คุณสามารถเพิ่มคําสําคัญขององค์กรลงในรายการบน SharePoint Server หรือ SharePoint ในไซต์ Microsoft 365 สําหรับการแท็กเมตาดาต้า และเพื่อพัฒนาระบบการจัดประเภทและจัดระเบียบเนื้อหาออนไลน์เป็นประเภทต่างๆ คําสําคัญและข้อมูลเมตาช่วยให้คุณสามารถรวบรวมความรู้บางอย่างของบุคคลที่ใช้เนื้อหาได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู บทนําสู่ Metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint
คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรลงในรายการหรือไลบรารีได้ จากนั้นคุณสามารถเลือกข้อมูลในรายการหรือไลบรารีเพื่อเพิ่มคําสําคัญ แล้วใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแสดงในคุณสมบัติรายการ
ภาพประกอบด้านล่างแสดงตัวอย่างของคอลัมน์ที่เพิ่มคําสําคัญขององค์กร
เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรลงในรายการหรือไลบรารี ให้ทําดังนี้
- นําทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กร
- จาก Ribbon สําหรับไลบรารีหรือรายการ SharePoint Server ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี หรือ การตั้งค่ารายการ
จากไซต์ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้เลือก
แล้วเลือกการตั้งค่าไลบรารีหรือการตั้งค่ารายการ - ในคอลัมน์สิทธิ์และการจัดการ ให้เลือก Metadata ขององค์กรและการตั้งค่าคําสําคัญ
- บนหน้าการตั้งค่า ในส่วน เพิ่มคําสําคัญขององค์กร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสําหรับเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรลงในรายการนี้ และเปิดใช้งานการซิงโครไนซ์คําสําคัญ
ปิดใช้งานหรือเปิดใช้งานการประกาศ Metadata
คุณสามารถควบคุมได้ว่าคําหรือคําสําคัญที่เพิ่มลงในคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการหรือคําสําคัญขององค์กรในรายการหรือไลบรารีจะเปิดใช้เป็นคําสําคัญสําหรับการแท็กทางสังคมได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการของคุณมีข้อมูลที่เป็นความลับ คุณอาจไม่ต้องการให้แสดงค่าคําสําคัญ เมื่อต้องการจํากัดการเข้าถึงคําสําคัญ ให้พิจารณาการปิดใช้งานการเผยแพร่เมตาดาต้า
หมายเหตุ
ตามค่าเริ่มต้น คําต่างๆ จากชุดคําภายในที่สร้างขึ้นในบริบทของไซต์คอลเลกชันที่ระบุจะถูกแยกออกจากการเผยแพร่ Metadata ชุดคําภายในจะไม่พร้อมใช้งานในการแท็กทางสังคม หรือเป็นคําสําคัญขององค์กร
เมื่อต้องการปิดหรือเปิดใช้งานการประกาศ Metadata ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้
ไปที่รายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกําหนดค่าการประกาศ Metadata
จาก Ribbon สําหรับไลบรารีหรือรายการ SharePoint Server ให้เลือก การตั้งค่าไลบรารี หรือ การตั้งค่ารายการ
จากไซต์ SharePoint ใน Microsoft 365 ให้เลือก แล้วเลือกการตั้งค่าไลบรารีหรือการตั้งค่ารายการภายใต้สิทธิ์และการจัดการ ให้เลือก Enterprise Metadata and Keywords Settings
ในส่วน การประกาศ Metadata ภายใต้ บันทึก Metadata บนรายการนี้เป็นแท็กทางสังคม ให้เลือก ทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- เมื่อต้องการประกาศค่าในเขตข้อมูล Metadata ที่มีการจัดการและคําสําคัญขององค์กรไปยังโปรไฟล์การแท็กทางสังคมและไซต์ของฉัน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย
- เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ค่าใน Metadata ที่มีการจัดการและเขตข้อมูลคําสําคัญขององค์กรถูกแสดงต่อโปรไฟล์การแท็กทางสังคมและโปรไฟล์ไซต์ของฉัน ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย
เลือก ตกลง
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคําสําคัญขององค์กร
SharePoint แปลงคําสําคัญขององค์กรของคุณเป็นชุดคําเดียวที่ไม่มีลําดับชั้น คุณสามารถค้นหาชุดคําพิเศษนี้ ซึ่งมีชื่อว่า ชุดคําสําคัญ โดยใช้เครื่องมือการจัดการที่เก็บคํา สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้าง กําหนดค่า และจัดการกลุ่มและชุดคํา
คําสําคัญที่คุณเพิ่มจะพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลอื่นเมื่อผู้ใช้เข้าถึงรายการหรือไลบรารี SharePoint ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ใช้พิมพ์อักขระที่คล้ายกันในคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรของรายการ SharePoint จะแสดงคําสําคัญในข้อความคําแนะนํา และถ้าคุณเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรลงในรายการหรือไลบรารี SharePoint จะคัดลอกแท็กเอกสารที่มีอยู่ลงในคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรเมื่อเอกสารถูกอัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี ซึ่งจะช่วยซิงโครไนซ์คําสําคัญที่มีอยู่กับฟีเจอร์ Metadata ที่มีการจัดการ
ผู้ดูแลระบบที่เก็บคําสามารถเปิดหรือปิดชุดคําสําคัญได้ ไม่ว่าชุดจะเปิดหรือปิด ก็ส่งผลต่อวิธีที่ผู้ใช้ทํางานกับคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรในรายการหรือไลบรารี ถ้าคุณเพิ่มคอลัมน์คําสําคัญขององค์กรลงในรายการหรือไลบรารี ผู้ใช้ไซต์จะสามารถใส่ค่าคําสําคัญได้ ถ้าปิดชุดคําสําคัญ ผู้ใช้จะไม่สามารถส่งคําสําคัญใหม่ได้ แต่ต้องใช้คําสําคัญขององค์กรที่มีอยู่หรือคําที่มีการจัดการ ถ้าชุดคําสําคัญสําหรับไซต์เปิดอยู่ ผู้ใช้จะสามารถเพิ่มค่าข้อความใดก็ได้ลงในคอลัมน์นี้
ถ้าเหมาะสม ผู้ดูแลระบบที่มีสิทธิ์ในการจัดการสามารถเปลี่ยนวิธีที่ SharePoint จัดการคําสําคัญเหล่านี้ และย้ายคําสําคัญเหล่านั้นไปยังชุดคําที่มีการจัดการเฉพาะได้ จากนั้น คําสําคัญจะพร้อมใช้งานสําหรับการใช้งานประเภทเดียวกันกับคําอื่นๆ ในชุดคํานั้น