Uma coluna Metadados Geridos é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo para permitir que os utilizadores do site selecionem valores de um conjunto de termos geridos de um conjunto de termos específicos e apliquem estes valores ao seu conteúdo. Pode criar e configurar uma coluna Metadados Geridos para mapear para um conjunto de termos ou termo existente ou pode criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna Metadados Geridos.
Vantagens da utilização de uma coluna Metadados Geridos
As colunas de Metadados Geridos promovem a utilização consistente de metadados em todos os sites porque fornecem aos utilizadores uma lista de termos que podem aplicar aos respetivos conteúdos. Estes termos são provenientes de um conjunto de termos gerido centralmente na Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos por um Administrador de Arquivo de Termos ou outras pessoas com permissões para gerir termos.
Uma vez que este conjunto de termos é atualizado e gerido separadamente da própria coluna, não é necessário atualizar a coluna (ou quaisquer tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas associadas à mesma) para disponibilizar termos atualizados aos utilizadores. Sempre que o conjunto de termos a que está vinculada uma determinada coluna de Metadados Geridos for atualizado, os termos atualizados ficarão automaticamente disponíveis para os utilizadores onde essa coluna de Metadados Geridos estiver disponível. Isto faz com que uma coluna Metadados Geridos seja muito diferente de uma coluna Escolha, que teria de ser atualizada sempre que quisesse alterar a lista de valores de escolha que um utilizador poderia selecionar.
As colunas de Metadados Geridos também têm várias funcionalidades e características exclusivas que ajudam os utilizadores a selecionar e aplicar termos aos conteúdos, como o suporte para "sugestões automáticas", bem como suporte para a desambiguação de termos, descrições, sinónimos e valores multilingues.
Sugestões antecipadas, desambiguação, descrições, sinónimos
Quando um utilizador começa a escrever um valor num campo de Metadados Geridos, são apresentados todos os termos no conjunto de termos associados que começam com os carateres que o utilizador escreveu. O nome do conjunto de termos e a posição do termo na hierarquia podem ser indicados juntamente com o próprio termo, o que pode ajudar os utilizadores a selecionar o termo adequado.
Os utilizadores podem mover o ponteiro sobre os termos sugeridos para verem texto descritivo a fim de os ajudar a tomar as decisões adequadas.
Se tiverem sido especificados sinónimos para um termo, os utilizadores podem introduzi-los e será atribuído o termo correto.
Selecionador de Árvores
Quando os utilizadores atualizam uma coluna Metadados Geridos, podem escrever o valor que pretendem ou podem clicar no ícone Etiquetas apresentado junto ao campo Metadados Geridos para iniciar a caixa de diálogo seletor de termos, que podem utilizar para selecionar um valor a partir da hierarquia do conjunto de termos. Isto é útil para utilizadores que possam não estar familiarizados com os termos disponíveis. Se o conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna Metadados Geridos permitir valores de preenchimento, os utilizadores poderão ter a opção de adicionar um novo termo ao conjunto de termos. Em alternativa, podem simplesmente ter a opção de enviar comentários ao contacto designado para o conjunto de termos.
Colunas de metadados
Uma coluna de metadados geridos permite-lhe controlar as informações que as pessoas podem introduzir numa coluna. Os utilizadores selecionam os termos ou expressões que introduzem na coluna a partir de um conjunto predefinido de termos geridos.
Nota
Tem de ser um Administrador de Coleções de Sites para criar ou configurar colunas de sites. Tem de ter o nível de permissões Gerir Listas para criar colunas para listas ou bibliotecas. Os proprietários de sites têm esta permissão por predefinição.
Pode mapear uma coluna Metadados Geridos para um conjunto de termos ou para um termo individual que represente um subconjunto do conjunto de termos (algo que pode ser útil para conjuntos de termos hierárquicos). Se mapear a coluna para um conjunto de termos, serão apresentados todos os termos disponíveis nesse conjunto de termos. Se mapear a coluna para um termo individual num conjunto de termos, a coluna apresentará esse termo e os termos abaixo do termo apresentado na hierarquia.
O local e o método de criação de colunas de Metadados Geridos devem ser tidos em conta no planeamento ao nível da organização de metadados geridos, tipos de conteúdo, gestão de documentos e governação do site.
Criar uma coluna de metadados geridos
Pode criar uma coluna Metadados Geridos que mapeia para um conjunto de termos ou termo existente em qualquer nível de um site (por exemplo, como uma coluna de site ou como uma coluna local para uma lista ou biblioteca específica). No entanto, se quiser que uma coluna Metadados Geridos seja reutilizável e amplamente útil para outras pessoas que possam estar a criar novos tipos de conteúdo de site ou a configurar listas e bibliotecas, é aconselhável criá-la como uma coluna de site.
| Para criar uma nova coluna de site de Metadados Geridos que mapeia para um conjunto de termos existente, faça o seguinte: | Para criar uma nova coluna Metadados Geridos para uma lista ou biblioteca que mapeia para um conjunto de termos existente, faça o seguinte: |
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Mapear uma nova coluna de site de metadados geridos para um conjunto de termos ou termo existente
- Na Coluna Novo Site , na secção Nome e Tipo , escreva o nome que pretende que a coluna tenha.
- Em O tipo de informações nesta coluna é, clique em Metadados Gerenciados.
- Na secção Grupo , selecione ou crie o grupo no qual pretende organizar a coluna.
- Na seção Configurações de Coluna Adicionais , digite uma descrição e especifique se deseja que os usuários necessários forneçam um valor para esta coluna. Também pode especificar se pretende impor valores exclusivos para a coluna.
- Na secção Campo de Valor Múltiplo , especifique se quer permitir múltiplos valores na coluna. Se permitir múltiplos valores, os utilizadores não poderão ordenar nesta coluna em vistas de lista.
- Na secção Formato de apresentação , especifique se quer que a coluna apresente apenas a etiqueta do termo ou o termo e o respetivo caminho completo na hierarquia do conjunto de termos.
Pode ser útil apresentar o percurso hierárquico completo em situações em que o contexto do próprio termo possa não ser claro. - Na secção Definições do Conjunto de Termos , selecione Utilizar um conjunto de termos gerido e, em seguida, efetue um dos seguintes procedimentos:
a. Para procurar um conjunto de termos que contenha os termos que pretende utilizar, escreva o nome de um termo e clique no botão Localizar . Pode selecionar o conjunto de termos ou termo que pretende a partir dos resultados apresentados na caixa. Se quiser procurar novamente, clique no botão Repor .
b. Para procurar o conjunto de termos ou termo que pretende mapear para esta coluna, clique na seta à esquerda da aplicação de Serviço de Metadados Geridos que é apresentada na caixa para expandi-lo e procure o conjunto de termos que pretende. Continue a expandir nós até encontrar o conjunto de termos ou termo que pretende. Clique no mesmo para selecionar o conjunto de termos ou o termo. - Na secção Permitir Preenchimento , especifique se quer permitir que os utilizadores adicionem novos valores ao conjunto de termos. Se o conjunto de termos selecionado estiver fechado, não poderá permitir a Preenchimento.
- Na secção Valor Predefinido , pode especificar opcionalmente o termo que pretende utilizar como valor predefinido para a coluna. Pode escrever o termo ou clicar no ícone Sinalizadores para procurar o termo através do seletor de termos.
- Clique em OK.
Mapear uma nova coluna de metadados geridos de uma biblioteca ou lista para um conjunto de termos ou termo existente
- No painel Criar coluna , digite o nome e a descrição opcional que deseja para a coluna de metadados gerenciados
- A opção Tipo será pré-selecionada para Metadados geridos, mas também pode optar por alterar o tipo de coluna. Depois de alteradas, as definições de coluna serão predefinidas para o respetivo tipo de coluna.
- Na opção Conjunto de termos ou termo, selecione o botão Selecionar e, em seguida, procure ou selecione o conjunto de termos ou termo para a coluna.
- Na secção Valor Predefinido , pode especificar opcionalmente o termo que pretende utilizar como valor predefinido para a coluna. Pode escrever o termo ou selecionar o ícone Sinalizadores para procurar o termo.
- Selecione Mais opções para fazer o seguinte (opcional):
a. Na secção Formato de apresentação , especifique se quer que a coluna apresente apenas a etiqueta do termo ou o termo e o respetivo caminho completo na hierarquia do conjunto de termos. Pode ser útil apresentar o percurso hierárquico completo em situações em que o contexto do próprio termo possa não ser claro.
b. Na seção Permitir que os usuários digitem novos valores , especifique se deseja permitir que os usuários adicionem novos valores ao conjunto de termos. Se o conjunto de termos selecionado estiver fechado, não poderá permitir o Preenchimento de novos valores.
c. Na secção Campo de Valor Múltiplo , especifique se quer permitir múltiplos valores na coluna. Se permitir múltiplos valores, os utilizadores não poderão ordenar nesta coluna em vistas de lista.
d. Na seção Exigir que esta coluna contenha informações , especifique se deseja marcar a coluna como um campo obrigatório. Uma vez ativada, os utilizadores têm de introduzir um valor para cada linha.
e. Na secção Impor Valores Exclusivos , pode especificar se pretende impor aos utilizadores a introdução apenas de valores exclusivos na coluna.
Mapear a nova coluna para um novo conjunto de termos
Se não existir um conjunto de termos que pretenda utilizar, também pode criar um novo conjunto de termos para uma nova coluna Metadados Geridos. O conjunto de termos que criar será um conjunto de termos "local" que pode ser utilizado apenas na coleção de sites onde o criar. Quaisquer termos adicionados a um conjunto de termos local não serão oferecidos como sugestões nas colunas Palavras-chave Empresariais (ao contrário dos termos nos conjuntos de termos globais).
Tem de ser um Administrador de Coleções de Sites para criar ou configurar colunas de sites. Tem de ter o nível de permissões Gerir Listas para criar colunas para listas ou bibliotecas. Os proprietários de sites têm esta permissão por predefinição.
| Para criar uma nova coluna de site de Metadados Geridos que mapeia para um conjunto de termos existente, faça o seguinte: | Para criar uma nova coluna Metadados Geridos para uma lista ou biblioteca que mapeia para um conjunto de termos existente, faça o seguinte: |
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- Na página Nova Coluna de Site ou Criar Coluna (dependendo do tipo de coluna que você está criando), na seção Nome e Tipo , digite o nome que você deseja que a coluna tenha.
- Em O tipo de informações nesta coluna é, clique em Metadados Gerenciados .
- Na seção Configurações de Coluna Adicionais , digite uma descrição para a coluna e especifique se deseja exigir que os usuários insiram um valor para a coluna. Também pode especificar se pretende impor valores exclusivos para a coluna.
- Se estiver a adicionar uma coluna a uma lista ou biblioteca, também poderá especificar se quer adicionar esta nova coluna Metadados Geridos a todos os tipos de conteúdo da lista ou biblioteca (se múltiplos tipos de conteúdo estiverem ativados para a biblioteca). Também pode especificar se quer adicionar esta coluna à vista predefinida da lista ou biblioteca.
- Na secção Campo de Valor Múltiplo , especifique se quer permitir múltiplos valores na coluna. Se permitir múltiplos valores, os utilizadores não poderão ordenar nesta coluna em vistas de lista.
- Na secção Formato de apresentação , especifique se quer que a coluna apresente apenas a etiqueta do termo ou o termo e o respetivo caminho completo na hierarquia do conjunto de termos.
Pode ser útil apresentar o percurso hierárquico completo em situações em que o contexto do próprio termo possa não ser claro. - Na secção Definições do Conjunto de Termos , selecione Personalizar o seu conjunto de termos e, em seguida, escreva uma descrição para o conjunto de termos.
- Clique em Editar utilizando o Gestor de Conjuntos de Termos e, em seguida, clique em OK quando lhe for pedido para guardar as alterações.
- Siga as etapas na seção Criar e configurar um novo conjunto de termos para configurar o conjunto de termos.
Criar e configurar um novo conjunto de termos
- No painel Propriedades da Ferramenta de Gestão de Arquivo de Termos, especifique as seguintes informações sobre o novo conjunto de termos:
| Neste campo | Faça o seguinte: |
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| Nome do Conjunto de Termos | Escreva um nome para o seu conjunto de termos. Este campo já deverá estar preenchido com o nome da coluna, mas pode atualizá-lo ou alterá-lo |
| Descrição | Escreva uma descrição que ajudará os utilizadores a compreender como devem utilizar estes termos. |
| Proprietário | Se pretender que o proprietário do conjunto de termos seja outra pessoa, pode alterar o Proprietário para outra pessoa ou grupo. Só pode introduzir um item. |
| Contacto | Escreva um endereço de e-mail se quiser que os utilizadores do site possam fornecer feedback sobre o conjunto de termos quando estiverem a atualizar o valor de uma coluna Metadados Geridos. |
| Intervenientes | Adicione os nomes dos utilizadores ou grupos que devem ser notificados antes de serem efetuadas alterações importantes ao conjunto de termos. |
| Política de Submissão | Especifique se pretende que o conjunto de termos seja Fechado ou Aberto. Se um conjunto de termos estiver fechado, os utilizadores não poderão adicionar novos termos ao mesmo quando estiverem a atualizar o valor de uma coluna de Metadados Geridos vinculada a este conjunto de termos e o conjunto de termos só pode ser atualizado por indivíduos com permissão para atualizar metadados geridos. Se o conjunto de termos estiver aberto, os usuários poderão adicionar novos termos ao conjunto de termos se a coluna também estiver configurada para permitir opções de preenchimento. |
| Disponível para marcação | Selecione a caixa de verificação para disponibilizar os termos no conjunto de termos para sinalização. Se desmarcar a caixa de verificação, este conjunto de termos não será visível para a maioria dos utilizadores. Se o conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento ou não estiver pronto para uso, convém desmarcar a caixa de seleção. |
- Clique em Guardar para guardar as atualizações da sua propriedade.
- Para adicionar termos ao conjunto de termos, aponte para o conjunto de termos na árvore de controlo à esquerda, clique na seta apresentada, clique em Criar Termo e, em seguida, escreva o nome que pretende para o termo.
- No painel Propriedades , especifique as seguintes informações sobre o novo termo:
| Neste domínio: | Faça o seguinte: |
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| Disponível para marcação | Selecione a caixa de verificação para disponibilizar este termo para sinalização. Se desmarcar a caixa de verificação, este termo estará visível, mas desativado nas ferramentas de sinalização. |
| Idioma | Selecione o idioma desta etiqueta para o termo. |
| Descrição | Escreva uma descrição para ajudar os utilizadores a compreender como aplicar este termo ou para diferenciá-lo de termos semelhantes. |
| Etiqueta Predefinida | Introduza a palavra ou expressão que pretende utilizar como etiqueta predefinida para o termo neste idioma. |
| Outras Etiquetas | Especifique sinónimos para este termo. Faça isso se quiser que várias palavras ou frases com o mesmo significado sejam tratadas como uma única entidade para fins de gerenciamento de metadados. Para adicionar vários sinónimos, escreva uma palavra e, em seguida, prima Enter para criar linhas adicionais. Por exemplo, se estiver a criar um termo para a cor "azul" e "azul" é a etiqueta predefinida para o termo, pode adicionar "azure", "safira", "índigo" e "cobalto" como possíveis sinónimos. |
| Membro da | Descreve o Nome do Conjunto de Termos principal, a descrição, o Proprietário e outras informações. |
- Clique em Guardar.
- Repita os passos 3 a 5 para adicionar novos termos.
- Para criar subtermos abaixo dos termos, aponte para um termo individual abaixo do qual pretende aninhar outro termo, clique na seta apresentada e, em seguida, clique em Criar Termo e escreva o nome pretendido para o termo.
- Repita os passos 4 e 5 para especificar propriedades para os seus subtermos (selecione o termo que pretende atualizar primeiro).
- Por predefinição, os termos nos conjuntos de termos são apresentados na sequência de ordenação predefinida para o idioma. Se pretender especificar uma sequência de ordenação personalizada para que os termos apareçam numa ordem consistente, independentemente do idioma ou das alterações aos rótulos dos termos, pode fazê-lo ao selecionar o conjunto de termos no controlo de árvore e, em seguida, clicar no separador Ordenação Personalizada à direita. Clique em Usar ordem de classificação personalizada e, em seguida, use as caixas de listagem para organizar os termos na ordem numérica desejada.
