U kunt gegevens synchroniseren tussen een externe lijst en Microsoft Excel, en beide gegevenssets up-to-date houden. Zo kunt u bijvoorbeeld een productvoorraad bijhouden in een lijst, zodat deze gegevens gemakkelijk kunnen worden gedeeld en bijgewerkt, maar ook regelmatig een voorraadanalyse uitvoeren met Microsoft Excel.
Opmerking
U kunt een externe lijst niet synchroniseren met oudere versies dan Excel 2013. Als u dit toch probeert, wordt een foutbericht weergegeven met de tekst: "Kan geen verbinding maken met de lijst."
Zie Inhoud zoeken over externe gegevens voor meer informatie.
Voorbereidingen en vereisten voor het gebruik van externe gegevens.
Voor het werken met externe gegevens moet u een paar dingen doen, zodat u veilig toegang hebt tot de gegevens. De volgende informatie kan u helpen uw vervolgstappen te plannen. Als u problemen ondervindt bij het werken met externe gegevens, kunt u deze mogelijk achterhalen aan de hand van deze informatie. Voor toegang tot externe gegevens doet u het volgende:
De externe gegevensbron voorbereiden Een beheerder moet mogelijk een account maken en machtigingen verlenen voor de gegevensbron, zodat de juiste personen toegang hebben tot de gegevens en de gegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. In een externe database kan de beheerder ook specifieke tabellen, weergaven, query's en dergelijke maken om de resultaten te beperken tot het hoognodige en om de prestaties te verbeteren.
SharePoint-services en -accounts configureren Een beheerder moet de Business Data Connectivity-services en de Secure Store-service activeren. Zie Business Connectivity Services-oplossingen configureren voor SharePoint 2013 en Een externe lijst maken van een SQL Azure tabel met Business Connectivity Services en Secure Store voor informatie over het gebruik van deze services.
Secure Store-services configureren Een beheerder moet het volgende doen: de beste toegangsmethode voor de externe gegevensbron bepalen, een doeltoepassing maken en de referenties voor de doeltoepassing instellen. Zie Een Secure Store-doeltoepassing maken of bewerken voor informatie over het gebruik van deze services.
Business Data Connectivity-services configureren Een beheerder moet ervoor zorgen dat de gebruiker die het externe inhoudstype maakt, over machtigingen voor het metagegevensarchief van Business Data Connectivity beschikt en dat relevante gebruikers toegang hebben tot het externe inhoudstype waarop de externe lijst is gebaseerd. Zie Business Connectivity Services-oplossingen configureren voor SharePoint 2013 voor informatie over het gebruik van deze services.
Een extern inhoudstype maken Een gebruiker moet een extern inhoudstype definiëren dat informatie bevat over verbindingen, toegang, werking, kolommen, filters en andere metagegevens die worden gebruikt om gegevens op te halen uit de externe gegevensbron.
Een externe lijst maken Een gebruiker moet een externe lijst maken op basis van het externe inhoudstype en indien nodig een of meer weergaven van de externe lijst maken.
Controleren of Office-producten klaar zijn voor gebruik Als u externe gegevens wilt synchroniseren met Office-producten, moet ten minste Windows 7 en de volgende gratis softwareproducten op elke clientcomputer geïnstalleerd zijn: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 en WCF Data Services 5.0 voor OData V3 (indien nodig wordt u automatisch gevraagd de software te downloaden). Controleer ook of de Office-installatieoptie, Business Connectivity Services , is ingeschakeld (dit is de standaardinstelling). Met deze optie wordt de Business Connectivity Services Client Runtime geïnstalleerd, die het volgende doet: externe gegevens opslaan in de cache van en synchroniseren met, zakelijke gegevens toewijzen aan externe inhoudstypen, de externe itemkiezer weergeven in Office-producten en aangepaste oplossingen uitvoeren in Office-producten.
Zie Inhoud vinden over externe gegevens voor meer algemene informatie over het gebruik van externe gegevens.
De externe lijst naar Excel exporteren
- Navigeer naar de SharePoint-site met de lijst.
- Selecteer op de balk Snel starten de naam van de SharePoint-lijst of selecteer Instellingen
, selecteer Site-inhoud of Alle site-inhoud weergeven en selecteer vervolgens in de betreffende lijstsectie de naam van de lijst. - Selecteer Lijst en selecteer vervolgens Exporteren naar Excel.
Deze functie is standaard ingeschakeld op externe lijsten, maar kan door een systeembeheerder worden uitgeschakeld. - Selecteer OK als u wordt gevraagd de bewerking te bevestigen.
- Selecteer Openen in het dialoogvenster Bestand downloaden.
- Als u wordt gevraagd of u gegevensverbindingen op uw computer wilt inschakelen, selecteert u Inschakelen als u denkt dat de verbinding met de gegevens op de SharePoint-site veilig is.
Een Excel-tabel wordt gemaakt met een gegevensverbinding die is gebaseerd op een webquerybestand. De kolommen in de geëxporteerde tabel worden bepaald door de huidige weergave van de externe lijst. De externe gegevens die worden geëxporteerd, worden bepaald door de filters die zijn gedefinieerd voor het externe inhoudstype en in de weergave voor de externe lijst en de taalinstellingen voor de SharePoint-site. Paginalimieten worden genegeerd.