Quando o controlo de versões está ativado numa lista ou biblioteca, pode armazenar, controlar e restaurar itens numa lista e ficheiros numa biblioteca sempre que forem alterados. O controlo de versões, combinado com outras definições, como a finalização da compra, permite-lhe controlar o conteúdo publicado no seu site. Também pode utilizar o controlo de versões para ver ou restaurar uma versão anterior de uma lista ou biblioteca.
Descrição geral do controlo de versões
Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões de uma lista ou biblioteca. O controlo de versões está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista predefinidos, incluindo calendários, listas de controlo de problemas e listas personalizadas. Também está disponível para todos os tipos de ficheiro que possam ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Peças Web. Para obter mais informações sobre como configurar e usar o controle de versão, consulte Habilitar e configurar o controle de versões para uma lista ou biblioteca.
Nota
Se for um cliente do Microsoft 365, o controlo de versões está agora ativado por predefinição quando cria uma nova biblioteca ou lista e irá guardar automaticamente as últimas 500 versões de um documento. Isto irá ajudá-lo a evitar a perda de documentos ou dados importantes. Se tiver bibliotecas ou listas existentes no seu site ou site de equipa que não tenham o controlo de versões ativado, pode ativar o controlo de versões para as mesmas em qualquer altura.
Pode utilizar o controlo de versões para:
- Controlar o histórico de uma versão Quando o controlo de versões está ativado, pode ver quando um item ou ficheiro foi alterado e quem o alterou. Também pode ver quando as propriedades (informações sobre o ficheiro) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data para conclusão de um item de lista, essa informação aparecerá no histórico de versões. Também pode ver os comentários que as pessoas fazem quando dão entrada de ficheiros em bibliotecas.
- Restaurar uma versão anterior Se você cometeu um erro em uma versão atual, se a versão atual estiver corrompida ou se você simplesmente gosta mais de uma versão anterior, você pode substituir a versão atual por uma anterior. A versão restaurada torna-se na nova versão atual.
- Ver uma versão anterior Pode ver uma versão anterior sem substituir a sua versão atual. Se estiver a ver o histórico de versões num documento do Microsoft Office, como um ficheiro Word ou Excel, pode comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.
Se a sua lista ou biblioteca limitarem versões, deve certificar-se de que os contribuintes estão cientes de que as versões anteriores serão eliminadas quando o limite de versões for atingido.
Quando são criadas versões
Quando o controlo de versões está ativado, as versões são criadas nas seguintes situações:
Quando um item de lista ou ficheiro é criado pela primeira vez ou quando um ficheiro é carregado.
Nota
Se for necessário dar saída do ficheiro, tem de dar entrada do ficheiro para criar a respetiva versão.
Quando um ficheiro é carregado e tem o mesmo nome que um ficheiro existente.
Quando as propriedades de um item de lista ou ficheiro são alteradas.
Quando um documento do Office é aberto e guardado. Depois de um documento ser aberto novamente, será criada uma nova versão depois de guardar uma edição.
Periodicamente, ao editar e guardar documentos do Office. Nem todas as edições e gravações criam novas versões. Ao salvar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo em vez de cada edição individual. Isto é comum quando a funcionalidade guardar automaticamente está ativada.
Durante a cocriação de um documento, quando um utilizador diferente começa a trabalhar no documento ou quando um utilizador clica em guardar para carregar as alterações para a biblioteca.
Pode haver até três versões atuais de um arquivo em qualquer momento: a versão com check-out, a versão secundária ou rascunho mais recente e a versão publicada ou principal mais recente. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para os utilizadores que têm permissões para as visualizar.
Versões principais e secundárias
Normalmente, uma versão principal representa um marco, como um ficheiro submetido para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em curso que não está pronto para ser lido por todos os participantes do site. Dependendo da forma como a sua equipa trabalha, é mais provável que a sua equipa precise das versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Ao longo do tempo, poderá ser menos provável que a sua equipa precise de uma versão secundária mais antiga.
Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos ficheiros nas respetivas bibliotecas. Outros apenas controlam as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5.0; As versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5.1.
A maioria das organizações utiliza versões secundárias quando os ficheiros estão em desenvolvimento e versões principais quando são atingidos determinados marcos ou quando os ficheiros estão prontos para serem consultados por um público abrangente. Em muitas organizações, a segurança de rascunho está definida para permitir que apenas o proprietário de um ficheiro e as pessoas que têm permissões aprovem ficheiros. Isso significa que as versões secundárias não podem ser vistas por mais ninguém até que uma versão principal seja publicada.
As listas só suportam versões principais. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização exigir a aprovação de itens numa lista, os itens permanecem no estado Pendente até serem aprovados por alguém que tenha permissões para os aprovar. Enquanto estiverem no estado Pendente, são numerados com números decimais e são referidos como rascunhos.
O número máximo de versões secundárias é 511 e o número de versões principais pode ser ajustado. Para obter informações sobre como definir o número de versões principais, consulte a secção Controlar o número de versões armazenadas .
Se estiver a utilizar uma aplicação online ou a versão de ambiente de trabalho mais recente e tentar guardar outra versão secundária para além do montante máximo, substituirá a versão secundária mais recente. Se estiver a utilizar um cliente antigo, não poderá guardar ou carregar quaisquer alterações. Para evitar a substituição ou para continuar a carregar alterações, tem de publicar a versão principal seguinte. Em seguida, poderá publicar até ao número máximo de versões secundárias novamente para essa versão principal. Para saber como publicar novas versões, consulte Publicar ou anular a publicação de uma versão de um ficheiro.
Nota
Ao substituir ou não guardar versões secundárias, não existe efetivamente nenhum controlo de versões no seu ficheiro. Uma vez que as aplicações atualizadas substituirão a versão mais recente e os clientes antigos não guardarão nada, assim que atingir o limite de versões secundárias, o seu histórico de documentos deixará de ser monitorizado.
Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.
Numeração de versão
Os números de versão são adicionados automaticamente sempre que cria uma nova versão. Numa lista ou biblioteca com o controlo de versões principal ativado, as versões têm números inteiros, como 1.0, 2.0, 3.0 e por aí adiante. Em bibliotecas, o seu administrador pode ativar o controlo de versões tanto para as versões principais como para as secundárias. Quando estão a ser controladas versões secundárias, têm números decimais, como 1.1, 1.2, 1.3 e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2.0. As versões secundárias subsequentes são numeradas 2.1, 2.2, 2.3 e assim por diante.
Ao eliminar uma saída de ficheiro, o número da versão não é alterado. Se a versão mais recente foi a versão 3.0, ele permanece em 3.0 depois de descartar o check-out.
Quando elimina uma versão, esta é movida para a Reciclagem e o respetivo número é incluído na mesma. O Histórico de Versões apresentará os restantes números de versão. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se tiver um documento com as versões secundárias 4.1 e 4.2 e decidir eliminar a versão 4.1, o histórico de versões resultante mostra apenas as versões 4.0 e 4.2. A imagem seguinte mostra esse exemplo.
Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.
Determinar quem pode ver os itens de rascunho
Pode configurar quem pode ver rascunhos de itens de lista e ficheiros. Os rascunhos são criados em duas situações:
- Quando uma versão secundária de um ficheiro é criada ou atualizada numa biblioteca que controla as versões principais e secundárias.
- Quando um ficheiro ou item de lista é criado ou atualizado, mas ainda não foi aprovado numa lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.
Ao controlar as versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas têm de ter permissão para editar ficheiros antes de poderem ver e ler uma versão secundária. Quando esta definição é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o ficheiro podem trabalhar no ficheiro, mas as pessoas que têm permissão apenas para ler o ficheiro não podem ver a versão secundária. Por exemplo, pode não pretender que todas as pessoas com acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um ficheiro está a ser editado. Se as versões principais e secundárias estiverem a ser controladas e ninguém tiver publicado uma versão principal ainda, o ficheiro não é visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.
Quando a aprovação de conteúdo é necessária, pode especificar se os ficheiros que estão pendentes de aprovação podem ser vistos por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou apenas o autor e pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo rastreadas, o autor deverá publicar uma versão principal antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo é necessária, as pessoas que têm permissão para ler conteúdo, mas não têm permissão para ver itens de rascunho, verão a última versão aprovada ou principal do ficheiro.
Independentemente de as pessoas terem permissão para editar ou não um ficheiro, se as pessoas procurarem um ficheiro que está numa versão secundária, não obterão resultados.
Controlar quantas versões são armazenadas
Algumas organizações permitem versões ilimitadas dos ficheiros e outras aplicam limitações. Após dar entrada da versão mais recente de um ficheiro, poderá descobrir que falta uma versão antiga. Se a sua versão mais recente for a 101.0 e reparar que já não existe a versão 1.0, significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um ficheiro. A adição da 101ª versão faz com que a primeira versão seja excluída. Apenas as versões 2.0 a 101.0 permanecem. Da mesma forma, se uma versão 102 for adicionada, apenas as versões 3.0 a 102.0 permanecerão.
O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias apenas àquelas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se forem permitidas 100 versões principais, o administrador pode decidir manter os rascunhos secundários apenas para as cinco versões principais mais recentes. O número máximo de versões secundárias entre versões principais é 511. Para obter mais informações sobre a publicação de versões principais e secundárias e o que acontece quando tem mais do que o máximo de versões secundárias, consulte a secção Versões principais e secundárias. Para saber como publicar novas versões, consulte Publicar ou anular a publicação de uma versão de um ficheiro.
Numa biblioteca que limita o número de versões principais para as quais mantém versões secundárias, as versões secundárias são eliminadas para as versões principais anteriores quando o limite de versões for atingido. Por exemplo, se mantiver os rascunhos para apenas 100 versões principais e a sua equipa criar 105 versões principais, apenas as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas, como 1.2 ou 2.3, são eliminadas, mas as versões principais (1, 2, etc.) são mantidas, a menos que a biblioteca também limite as versões principais.
Limitar o número de versões é geralmente uma boa prática. Isto significa que pode poupar espaço no servidor e reduzir a desorganização para os utilizadores. No entanto, se a sua organização for obrigada a guardar todas as versões por motivos legais ou outros, não aplique quaisquer limites.
Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versões, incluindo limites, consulte Habilitar e configurar o controle de versões para uma lista ou biblioteca.
Nota
Bibliotecas
- Controlo de versõesO SharePoint no Microsoft 365 requer o controlo de versões para Bibliotecas; O SharePoint Server permite-lhe selecionar Sem Controlo de Versões como opção.
- Versões principaisO SharePoint nas Definições de Biblioteca do Microsoft 365 permite um intervalo de 100-50000 versões principais, com exceção das bibliotecas em sites de comunicação; As Definições da Biblioteca do SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 50 000 versões principais. As APIs do PowerShell ou Programador permitem um intervalo de 1 a 50000 versões principais. Nota: Recomenda-se manter um mínimo de 100 versões para manter a proteção contra a recuperação de versão;
- Versões secundárias As Definições de Biblioteca do SharePoint no Microsoft 365 e do SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 50 0000 versões principais com permissão para versões secundárias.
Listas
- Controlo de versões O SharePoint no Microsoft 365 e as Definições de Lista do SharePoint Server permitem-lhe desativar o controlo de versões.
- Versões principais As Definições de Lista do SharePoint no Microsoft 365 e do SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 50 000 versões principais.
- Versões secundárias As Definições de Lista do SharePoint no Microsoft 365 e do SharePoint Server permitem um intervalo de 1 a 50 0000 versões principais com permissão para versões secundárias.
Tanto o SharePoint no Microsoft 365 como o SharePoint Server, tanto para as Definições da Biblioteca como para as Definições da Lista, permitem até 511 versões secundárias por versão principal. Este número não pode ser alterado.
Ativar, configurar e utilizar o controlo de versões em listas e bibliotecas
- Se for um cliente do Microsoft 365, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca ou lista. O controlo de versões pode ser desativado através do PowerShell ou de APIs de Programador. Nota: Não é recomendado desativar o Controlo de Versões, uma vez que desativa a proteção contra a recuperação de versões.
- Para o SharePoint Server, o controlo de versões é ativado automaticamente quando cria uma biblioteca, mas não quando cria uma lista.
Qualquer pessoa com permissão para gerir listas pode ativar ou desativar o controlo de versões. Em muitos sites, essa é a mesma pessoa que gere o site, uma vez que as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de ativar o controlo de versões, o proprietário do site (ou outra pessoa que esteja a gerir a lista ou biblioteca) decide se exige a aprovação de conteúdos, quem pode ver os itens de rascunho e se é necessário dar saída de ficheiros. Cada uma destas decisões tem um impacto no funcionamento do controlo de versões. Por exemplo, se a pessoa que gere uma biblioteca decidir exigir que seja dada saída, os números de versão só são criados quando é dada entrada de um ficheiro. Se for necessária a aprovação de conteúdo, os números de versão principais não são aplicados até que os ficheiros sejam aprovados por uma pessoa com permissão para tal.
Importante
Se as pessoas que trabalham na sua biblioteca estiverem a planear cocriar documentos, não configure a biblioteca para exigir a saída dos documentos. People não podem trabalhar como cocriadores quando os documentos de que necessitam têm saída dada.
Para saber como ativar o controle de versão para uma lista ou biblioteca, consulte Habilitar e configurar o controle de versões para uma lista ou biblioteca.
Como o controlo de versões funciona com a aprovação de conteúdo necessária
Se o controlo de versões estiver ativado na sua biblioteca, a pessoa que o configura determina se controla tanto as versões principais como as secundárias, bem como quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, apenas o proprietário do ficheiro e as pessoas que têm permissões para aprovar itens podem ver as versões secundárias. Noutras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar ficheiros na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de Leitura na biblioteca pode ver todas as versões. Depois de uma versão ser aprovada, todos os utilizadores com permissão de Leitura na lista ou biblioteca podem ver a versão.
Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja no estado Pendente é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, apenas o criador do item e as pessoas que têm permissões de Controlo Total ou de Estrutura podem ver os rascunhos. Um rascunho aparece no status Pendente para essas pessoas, mas as outras pessoas só veem a versão Aprovada mais recente no histórico de versões. Se o ficheiro for rejeitado, permanece no estado Pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias o elimine.
Por predefinição, um item ou ficheiro pendente só está visível para o respetivo criador e para as pessoas com permissão para gerir listas, mas é possível especificar se outros grupos de utilizadores podem ver o item ou ficheiro. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que editar o ficheiro tem de publicar primeiro uma versão principal do ficheiro.
Para mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca de sites.
Nota
A segurança de rascunho, em algumas listas e bibliotecas, está configurada para permitir que todos os utilizadores do site vejam as versões Pendentes e Aprovadas .
Como o controlo de versões funciona com a saída de ficheiros
Quando dá saída de um ficheiro de uma biblioteca que tem o controlo de versões ativado, é criada uma nova versão para cada entrada subsequente desse ficheiro. Além disso, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, pode decidir, no momento da entrada, o tipo de versão a dar entrada. Nas bibliotecas em que é necessário dar saída, as versões só são criadas após o check-in.
Nas bibliotecas em que não é necessário dar saída de ficheiro, é criada uma nova versão quando guardar pela primeira vez após abrir o ficheiro. Cada gravação subsequente substitui a versão que você criou com o primeiro salvamento. Se fechar a aplicação e, em seguida, reabrir o documento, a primeira gravação produzirá novamente uma versão. Isso pode fazer com que o número de versões prolifere muito rapidamente.
Para obter mais informações sobre dar entrada e saída, consulte Dar saída, dar entrada ou descartar alterações em arquivos em uma biblioteca.
Importante
Se estiver a cocriar um documento, não dê saída do mesmo, a menos que tenha uma boa razão para impedir que outras pessoas trabalhem no documento.
Como o controlo de versões funciona com alterações de nomes de ficheiros através de "Ver no Explorador de Ficheiros"
Ao utilizar a funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros para trabalhar com ficheiros, é importante notar que existe uma ligeira diferença de comportamento em comparação com trabalhar com o browser.
Na funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros, mudar o nome de um ficheiro não é considerado uma alteração que aciona a criação de uma nova versão. Isto significa que, quando altera o nome do ficheiro através da funcionalidade Ver no Explorador de Ficheiros, o SharePoint não cria uma nova versão do ficheiro, mas muda o nome do ficheiro.
No entanto, ao utilizar o browser (ou o cliente de Sincronização do OneDrive), mudar o nome de um ficheiro resulta na criação de uma nova versão.
Exigir a saída (apenas bibliotecas)
Exigir a saída pode ajudar a sua equipa a tirar o máximo partido do controlo de versões, uma vez que as pessoas designam especificamente quando será criada uma versão. Uma versão é criada apenas quando alguém dá saída de um ficheiro, o altera e, em seguida, dá entrada novamente desse ficheiro. Quando não é necessário dar saída, é criada uma versão quando alguém guarda um ficheiro pela primeira vez e esta versão é atualizada quando a pessoa o fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e guardar o ficheiro novamente, é criada outra versão. Consoante a situação, pode não pretender criar múltiplas versões, por exemplo, se tiver de fechar um ficheiro para participar numa reunião antes de concluir as alterações ao ficheiro.
Quando é necessária a saída dada, as pessoas não podem adicionar ficheiros, alterar ficheiros ou alterar as propriedades do ficheiro sem primeiro dar saída do ficheiro. Quando as pessoas dão entrada de ficheiros, é-lhes pedido que forneçam comentários sobre as alterações que fizeram, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.
Nota
Se a biblioteca armazenar ficheiros do Microsoft Project (.mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa de verificação Exigir que seja dada saída deverá ser desmarcada.
Para obter mais informações sobre exigir check-out, consulte Configurar uma biblioteca para exigir o check-out de arquivos.
Permissões de lista ou biblioteca
As listas e bibliotecas têm permissões relacionadas com o controlo de versões e o check-out que variam consoante o nível de permissão aplicado a um utilizador ou a um grupo específico. Alguém que possa editar os níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.
Estas permissões permitem flexibilidade na forma como gere a sua biblioteca. Por exemplo, pode querer que alguém consiga eliminar versões de um ficheiro sem ter permissão para eliminar o próprio ficheiro. A permissão para Eliminar Versões não é a mesma que para Eliminar Itens, para que possa fornecer um nível de controlo personalizado.
A seguinte tabela mostra as permissões relacionadas com controlo de versões e saída; e a que níveis de permissões predefinidos se aplicam.
| Permissão | Nível de permissão predefinido |
|---|---|
| Ver Versões | Controlo total, conceção, contribuição e leitura |
| Eliminar Versões | Controle, design e contribuição totais |
| Ignorar Saída | Controlo e design totais |
| Aprovar Itens | Controlo e design totais |
Para obter mais informações sobre permissões, consulte Noções básicas sobre níveis de permissão.
Deixe-nos um comentário
Este artigo foi útil? Se foi útil, informe-nos na parte inferior desta página. Caso não tenha sido útil, informe-nos relativamente ao que considerou confuso ou em falta. Inclua a sua versão do SharePoint, SO e browser. Utilizaremos o seu feedback para verificar novamente os factos, adicionar informações e atualizar este artigo.