Загальні відомості про списки

Список – це набір даних, якими можна поділитися з учасниками групи та користувачами, яким ви надали доступ. Існує багато готових шаблонів списків, з яких зручно почати впорядковувати елементи списку. Докладні відомості див. на сторінці "Шаблони списків у Microsoft 365".

У цій статті пояснюються принципи створення та використання списків. Списки можна створювати в SharePoint, програмі "Списки" в Microsoft 365 або Microsoft Teams. Дізнайтеся, як почати роботу зі списками в Microsoft Teams.

Відомості про списки див. в таких статтях:

• Створення списку
• Видалення списку
• Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки
• Списки в Microsoft 365
• Настроювання навігації метаданими для списку або бібліотеки
• Керування великими списками й бібліотеками

Виберіть заголовок розділу нижче, щоб відкрити його й переглянути докладні відомості.

Огляд списків

Зазвичай в організаціях використовуються списки різних типів, зокрема посилання, оголошення, контакти, відстеження питань і опитування.

Списки також можуть містити завдання, які можна використовувати в бізнес-рішеннях або для зосередження уваги на спільній роботі групи. У багатьох випадках списки (у дещо зміненому або початковому вигляді) можуть слугувати швидкими й ефективними рішеннями.

Наприклад, можна використовувати список:

• Завдання Включає відстеження права власності та перебіг виконання, а також часову шкалу на сторінці для привабливого візуального представлення вмісту списку.
• Відстеження проблем Включає керування версіями та зберігання журналу версій для детальнішого аналізу проектів робочої групи й загальних робочих завдань.

Списки різноманітні та гнучкі; вони мають багато вбудованих функцій, завдяки яким можна надійно зберігати дані, працювати з ними та надавати спільний доступ до даних.

Доступні дії:

• Створювати списки з різними стовпцями, зокрема «Текст", «Число", «Вибір", «Грошова одиниця", «Дата й час", «Підстановка", «Так/Ні" та «Обчислюване". В елемент списку також можна вкладати один або кілька файлів для надання додаткової інформації, наприклад електронну таблицю з необхідними даними або документ із поясненнями.
• Створювати подання списку для впорядкування, сортування й фільтрування даних різними та спеціальними способами; змінювати метадані, такі як додавання та видалення стовпців і змінення правил перевірки; узгоджено використовувати списки на сайтах із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання (схоже на настінний календар).
• Створювати зв’язки між списками, використовуючи комбінацію унікальних стовпців, стовпці підстановки та впровадження зв’язків (каскадне й обмеження видалення) – усе це покращує можливість створення складніших бізнес-розробок і допомагає зберегти цілісність даних.
• Створювати настроювані списки, відображати дані у веб-частинах і на їх сторінках, а також імпортувати, експортувати та створювати зв’язки з даними з інших програм, наприклад Excel і Office Access.
• Відстежувати версії та докладний журнал, вимагати затвердження на змінення даних, використовувати безпеку на рівні елементів і папок, брати файли на редагування та повертати їх із редагування, автоматично отримувати відомості про зміни, використовуючи оповіщення й RSS-канали.
• Упорядковувати вміст одного списку в папки для додаткової зручності та швидшої роботи, а також покращувати загальну продуктивність для великих списків, застосовуючи індексування.

Способи роботи зі списками

Нижче наведено кілька способів роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи.

Відстеження версій і докладного журналуВідстежуйте версії елементів списку , щоб бачити, які елементи змінювалися порівняно з попередніми версіями, а також хто вносив зміни до елементів списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстежувати журнал списку особливо важливо, якщо в організації потрібно постійно стежити за списком.

Обов'язкове затвердження.Укажіть, що слід обов'язково вимагати затвердження елемента списку, перш ніж він стане доступним для всіх користувачів. Елементи залишатимуться в стані очікування, доки користувач, який має дозвіл на затвердження, не затвердить або не відхилить їх. Ви можете призначити групи користувачів, які зможуть переглядати елемент списку до затвердження.

Настроювання дозволів Укажіть, чи можуть учасники групи, яка працює зі списком, читати та редагувати всі елементи в списку або елементи, які вони створили. People із дозволом на керування списками можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна застосувати певні рівні дозволів до окремого елемента списку, якщо, наприклад, елемент містить конфіденційну інформацію.

Створення подань і керування нимиСтворити різні подання для одного списку. Вміст фактичного списку не зміниться, але елементи впорядковуються або фільтруються так, щоб користувачі могли знайти найважливішу або найцікавішу інформацію відповідно до своїх потреб.

Оновлення списків Незалежно від типу списку, який оновлюється, процес додавання, редагування та видалення елементів списку виконується подібним чином.

Додавання та редагування елементів списку

Додавати або змінювати елементи списку можна двома способами:

• використання форми – спосіб за промовчанням;
• вбудування, тобто додавання, елемента безпосередньо до сторінки списку.

Якщо список настроєно на відстеження версій, нова версія елемента списку створюється щоразу під час редагування елемента списку. Якщо в новішій версії допущено помилку, можна переглянути журнал змін і відновити попередню версію елемента.

Використання формул і обчислюваних значень Використовуйте формули й обчислювані значення, щоб динамічно створювати відомості в стовпцях списку. Операції можуть включати відомості з інших стовпців списку, а також системні функції, наприклад TODAY, що позначають поточну дату. Наприклад, можна вказати стандартний термін завершення, який минає через сім днів від поточної дати.

Отримання інформації про зміни. У списках і поданнях використовуються RSS-канали, завдяки яким учасники робочої групи можуть автоматично отримувати відомості про оновлення. RSS – це технологія, за допомогою якої користувачі можуть централізовано отримувати й переглядати оновлення (RSS-канали) новин і відомостей. Також можна налаштувати оповіщення електронною поштою, щоб дізнаватися про змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

Створення зв'язків списку Створіть зв'язок між двома списками. У вихідному списку створюється стовпець підстановки, який отримує (або "шукає") одне або кілька значень із цільового списку, якщо ці значення відповідають значенню в стовпці підстановки вихідного списку. За бажання з цільового списку до вихідного можна додати інші стовпці. Створюючи стовпець підстановки, можна визначити настройки зв'язків, установивши параметр каскадного видалення або обмеженого видалення, що дає змогу забезпечити припустимість даних і уникнути неузгодженостей, які можуть спричинити проблеми під час роботи.

Надання спільного доступу до відомостей списку застосунку бази даних Якщо на комп'ютері інстальовано програму для роботи з базами даних, наприклад Access, можна експортувати й імпортувати дані із сайту, а також зв'язати таблицю з базою даних зі списком. Працюючи зі списковими даними в базі даних Access, можна також створювати запити, форми та звіти. Докладні відомості див. в статті "Імпорт даних із бази даних Access до веб-програми Access".

Узгоджене використання списків на різних сайтах Якщо ваша група працює з кількома типами списків, можна узгодити багаторазові списки за типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Ці функції дають змогу повторно використовувати настройки та структуру списків. Наприклад, для питання обслуговування клієнтів можна створити тип вмісту, що визначає певні стовпці (наприклад, контакт із клієнтом) і бізнес-процеси для цього типу вмісту. Інший приклад – створити стовпець сайту для назв підрозділів, у якому міститься розкривний список підрозділів. Ви можете повторно використовувати стовпці в кількох списках, щоб їхні імена завжди відображалися однаково.

Робота з елементами списку в програмі електронної пошти Використовуйте програму електронної пошти, сумісну з технологіями Microsoft, щоб мати з собою важливі відомості зі списку. Наприклад, використовуючи програму Outlook, можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на сайті з Outlook. Докладні відомості див. в статті "Підключення зовнішнього списку до Outlook".

Налаштування цільової аудиторіїУвімкніть вибір цільової аудиторії , щоб фільтрувати елементи за групами.

Типи списків

Тип списку, який використовується, залежить від виду інформації, до якої надається спільний доступ.

Оголошення надавати спільний доступ до новин і стану, а також нагадувати про це; В оголошеннях підтримується розширене форматування із зображеннями, гіперпосиланнями та форматованим текстом.

Контакти Зберігайте відомості про людей або групи, з якими працюєте. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування контактами, сумісна з технологіями Microsoft, у ній можна переглядати й оновлювати контакти із сайту. Наприклад, можна оновити список усіх постачальників організації з програми електронної пошти, сумісної з технологіями Microsoft, як-от Outlook. Список контактів не застосовується, щоб керувати учасниками сайту, але його можна використовувати, щоб зберігати контакти, наприклад список зовнішніх постачальників, і надавати спільний доступ до них для організації.

Дошки обговорень Використовується, щоб централізовано записувати та зберігати обговорення робочої групи подібно до формату груп новин. Якщо адміністратор налаштував для списків на сайті можливість отримувати повідомлення електронної пошти, за допомогою дощок обговорень можна зберігати обговорення в електронній пошті з більшості звичайних поштових програм. Наприклад, можна створити дошку обговорень для випуску нового продукту організації.

Посилання Забезпечте централізоване розташування для посилань на ресурси в Інтернеті, інтрамережі компанії тощо. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

посилання з підвищеним рівнем; Відобразіть набір дій з посиланнями у візуальному розташуванні.

CalendarCalendar Store для подій вашої команди або для особливих ситуацій, наприклад корпоративних свят. Календар виглядає схоже на настінний або настільний календар і містить інформацію про події робочої групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події на весь день. Можна також відстежувати віхи роботи групи, наприклад крайні терміни або дати випуску продукту, не пов'язані з певним інтервалом часу. Докладні відомості див. в статті "Створення подання календаря зі списку".

Завдання відстежувати інформацію про проекти та інші справи групи; Можна призначати завдання користувачам, а також відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується програма електронної пошти або програма керування завданнями, сумісна з технологіями Microsoft, у ній можна переглядати й оновлювати завдання на сайті. Наприклад, можна створити список завдань для процесу планування бюджету організації, а потім переглядати й оновлювати його в програмі Outlook разом з іншими завданнями. Докладні відомості див. в статті "Створення списку".

Завдання проекту зберігати відомості про завдання за допомогою подання діаграми Ганта та індикаторів перебігу; Можна відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо використовується електронна пошта або програма керування завданнями, сумісна з технологіями Microsoft, у ній можна переглядати й оновлювати завдання проекту на сайті. Наприклад, для створення навчального посібника можна створити список завдань за проектом, щоб визначити й розподілити роботу, а потім відстежувати перебіг виконання завдань організації за допомогою програми Project. Докладні відомості див. в статті "Створення списку".

Відстеження проблем Зберігайте відомості про певні проблеми, наприклад звернення до служби підтримки, і відстежуйте перебіг їх вирішення. Питання можна призначати, класифікувати та пов'язувати одне з одним. Наприклад, можна створити список відстеження питань, щоб керувати відомостями про проблеми, з якими стикається служба підтримки клієнтів, і їх вирішення. Крім того, редагуючи питання, до них можна щоразу додавати примітки. Це дає змогу створити журнал приміток, не змінюючи початковий опис питання. Наприклад, представник служби підтримки клієнтів може записувати кожний крок, спрямований на усунення проблеми, і його результати. Також можна використовувати список відстеження питань із трьохетапним робочим циклом, щоб допомогти організації керувати відстеженням питань або проектів. Докладні відомості див. в статті "Створення списку".

Опитування збирати та опрацьовувати відгуки, наприклад проводити опитування працівників або тести; Можна створювати запитання та відповіді кількома різними способами й переглядати зведення відгуків. Якщо на комп'ютері інстальовано програму для роботи з електронними таблицями або базами даних, сумісну з технологіями Microsoft, можна експортувати результати, щоб аналізувати їх далі. Докладні відомості див. в статті "Створення опитування".

Custom (Спеціальний ) Створення списку з нуля. Маючи програму для роботи з електронними таблицями, сумісну з технологіями Microsoft, можна також створити настроюваний список на основі електронної таблиці. Наприклад, можна імпортувати з програми Excel список, створений, щоб зберігати контракти з постачальниками та керувати такими контрактами. Докладні відомості див. в статті "Створення списку на основі електронної таблиці".

Зовнішні списки. Працюйте з даними, які зберігаються за межами списку, але які можна читати та записувати в Microsoft 365. Джерело даних, викладених у зовнішньому списку, має назву "Зовнішній тип вмісту". На відміну від списку Microsoft 365, у зовнішньому списку використовуються служби підключення до бізнес-даних, щоб отримувати доступ до даних безпосередньо із зовнішньої системи (наприклад, SAP, Siebel і Microsoft SQL Server) незалежно від її типу (база даних, веб-служба або бізнес-система).

Настроюваний список у поданні таблиці Створіть пустий список, схожий на спеціальний, але який за замовчуванням відображатиметься у вікні табличного подання даних. У цьому поданні передбачено сітку даних, яка дає змогу переглядати й редагувати дані у вигляді рядків і стовпців. Можна додавати й редагувати рядки та стовпці, застосовувати фільтри, установлювати порядок сортування, відображати обчислювані значення та підсумки, а також зручно змінювати дані в клітинках сітки. Для вікна табличного подання даних потрібно мати інстальований на 32-розрядному клієнтському комп'ютері пакет Office і браузер, у якому підтримуються елементи керування ActiveX.

Список станів. Відображення та відстеження цілей проекту. Цей список складається з набору кольорових піктограм, що позначають ступені досягнення цілей.

Тиражі Надсилайте відомості та підтвердження, учасникам групи.

Список словників редактора Microsoft IME Використовувати дані в списку як словник редактора Microsoft IME. Ви можете перетворити елементи стовпця "Читання" на елементи стовпця "Відображення", застосувавши редактор Microsoft IME, і переглянути вміст у стовпці "Примітки" у вікні приміток IME. Дані можна зв’язати з певною URL-адресою.

Список вмісту PerformancePoint. Зберігання елементів приладної дошки (наприклад, системи показників, звіти, фільтри, сторінки приладної дошки та інші елементи), створених за допомогою приладної дошки PerformancePoint Designer Designer.

Мови та перекладачі Використовується з робочим циклом керування перекладом у багатомовній бібліотеці. Робочий цикл використовує список для призначення завдань перекладачам, указаним у списку для кожної мови. Ви можете створити список вручну або вибрати відповідний параметр, щоб він створювався автоматично, коли до багатомовної бібліотеки додається робочий цикл керування перекладом.

Список KPI Відстежуйте ключові показники ефективності (KPI), щоб швидко оцінити успіхи в досягненні вимірюваних цілей. Ви можете налаштувати списки KPI, щоб відстежувати ефективність за допомогою одного з чотирьох джерел даних: введені вручну дані, дані зі списку Microsoft 365, дані з книг Excel або дані зі служб аналізу Analysis Services (компонента Microsoft SQL Server). Створивши список KPI, можна використовувати, щоб відображати стан показника на сторінці приладної дошки.

Імпорт електронної таблиці Використовуйте стовпці та дані з наявної електронної таблиці. Для імпорту електронної таблиці необхідно інсталювати програму Microsoft Excel або іншу сумісну програму.

Додавання списку до сторінки

Щоб додати список до сторінки сучасного інтерфейсу SharePoint:

1. Якщо сторінку ще не в режимі редагування, натисніть кнопку "Редагувати " в правому верхньому куті сторінки.

2. Наведіть вказівник миші вище або нижче наявної веб-частини, і з'явиться рядок з обведеним знаком +, наприклад:

   

3. Клацніть "+ ", і відобразиться список веб-частин, доступних для вибору. Прокрутіть униз до розділу "Документи, списки та бібліотеки ".

4. Вибір списку.
   Відобразяться імена всіх доступних списків.

5. Виберіть список, який потрібно вставити на сторінці.

6. Якщо ви задоволені вибором, виберіть "Зберегти як чернетку " у верхньому лівому куті. Потім, щоб зробити оновлену сторінку доступною для інших користувачів, виберіть "Опублікувати " у верхньому правому куті.

Щоб додати список до сторінки класичного інтерфейсу SharePoint, виконайте такі дії:

1. На сайтах клацніть "Настройки settings" , а потім натисніть кнопку "Зміст сайту".

2. Клацніть піктограму додати програму.

   

3. Прокрутіть список і клацніть потрібну програму. Можливо, відображатиметься кілька сторінок.

4. Дайте програмі унікальне ім'я, щоб можна було згадувати його пізніше на сторінці, а потім натисніть кнопку "Створити".

5. Повернувшись на екран змісту сайту, можна зробити три речі:

   • Закрийте вікно та поверніться на сторінку. Додавання нової програми на сторінку за допомогою веб-частини вставлення.
   • клацнути програму та почати вводити дані;
   • Клацніть три крапки (...) і виберіть пункт "Настройки". Тут можна додавати стовпці, змінювати імена та виконувати інші завдання.

Упорядкування списків на сайті

Функції списків можна використовувати різними способами, але спосіб їхнього використання залежить від розміру та кількості наявних списків, а також від потреб організації.

Збереження кількох елементів в одному списку

Один великий список може використовуватися для різних потреб. Наприклад, може існувати велика кількість технічних питань, які потрібно відстежити в організації, які застосовуються до кількох проектів і груп.

Один список слід використовувати в таких випадках.

• Групі потрібно переглянути зведені відомості про елементи списку або різні подання одного набору елементів. Наприклад, керівнику може знадобитися переглянути перебіг виконання стосовно всіх технічних питань в організації або всі питання, зареєстровані в один період часу.
• Користувачам потрібно переглядати питання або здійснювати їх пошук в одному розташуванні на сайті.
• Потрібно застосувати однакові настройки для елементів списку, наприклад відстеження версій або необхідність затвердження.
• Групи, які працюють зі списком, мають однакові характеристики, наприклад дозволи одного рівня. До певних елементів списку можна застосувати унікальний дозвіл, проте, якщо рівні дозволів дуже відрізняються, слід скористатися кількома списками.
• Потрібно проаналізувати інформацію про список або отримати об’єднані оновлення списку. Можна отримувати оповіщення про змінення елементів списку або переглядати зміни у списку, використовуючи технологію RSS. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об’єднаний список зміненої інформації.

Створення кількох списків

За наявності значних розбіжностей між елементами, якими потрібно керувати, або між групами користувачів, які працюють із ними, можна використати кілька списків.

Кілька списків слід використовувати в таких випадках:

• Користувачам не потрібні зведення елементів.
• Різні групи користувачів із дозволами різного рівня працюють з інформацією.
• До кількох наборів елементів потрібно застосувати різні настройки, наприклад керування версіями або затвердження.
• Не потрібно аналізувати елементи разом або отримувати об'єднані оновлення списку.

Упорядкування елементів у списку

Нижче наведено деякі способи впорядкування списків і їхніх елементів.

Додавання стовпців Допоможіть групі визначити найважливіші елементи, додавши стовпці до списку. Наприклад, можна додати стовпець Project до списку, щоб користувачам, які працюють над певними проектами, було легше переглядати свої елементи та працювати з ними. Також можна додати додаткові стовпці, якщо потрібно зібрати додаткові відомості для кожного елемента списку, наприклад назву відділу або ім'я працівника.

Якщо список містить кілька елементів, слід індексувати певні стовпці, щоб покращити перегляд кількох елементів списку або переключення подань. Ця функція не змінює спосіб упорядкування елементів, але дає змогу організаціям зручніше зберігати велику кількість елементів у списку. Однак для індексування може знадобитися більше місця в базі даних. Докладні відомості див. в статті "Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки".

Створення подань Подання доцільно використовувати, якщо учасникам вашої групи часто потрібно переглядати дані певним чином. Подання використовують стовпці для сортування, групування, фільтрування та відображення даних. Також можна вибрати кількість елементів, які мають відображатися одночасно в кожному поданні. Наприклад, користувачі можуть переглядати список наборами по 25 або 100 елементів на сторінці, залежно від своїх уподобань і швидкості підключення.

Подання забезпечують гнучкість зберігання великої кількості елементів у списку, але відображаються лише підмножина елементів на певний час, наприклад лише питання, опубліковані цього року, або лише поточні події в календарі. Ви можете створити особисті подання, доступні лише для вас, а за наявності дозволу на змінення списку можна створити спільні подання, доступні для всіх користувачів. Докладні відомості див. в статті "Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки".

Створення папок Додавайте папки до списків більшості типів, якщо власник списку дозволив створювати папки. Це особливо зручно, якщо елементи списку можна розділити певним способом, наприклад за проектом або групою. Папки полегшують користувачам перегляд елементів списку та керування ними. У технологіях Microsoft передбачено подання дерева, у якому користувачі можуть переходити між елементами сайтів і папок так само, як працювати з папками на жорсткому диску. Наприклад, кожен відділ може мати власну папку. Докладні відомості див. в статті "Створення папки в списку".