Introdução às listas

Uma lista é uma coleção de dados que pode partilhar com os membros da sua equipa e com as pessoas às quais forneceu acesso. Irá encontrar vários modelos de lista prontos a utilizar que fornecem um bom ponto de partida para organizar itens de lista. Saiba mais em Modelos de lista no Microsoft 365.

Este artigo explica os conceitos subjacentes à criação e utilização de listas. Pode criar listas no SharePoint, na aplicação Listas no Microsoft 365 ou no Microsoft Teams. Saiba como começar com as Listas no Microsoft Teams.

Consulte os seguintes artigos para obter informações sobre listas:

• Criar uma lista
• Eliminar uma lista
• Criar, modificar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca
• Listas no Microsoft 365
• Configurar a navegação de metadados de uma lista ou biblioteca
• Gerir listas e bibliotecas de grandes dimensões

Selecione um título abaixo para abri-lo e ver as informações detalhadas.

Descrição geral de listas

Normalmente, as organizações utilizam vários tipos de listas, incluindo ligações, anúncios, contactos, controlo de problemas e inquéritos, entre outras.

As listas também podem incluir tarefas que pode utilizar como um ponto focal para a colaboração em equipa ou numa solução empresarial. Em muitos casos, as listas podem fornecer soluções rápidas e eficazes com poucas ou nenhumas modificações.

Por exemplo, pode utilizar:

• Tarefas Inclui controlo da propriedade e do progresso, bem como uma linha cronológica na página para uma apresentação visual apelativa do conteúdo da lista.
• Controlo de problemas Inclui controlo de versões e armazenamento de histórico de versões, para uma análise mais aprofundada de projetos de grupo de trabalho e de tarefas de trabalho comuns.

As listas são avançadas e flexíveis e têm muitas funcionalidades incorporadas que proporcionam uma forma de armazenar, partilhar e trabalhar com dados.

Por exemplo, pode:

• Crie uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Escolha, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode anexar um ou mais ficheiros a um item de lista para fornecer detalhes adicionais, como uma folha de cálculo com números de suporte ou um documento com informações básicas.
• Criar vistas de lista para organizar, ordenar e filtrar dados de formas diferentes e específicas; alterar os metadados, como adicionar e eliminar colunas e modificar regras de validação; e utilizar listas de forma consistente em todos os sites com tipos de conteúdos, colunas de site e modelos. Por exemplo, pode ver apenas os eventos atuais a partir de um calendário numa home page e criar uma vista visual (semelhante a um calendário de parede) noutra página.
• Crie relações entre listas ao utilizar uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e imposição de relação (eliminação em cascata e restrita), que melhoram a sua capacidade de criar soluções empresariais mais sofisticadas e ajudam a preservar a integridade dos seus dados.
• Criar listas personalizadas, apresentar os dados em Peças Web e em Páginas de Peças Web e importar, exportar e ligar a dados de outros programas, como o Excel e o Access.
• Controlar versões e um histórico detalhado, exigir aprovação para modificação de dados, utilizar segurança de pasta e ao nível dos itens, dar entrada e dar saída, e ficar automaticamente a par de alterações utilizando alertas e feeds RSS.
• Organizar conteúdos de uma lista em pastas para maior conveniência e melhor desempenho, e melhorar o desempenho geral com listas grandes utilizando indexação.

Formas de trabalhar com listas

Seguem-se algumas formas como pode trabalhar com listas para o ajudar a gerir informações para o seu grupo.

Controlar versões e histórico detalhadoControle as versões dos itens de lista para que possa ver que itens mudaram de versão para versão, bem como quem alterou os itens de lista. Se forem cometidos erros numa versão mais recente, pode restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se a sua organização precisar de monitorizar uma lista à medida que evolui.

Exigir aprovaçãoEspecifique que é necessária a aprovação de um item de lista antes de poder ser visualizado por todos. Os itens permanecem num estado pendente até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para os aprovar. Pode controlar que grupos de utilizadores podem ver um item de lista antes de ser aprovado.

Personalizar permissões Especifique se os participantes da sua lista podem ler e editar apenas os itens que criaram ou todos os itens da lista. People que têm permissão para gerir listas podem ler e editar todos os itens de lista. Também pode aplicar níveis de permissão específicos a um único item de lista, por exemplo, se o item contiver informações confidenciais.

Criar e gerir vistasCriar vistas diferentes da mesma lista. Os conteúdos da lista propriamente dita não se alteram, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas possam encontrar as informações mais importantes ou interessantes, consoante as suas necessidades.

Atualizar listas Independentemente do tipo de lista que estiver a atualizar, o processo é semelhante para adicionar, editar e eliminar itens de lista.

Adicionar ou editar itens de lista

Existem duas formas de adicionar ou editar itens de lista:

• Usando um formulário, que é o método padrão.
• Inline, o que significa que adiciona o item diretamente na página de lista.

Se a lista estiver configurada para controlar versões, é criada uma nova versão do item de lista sempre que editar um item de lista. Pode ver um histórico de como o item de lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se cometer um erro numa versão mais recente.

Utilizar fórmulas e valores calculados Utilize fórmulas e valores calculados para gerar informações nas colunas de uma lista de forma dinâmica. As operações podem incluir informações de outras colunas numa lista, bem como funções do sistema, como HOJE, para indicar a data atual. Por exemplo, pode especificar uma data para conclusão predefinida que corresponde a sete dias da data atual.

Manter-se informado sobre as alterações As listas e vistas podem utilizar RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. RSS é uma tecnologia que permite às pessoas receber e visualizar atualizações, ou feeds RSS, de notícias e informações em um local consolidado. Também pode criar alertas de e-mail para notificá-lo quando as listas forem alteradas ou quando forem adicionados novos itens. Os alertas são uma forma conveniente de controlar as alterações que são importantes para si.

Criar relações de lista Criar uma relação entre duas listas. Na lista de origem, cria uma coluna de pesquisa que obtém (ou "pesquisa") um ou mais valores de uma lista de destino se esses valores corresponderem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se quiser, pode continuar a adicionar mais colunas da lista de destino à lista de origem. Quando cria uma coluna de pesquisa, também pode decidir impor um comportamento de relação ao definir uma opção de eliminação em cascata ou restrita-eliminação que ajuda a manter os seus dados válidos e a impedir inconsistências que podem causar problemas no futuro.

Partilhar informações de lista com um programa de base de dados Se tiver um programa de base de dados instalado, como o Access, pode exportar e importar dados de e para o seu site, bem como ligar uma tabela da base de dados a uma lista. Quando trabalha com os dados da sua lista numa base de dados do Access, também pode criar consultas, formulários e relatórios. Para mais informações, consulte Importar dados para uma aplicação Web do Access a partir de uma base de dados Access.

Utilizar listas de forma consistente em todos os sites Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, pode adicionar consistência em várias listas com tipos de conteúdos, colunas de site e modelos. Estas funcionalidades permitem-lhe reutilizar as definições e a estrutura de listas de forma eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para um problema de atendimento ao cliente que especifique determinadas colunas (como contato do cliente) e processos de negócios para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna de site para nomes de departamentos que tem uma lista pendente de departamentos. Pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma forma em cada lista.

Trabalhar em itens de lista a partir de um programa de e-mail Utilize um programa de e-mail compatível com tecnologias Microsoft para levar consigo informações importantes da lista. Por exemplo, com o Outlook, pode ver e atualizar tarefas, contactos e áreas de debate no seu site a partir do Outlook. Para obter mais informações, consulte Conectar uma lista externa ao Outlook.

Definir a segmentação de conteúdoAtive a segmentação de conteúdos para filtrar itens por grupos.

Tipos de listas

O tipo de lista utilizada depende do tipo de informações que está a partilhar.

Notícias Partilhe notícias e estados e forneça lembretes. Os anúncios suportam formatação melhorada com imagens, hiperligações e texto formatado.

Contatos Armazene informações sobre pessoas ou grupos com os quais trabalha. Se estiver a utilizar um programa de gestão de e-mail ou de contactos compatível com tecnologias Microsoft, pode ver e atualizar os contactos do seu site no outro programa. Por exemplo, pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização a partir de um programa de e-mail compatível com tecnologias da Microsoft, como o Outlook. Uma lista de contactos não gere realmente os membros do seu site, mas pode ser utilizada para armazenar e partilhar contactos para a sua organização como, por exemplo, uma lista de fornecedores externos.

Áreas de debate Disponibilize um local central para gravar e armazenar os debates de equipa, semelhante ao formato dos newsgroups. Se o administrador tiver ativado as listas no seu site para receber mensagens de e-mail, as áreas de debate podem armazenar discussões por e-mail dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para a versão do novo produto da sua organização.

Ligações Forneça uma localização central para ligações à Internet, à intranet da sua empresa e a outros recursos. Por exemplo, pode criar uma lista de ligações para os sites dos seus clientes.

Ligações promovidas Apresentar um conjunto de ações de ligação num esquema visual.

Calendar Store para os eventos da sua equipa ou para situações específicas, como férias da empresa. Um calendário fornece vistas visuais, semelhantes a um calendário de secretária ou de parede, dos eventos da sua equipa, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos para todo o dia. Também pode controlar marcos da equipa, tais como prazos ou datas de lançamento de produtos, que não estejam relacionados com um intervalo de tempo específico. Para obter mais informações, consulte Criar um modo de exibição de calendário a partir de uma lista.

Tarefas Controle informações sobre projetos e outros eventos pendentes para o seu grupo. Pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o estado e a percentagem de conclusão à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de tarefas ou e-mail compatível com tecnologias Microsoft, pode ver e atualizar as suas tarefas do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas para o processo orçamental da sua organização e, em seguida, visualizá-la e atualizá-la no Outlook, juntamente com outras tarefas. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Tarefas do projeto Armazene informações de tarefas com uma vista Gantt e barras de progresso. Pode controlar o estado e a percentagem concluída à medida que a tarefa avança para a conclusão. Se estiver a utilizar um programa de gestão de tarefas ou e-mail compatível com tecnologias Microsoft, pode ver e atualizar as tarefas do projeto a partir do seu site no outro programa. Por exemplo, pode criar uma lista de tarefas de projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho, criar um manual de formação e, em seguida, pode controlar o progresso da sua organização a partir do Project. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Controlo de problemas Armazene informações sobre problemas específicos, como problemas de suporte, e monitorize o seu progresso. Pode atribuir problemas, categorizá-los e relacioná-los entre si. Por exemplo, você pode criar uma lista de controle de problemas para gerenciar problemas e soluções de atendimento ao cliente. Também pode comentar problemas sempre que os editar, criando um histórico de comentários sem alterar a descrição original do problema. Por exemplo, um representante do suporte ao cliente pode registar todos os passos dados para resolver o problema e os respetivos resultados. Também pode utilizar uma lista de Controlo de Problemas com um fluxo de trabalho de Três Estados para ajudar a sua organização a gerir o controlo de problemas ou de projetos. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista.

Inquérito Recolha e compile feedback, como um inquérito de satisfação de funcionário ou um questionário. Pode estruturar as suas perguntas e respostas de várias formas diferentes e ver uma descrição geral do seu feedback. Se tiver instalado um programa de folha de cálculo ou de base de dados compatível com tecnologias Microsoft, pode exportar os resultados para os analisar em detalhe. Para obter mais informações, consulte Criar uma pesquisa.

Personalizado Iniciar uma lista do zero. Também pode criar uma lista personalizada baseada numa folha de cálculo, se tiver um programa de folha de cálculo compatível com tecnologias Microsoft. Por exemplo, pode importar uma lista do Excel que criou para armazenar e gerir contratos com fornecedores. Para obter mais informações, consulte Criar uma lista com base em uma planilha.

Listas externas Trabalhe com dados armazenados fora de uma lista, mas nos quais pode ler e escrever no Microsoft 365. A origem de dados de uma lista externa é denominada Tipo de conteúdo Externo. Ao contrário de uma lista nativa do Microsoft 365, uma lista externa utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial para aceder aos dados diretamente a partir de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), quer esse sistema seja uma base de dados, um serviço Web ou um sistema de linha de negócio.

Lista personalizada na vista de folha de dados Crie uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para apresentar a lista por predefinição na vista de folha de dados. A vista de folha de dados fornece uma grelha de dados para ver e editar dados como linhas e colunas. Pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e sequências de ordenação, apresentar valores e totais calculados e editar convenientemente dados em células de grelha. A vista de folha de dados necessita do Office instalado num computador cliente de 32 bits e de um browser que suporte controlos ActiveX.

Lista de estados Apresente e controle os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau em que os objetivos são atingidos.

Circulações Envie informações, incluindo carimbos de confirmação, para os membros da sua equipa.

Lista de dicionários do Microsoft IME Utilize os dados na lista como um dicionário do Microsoft IME. Pode converter os itens da coluna de Leitura em Apresentação através do Microsoft IME e ver o conteúdo em Comentário na janela Comentário IME. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de conteúdos do PerformancePoint Armazene itens de dashboard, como tabelas de indicadores, relatórios, filtros, páginas de dashboard e outros itens de dashboard, que cria ao utilizar o Dashboard do PerformancePoint Designer.

Idiomas e tradutores Utilizar com um fluxo de trabalho Gestão de Traduções numa Biblioteca de Gestão de Tradução. O fluxo de trabalho utiliza a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista para cada idioma. Pode criar esta lista manualmente ou pode optar por criar esta lista automaticamente quando adicionar um fluxo de trabalho Gestão de Traduções a uma biblioteca de Gestão de Tradução.

Lista de KPIs Monitorize indicadores chave de desempenho (KPIs) para avaliar rapidamente o progresso efetuado relativamente a objetivos mensuráveis. Pode configurar listas de KPI para controlar o desempenho utilizando uma de quatro origens de dados: dados introduzidos manualmente, dados numa lista do Microsoft 365, dados em livros do Excel ou dados do Analysis Services, um componente do Microsoft SQL Server. Depois que a lista de KPIs é criada, você pode usá-la para exibir o status do indicador em uma página de painel.

Importar folha de cálculo Utilizar colunas e dados de uma folha de cálculo existente. Para importar uma folha de cálculo é necessário o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma lista à sua página

Para adicionar uma lista a uma página de experiência moderna do SharePoint:

1. Se a página ainda não estiver no modo de edição, clique em Editar no canto superior direito da página.

2. Paire o cursor do rato acima ou abaixo de uma peça Web existente e verá uma linha com um + dentro de um círculo, com o seguinte aspeto:

   

3. Clique em + e verá uma lista com peças Web que pode escolher. Desloque-se para baixo até à secção Documentos, Listas e Bibliotecas .

4. Selecione Lista.
   Os nomes de todas as listas disponíveis são mostrados.

5. Selecione a lista que pretende inserir na sua página.

6. Se estiver satisfeito com a sua seleção, selecione Guardar como rascunho junto ao canto superior esquerdo. Em seguida, para disponibilizar a página atualizada para outras pessoas, selecione Publicar junto ao canto superior direito.

Para adicionar uma lista a uma página da experiência clássica do SharePoint:

1. Em Sites , clique em e, em seguida, clique em Conteúdo do site.

2. Clique no ícone Adicionar uma aplicação .

   

3. Percorra e clique na aplicação que pretende utilizar. Pode haver mais de uma página.

4. Dê um nome exclusivo ao aplicativo para que você possa recuperá-lo mais tarde para uma página e clique em Criar.

5. Quando voltar ao ecrã Conteúdos do site, pode fazer três coisas:

   • Feche a janela e volte à página. Adicione a nova aplicação à sua página utilizando Inserir Peças Web.
   • Clique na aplicação e comece a introduzir dados.
   • Clique nas reticências (...) e, em seguida, clique em Definições. Pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Organizar listas num site

Embora possa utilizar as funcionalidades das listas de várias formas, a forma como as utiliza depende do tamanho e do número de listas que possui e das necessidades da sua organização.

Armazenar muitos itens numa lista

Talvez você queira uma lista grande para atender a necessidades diversas. Por exemplo, poderá ter um grande número de problemas técnicos para controlar na sua organização, com problemas que se aplicam a vários projetos e grupos.

Utilize uma única lista quando:

• O seu grupo necessita de ver informações resumidas sobre os itens de lista ou vistas diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gestor pode querer ver o progresso de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram arquivados dentro do mesmo período de tempo.
• People quiser navegar ou procurar os problemas na mesma localização num site.
• Pretende aplicar as mesmas definições aos itens de lista, por exemplo, controlar versões ou pedir aprovação.
• Os grupos que trabalham na lista partilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. A permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere várias listas.
• Pretende analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas para a lista. Pode receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações feitas a uma lista através da tecnologia RSS. Os feeds RSS permitem que os membros do grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Criar múltiplas listas

Poderá querer múltiplas listas quando existirem diferenças distintas entre os itens que pretende gerir ou entre os grupos de pessoas que trabalham com as mesmas.

Utilize várias listas quando:

• Não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens em conjunto.
• Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e têm diferentes níveis de permissão.
• Tem de aplicar definições diferentes, como controlo de versões ou aprovação, a vários conjuntos de itens.
• Não precisa de analisar os itens em conjunto nem receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Organizar itens numa lista

Seguem-se algumas das formas de organizar listas e itens de listas:

Adicionar colunas Ajude o seu grupo a identificar os itens mais importantes, pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, pode adicionar a coluna Projeto a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos a ver e trabalhar nos respetivos itens mais facilmente. Também poderá querer adicionar mais colunas se quiser recolher informações adicionais para cada item de lista, tal como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se tiver vários itens numa lista, pode ponderar a indexação de determinadas colunas para melhorar o desempenho quando visualizar vários itens ou mudar de vistas. Esta funcionalidade não altera a forma como os itens estão organizados, mas pode permitir às organizações armazenar mais facilmente um grande número de itens numa lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço na base de dados. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Criar vistas Utilize vistas se as pessoas no seu grupo precisarem frequentemente de ver os dados de uma determinada forma. As vistas utilizam colunas para ordenar, agrupar, filtrar e apresentar os dados. Também pode selecionar quantos itens são apresentados de uma só vez em cada vista. Por exemplo, as pessoas podem navegar numa lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo das suas preferências e da velocidade da ligação.

As vistas dão-lhe a flexibilidade de armazenar um grande número de itens numa lista, mas pode ver apenas os subconjuntos que pretende numa determinada altura, como apenas os problemas que foram publicados este ano ou apenas os eventos atuais num calendário. Pode criar vistas pessoais que só estão disponíveis para si e, se tiver permissão para modificar uma lista, pode criar vistas públicas que estão disponíveis para todos. Para obter mais informações, consulte Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Criar pastas Adicione pastas à maior parte do tipo de listas se o proprietário da lista tiver permitido a criação de pastas. Isto é especialmente útil se os itens da sua lista puderem ser divididos de uma determinada forma, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a analisar e gerir os itens da lista mais facilmente. As tecnologias Microsoft fornecem uma vista em árvore que permite às pessoas navegar nos seus sites e pastas de forma semelhante à forma como trabalham com as pastas no disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter a sua própria pasta. Para obter mais informações, consulte Criar uma pasta em uma lista.