• Các nhóm làm việc trên danh sách có chung đặc điểm, chẳng hạn như mức cấp phép giống nhau. Quyền duy nhất có thể được áp dụng cho các mục danh sách cụ thể, tuy nhiên nếu các mức cấp phép khác nhau lớn, hãy cân nhắc đến nhiều danh sách.
• Bạn muốn phân tích thông tin về danh sách hoặc nhận các bản cập nhật tổng hợp cho danh sách. Bạn có thể nhận được cảnh báo khi các mục danh sách bị thay đổi hoặc xem các thay đổi đối với một danh sách bằng cách sử dụng công nghệ RSS. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên trong nhóm làm việc của bạn xem được một danh sách thông tin tổng hợp đã thay đổi.

Tạo nhiều danh sách

Bạn có thể muốn có nhiều danh sách khi có sự khác biệt rõ rệt giữa các mục bạn muốn quản lý hoặc giữa các nhóm người làm việc với chúng.

Sử dụng nhiều danh sách khi:

• Bạn không mong đợi mọi người cần tóm tắt các mục cùng nhau.
• Các nhóm người làm việc với thông tin này khác nhau và có cấp độ quyền khác nhau.
• Bạn cần áp dụng các thiết đặt khác nhau, chẳng hạn như lập phiên bản hoặc phê duyệt, cho nhiều bộ mục.
• Bạn không cần phải phân tích các mục cùng nhau hoặc nhận các cập nhật tổng hợp về danh sách.

Sắp xếp các mục trong một danh sách

Sau đây là một số cách mà bạn có thể tổ chức danh sách và mục danh sách:

Thêm cột Giúp nhóm của bạn xác định chính xác những mục quan trọng nhất, bạn có thể thêm cột vào danh sách của mình. Ví dụ, bạn có thể thêm cột Dự án vào danh sách để giúp những người làm việc trên các dự án cụ thể dễ dàng xem và làm việc với các mục của họ. Bạn cũng có thể muốn thêm nhiều cột hơn nếu muốn thu thập thông tin bổ sung cho từng mục danh sách, như tên bộ phận hoặc tên nhân viên.

Nếu bạn có nhiều mục trong danh sách, bạn có thể cân nhắc việc lập chỉ mục cho các cột nhất định để cải thiện hiệu suất khi xem một số mục hoặc chuyển dạng xem. Tính năng này không thay đổi cách sắp xếp các mục, nhưng có thể cho phép các tổ chức lưu trữ một số lượng lớn các mục trong danh sách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc lập chỉ mục có thể chiếm nhiều dung lượng cơ sở dữ liệu hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Tạo dạng xem Sử dụng các dạng xem nếu mọi người trong nhóm của bạn thường xuyên cần xem dữ liệu theo một cách nhất định. Các dạng xem sử dụng các cột để sắp xếp, nhóm, lọc và hiển thị dữ liệu. Bạn cũng có thể chọn số lượng mục được hiển thị cùng một lúc trong từng dạng xem. Ví dụ, mọi người có thể duyệt danh sách theo tập hợp 25 hoặc 100 mục danh sách trên mỗi trang, tùy thuộc vào tùy chọn của họ và tốc độ kết nối của họ.

Dạng xem cho phép bạn linh hoạt lưu trữ một lượng lớn các mục trong danh sách, nhưng bạn chỉ có thể xem các tập hợp con mà bạn muốn tại một thời điểm cụ thể, chẳng hạn như chỉ các sự cố đã được đăng trong năm nay hoặc chỉ các sự kiện hiện tại trong lịch. Bạn có thể tạo dạng xem cá nhân chỉ sẵn dùng cho bạn và nếu bạn có quyền sửa đổi danh sách, bạn có thể tạo dạng xem công cộng sẵn dùng cho tất cả mọi người. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tạo, thay đổi hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Tạo thư mục Thêm thư mục vào hầu hết các loại danh sách nếu chủ sở hữu danh sách của bạn đã cho phép tạo thư mục. Cái này đặc biệt hữu ích nếu có thể chia các mục danh sách của bạn theo một cách cụ thể, chẳng hạn như theo dự án hoặc theo nhóm. Thư mục giúp mọi người xem nhanh hơn trong việc xem lướt và quản lý các mục trong danh sách. Các công nghệ của Microsoft cung cấp dạng xem hình cây cho phép mọi người dẫn hướng site và thư mục của mình tương tự như cách họ làm việc với các thư mục trên ổ đĩa cứng của mình. Ví dụ, mỗi bộ phận có thể có thư mục riêng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo thư mục trong danh sách.