Introductie tot lijsten

Een lijst is een verzameling gegevens die u kunt delen met uw teamleden en de personen die u toegang hebt verleend. Een aantal kant-en-klare lijstsjablonen vormt een goed uitgangspunt voor het organiseren van lijstitems. Meer informatie op Lijstsjablonen in Microsoft 365.

In dit artikel worden de concepten voor het maken en gebruiken van lijsten uitgelegd. U kunt lijsten maken in SharePoint, de app Lijsten in Microsoft 365 of Microsoft Teams. Leer hoe u aan de slag gaat met lijsten in Microsoft Teams.

Zie de volgende artikelen voor informatie over lijsten:

• Een lijst maken
• Een lijst verwijderen
• Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen
• Lijsten in Microsoft 365
• Metagegevensnavigatie voor een lijst of bibliotheek instellen
• Grote lijsten en bibliotheken beheren

Selecteer een kop hieronder om deze te openen en gedetailleerde informatie te zien.

Overzicht van lijsten

Organisaties gebruiken doorgaans veel soorten lijsten, zoals koppelingen, aankondigingen, contactpersonen, actie-items bijhouden en enquêtes, om er een paar te noemen.

Lijsten kunnen ook taken bevatten die u als middelpunt voor teamsamenwerking of in een bedrijfsoplossing kunt gebruiken. In veel gevallen kunnen lijsten snelle, effectieve oplossingen bieden met weinig of geen aanpassingen.

U kunt bijvoorbeeld:

• Taken Omvat het bijhouden van eigendom en voortgang, evenals een tijdlijn op de pagina voor een aantrekkelijke visuele presentatie van de inhoud van de lijst.
• Actie-items bijhouden Bevat versiebeheer en opslag van versiegeschiedenis, voor een grondigere analyse van werkgroepprojecten en algemene taken.

Lijsten zijn veelzijdig en flexibel en beschikken over een groot aantal ingebouwde functies waarmee een gedegen manier wordt geboden voor het opslaan en delen van gegevens en het werken met gegevens.

U kunt bijvoorbeeld:

• Een lijst maken met een verscheidenheid aan kolommen, waaronder Tekst, Getal, Keuze, Valuta, Datum en tijd, Opzoeken, Ja/Nee en Berekend. U kunt ook een of meer bestanden bijvoegen aan een lijstitem voor extra informatie, bijvoorbeeld een werkblad met ondersteunende cijfers of een document met achtergrondinformatie.
• Lijstweergaven maken om gegevens te ordenen, te sorteren en te filteren op verschillende en specifieke manieren; de metagegevens wijzigen, door bijvoorbeeld kolommen toe te voegen en te verwijderen, en validatieregels te wijzigen; en lijsten consistent te gebruiken bij verschillende sites met inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen. U kunt bijvoorbeeld op een startpagina alleen de huidige gebeurtenissen uit een agenda weergeven en op een andere pagina een visuele weergave maken (vergelijkbaar met een muurkalender).
• Relaties maken tussen lijsten met een combinatie van unieke kolommen, opzoekkolommen en het afdwingen van relaties (trapsgewijs verwijderen en verwijderen beperken). Hierdoor kunt u geavanceerdere bedrijfsoplossingen maken en blijft de integriteit van uw gegevens beter gewaarborgd.
• Aangepaste lijsten maken; de gegevens in webonderdelen en pagina's met webonderdelen weergeven; en gegevens importeren en exporteren uit andere programma's, zoals Excel en Access, en een koppeling maken naar deze gegevens.
• Versies en gedetailleerde geschiedenis bijhouden, goedkeuring vereisen voor het wijzigen van gegevens, beveiliging op item- en mapniveau gebruiken, inchecken en uitchecken, en automatisch op de hoogte blijven van wijzigingen door waarschuwingen en RSS-feeds te gebruiken.
• Inhoud in één enkele lijst organiseren in mappen voor extra gemak en betere prestaties, en de prestaties in het algemeen verbeteren met grote lijsten door gebruik te maken van indexering.

Manieren om met lijsten te werken

Hier worden enkele manieren beschreven waarop u met behulp van lijsten de informatie voor uw groep kunt beheren.

Versies en gedetailleerde geschiedenis bijhoudenVersies van lijstitems bijhouden , zodat u kunt zien welke wijzigingen zijn aangebracht in de verschillende versies, plus wie de lijstitems heeft gewijzigd. Als een nieuwere versie fouten bevat, kunt u een eerdere versie van een item herstellen. Het bijhouden van de geschiedenis van een lijst is met name belangrijk als uw organisatie de ontwikkeling van een lijst moet bijhouden.

Goedkeuring vereisenGeef op dat een lijstitem eerst moet worden goedgekeurd voordat het voor iedereen zichtbaar wordt. Items behouden de status In behandeling totdat ze worden goedgekeurd of afgekeurd door iemand die daartoe is gemachtigd. U kunt beheren welke groepen gebruikers een lijstitem mogen bekijken voordat het wordt goedgekeurd.

Machtigingen aanpassen Geef op of gebruikers van een lijst alleen de items mogen lezen en bewerken die ze zelf hebben gemaakt, of alle items in de lijst. People die gemachtigd zijn om lijsten te beheren kunnen alle lijstitems lezen en bewerken. U kunt ook specifieke machtigingsniveaus toepassen op een bepaald lijstitem als dit vertrouwelijke informatie bevat.

Weergaven maken en beherenVerschillende weergaven van dezelfde lijst maken. De inhoud van de daadwerkelijke lijst verandert niet, maar de items worden geordend en gefilterd zodat de belangrijkste of meest interessante informatie gemakkelijk kan worden gevonden, op basis van de behoefte van groepsleden.

Lijsten bijwerken U kunt altijd dezelfde procedure volgen voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van lijstitems, ongeacht het type lijst dat u bijwerkt.

Lijstitems toevoegen of bewerken

Er zijn twee manieren om lijstitems toe te voegen of te bewerken:

• Door een formulier te gebruiken (dit is de standaardmethode).
• Inline, hetgeen betekent dat u het item rechtstreeks op de lijstpagina toevoegt.

Als de lijst is ingesteld voor het bijhouden van versies, wordt er telkens wanneer u een lijstitem bewerkt, een nieuwe versie van dat lijstitem gemaakt. U kunt de geschiedenis van de wijzigingen aan een lijstitem bekijken en een eerdere versie herstellen als u een fout hebt gemaakt in een nieuwere versie.

Formules en berekende waarden gebruiken Gebruik formules en berekende waarden om informatie in de kolommen van een lijst dynamisch te genereren. Bij deze bewerkingen kunnen gegevens uit andere kolommen in een lijst worden gebruikt, alsmede systeemfuncties zoals VANDAAG om de huidige datum aan te geven. U kunt bijvoorbeeld een standaardvervaldatum opgeven op zeven dagen vanaf de huidige datum.

Op de hoogte blijven van wijzigingen Voor lijsten en weergaven wordt nu RSS gebruikt, zodat de leden van uw werkgroep automatisch updates ontvangen. Met de RSS-technologie kunnen personen updates, of RSS-feeds, van nieuws en informatie op een geconsolideerde locatie ontvangen en bekijken. U kunt ook e-mailmeldingen maken waarmee u wordt gewaarschuwd wanneer lijsten worden gewijzigd of wanneer nieuwe items worden toegevoegd. Waarschuwingen zijn een handig hulpmiddel om de wijzigingen bij te houden die voor u van belang zijn.

Lijstrelaties maken Maak een relatie tussen twee lijsten. In de bronlijst maakt u een opzoekkolom waarmee een of meer waarden uit een doellijst worden opgehaald (of opgezocht) als die waarden overeenkomen met de waarde in de opzoekkolom in de bronlijst. U kunt naar wens extra kolommen van de doellijst toevoegen aan de bronlijst. Wanneer u een opzoekkolom maakt, kunt u er ook voor kiezen relationeel gedrag af te dwingen door een optie voor trapsgewijs verwijderen of verwijderen beperken die ertoe bijdraagt dat uw gegevens geldig blijven en dat inconsistenties worden voorkomen die later problemen zouden kunnen veroorzaken.

Lijstgegevens delen met een databaseprogramma Als u een databaseprogramma hebt geïnstalleerd, zoals Access, kunt u gegevens van en naar uw site exporteren en importeren, alsmede een tabel in de database aan een lijst koppelen. Wanneer u met uw lijstgegevens in een Access-database werkt, kunt u ook query's, formulieren en rapporten maken. Zie Gegevens uit een Access-database importeren in een Access-Web-app voor meer informatie.

Lijsten consistent gebruiken bij verschillende sites Als uw groep met verscheidene lijsttypen werkt, kunt u consistentie over meerdere lijsten toevoegen met inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen. Met deze functies kunt u de instellingen en lijststructuur op een efficiënte manier hergebruiken. U kunt bijvoorbeeld een inhoudstype maken voor een klantenservicekwestie waarbij bepaalde kolommen (zoals contactpersoon van klant) en bedrijfsprocessen voor het inhoudstype worden opgegeven. Een ander voorbeeld is het maken van een sitekolom voor afdelingsnamen die is voorzien van een vervolgkeuzelijst met afdelingen. U kunt de kolom hergebruiken in meerdere lijsten om ervoor te zorgen dat de namen altijd op dezelfde manier worden ingevoerd in verschillende lijsten.

Werken aan lijstitems vanuit een e-mailprogramma Gebruik een e-mailprogramma dat compatibel is met Microsoft-technologieën om belangrijke informatie op de lijst met u mee te nemen. Met Outlook kunt u bijvoorbeeld taken, contactpersonen en discussieborden op de site bekijken en bijwerken vanuit Outlook. Zie Een externe lijst verbinden met Outlook voor meer informatie.

Doelinhoud instellenSchakel doelgroepen in om items op groepen te filteren.

Lijsttypen

Het type lijst dat u gebruikt, is afhankelijk van het soort informatie dat u deelt.

Aankondigingen Nieuws en status delen en herinneringen geven. Aankondigingen bieden ondersteuning voor uitgebreide opmaak met afbeeldingen, hyperlinks en opgemaakte tekst.

Contacten Sla informatie op over personen of groepen waarmee u werkt. Als u een e-mailprogramma of een beheerprogramma voor contactpersonen gebruikt dat compatibel is met Microsoft-technologieën, kunt u uw contactpersonen op uw site weergeven en bijwerken in het andere programma. U kunt bijvoorbeeld een lijst met alle leveranciers van uw organisatie bijwerken vanuit een e-mailprogramma dat compatibel is met Microsoft-technologieën, zoals Outlook. Met een lijst met contactpersonen kunt u niet de leden van uw site beheren, maar u kunt de lijst wel gebruiken om de contactpersonen voor uw organisatie op te slaan en te delen, bijvoorbeeld een lijst met externe leveranciers.

Discussieborden Biedt een centrale plaats voor het opnemen en opslaan van teamdiscussies vergelijkbaar met de indeling van nieuwsgroepen. Als uw beheerder het ontvangen van e-mailberichten heeft ingeschakeld voor bepaalde lijsten op uw site, kunnen er op discussieborden e-maildiscussies van de meest gangbare e-mailprogramma's worden opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld een discussiebord maken voor de introductie van het nieuwe product van uw organisatie.

Koppelingen Zorgen voor een centrale locatie voor koppelingen naar internet, het intranet van uw bedrijf en andere bronnen. U kunt bijvoorbeeld een lijst met koppelingen maken naar de websites van uw klanten.

Speciaal belichte koppelingen Een reeks koppelingsacties weergeven in een visuele indeling.

Calendar Store voor de gebeurtenissen van uw team of voor specifieke situaties, zoals vakanties van uw bedrijf. Een agenda biedt visuele weergaven van uw teamgebeurtenissen (vergelijkbaar met een bureau- of muurkalender), waaronder vergaderingen, informele gebeurtenissen en gebeurtenissen die de hele dag duren. U kunt ook mijlpalen van uw team bijhouden, zoals deadlines of introductiedatums van producten, die niet gerelateerd zijn aan een bepaald tijdsinterval. Zie Een kalenderweergave maken van een lijst voor meer informatie.

Taken Informatie bijhouden over projecten en andere taken die moeten worden uitgevoerd voor uw groep. U kunt taken toewijzen aan personen en tijdens het uitvoeren van de taak de status en het percentage voltooid bijhouden. Als u een e-mail- of taakbeheerprogramma gebruikt dat compatibel is met Microsoft-technologieën, kunt u uw taken op uw site weergeven en bijwerken in uw andere programma. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken voor de begroting van uw organisatie en deze lijst vervolgens in Outlook weergeven en bijwerken, samen met uw andere taken. Zie Een lijst maken voor meer informatie.

Projecttaken Sla taakgegevens op met een Gantt-weergave en voortgangsbalken. U kunt tijdens het uitvoeren van de taak de status en het percentage voltooid bijhouden. Als u een e-mail- of taakbeheerprogramma gebruikt dat compatibel is met Microsoft-technologieën, kunt u uw projecttaken op uw site weergeven en bijwerken in uw andere programma. U kunt bijvoorbeeld een lijst met projecttaken op uw site maken om de werkzaamheden voor het maken van een handleiding te identificeren en toe te wijzen, waarna u de voortgang van uw organisatie vanuit Project kunt bijhouden. Zie Een lijst maken voor meer informatie.

Actie-items bijhouden Informatie opslaan over specifieke problemen, zoals ondersteuningsproblemen, en de voortgang ervan bijhouden. U kunt actie-items toewijzen, categoriseren en aan elkaar relateren. Zo kunt u bijvoorbeeld een lijst met actie-items maken om problemen en oplossingen voor uw klantenservice te beheren. Elke keer wanneer u de actie-items bewerkt, kunt u ook opmerkingen over de actie-items toevoegen, waarbij een geschiedenis van opmerkingen wordt gemaakt zonder de oorspronkelijke beschrijving van het actie-item te wijzigen. Een vertegenwoordiger van de klantenservice kan bijvoorbeeld elke stap vastleggen die is genomen om een probleem op te lossen, alsmede de resultaten van deze stappen. U kunt ook een lijst met een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken, zodat uw organisatie de actie-items beter kan beheren of de projecten beter kan bijhouden. Zie Een lijst maken voor meer informatie.

Enquête Verzamel en compileer feedback, bijvoorbeeld een tevredenheidsenquête voor medewerkers of een quiz. U kunt uw vragen en antwoorden op verschillende manieren ontwerpen en een overzicht van uw feedback bekijken. Als u een spreadsheet- of databaseprogramma hebt geïnstalleerd dat compatibel is met Microsoft-technologieën, kunt u de resultaten exporteren om ze nauwkeuriger te analyseren. Zie Een enquête maken voor meer informatie.

Aangepast Een lijst helemaal opnieuw maken. U kunt ook een aangepaste lijst maken die is gebaseerd op een spreadsheet, als u een spreadsheetprogramma hebt dat compatibel is met Microsoft-technologieën. U kunt bijvoorbeeld een lijst vanuit Excel importeren waarin u de gegevens van contracten met leveranciers opslaat en beheert. Zie Een lijst maken op basis van een werkblad voor meer informatie.

Externe lijsten Werk met gegevens die buiten een lijst zijn opgeslagen, maar die u kunt lezen en bewerken in Microsoft 365. De gegevensbron voor een externe lijst wordt een extern inhoudstype genoemd. In tegenstelling tot een systeemeigen Microsoft 365-lijst, maakt een externe lijst gebruik van Business Connectivity Services om rechtstreeks toegang te krijgen tot gegevens vanuit een extern systeem (zoals SAP, Siebel en Microsoft SQL Server), of dat systeem nu een database, webservice of een LOB-systeem (Line-Of-Business) is.

Aangepaste lijst in gegevensbladweergave Maak een lege lijst, vergelijkbaar met een aangepaste lijst, maar om de lijst standaard weer te geven in de gegevensbladweergave. De gegevensbladweergave bevat een gegevensraster waarin u gegevens als rijen en kolommen kunt weergeven en bewerken. U kunt rijen en kolommen toevoegen en bewerken, filters en sorteervolgorden toepassen, berekende waarden en totalen berekenen en op eenvoudige wijze gegevens in de rastercellen bewerken. Voor gegevensbladweergave moet Office zijn geïnstalleerd op een 32-bits clientcomputer en een browser die ActiveX-besturingselementen ondersteunt.

Statuslijst De doelstellingen van uw project weergeven en volgen. De lijst bevat een serie gekleurde pictogrammen die aangeven in welk mate de doelstellingen zijn bereikt.

Circulaties Verzend informatie, inclusief bevestigingsstempels, naar uw teamleden.

Lijst met Microsoft IME-woordenlijsten Gebruik gegevens in de lijst als een Microsoft IME-woordenlijst. U kunt de items van de kolom Lezen converteren naar Weergeven met Microsoft IME en de inhoud weergeven in Opmerkingen in het IME-venster voor opmerkingen. De gegevens kunnen worden gekoppeld aan een bepaalde URL.

De lijst PerformancePoint-inhoud Sla dashboarditems op, zoals scorecards, rapporten, filters, dashboardpagina's en andere dashboarditems die u maakt met PerformancePoint Dashboard Designer.

Talen en vertalers Gebruik deze procedure met een vertaalbeheerwerkstroom in een vertaalbeheerbibliotheek. De werkstroom gebruikt de lijst om vertaaltaken toe te wijzen aan de vertaler die in de lijst is opgegeven voor elke taal. U kunt deze lijst zelf maken of u kunt de lijst automatisch laten maken wanneer u een vertaalbeheerwerkstroom toevoegt aan een vertaalbeheerbibliotheek.

KPI-lijst Houd KPI's (Key Performance Indicators) bij om snel de geboekte vooruitgang ten opzichte van meetbare doelen te evalueren. U kunt KPI-lijsten opstellen om prestaties bij te houden met behulp van een van de volgende vier gegevensbronnen: handmatig ingevoerde gegevens, gegevens in een Microsoft 365-lijst, gegevens in Excel-werkmappen of gegevens uit Analysis Services, een onderdeel van Microsoft SQL Server. Nadat de KPI-lijst is gemaakt, kunt u de lijst gebruiken om de status van de indicator op een dashboardpagina weer te geven.

Spreadsheet importeren Gebruik kolommen en gegevens uit een bestaand spreadsheet. Voor het importeren van een spreadsheet is Microsoft Excel of een ander compatibel programma vereist.

Een lijst toevoegen aan uw pagina

Een lijst toevoegen aan een SharePoint-pagina voor moderne ervaringen:

1. Als de bewerkingsmodus nog niet actief is voor de pagina, klikt u rechtsboven op Bewerken .

2. Beweeg de muisaanwijzer boven of onder een bestaand webonderdeel. U ziet een lijn met een omcirkelde +, zoals deze:

   

3. Klik op het plusteken (+ ) en er verschijnt een lijst met webonderdelen waaruit u kunt kiezen. Schuif omlaag naar het gedeelte Documenten, lijsten en bibliotheken .

4. Selecteer Lijst.
   De namen van alle beschikbare lijsten worden weergegeven.

5. Selecteer de lijst die u op de pagina wilt invoegen.

6. Als u tevreden bent met uw selectie, selecteert u Opslaan als concept linksboven. Als u de bijgewerkte pagina beschikbaar wilt maken voor anderen, selecteert u rechtsboven Publiceren .

Een lijst toevoegen aan een klassieke SharePoint-ervaringspagina:

1. Klik in Sites op Instellingen en klik vervolgens op Site-inhoud.

2. Klik op het pictogram Een app toevoegen.

   

3. Blader verder en klik op de app die u wilt gebruiken. Er kunnen meerdere pagina's zijn.

4. Geef de app een unieke naam, zodat u deze later nog een pagina nodig hebt en klik op Maken.

5. Als u teruggaat naar het scherm Site-inhoud, kunt u drie dingen doen:

   • Het venster sluiten en naar de pagina teruggaan. De nieuwe app aan de pagina toevoegen met behulp van Webonderdelen invoegen.
   • Op de app klikken en gegevens invoeren.
   • Klik op het beletselteken (...) en klik vervolgens op Instellingen. U kunt hier kolommen toevoegen, namen wijzigen en andere taken uitvoeren.

Lijsten op een site organiseren

Lijstfuncties kunnen op verschillende manieren worden gebruikt, maar hoe u ze gebruikt is afhankelijk van de grootte van de lijsten en van het aantal lijsten dat u hebt, alsmede van de behoeften van uw organisatie.

Veel items in één lijst opslaan

Mogelijk wilt u één grote lijst hebben die diverse doeleinden kan dienen. Bijvoorbeeld: u hebt een groot aantal technische actie-items die moeten worden bijgehouden binnen uw organisatie, waarbij problemen van toepassing zijn op meerdere projecten en groepen.

Eén lijst is praktisch in de volgende gevallen:

• Uw groep moet overzichtsinformatie kunnen zien van lijstitems of dezelfde set items op verschillende manieren kunnen weergeven. Een manager wil bijvoorbeeld de voortgang kunnen zien van alle technische actie-items binnen een organisatie, of alle actie-items die binnen een zelfde periode zijn geregistreerd.
• Personen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar actie-items.
• U wilt dezelfde instellingen toepassen op de lijstitems, bijvoorbeeld het bijhouden van versies of het vereisen van goedkeuring.
• De groepen die met de lijst werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus. Er kan een unieke machtiging worden toegepast op specifieke lijstitems, maar als de machtigingsniveaus veel verschillen, is het vaak handiger om meerdere lijsten te gebruiken.
• U wilt informatie over de lijst kunnen analyseren of samengevoegde updates over de lijst ontvangen. Met RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen als lijstitems worden gewijzigd en kunt u alle wijzigingen van een lijst bekijken. Via RSS-kanalen kunnen de leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst bekijken van de gegevens die zijn gewijzigd.

Meerdere lijsten maken

Meerdere lijsten zijn handig als de items die u wilt beheren onderling nogal verschillen, of als verschillende groepen personen met de items werken.

Meerdere lijsten zijn praktisch in de volgende gevallen:

• U verwacht niet dat er vaak overzichten worden opgevraagd van de items in onderlinge samenhang.
• De groepen personen die de gegevens gebruiken verschillen onderling en hebben uiteenlopende machtigingsniveaus.
• U wilt verschillende instellingen toepassen op meerdere itemsets, bijvoorbeeld voor de versies of het verlenen van goedkeuringen.
• U hoeft de items niet gezamenlijk te analyseren en u hoeft geen samengevoegde updates over de lijst te ontvangen.

Items in een lijst organiseren

U kunt lijsten en lijstitems onder andere op de volgende manieren ordenen:

Kolommen toevoegen U kunt kolommen aan de lijst toevoegen, zodat uw groep kan bepalen welke items het belangrijkst zijn. U kunt bijvoorbeeld de kolom Project toevoegen aan een lijst, zodat personen die aan specifieke projecten werken, hun items gemakkelijker kunnen bekijken en ermee kunnen werken. U kunt ook extra kolommen toevoegen als u aanvullende gegevens wilt verzamelen voor elk lijstitem, zoals de naam van de afdeling of de naam van een werknemer.

Als u meerdere items in een lijst hebt, kunt u overwegen bepaalde kolommen te indexeren zodat de prestaties worden verbeterd bij het weergeven van verschillende items of bij het schakelen tussen weergaven. Met deze functie wordt de manier waarop de items zijn georganiseerd niet gewijzigd, maar organisaties kunnen hiermee mogelijk eenvoudiger een groot aantal items in een lijst opslaan. Een nadeel is echter dat het indexeren meer databaseruimte vereist. Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie.

Weergaven maken Gebruik weergaven als personen in uw groep gegevens vaak op een bepaalde manier moeten kunnen zien. Weergaven gebruiken kolommen om de gegevens te sorteren, groeperen, filteren en weer te geven. U kunt ook selecteren hoeveel items tegelijk worden weergegeven in elke weergave. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld in een lijst bladeren in sets van 25 of 100 lijstitems per pagina, afhankelijk van hun voorkeuren en de snelheid van hun verbinding.

Weergaven bieden u de flexibiliteit om een groot aantal items in een lijst op te slaan, maar u kunt alleen de subsets zien die u op een bepaald moment nodig hebt, zoals alleen de actie-items die dit jaar zijn gepost, of alleen de huidige gebeurtenissen in een agenda. U kunt persoonlijke weergaven maken die alleen voor u beschikbaar zijn en, als u gemachtigd bent om een lijst te wijzigen, kunt u openbare weergaven maken die voor iedereen beschikbaar zijn. Zie Een weergave van een lijst of bibliotheek maken, wijzigen of verwijderen voor meer informatie.

Mappen maken Voeg mappen toe aan de meeste soorten lijsten als de lijsteigenaar het maken van mappen heeft toegestaan. Dit is vooral handig als u lijstitems op een bepaalde manier wilt opdelen, bijvoorbeeld per project of per groep. Met behulp van mappen is het makkelijker om lijstitems te doorzoeken en beheren. Microsoft-technologieën bevatten een structuurweergave waarmee gebruikers door sites en mappen kunnen navigeren op dezelfde manier als op de harde schijf. Zo kan bijvoorbeeld elke afdeling een eigen map hebben. Zie Een map in een lijst maken voor meer informatie.