Ви можете додавати корпоративні ключові слова до елементів на сервері SharePoint або сайті SharePoint у Microsoft 365, щоб позначати метадані, а також розробити систему класифікації та впорядкування онлайнового вмісту за різними категоріями. Ключові слова та метадані дають змогу зібрати певні відомості про людей, які використовують вміст. Докладні відомості див. в статті "Загальні відомості про керовані метадані в SharePoint".
Стовпець корпоративних ключових слів можна додати до списку або бібліотеки. Потім можна вибрати елемент списку або бібліотеки, до якого потрібно додати ключове слово, і ввести слово чи фразу, які потрібно відобразити у властивостях елемента.
На ілюстрації нижче показано приклад стовпця, до якого додано корпоративне ключове слово.
Щоб додати стовпець корпоративних ключових слів до списку або бібліотеки:
- Перейдіть до списку або бібліотеки, до яких потрібно додати стовпець корпоративного ключового слова.
- На стрічці бібліотеки або списку SharePoint Server виберіть " Настройки бібліотеки " або " Настройки списку".
На сайті SharePoint Microsoft 365 виберіть
", а потім – " Настройки бібліотеки " або "Параметри списку". - У стовпці "Дозволи та керування " виберіть "Настройки корпоративних метаданих і ключових слів".
- На сторінці параметрів у розділі Add Enterprise Keywords (Додавання корпоративних ключових слів) установіть прапорець поруч із стовпцем Enterprise Keywords to this list (Додати стовпець корпоративних ключових слів) і активуйте синхронізацію ключових слів.
Вимкнення та ввімкнення публікації метаданих
Ви можете керувати тим, чи мають використовуватися терміни або ключові слова, що додаються до стовпців керованих метаданих або корпоративних ключових слів у списку чи бібліотеці, як ключові слова для додавання суспільних тегів. Наприклад, якщо список містить конфіденційні відомості, можна приховати значення ключових слів. Щоб обмежити доступ до ключових слів, радимо вимкнути публікацію метаданих.
Примітка.
За замовчуванням терміни з локального набору термінів, створеного в контексті певної колекції сайтів, виключаються з публікування метаданих. Локальні набори термінів не можна використовувати в соціальних тегах або як корпоративні ключові слова.
Щоб вимкнути або ввімкнути публікацію метаданих:
Перейдіть до списку або бібліотеки, для якої потрібно настроїти публікацію метаданих.
На стрічці бібліотеки або списку SharePoint Server виберіть " Настройки бібліотеки " або " Настройки списку".
На сайті SharePoint Microsoft 365 виберіть ", а потім – " Настройки бібліотеки " або "Параметри списку".У розділі "Дозволи та керування" виберіть "Настройки корпоративних метаданих і ключових слів".
У розділі Публікація метаданих у підрозділі Зберегти метадані в цьому списку як суспільні позначки виконайте одну з таких дій:
- Щоб опублікувати значення в полях керованих метаданих і корпоративних ключових слів у соціальних мережах і профілях особистого сайту, установіть цей прапорець.
- Щоб значення в полях керованих метаданих і корпоративних ключових слів не потрапили під позначення соціальних мереж і профілі «Мій сайт», зніміть цей прапорець.
Натисніть кнопку OK.
Додаткові відомості про корпоративні ключові слова
SharePoint перетворює корпоративні ключові слова на єдиний набір термінів неієрархічної структури. Цей спеціальний набір термінів, який називається набором ключових слів, можна знайти за допомогою інструмента керування сховищем термінів. Докладні відомості див. в статті "Створення, настроювання та керування групами та наборами термінів".
Ключові слова, які ви додаєте, доступні іншим користувачам, коли користувачі отримують доступ до списків або бібліотек SharePoint. Наприклад, коли користувачі вводять схожі символи в стовпці списку "Корпоративні ключові слова", SharePoint відображає ключове слово в повідомленні з пропозицією. Якщо додати стовпець корпоративних ключових слів до списку або бібліотеки, служба SharePoint скопіює всі наявні позначки документа в стовпець корпоративних ключових слів під час передавання документів до списку або бібліотеки. Це допомагає синхронізувати наявні ключові слова з функціями керованих метаданих.
Адміністратори сховища термінів можуть відкрити або закрити набір ключових слів. Те, чи буде набір відкритим чи закритим, впливає на те, як користувачі працюватимуть зі стовпцем корпоративних ключових слів у списку або бібліотеці. Якщо додати стовпець корпоративних ключових слів до списку або бібліотеки, користувачі сайту зможуть вводити значення ключових слів. Якщо набір ключових слів закрито, користувачі не можуть надсилати нові ключові слова, але мають використовувати наявні корпоративні ключові слова або керовані терміни. Якщо відкрито набір термінів Keywords для сайту, користувачі можуть додавати до цього стовпця будь-яке текстове значення.
Адміністратор із дозволом на керування може змінити спосіб обробки цих ключових слів у службі SharePoint і перемістити їх до певного керованого набору термінів. Після цього ключові слова стають доступними для тих самих видів використання, що й інші терміни в цьому наборі термінів.