Een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek

U kunt ondernemingstrefwoorden toevoegen aan items op een SharePoint Server- of SharePoint in Microsoft 365-site voor het taggen van metagegevens en om een systeem te ontwikkelen voor het classificeren en ordenen van online-inhoud in verschillende categorieën. Met trefwoorden en metagegevens kunt u bepaalde kennis vastleggen van de gebruikers van de inhoud. Zie Inleiding tot beheerde metagegevens in SharePoint voor meer informatie.

U kunt een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek. Vervolgens kunt u het lijst- of bibliotheekitem selecteren waaraan u een trefwoord wilt toevoegen en het woord of de woordgroep invoeren die u wilt weergeven in de eigenschappen van het item.

In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een kolom waaraan een ondernemingstrefwoord is toegevoegd.

Een kolom Ondernemingstrefwoorden toevoegen aan een lijst of bibliotheek:

1. Navigeer naar de lijst of bibliotheek waarvoor u een kolom voor ondernemingstrefwoorden wilt toevoegen.
2. Selecteer op het lint voor een SharePoint Server-bibliotheek of -lijst de optie Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.
   Selecteer op een SharePoint in Microsoft 365-site het en selecteer vervolgens Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.
3. Selecteer in de kolom Machtigingen en beheer de optie Instellingen voor ondernemingsmetagegevens en trefwoorden.
4. Schakel op de instellingenpagina in de sectie Ondernemingstrefwoorden toevoegen het selectievakje in voor het toevoegen van een kolom met ondernemingstrefwoorden aan deze lijst en schakel trefwoordsynchronisatie in.

Publicatie van metagegevens in- of uitschakelen

U kunt bepalen of de termen en trefwoorden die in een lijst of bibliotheek aan de kolom Beheerde metagegevens of Ondernemingstrefwoorden zijn toegevoegd als trefwoorden beschikbaar moeten zijn voor sociaalnetwerklabels. Als de lijst bijvoorbeeld gevoelige informatie bevat, wilt u mogelijk niet dat de trefwoordwaarden zichtbaar zijn. Als u de toegang tot trefwoorden wilt beperken, kunt u de publicatie van metagegevens uitschakelen.

Ga als volgt te werk om de publicatie van metagegevens in of uit te schakelen:

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarvoor u publicatie van metagegevens wilt configureren.

2. Selecteer op het lint voor een SharePoint Server-bibliotheek of -lijst de optie Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.
   Selecteer op een SharePoint in Microsoft 365-site het en selecteer vervolgens Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

3. Selecteer onder Machtigingen en beheer de optie Instellingen voor ondernemingsmetagegevens en trefwoorden.

4. Ga op een van de volgende manieren te werk in de sectie Publiceren van metagegevens onder Metagegevens in deze lijst opslaan als sociaalnetwerklabels :

   • Als u waarden in de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingstrefwoorden wilt publiceren voor sociaalnetwerklabels en Mijn site-profielen, schakelt u het selectievakje in.
   • Als u wilt voorkomen dat de velden Beheerde metagegevens en Ondernemingstrefwoorden worden blootgesteld aan sociaalnetwerklabels en Mijn site-profielen, schakelt u het selectievakje uit.

5. Selecteer OK.

Meer informatie over ondernemingstrefwoorden

SharePoint transformeert uw ondernemingstrefwoorden in één niet-hiërarchische termenset. U vindt deze speciale termenset, de trefwoordenset, met behulp van het hulpprogramma voor het beheer van het termenarchief. Zie Groepen en termensets maken, configureren en beheren voor meer informatie.

De trefwoorden die u toevoegt, zijn beschikbaar voor anderen wanneer gebruikers SharePoint-lijsten of -bibliotheken openen. Wanneer gebruikers bijvoorbeeld gelijksoortige tekens typen in de kolom Ondernemingstrefwoorden van de lijst, wordt het trefwoord in een suggestiebericht weergegeven. En als u een kolom ondernemingstrefwoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, kopieert SharePoint bestaande documentlabels naar de kolom ondernemingstrefwoorden wanneer de documenten worden geüpload naar de lijst of bibliotheek. Dit helpt bij het synchroniseren van bestaande trefwoorden met de functies voor beheerde metagegevens.

Beheerders van het termenarchief kunnen de set Trefwoorden openen of sluiten. Of de set geopend of gesloten is, is van invloed op de manier waarop gebruikers werken met een kolom Ondernemingstrefwoorden in een lijst of bibliotheek. Als u een kolom ondernemingstrefwoorden toevoegt aan een lijst of bibliotheek, kunnen sitegebruikers trefwoordwaarden invoeren. Als de trefwoordenset gesloten is, kunnen gebruikers geen nieuwe trefwoorden verzenden, maar moeten ze bestaande ondernemingstrefwoorden of een beheerde term gebruiken. Als de trefwoordenset voor de site is geopend, kunnen gebruikers elke gewenste tekstwaarde aan deze kolom toevoegen.

Indien van toepassing kan een beheerder die gemachtigd is om te beheren, wijzigen hoe SharePoint met deze trefwoorden omgaat en deze verplaatsen naar een specifieke, beheerde termenset. De trefwoorden komen dan beschikbaar voor dezelfde soorten toepassingen als de andere termen in die termenset.