Стовпець керованих метаданих – це новий тип стовпця, який можна додавати до списків, бібліотек або типів вмісту, щоб дати змогу користувачам сайту вибирати значення з набору керованих термінів і застосовувати ці значення до свого вмісту. Ви можете створити й настроїти стовпець керованих метаданих, щоб зіставити його з наявним набором термінів чи терміном, або створити новий набір термінів спеціально для стовпця керованих метаданих.
Переваги використання стовпця керованих метаданих
Стовпці керованих метаданих забезпечують узгоджене використання метаданих на різних сайтах, оскільки надають користувачам список термінів, які можна застосувати до вмісту. Ці умови походять із набору термінів, яким централізовано в інструменті керування сховищем термінів керує адміністратор сховища термінів або інші особи з дозволами на керування умовами.
Оскільки цей набір термінів оновлюється та налаштовується окремо від самого стовпця, немає потреби оновлювати стовпець (або будь-які пов'язані з ним типи вмісту, списки чи бібліотеки), щоб зробити оновлені терміни доступними для користувачів. Після оновлення набору термінів, з яким пов'язано певний стовпець керованих метаданих, оновлені умови автоматично стануть доступними для користувачів будь-де, де доступний цей стовпець керованих метаданих. Це суттєво відрізняє стовпець керованих метаданих від стовпця вибору, який потрібно було б оновлювати щоразу, коли потрібно змінити список значень вибору, який може вибрати користувач.
Стовпці керованих метаданих також мають кілька унікальних функцій і характеристик, які допомагають користувачам вибирати терміни та застосовувати їх до вмісту, як-от підтримка прогнозування вводу, а також підтримка неоднозначності термінів, описів, синонімів і багатомовних значень.
Випередження вводу, усунення неоднозначностей, описи, синоніми
Коли користувач починає вводити значення в полі керованих метаданих, відображаються всі терміни у зв'язаному наборі термінів, які починаються із введених користувачем символів. Разом із самим терміном може вказуватися ім'я набору термінів і його положення в ієрархії, що може допомогти користувачам вибрати відповідний термін.
Користувачі можуть наводити вказівник миші на запропоновані терміни, щоб побачити описовий текст і прийняти правильні рішення.
Якщо для терміна вказано синоніми, користувачі можуть ввести їх, і буде призначено правильний термін.
Збирач дерев
Коли користувачі оновлюють стовпець керованих метаданих, вони можуть ввести потрібне значення або клацнути піктограму позначки, яка відображається поруч із полем керованих метаданих, щоб відкрити діалогове вікно вибору термінів, у якому можна вибрати значення з ієрархії набору термінів. Це зручно для користувачів, які не знайомі з доступними умовами. Якщо набір термінів настроєно на відкриття, а стовпець керованих метаданих для нього дозволяє введення значень, користувачі можуть мати можливість додати новий термін до набору термінів. Або вони можуть просто мати можливість надіслати відгук призначеній контактній особі для набору термінів.
Стовпці метаданих
Стовпець керованих метаданих дає змогу контролювати, яку інформацію можна вводити в стовпець. Користувачі вибирають терміни або фрази, введені в стовпець, із попередньо визначеного набору керованих термінів.
Примітка.
Створювати або настроювати стовпці сайту може лише адміністратор колекції сайтів. Щоб створювати стовпці для списків або бібліотек, необхідно мати рівень дозволів "Керування списками". Власники сайтів мають цей дозвіл за замовчуванням.
Стовпець керованих метаданих можна зіставити з набором термінів або з окремим терміном, який представляє підмножину набору термінів (що може виявитися корисним для ієрархічних наборів термінів). Якщо зіставити стовпець із набором термінів, у ньому буде відображено всі доступні терміни. Якщо зіставити стовпець з окремим терміном у наборі термінів, цей термін відображатиметься у стовпці та будь-які інші терміни під цим терміном в ієрархії.
Спосіб і місце створення стовпців керованих метаданих має враховуватися в плануванні керованих метаданих в організації.
Створення стовпця керованих метаданих
Ви можете створити стовпець керованих метаданих, який буде зіставлено з наявним набором термінів або терміном на будь-якому рівні на сайті (наприклад, як стовпець сайту чи стовпець локального для певного списку чи бібліотеки). Однак якщо потрібно, щоб стовпець керованих метаданих був доступний для повторного використання та був корисний іншим користувачам, які створюють нові типи вмісту сайту або настроюють списки й бібліотеки, тоді його можна створити як стовпець сайту.
| Щоб створити новий стовпець сайту керованих метаданих, зіставлений із наявним набором термінів: | Щоб створити новий стовпець керованих метаданих для списку або бібліотеки, який зіставляється з наявним набором термінів: |
|---|---|
|
|
Зіставлення нового стовпця сайту керованих метаданих із наявним набором термінів або терміном
- У стовпці "Новий сайт " у розділі " Ім'я та тип" введіть ім'я, яке потрібно присвоїти стовпцю.
- У розділі "Тип відомостей у цьому стовпці" виберіть пункт "Керовані метадані".
- У розділі " Група " виберіть або створіть групу, у якій потрібно впорядкувати стовпець.
- У розділі " Додаткові настройки стовпця " введіть опис і вкажіть, чи потрібно, щоб необхідні користувачі вказували значення для цього стовпця. Крім того, ви можете вказати, чи потрібно застосовувати до стовпця унікальні значення.
- У розділі "Поле з кількома значеннями " вкажіть, чи потрібно дозволяти додавання кількох значень до стовпця. Якщо дозволити кілька значень, користувачі не зможуть сортувати дані за цим стовпцем у поданнях списку.
- У розділі Формат відображення вкажіть, чи потрібно відображати у стовпці лише підпис терміна, чи термін і повний шлях до нього в ієрархії набору термінів.
Відображення повного ієрархічного шляху може бути корисним у ситуаціях, коли контекст самого терміна може бути незрозумілим. - У розділі "Настройки набору термінів " виберіть " Використовувати керований набір термінів ", а потім виконайте одну з таких дій:
a. Щоб знайти набір термінів, який містить потрібні терміни, введіть ім'я терміна та натисніть кнопку "Знайти ". Набір термінів або термін можна вибрати з результатів у полі. Якщо пошук потрібно повторити, натисніть кнопку "Скинути ".
b. Щоб знайти набір термінів або термін, який потрібно зіставити з цим стовпцем, клацніть стрілку ліворуч від застосунку служби керованих метаданих , що відображається у вікні, щоб розгорнути його та знайти потрібний набір термінів. Продовжуйте розгортати вузли, доки не знайдете потрібний набір термінів або термін. Клацніть його, щоб вибрати набір або термін. - У розділі « Дозволити заповнення » вкажіть, чи потрібно дозволити користувачам додавати нові значення до набору термінів. Якщо вибраний набір термінів закрито, ви не зможете дозволити заповнення.
- У розділі "Значення за промовчанням " можна за потреби вказати термін, який використовуватиметься як значення за промовчанням для стовпця. Можна ввести термін або клацнути піктограму "Позначки ", щоб знайти термін за допомогою засобу вибору термінів.
- Натисніть кнопку OK.
Зіставлення нового стовпця керованих метаданих бібліотеки або списку з наявним набором термінів
- На панелі Create Column (Створення стовпця ) введіть потрібне ім'я та (необов'язково) опис стовпця керованих метаданих
- Для керованих метаданих попередньо вибрано параметр "Тип", але ви також можете змінити тип стовпця. Якщо їх змінити, настройки стовпців залишаться стандартними для відповідного типу.
- У параметрі "Термін" натисніть кнопку "Виділити", а потім знайдіть або виберіть набір термінів або термін для стовпця.
- У розділі "Значення за промовчанням " можна за потреби вказати термін, який використовуватиметься як значення за промовчанням для стовпця. Можна ввести термін або клацнути піктограму "Позначки ", щоб знайти термін.
- Виберіть пункт "Додаткові параметри ", щоб виконати такі дії (необов'язково):
a. У розділі Формат відображення вкажіть, чи потрібно відображати у стовпці лише підпис терміна, чи термін і повний шлях до нього в ієрархії набору термінів. Відображення повного ієрархічного шляху може бути корисним у ситуаціях, коли контекст самого терміна може бути незрозумілим.
b. У розділі " Дозволити користувачам вводити нові значення " вкажіть, чи потрібно дозволити користувачам додавати нові значення до набору термінів. Якщо вибраний набір термінів закрито, ви не зможете дозволити заповнення нових значень.
В. У розділі "Поле з кількома значеннями " вкажіть, чи потрібно дозволяти додавання кількох значень до стовпця. Якщо дозволити кілька значень, користувачі не зможуть сортувати дані за цим стовпцем у поданнях списку.
Г. У розділі " Обов'язкова наявність інформації " вкажіть, чи потрібно позначити стовпець як обов'язкове поле. Після ввімкнення користувачі мають вводити значення для кожного рядка.
e. У розділі " Застосування унікальних значень " можна вказати, чи потрібно примушувати користувачів вводити у стовпець лише унікальні значення.
Зіставлення нового стовпця з новим набором термінів
Якщо потрібного набору термінів немає, можна також створити новий набір термінів для нового стовпця керованих метаданих. Ви створюєте набір термінів як "локальний" набір термінів, який можна використовувати лише в межах тієї колекції сайтів, де його створено. Будь-які терміни, додані до локального набору термінів, не пропонуватимуться як пропозиції в стовпцях корпоративних ключових слів (на відміну від термінів у глобальних наборах термінів).
Створювати або настроювати стовпці сайту може лише адміністратор колекції сайтів. Щоб створювати стовпці для списків або бібліотек, необхідно мати рівень дозволів "Керування списками". Власники сайтів мають цей дозвіл за замовчуванням.
| Щоб створити новий стовпець сайту керованих метаданих, зіставлений із наявним набором термінів: | Щоб створити новий стовпець керованих метаданих для списку або бібліотеки, який зіставляється з наявним набором термінів: |
|---|---|
|
|
- На сторінці "Новий стовпець сайту " або " Створити стовпець " (залежно від типу стовпця, який ви створюєте) у розділі "Ім'я та тип" введіть потрібне ім'я.
- У розділі "Тип відомостей у цьому стовпці" виберіть пункт "Керовані метадані ".
- У розділі " Додаткові настройки стовпця " введіть опис стовпця та вкажіть, чи потрібно вимагати від користувачів вводити значення для стовпця. Крім того, ви можете вказати, чи потрібно застосовувати до стовпця унікальні значення.
- Якщо ви додаєте стовпець до списку або бібліотеки, ви також можете вказати, чи потрібно додати цей новий стовпець керованих метаданих до всіх типів вмісту списку або бібліотеки (якщо для бібліотеки ввімкнуто кілька типів вмісту). Також можна вказати, чи потрібно додати цей стовпець до подання списку або бібліотеки за промовчанням.
- У розділі "Поле з кількома значеннями " вкажіть, чи потрібно дозволяти додавання кількох значень до стовпця. Якщо дозволити кілька значень, користувачі не зможуть сортувати дані за цим стовпцем у поданнях списку.
- У розділі Формат відображення вкажіть, чи потрібно відображати у стовпці лише підпис терміна, чи термін і повний шлях до нього в ієрархії набору термінів.
Відображення повного ієрархічного шляху може бути корисним у ситуаціях, коли контекст самого терміна може бути незрозумілим. - У розділі «Параметри набору термінів » виберіть пункт «Настроїти набір термінів», а потім введіть опис набору термінів.
- Натисніть кнопку «Редагувати за допомогою диспетчера наборів термінів», а потім натисніть кнопку «OK », коли буде запропоновано зберегти зміни.
- Щоб настроїти набір термінів, виконайте кроки, описані в розділі "Створення та настроювання нового набору термінів ".
Створення та настроювання нового набору термінів
- В області властивостей засобу керування сховищем термінів зазначте наведені нижче відомості про новий набір термінів.
| У цьому полі | Дії |
|---|---|
| Ім'я набору термінів | Введіть ім'я набору термінів. Це поле вже має бути заповнено іменем стовпця, але ви можете оновити або змінити його |
| Опис | Введіть опис, який допоможе користувачам зрозуміти, як їм слід використовувати ці умови. |
| Власник | Якщо власником набору термінів має бути хтось інший, можна змінити власника на іншого користувача або групу. Ви можете ввести лише один елемент. |
| Контакт | Введіть адресу електронної пошти, якщо потрібно, щоб користувачі сайту могли надавати відгуки про набір термінів, коли вони оновлюють значення стовпця керованих метаданих. |
| Зацікавлені сторони | Додайте імена користувачів або груп, яких слід сповістити перед внесенням суттєвих змін до набору термінів. |
| Політика надсилання | Укажіть, яким має бути набір термінів: закритий чи відкритий. Якщо набір термінів закритий, користувачі не можуть додавати до нього нові терміни, коли оновлюють значення для стовпця керованих метаданих, зв'язаного з цим набором термінів. Оновлювати набір термінів можуть лише особи з дозволом на оновлення керованих метаданих. Якщо набір термінів відкрито, користувачі можуть додавати нові терміни до набору термінів, якщо стовпець також настроєно на вибір заповнювачів. |
| Доступно для позначення | Установіть прапорець, щоб зробити терміни в наборі термінів доступними для позначення. Якщо зняти цей прапорець, цей набір термінів не відображатиметься для більшості користувачів. Якщо набір термінів ще розробляється або іншим чином не готовий до використання, можна зняти прапорець. |
- Натисніть кнопку "Зберегти ", щоб зберегти оновлення властивостей.
- Щоб додати терміни до набору термінів, наведіть вказівник на набір термінів в елементі керування деревом ліворуч, клацніть стрілку, що з'явиться, виберіть команду «Створити термін» і введіть потрібне ім'я для терміна.
- В області властивостей укажіть такі відомості про новий термін:
| У цьому полі: | Дії |
|---|---|
| Доступно для позначення | Установіть прапорець, щоб зробити цей термін доступним для позначення. Якщо зняти прапорець, цей пункт відображатиметься, але його буде вимкнуто в інструментах позначення. |
| Language | Виберіть мову цієї мітки для терміна. |
| Опис | Введіть опис, щоб допомогти користувачам зрозуміти, як використовувати цей термін або як відрізнити його від схожих термінів. |
| Підпис за промовчанням | Введіть слово або фразу, які мають використовуватися як підпис за замовчуванням для цього терміна для цієї мови. |
| Інші етикетки | Укажіть синоніми для цього терміна. Зробіть це, якщо ви хочете, щоб кілька слів або фраз з однаковим значенням розглядалися як єдине ціле для керування метаданими. Щоб додати кілька синонімів, введіть слово та натисніть клавішу Enter, щоб створити додаткові рядки. Наприклад, якщо створюється термін для позначення кольору за замовчуванням "синій", можна додати "лазур", "сапфір", "індиго" та "кобальт" як можливі синоніми. |
| Член | Описує ім'я, опис, власника та інші відомості про батьківський набір термінів. |
- Натисніть кнопку Зберегти.
- Повторіть кроки 3 – 5, щоб додати нові умови.
- Щоб створити підтерміни під термінами, наведіть вказівник миші на окремий термін, під яким потрібно вкласти інший термін, клацніть стрілку, що з'явиться, виберіть команду Створити термін і введіть потрібне ім'я для терміна.
- Повторіть кроки 4 та 5, щоб указати властивості для підумов (виберіть термін, який потрібно оновити першим).
- За замовчуванням терміни в наборах термінів відображаються в порядку сортування за замовчуванням для мови. Якщо потрібно вказати настроюваний порядок сортування, який би однаково змінював терміни, незалежно від мови або змін у підписах термінів, виберіть набір термінів в елементі керування дерева, а потім перейдіть на вкладку "Настроюване сортування " праворуч. Установіть перемикач "Використовувати настроюваний порядок сортування" та за допомогою полів списків упорядкуйте терміни в потрібному порядку номерів.
