Verwalten von Webinar-E-Mails in Microsoft Teams

Informieren, erinnern und aktualisieren Sie registrierte Teilnehmer über ein bevorstehendes Webinar mit Webinar-E-Mails.

Arten von Webinar-E-Mails

Es gibt verschiedene Arten von Webinar-E-Mails, die Personen über ihre Genehmigung status, Ereignisdetails und vieles mehr informieren und erinnern.  

E-Mail-Typ	Zweck	Zeitpunkt des Sendens
Teilnehmerregistrierung	Benachrichtigt den Empfänger, dass sein Platz für das Ereignis reserviert ist.	Sofort
Teilnehmer mit ausstehender Genehmigung	Informiert den Empfänger darüber, dass seine Registrierungsanforderung empfangen wurde.	Sofort
Teilnehmerwarteliste	Informiert den Empfänger, dass das Ereignis voll ist, aber er wurde der Warteliste hinzugefügt& wird benachrichtigt, wenn ein Spot geöffnet wird.	Sofort
Ablehnung des Teilnehmers	Informiert den Empfänger darüber, dass das Ereignis ausgelastet ist und seine Registrierungsanforderung nicht akzeptiert werden kann.	Sofort
Abbruch des Teilnehmers	Bestätigt die Stornierung der Registrierung durch einen Teilnehmer.	Sofort
Webinar absage	Benachrichtigt den registrierten Teilnehmer, dass das Ereignis abgebrochen wurde.	Sofort
Aktualisierung des Webinardatums und der Uhrzeit	Updates registrierten Teilnehmer über Änderungen am Datum oder der Uhrzeit des Ereignisses.	Sofort
Webinarerinnerung	Erinnert den registrierten Teilnehmer an das bevorstehende Webinar.	1h vor Beginn des Ereignisses*
Ereignisaufzeichnung verfügbar	Benachrichtigt den Teilnehmer, dass die Ereignisaufzeichnung veröffentlicht und zur Überprüfung bereit ist. Ereignisaufzeichnungs-E-Mails werden nicht an externe Referenten gesendet.	Sobald die Aufzeichnung veröffentlicht wird

Das Ändern von Erinnerungs-E-Mail-Sendezeiten ist für Ereignisse, die weniger als eine Stunde vor ihren Startzeiten geplant sind, nicht verfügbar.

Bearbeiten von Webinar-E-Mails

Standardmäßig werden Webinar-E-Mails automatisch mithilfe von Vorlagen in Teams erstellt. In Ereignissen mit bis zu 3.000 Teilnehmern bearbeiten Sie sie jedoch, bevor sie gesendet werden. 

So bearbeiten Sie Webinar-E-Mails:

1. Wählen Sie Calendar in Teams aus.

2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Ereignis anzeigen>Manage event aus.

4. Wählen Sie E-Mails aus.

   

5. Wählen Sie bearbeiten in der Zeile der E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten. Sie können Folgendes bearbeiten:

   • Absendername

   • E-Mail-Betreff

   • Banner- und Logobilder

   • Text der E-Mail

     

6. Nehmen Sie Änderungen am Inhalt der E-Mail vor. Ergebnis:

   • Wählen Sie E-Mail-Vorschau aus, um zu sehen, wie die E-Mail an empfänger gesendet wird.
   • Wählen Sie Bearbeiten beibehalten aus, um weitere Änderungen vorzunehmen.
   • Wählen Sie Abbrechen aus, um Ihre Bearbeitungen zu verwerfen.

7. Wählen Sie Speichern aus.

Erinnerungs-E-Mail-Sendezeit ändern

Standardmäßig werden Erinnerungs-E-Mails eine Stunde vor Beginn des Ereignisses an Registranten gesendet. Bearbeiten Sie bei Ereignissen mit bis zu 3.000 Teilnehmern die Sendezeit, um teilnehmer früher zu benachrichtigen. 

So ändern Sie die Sendezeit der Erinnerungs-E-Mail:

1. Wählen Sie Calendar in Teams aus.

2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Ereignis anzeigen>Manage event aus.

4. Wählen Sie E-Mails aus.

5. Wählen Sie in der Zeile Erinnerungs-E-Maildie Option 1h before event starts aus.

   

6. Legen Sie fest, wie viele Stunden oder Tage vor dem Ereignis die Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll. Wählen Sie Speichern aus.

Webinar-E-Mail-Erinnerungen müssen mindestens eine Stunde vor Beginn des Ereignisses gesendet werden.

Deaktivieren von Webinar-E-Mails

Webinar-E-Mails werden automatisch aktiviert, wenn Sie ein Webinar erstellen. Sie können sie jederzeit deaktivieren, bevor Sie die Ereigniswebsite veröffentlichen. 

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails beim Planen eines Webinars:

1. Wechseln Sie im Planungsformular zu Setupdetails>.
2. Deaktivieren Sie unter Ereigniszugriff die Umschaltfläche Teilnehmer-E-Mails aktivieren .

So deaktivieren Sie Webinar-E-Mails für ein geplantes Webinar:

1. Wählen Sie Calendar in Teams aus.
2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie Ereignis anzeigen>Manage event aus.
4. Deaktivieren Sie unter Details>Ereigniszugriff die Umschaltfläche Teilnehmer-E-Mails aktivieren .

Verwalten von E-Mails über Integrationen

Richten Sie Webinar-E-Mails ein, und verwalten Sie sie, indem Sie nicht von Microsoft stammende Marketingautomatisierungstools in Teams integrieren. Implementieren Sie Webinarintegrationen, bevor Sie die Ereigniswebsite veröffentlichen.

So beginnen Sie mit der Verwendung von Webinarintegrationen:

1. Wählen Sie Calendar in Teams aus.
2. Wählen Sie das Webinar aus, für das Sie E-Mails bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie Ereignis anzeigen>Manage event aus.
4. Wählen Sie im Planungsformular Connect apps (Apps verbinden) aus.
5. Wählen Sie das Marketingautomatisierungstool aus, das Sie für Ihr Webinar verwenden möchten. Dadurch gelangen Sie zur Dokumentation, in der Sie Anweisungen zum Einrichten der erforderlichen Integrationen finden.

Wie geht es weiter?

Verwalten Sie, was Teilnehmer in Microsoft Teams sehen.

Ändern der Webinardetails in Microsoft Teams.