Depois de criar uma lista ou biblioteca no Listas Microsoft, SharePoint ou Teams, pode criar regras para automatizar tarefas, como enviar uma notificação a alguém quando os dados mudam na lista ou é criado um novo ficheiro na biblioteca.
Irá escolher uma condição que aciona a regra e a ação que a regra irá tomar. (Para demonstrar, o procedimento seguinte cria uma regra para uma lista. Será acionada uma notificação quando um item for modificado.)
Com a lista ou biblioteca aberta, selecione Integrar e, em seguida, selecione Regras.
Em Agir quando, selecione uma condição que aciona a regra. Por exemplo, um item foi modificado.
A sua seleção aqui cria uma declaração de regra que irá concluir no passo seguinte.
Nota
Ao utilizar "aproxima-se uma data", só pode utilizar duas deste tipo de regra por lista ou biblioteca.
A criação de uma regra baseada numa coluna de texto com várias linhas não é suportada.Selecione cada uma das partes sublinhadas da declaração de regra para personalizar a condição ao selecionar uma coluna, o valor da coluna e quem notificar.
Por exemplo, para concluir uma regra para notificar a pessoa Criado Por quando um valor de coluna cumpre uma condição, pode escolher quando o Preço de compra é alterado e o novo valor é superior a um valor especificado e o e-mail Criado Por (Pode especificar uma pessoa ou vários indivíduos, ou uma coluna, mas não um endereço de e-mail de grupo).
Quando tiver terminado a personalização da declaração, selecione Criar.
Verá a sua regra concluída na página Gerir regras e a regra será ativada. Os e-mails de notificação são enviados a partir do endereço no-reply@sharepointonline.comde e-mail. Regresse a esta página sempre que precisar de editar, eliminar ou gerir uma regra.
Resolução de Problemas: não é possível criar uma regra
Se encontrar um erro ao tentar criar uma regra, é provável que seja causado pelas permissões aplicadas à lista ou biblioteca. Precisa da ajuda de alguém que seja proprietário da biblioteca ou lista para corrigir esta situação, conforme descrito abaixo.
Permissões para bibliotecas
De forma a gerir regras, tem de lhe ser concedida a permissão "Contribuir" para a biblioteca pelo proprietário. O proprietário pode fazer isso compartilhando a biblioteca com você e especificando Contribuir.
Permissões para listas
Além disso, de forma a gerir regras, tem de lhe ser concedida a permissão "Contribuir" para a lista pelo proprietário da lista. O proprietário pode fazer isso compartilhando a lista com você e especificando Contribuir.