Werken met de drempelwaarde voor lijstweergave voor alle versies van SharePoint

Gegevens beheren en de prestaties verbeteren met behulp van indexen en gefilterde weergaven

Door indexen te plannen en te maken en deze in filters te gebruiken, blijft het aantal items onder de drempelwaarde voor lijstweergave. Zie Een index toevoegen aan een kolom in een lijst of bibliotheek of Use filtering to modify a SharePoint view (Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen) voor meer informatie.

In de volgende twee situaties worden automatisch indexen gemaakt:

• Wanneer u ze opslaat, bevatten weergaven kolommen die worden gebruikt voor sorteren of filteren.
• Bij het sorteren in de moderne ervaring.

Als u in SharePoint Server wordt geblokkeerd door de drempelwaarde voor lijstweergave, maar het totale aantal items minder dan 20.000 bedraagt, kunt u indexen aan kolommen toevoegen in SharePoint 2019.

In alle versies van SharePoint kunt u een gefilterde weergave maken met een kolomindex om zo het aantal resultaten te beperken tijdens het werken met grote lijsten en bibliotheken. U maakt een gefilterde weergave met een geïndexeerde kolom in twee stappen:

1. Een index voor een kolom maken.
2. Maak een weergave waarin de geïndexeerde kolom wordt gebruikt om de weergave te filteren.

Zie Een index toevoegen aan een lijst- of bibliotheekkolom voor meer informatie over het indexeren van kolommen.

Zie Filters gebruiken om een SharePoint-weergave te wijzigen voor meer informatie over het filteren van kolommen.

De lijstweergave bewerken

Als er een fout optreedt bij het werken met een grote lijst, bewerk dan de lijstweergave.

Met de volgende vier wijzigingen worden fouten met de drempelwaarde voor lijstweergave verwijderd. Breng alle vier de wijzigingen aan om alle fouten te verwijderen.

Sortering verwijderen voor de lijstweergave

Sorteer van beide Eerst sorteren op de kolom en vervolgens sorteren op de kolom, selecteer Geen.

Groepering verwijderen in bewerkingsweergave

Selecteer Geen van beide Eerst groeperen op kolom en Vervolgens groeperen op kolom.

Andere bewerkingen voor de lijstweergave

Selecteer voor alle kolommen in de sectie TotalenGeen.

Schakel in de sectie Kolommen zo weinig kolommen in als nodig zijn voor weergave.

Mappen gebruiken om te organiseren

Hoewel mappen geen vereiste zijn om grote lijsten en bibliotheken te kunnen gebruiken, zijn ze wel handig om uw gegevens te ordenen en de toegang tot uw gegevens te verbeteren. Het maken van mappen is standaard ingeschakeld in documentbibliotheken, maar niet in lijsten. Zie Een map in een lijst maken of Een map in een documentbibliotheek maken voor meer informatie.

Werken met mappen

Wanneer u achter de schermen een map maakt, maakt u een interne index. Deze interne index wordt ook gemaakt voor de hoofdmap, of het hoogste niveau van een lijst of bibliotheek. Wanneer u toegang krijgt tot items in een map, maakt u in feite gebruik van deze interne index voor toegang tot de gegevens. Als een map submappen bevat, wordt elke submap geteld als een item (items in de submap worden niet meegeteld).

Zelfs wanneer het totale aantal items in een lijst of bibliotheek erg groot is, is de weergave van een enkele map minstens net zo snel als de weergave die het totale aantal items filtert met behulp van een gefilterde kolom. In sommige scenario's is het wellicht mogelijk om alle items in een lijst of bibliotheek onder te brengen in meerdere mappen, zodat geen enkele map meer dan 5000 items bevat.

Het is van belang rekening te houden met het volgende wanneer u mappen gebruikt om een grote lijst of bibliotheek te ordenen:

• Een map kan meer items bevatten dan de drempelwaarde voor lijstweergave, maar om te voorkomen dat u wordt geblokkeerd, moet u misschien toch een gefilterde weergave gebruiken op basis van kolomindexen.
• Als u in de sectie Mappen de optie Alle items zonder mappen weergeven kiest wanneer u een weergave in deze lijst of bibliotheek maakt of wijzigt, moet u vervolgens een filter gebruiken op basis van een eenvoudige index om te voorkomen dat u de drempelwaarde voor lijstweergave overschrijdt.
• Het is vaak handig om in de standaardweergave alle beschikbare mappen weer te geven zonder filters zodat gebruikers de juiste map kunnen kiezen wanneer ze nieuwe items invoegen. Als u alle mappen weergeeft, worden items ook minder snel verkeerd toegevoegd, buiten de mappen in de lijst of bibliotheek. In tegenstelling tot bibliotheken is er geen automatische manier om items van de ene map naar de andere te verplaatsen in een lijst.

Zie Bestanden verplaatsen of kopiëren in SharePoint als u bestanden wilt verplaatsen tussen mappen in een bibliotheek.

Gesynchroniseerde en offlinegegevens

Als u gegevens offline haalt, kunt u Excel of Access gebruiken om zonder limieten een query uit te voeren op lijstgegevens. Wanneer u een documentmap synchroniseert, kunt u lokaal werken op uw computer en worden wijzigingen automatisch bijgewerkt op de server. Zie SharePoint-bestanden synchroniseren met de OneDrive-synchronisatie client (Groove.exe) of SharePoint- en Teams-bestanden synchroniseren met uw computer voor meer informatie.

Offlinesynchronisatie, externe gegevens en gegevens beheren met Access

Het offline halen van gegevens is vaak handiger en efficiënter wanneer u gegevens synchroniseert met uw computer. U kunt kiezen voor Excel, Access of Outlook, afhankelijk van de gegevens in de lijst waaraan u werkt. U kunt ook gebruikmaken van externe voorzieningen voor gegevensbeheer zonder beperkingen, zoals ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), OData en webservices, afhankelijk van uw SharePoint-service.

Offlinesynchronisatie gebruiken

U brengt wijzigingen aan op uw desktopcomputer of laptop en wanneer u de gegevens weer online plaatst, kunt u de wijzigingen synchroniseren en conflicten op een makkelijke en efficiënte manier oplossen. Als u werkt met grote lijsten om gegevens op te schonen, te analyseren of te rapporteren, is het handig om offlinesynchronisatie te gebruiken omdat activiteiten dan gelijkmatig worden verdeeld en het gebruik van SharePoint-bronnen wordt beperkt.

U kunt lijstgegevens offline zetten en wijzigingen synchroniseren wanneer u weer online gaat door verschillende Microsoft 365-producten te gebruiken. Als u wilt exporteren naar deze producten, moeten de apps zijn geïnstalleerd, hetzij Microsoft 365 of de bureaubladversie van Office.

Microsoft Access gebruiken voor offlinesynchronisatie

Access kan meer rijen met gegevens verwerken dan SharePoint en het bevat vele krachtige hulpmiddelen om die gegevens te manipuleren. Als u in Access met gegevens werkt en met SharePoint synchroniseert, kunt u met grotere gegevenssets werken.

U kunt de meeste ingebouwde lijsten van Access lezen en schrijven door koppelingen hiernaar te maken. Access werkt goed met vrijwel alle SharePoint-gegevenstypen. Bij koppelen kunt u verbinding maken met gegevens in een SharePoint-lijst, zodat u een verbinding in twee richtingen maakt om de meest recente gegevens in zowel de SharePoint-lijst als de Access-database te bekijken en te bewerken. Er wordt een kopie van de SharePoint-lijst gemaakt (of gerepliceerd) deze lijst in een Access-tabel. Nadat u de Access-tabel hebt gemaakt, kunt u met lijstgegevens werken in Access tot de toegangslimiet van twee GB (met uitzondering van bijlagen die niet lokaal zijn opgeslagen). Bovendien worden de lijstgegevens in de cache van de client opgeslagen, wordt een efficiënte, doorschrijfbare cache in het geheugen gebruikt en worden alleen gewijzigde lijstitems overgedragen. Dit alles zorgt ervoor dat query's en updates veel sneller worden uitgevoerd. Een dialoogvenster voor conflictoplossing helpt ook om conflicterende updates op een soepele manier te beheren.

Als de functie Access Services actief is, kunt u aanzienlijk meer gegevens verwerken dan door de drempelwaarde voor lijstweergave wordt bepaald. Standaard is dit meer dan 50.000 items. Lijst- of bibliotheekgegevens worden automatisch verwerkt in kleine batches, waarna de gegevens opnieuw worden geordend. Deze techniek zorgt ervoor dat u met veel meer gegevens kunt werken dan is ingesteld met de drempelwaarde voor lijstweergave. En dit zonder nadelige gevolgen voor andere gebruikers op de SharePoint-site.

Microsoft Excel gebruiken voor offlinesynchronisatie

U kunt SharePoint-lijsten exporteren naar een Excel-tabel, waardoor een gegevensverbinding in één richting ontstaat tussen de Excel-tabel en de SharePoint-lijst.

In Excel kunt u ook met grote lijsten werken zonder dat er blokkeringen optreden. Bovendien kunt u Excel synchroniseren met zowel SharePoint als Access, zodat u profiteert van de voordelen van beide platformen.

Als u de gegevens bijwerkt vanuit de SharePoint-lijst en de Excel-tabel vernieuwt, vervangt Microsoft Excel de Excel-gegevens door de meest recente gegevens in de SharePoint-lijst, waarbij eventuele wijzigingen in de Excel-tabel worden overschreven.

Nadat de gegevens in de Excel-tabel staan, kunt u gebruikmaken van de vele functies voor gegevensanalyse van Excel, zoals krachtige en flexibele werkbladen, draaitabelrapporten, professioneel uitziende grafieken en sparklines, voorwaardelijke opmaak met pictogrammen, gegevensbalken, kleurenschalen en geavanceerde wat-als-analysebewerkingen.

Als de functie Access Services actief is, kunt u aanzienlijk meer gegevens verwerken dan door de drempelwaarde voor lijstweergave wordt bepaald. Standaard is dit meer dan 50.000 items.

Microsoft Outlook gebruiken voor offlinesynchronisatie

Vanuit Outlook kunt u contacten, taken, Calendar en discussielijsten lezen en schrijven, en documentbibliotheken synchroniseren. U kunt bijvoorbeeld met zowel standaardtakenlijsten als projecttakenlijsten werken door takenlijsten offline te plaatsen, nieuwe taken te bekijken, bij te werken en toe te wijzen, ze opnieuw online te brengen en te synchroniseren zonder Outlook te verlaten. U kunt ook SharePoint-contactpersonen efficiënter opslaan, delen en beheren in Outlook.

Naar boven

Access gebruiken met SharePoint-producten voor offlinesynchronisatie

In Access maakt u een webdatabase op basis van Access Services door tabellen te bouwen op basis van gekoppelde lijsten, en query's, formulieren, rapporten en macro's die u hebt gepubliceerd naar een SharePoint-site. Wanneer deze webdatabases worden bijgewerkt, kunt u ze nog steeds gebruiken en wijzigen, en nieuwe databases maken op basis van een sjabloon (maar niet vanuit Access 2013).

U kunt in SharePoint een Access-app maken zonder dat u code gebruikt. Meestal is een SharePoint-app een oplossing voor een specifiek probleem die eenvoudig kan worden gedistribueerd en openbaar beschikbaar wordt gesteld. U kunt een app zien als een handige, alternatieve manier om een oplossing als pakket aan te bieden, te distribueren, uit te voeren, te bewaken en te verwijderen. Zie Een Access-app maken voor meer informatie.

In tegenstelling tot een Access-webdatabasetoepassing waarin gegevens worden opgeslagen in SharePoint-lijsten, maakt een Access-app gebruik van een SQL Server-database die gescheiden is van SharePoint-producten om gegevens op te slaan. Daarom is de drempelwaarde voor SharePoint-lijstweergave niet van toepassing. Dit zorgt voor een aanzienlijk grotere schaalbaarheid van Access-oplossingen en biedt een efficiënte manier van werken met zelfs miljoenen records. Voor gebruikers van SharePoint Server kan de SQL Server-database zo worden geconfigureerd dat deze zich achter de firewall van de organisatie bevindt. Voor onlinegebruikers is de database een SQL Server Azure database met een gratis account en gratis opslagruimte. Zie de startpagina van Microsoft Azure voor meer informatie over Azure.

Ten slotte kunt u nog steeds gegevens synchroniseren tussen een SharePoint-lijst en een Access-tabel, en beide gegevenssets up-to-date houden. Deze synchronisatie verloopt in twee richtingen, ofwel bidirectioneel. Wijzigingen die u in Access aanbrengt in de lijstgegevens, worden geüpload naar de SharePoint-lijst en wijzigingen in de SharePoint-lijst worden gedownload naar Access op uw computer. Zie Gegevens importeren, koppelen of verplaatsen naar SharePoint voor meer informatie.

Zoekvak van SharePoint gebruiken

U kunt ook documenten of items vinden in een grote bibliotheek of lijst door een of meer woorden te typen in het zoekvak van de lijst of bibliotheek. De zoekfunctie van SharePoint maakt gebruik van eigen indexeringsmechanismen, waardoor de drempelwaarde voor lijstweergave of andere verwante limieten niet van toepassing zijn.

Een andere oplossing voor het beheren van grote bibliotheken, is het maken en gebruiken van een site van Documentcentrum. Documentcentrum is speciaal ontworpen voor documentbeheer en biedt functies zoals het in- en uitchecken van bestanden, werkstromen, filters en weergaven.

Het zoekvak gebruiken om lijst- of bibliotheekitems te vinden

Er staan meestal twee zoekvakken op een SharePoint-pagina: het zoekvak bovenaan de pagina voor het vinden van sites en het zoekvak voor het vinden van lijsten of bibliotheken. In het laatstegeval kunt u het bereik van de zoekopdracht steeds verder uitbreiden:

• Het zoekbereik is in eerste instantie gebaseerd op alle items in de huidige weergave en eventuele submappen. U ziet de resultaten als kolommen die u verder kunt filteren en sorteren. Als de drempelwaarde voor lijstweergave is overschreden, worden niet alle resultaten weergegeven.
• Als de zoekopdracht niet het gewenste resultaat oplevert, kunt u het zoekbereik uitbreiden tot de volledige lijst, inclusief alle submappen. De huidige weergave of drempelwaarde voor lijstweergave heeft hier geen invloed op.
• U kunt een zoekopdracht ook uitvoeren voor de complete site. In dat geval ziet u alle resultaten op de standaardpagina voor het doorzoeken van de site. U kunt de resultaten verder verfijnen via het verfijningsdeelvenster, bijvoorbeeld om te filteren op de auteur van een document of de aanmaakdatum van een lijstitem. U kunt zelfs Booleaanse syntaxis en logische operatoren gebruiken om complexere query's te formuleren.

Persoonlijke weergaven, relationele lijsten en RSS-feeds gebruiken

Om de algehele systeemprestaties nog verder te verbeteren en te voorkomen dat de drempel of limiet voor bronnen wordt bereikt, kunt u overwegen om persoonlijke weergaven, relationele lijsten of RSS-feeds te gebruiken.

Persoonlijke weergaven

Omdat het maken van weergaven die op de juiste manier gebruikmaken van een kolomindex ingewikkelder is voor grote lijsten en bibliotheken, wilt u wellicht de machtiging Persoonlijke weergaven beheren verwijderen van gebruikers van een grote lijst of bibliotheek. Door deze machtiging te verwijderen kunt u voorkomen dat gebruikers een weergave maken die alle items beslaat en die de prestaties van de rest van de site mogelijk nadelig beïnvloedt. Zie Machtigingen voor een SharePoint-lijst of -bibliotheek aanpassen voor meer informatie over machtigingen.

Relationele lijsten

Wanneer u relaties tussen lijsten aanbrengt door opzoekkolommen, unieke kolommen en afgedwongen relationeel gedrag (ook wel referentiële integriteit genoemd) te gebruiken, is het mogelijk dat u de drempelwaarde voor de lijstweergave overschrijdt en kunt u in de volgende gevallen worden geblokkeerd:

• Als u een kolom uniek maakt in een bestaande lijst met meer items dan de drempelwaarde voor de lijstweergave (als u één item toevoegt aan een lijst waardoor de lijst de drempel voor de lijstgrootte overschrijdt, wordt u meestal echter niet geblokkeerd).
• Als een lijst meer items heeft dan de drempelwaarde voor lijstweergave, en u trapsgewijs verwijderen of verwijderen beperken inschakelt voor een opzoekveld in die lijst.

RSS-feeds

Nadat ondersteuning voor RSS is ingeschakeld in Centraal beheer op het siteverzamelingsniveau, kunt u RSS-ondersteuning inschakelen en configureren voor de vele soorten lijsten en bibliotheken. Wanneer gebruikers de RSS-feed openen voor een lijst of bibliotheek, worden gegevens uit de lijst opgehaald. De standaard RSS-weergave beperkt het aantal items dat wordt geretourneerd, gebaseerd op de datum waarop het item het laatst is gewijzigd, door een filter te gebruiken op de kolom Gewijzigd. Als de lijst of bibliotheek veel items bevat en gebruikers de RSS-feed openen, is het een goed idee om de kolom Gewijzigd te indexeren. U kunt het aantal opgehaalde items ook verminderen door het aantal items en het aantal dagen te wijzigen waarvoor wijzigingen zijn opgenomen in een RSS-feed.

Zie RSS-feeds beheren voor meer informatie over het beheren van RSS-feeds. Zie Een waarschuwing maken om een melding te ontvangen wanneer een bestand of map wordt gewijzigd voor meer informatie over het toevoegen van een RSS-feed.