Pode sincronizar dados entre uma lista externa e o Microsoft Excel e manter ambos os conjuntos de dados atualizados. Por exemplo, poderá pretender manter um inventário de produtos numa lista para que seja fácil partilhá-lo e atualizá-lo, mas também efetuar análises periódicas de inventário através do Microsoft Excel.
Nota
Não pode sincronizar uma lista externa com versões anteriores do Excel 2013. Se tentar fazê-lo, será apresentada uma caixa de diálogo de erro a indicar "Não é possível ligar à lista".
Para obter mais informações, consulte Localizar conteúdo sobre dados externos.
Preparação e pré-requisitos para utilizar dados externos.
Trabalhar com dados externos exige várias tarefas com pré-requisitos para permitir um acesso seguro aos dados. A informação seguinte pode ajudá-lo a planear os seus próximos passos. Além disso, se tiver problemas ao tentar trabalhar com dados externos, esta informação pode ajudá-lo a identificar o problema. Para aceder a dados externos, o utilizador ou um administrador tem de fazer o seguinte:
Preparar a origem de dados externa Um administrador pode precisar criar uma conta e fornecer permissões para a fonte de dados para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados e que os dados não acabem nas mãos erradas. Numa base de dados externa, o administrador também pode querer criar tabelas, vistas, consultas e outros itens específicos para limitar os resultados ao que é efetivamente necessário e ajudar a melhorar o desempenho.
Configurar serviços e contas do SharePoint Um administrador tem de ativar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio e o Serviço de Arquivo Seguro. Para obter informações sobre como usar esses serviços, consulte Configurar soluções dos Serviços de Conectividade Empresarial para o SharePoint 2013 e Criar uma Lista Externa a partir de uma tabela de SQL Azure com Serviços Corporativos de Conectividade e Repositório Seguro.
Configurar Serviços de Arquivo Seguro Um administrador tem de fazer o seguinte: determinar o melhor modo de acesso para a origem de dados externa, criar uma aplicação de destino e definir as credenciais para a aplicação de destino. Para obter informações sobre como usar esses serviços, consulte Criar ou editar um Aplicativo de Destino de Repositório Seguro.
Configurar os Serviços de Conectividade a Dados de Negócio Um administrador tem de garantir que o utilizador que cria o tipo de conteúdo externo tem permissão para o arquivo de metadados da Conectividade a Dados de Negócio e que os utilizadores adequados têm acesso ao tipo de conteúdo externo no qual a lista externa se baseia. Para obter informações sobre como usar esses serviços, consulte Configurar soluções dos Serviços Corporativos de Conectividade para o SharePoint 2013.
Criar um tipo de conteúdo externo Um utilizador tem de definir um tipo de conteúdo externo que tenha informações sobre ligações, acesso, métodos de operação, colunas, filtros e outros metadados utilizados para recuperar os dados da origem de dados externa.
Criar uma lista externa Um utilizador tem de criar uma lista externa com base no tipo de conteúdo externo e numa ou mais vistas da lista externa, conforme necessário.
Certifique-se de que os produtos do Office estão prontos a utilizar Para sincronizar dados externos com os produtos do Office, tem de ter, pelo menos, o Windows 7 e os seguintes produtos de software gratuitos em cada computador cliente: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5.0 para OData V3 (se necessário, ser-lhe-á automaticamente pedido para transferir o software). Certifique-se também de que a opção de instalação do Office, Serviços de Conectividade Empresarial , está ativada (esta é a predefinição). Esta opção instala o Business Connectivity Services Client Runtime que faz o seguinte: armazena em cache e sincroniza com dados externos, mapeia dados de negócio para tipos de conteúdo externo, apresenta o seletor de itens externos nos produtos do Office e executa soluções personalizadas dentro dos produtos do Office.
Para obter informações mais gerais sobre o uso de dados externos, consulte Encontrar conteúdo sobre dados externos.
Exportar a lista externa para o Excel
- Navegue para o site SharePoint que contém a lista.
- Na Iniciação Rápida, selecione o nome da lista do SharePoint ou selecione Definições
, selecione Conteúdos do site ou Ver Todo o Conteúdo dos Sites e, em seguida, na secção de lista adequada, selecione o nome da lista. - Selecione Lista e, em seguida, selecione Exportar para Excel.
Por predefinição, esta capacidade está ativada em listas externas, mas pode ser desativada por um administrador de sistema. - Se lhe for pedido para confirmar a operação, selecione OK.
- Na caixa de diálogo Download de Arquivo , selecione Abrir.
- Se lhe for perguntado se pretende ativar as ligações de dados no seu computador, selecione Ativar se acredita que é seguro ativar a ligação aos dados no site do SharePoint.
É criada uma Tabela do Excel com uma ligação de dados baseada num ficheiro de consulta Web. As colunas na tabela exportada são determinadas pela vista da lista externa atual. Os dados externos exportados são determinados pelos filtros definidos no tipo de conteúdo externo e na vista de lista externa, bem como pelas definições de idioma do site SharePoint. Os limites de páginas são ignorados.