Ви можете відстежувати інформацію та керувати нею з часом за допомогою керування версіями в списках і бібліотеках, а також переглядати та відновлювати попередні версії з журналу елемента.
Якщо цей параметр увімкнуто, нові версії додаються до журналу елемента після збереження змін. Кількість збережених версій і видимість чернеток або проміжних версій можна змінити для кожного списку та бібліотеки.
Увімкнення та настроювання керування версіями в списку або бібліотеці
Відкрийте список або бібліотеку, для якої потрібно ввімкнути керування версіями.
Натисніть
, а потім виберіть Настройки списку або Настройки бібліотеки.
На сторінці Настройки виберіть Настройки керування версіями.
На сторінці "Настройки версії" доступні такі параметри:
Для бібліотеки документів:
вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів;
Створюйте версії щоразу, коли редагуєте файл у цій бібліотеці документів, використовуючи лише основні версії або основні та проміжні версії.
обмежити кількість версій і чернеток, що зберігаються;
указати, кому відображаються чорнові елементи;
Вимагати взяття документів на редагування перед їх редагуванням.
Для списку:
вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів;
створювати версію щоразу під час редагування елемента в списку;
обмежити кількість версій і чернеток, що зберігаються;
указати, кому відображаються чорнові елементи в списку.
Натисніть кнопку OK.
Перегляд, відновлення або видалення попередньої версії в списку чи бібліотеці
Відкрийте список або бібліотеку з елементом або документом, для якого потрібно переглянути її журнал.
Поруч з елементом, для якого потрібно переглянути журнал, виберіть ... (три крапки).
Виберіть Журнал версій.
Якщо журнал версій не відображається, виберіть Додатково, а потім – Журнал версій.
У діалоговому вікні Журнал версій наведіть вказівник миші на посилання на дату в попередній версії, а щоб відобразити меню, клацніть стрілку вниз.
У меню можна виконати такі дії:
- Переглянути поточний документ. З'явиться діалогове вікно, у якому можна відновити або видалити попередню версію, а також переглянути поточний стан затвердження. Поточну версію також можна змінити в цьому діалоговому вікні.
- Відновити документ. З'явиться діалогове вікно із запитом на додавання до нього затвердженого документа. Його буде додано як нову версію.
- Видалити документ. З'явиться діалогове вікно із запитом на надсилання елемента до кошика.
- Відхилити цю версію. Відображається лише в затверджених документах, а не в разі видалення.
Коли все буде готово, у верхньому правому куті натисніть кнопку X.
Інші параметри, які впливають на керування версіями
Ви можете налаштувати інші параметри, які впливають на керування версіями. У списках і бібліотеках можна вимагати затвердження вмісту. У бібліотеках можна вимагати взяття файлів на редагування.
Відомості про ці та інші параметри див. в статті Керування версіями в списку або бібліотеці.