Tipy na vytváranie veľkých schôdzí a podujatí v aplikácii Microsoft Teams

Skvelé virtuálne schôdze a udalosti sa nevyskytujú len v prípade, že si vopred vyžadujú plánovanie a prípravu, aby ste získali čo najlepšiu možnú skúsenosť. Od kontroly zariadení až po precvičovanie prechodov, trochu prípravy môže zabrániť technickým problémom a udržať vašu udalosť plynule spustenú.

Tu je niekoľko našich najlepších tipov na plánovanie a vytváranie vysokokvalitných schôdzí, radnicí a webinárov v aplikácii Microsoft Teams.

Začať

Stiahnite si aplikáciu Microsoft Teams pre stolné počítače a využívajte najspoľahlivejšie možnosti schôdzí a podujatí. Vychutnajte si plný prístup k funkcii a vynikajúci výkon. Aktualizujte teams pre najnovšie funkcie zabezpečenia a opravy chýb.

Plánovanie produkcie udalostí

Pred začatím udalosti vytvorte roly a zodpovednosti, skúšajte prezentácie a nastavte potrebnú komunikáciu na použitie počas podujatia. Na bezproblémové nastavenie postupujte podľa nižšie uvedených postupov.

V skupine udalostí je vždy viac ako jedna osoba. Priraďte roly a zodpovednosti – prezrite si, kto je zodpovedný za každý krok operácie, od producentov a prezentujúci až po moderátorov funkcie Q&A
Naplánujte komunikáciu skupiny udalostí. Komunikácia v reálnom čase je kritická pre veľké schôdze a udalosti. Chat skupiny udalostí (k dispozícii pre organizátora, producentov a prezentujúceho) je skvelým spôsobom, ako zostať v kontakte.
Precvičte si to. Spustením udalosti môžete skontrolovať prezentácie, precvičiť prechody a otestovať nastavenia zvukua videa. Sledujte zážitok účastníkov naživo a zabezpečte skvelý zážitok pre vaše publikum.

Tipy: V prípade hybridných udalostí:

Vopred vykonajte prieskum lokality. Overte infraštruktúru AV miestnosti, integráciu aplikácie Teams a fyzické rozloženie.
Otestujte a overte, či funguje všetko zariadenie v miestnosti (konzola MTR, mikrofóny, kamery, reproduktory, displeje, ovládacie panely).
Dokumentujte tok signálu miestnosti (zvuk, video, sieť) a identifikujte všetky obmedzenia alebo vtipy.
Aktualizujte firmvér a softvér na celom hardvéri certifikovanom aplikáciou Teams a zabezpečte kompatibilitu s najnovšou verziou aplikácie Teams.
Skontrolujte, či je k dispozícii káblové ethernetové pripojenie pre všetky zariadenia používané v produkcii (Teams PC, počítač vMix atď.).

Nastavenie zvuku, videa a zdieľaného obsahu

Používanie vysokokvalitného zvukového zariadenia a videozariadenia je dôležité pri veľkých schôdzach a podujatiach. Nastavte si vysokokvalitné mikrofóny a webové kamery alebo sa stretávajte z miestnosti teams pre hybridné funkcie. Tieto tipy vám pomôžu počas podujatia jasne komunikovať s publikom a prezentujúcimi.

Zvuk

Neprehliadnite kvalitu zvuku, je to najdôležitejšia časť skvelej udalosti. Niektorí ľudia si môžu len vypočuť prehliadač na pozadí.
Používajte vysokokvalitné mikrofóny. Nositeľné mikrofóny sú ideálne pre menej skúsených prezentujúceho. vreckové mikrofóny vyžadujú prax a techniku, aby sa zabránilo manipulácii s hlukom.
Prezentujúci používajúci počítač alebo iné zariadenie používajú náhlavnú súpravu s certifikátom Teams.
V prípade prezentácií v miestnosti vopred vykonajte test zvuku v miestnosti, aby ste zabránili prenosu hluku alebo spätnej väzby online.
Pridajte do udalosti zvuk pomocou akéhokoľvek zariadenia na snímanie zvuku, ktoré je kompatibilné s vyváženým zvukom (XLR konektory) alebo konektormi v štýle slúchadiel 1/8" a umožňuje pripojiť sa k počítaču s aplikáciou Teams cez USB.
Prípadne môžete použiť špičkový AV systém a pripojiť výstup HDMI alebo SDI tohto systému k aplikácii Teams pomocou základného zariadenia na snímanie videa, ako je napríklad HDMI-USB box.

Tipy: V prípade hybridných udalostí:

Pred spustením živého prenosu otestujte nastavenia zvuku v miestnostiach a online samostatne.
Používajte nezávislé mikrofóny pre in-person a virtuálne cieľové skupiny, ale uistite sa, že iba jeden dominantný zdroj zvuku je pripojený k platforme schôdze.
Ak sa pripájajú viacerí ľudia používajúci zariadenia v miestnosti, požiadajte ich, aby odpojili zvuk počítača, aby sa zabránilo vzniku ozveny alebo pripomienok.
Prineste ďalšie mikrofóny (napr. vreckové zariadenia, lavaliers) pre panelistov alebo roamingové Q&A.

Video

Dobre osvetľte svoj predmet – pre väčšinu kamier nemôžete mať príliš veľa svetla. Osvetlenie môže byť rozdiel medzi výrobou vnímanou ako profesionálna alebo amatérska.
Na osvetlenie predmetu použite tri svetlá: kľúčové svetlo, výplň svetla a zadné svetlo, aby ste poskytli dobrú hĺbku.
Zariadenia na snímanie HDMI možno použiť aj na streamovanie výstupu počítača (PC alebo Macu) do aplikácie Teams – ideálne na zobrazovanie vysokokvalitných videí, softvérových ukážok alebo pohyblivej grafiky, ako keby išlo o informačný kanál fotoaparátu.
Nepripájajte vstup HDMI priamo k schôdzi cez Teams, pretože Teams natívne nepodporuje zdroje HDMI. Namiesto toho použite na prenos videa HDMI do počítača HDMI zariadenie, v ktorom sa môže zobrazovať ako virtuálna kamera v teams. Toto nastavenie vám napríklad umožňuje pripojiť proumerickú kameru s vynikajúcou optikou a priblížiť cez HDMI, čím sa zvýši kvalita videa schôdze.

Zdieľanie obsahu z obrazovky

Zdieľanie obrazovky počas podujatia je skvelý spôsob, ako predviesť produkty a pracovné postupy alebo previesť publikum dôležitými zdrojmi informácií.

Tieto tipy vám pomôžu prezentovať obsah efektívne a zároveň vytvárať vaše podujatie.

Ak ste jediným producentom udalostí, odporúčame použiť dva monitory. To vám umožní zdieľať obsah z druhého monitora a zároveň vytvoriť udalosť z prvého monitora.

Zdieľanie zvuku zo zariadenia počas prezentovania médií.

Ďalšie pokyny na prezentovanie na veľkých schôdzach nájdete v téme Tipy na prezentovanie na veľkých schôdzach a podujatiach v aplikácii Microsoft Teams.

Tok produkcie a deň udalosti

V deň udalosti odporúčame, aby sa skupina udalostí pripojila aspoň 15 minút pred začatím udalosti.
Zelenú miestnosť použite na prípravu s ostatnými organizátormi a prezentujúcimi pred začiatkom podujatia. Skontrolujte všetky mikrofóny, kamery a informačné kanály.
Ponechajte všetok zvuk stlmený, kým nebudete pripravení začať prezentovať naživo na začiatku udalosti.
Priraďte používateľovi, ktorý bude problémy sledovať v miestnosti aj vo virtuálnych informačných kanáloch.

Plán technických problémov

Technické problémy sa môžu vyskytnúť aj pri najlepšej príprave. Solídny plán zálohovania zabezpečí, že udalosť bude fungovať plynule, ak sa vyskytne nejaký problém.

Vždy mať druhého výrobcu, ktorý môže prevziať kontrolu, ak primárny výrobca vypadne alebo čelí technickým problémom.
Majte náhradný prenosný počítač so všetkými predinštalovanými a testovanými snímkami a médiami. V prípade zlyhania hardvéru máte pripravené ďalšie mikrofóny, webové kamery a káble.
Ak hlavné pripojenie klesne, použite sekundárne internetové pripojenie, napríklad mobilný hotspot. Pred spustením udalosti otestujte záložné pripojenie.
Prednahrajte kritické prezentácie, aby ste mohli rýchlo prepnúť na nahraté video, ak prezentujúci stratí pripojenie.
Microsoft Teams po vytvorení udalosti odošle prepojenie na pripojenie. Namiesto zdieľania priameho prepojenia kalendára vytvorte vlastnú URL adresu, napríklad Bit.ly na zdieľanie s účastníkmi.
- Ak technický problém alebo chyba producenta vyžaduje vytvorenie nového vysielania, rýchlo aktualizujte vlastnú URL adresu tak, aby smerovať na novú udalosť bez toho, aby bolo potrebné znova reagovať na účastníkov.

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Služby Microsoft Teams Event Services môžu poskytovať väčšiu podporu pri plánovaní alebo prevádzkovaní veľkých schôdzí a udalostí. Ďalšie informácie nájdete v téme Prijatie spoločnosti Microsoft.