สร้างขั้นตอนด่วนสำหรับรายการหรือไลบรารีของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างรายการหรือไลบรารีใน Microsoft Lists, SharePoint หรือ Teams คุณสามารถสร้างขั้นตอนด่วนเพื่อใช้เป็นคําสั่งแบบกําหนดเองหรือการดําเนินการที่กําหนดไว้ล่วงหน้าได้ ตัวอย่างเช่น การเลือกรายการและการเรียกใช้โฟลว์ หรือการเลือกรายการและเขียนอีเมลโดยยึดตามบุคคลในคอลัมน์ที่เฉพาะเจาะจง

ขั้นตอนด่วนสามารถสร้างได้สองวิธี ดังนี้

1. เพิ่มคอลัมน์ใหม่ แล้วเลือก ขั้นตอนด่วน

   

2. นําทางไปยังเมนู รวม เลือก ขั้นตอนด่วน

   

คุณจะเลือกผลลัพธ์ กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่จําเป็น และตั้งชื่อสําหรับขั้นตอนด่วนของคุณ (เพื่อเป็นการสาธิต ขั้นตอนต่อไปนี้จะสร้างขั้นตอนด่วนสําหรับรายการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกรายการและดําเนินการโฟลว์ได้)

1. เมื่อเปิดรายการใน Microsoft Lists, SharePoint หรือ Teams ให้เลือกไอคอนจุดไข่ปลา (...) ใกล้กับด้านบนของหน้า จากนั้น เลือกบูรณาการ เลือกขั้นตอนด่วน แล้วสร้างขั้นตอนด่วน

2. ภายใต้ สําหรับรายการที่เลือก ให้เลือกการดําเนินการที่คุณต้องการให้สามารถดําเนินการได้ ตัวอย่างเช่น ดําเนินการโฟลว์

   

3. สําหรับตัวอย่างขั้นตอนด่วนนี้ คุณจะต้องระบุ ID สําหรับโฟลว์ที่คุณต้องการให้สามารถดําเนินการได้เมื่อรายการถูกเลือก คุณจะต้องเตรียม ID โฟลว์ของคุณให้พร้อม โดยนําทางไปที่ โฟลว์ของฉัน แล้วเลือก รับตัวระบุโฟลว์ ในเมนูส่งออก

   เมื่อต้องการรับ ID ของโฟลว์ที่รับรู้โซลูชัน ให้ทําดังนี้

   • เลือกโฟลว์ > ดูโฟลว์ของคุณในรายการ SharePoint ที่มีการกําหนดค่าโฟลว์
   • ถ้าใช่ ให้สลับไปยังสภาพแวดล้อมที่โฟลว์ถูกโฮสต์
   • เลือกพื้นที่ โซลูชัน
   • เลือกโซลูชันที่สร้างโฟลว์
   • กรองสําหรับโฟลว์ระบบคลาวด์ และเลือกโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
   • เลือก ส่งออก > รับตัวระบุโฟลว์
   • คัดลอก ID

   เมื่อต้องการรับ ID ของโฟลว์ที่ไม่ทราบโซลูชัน:

   • สลับไปยังสภาพแวดล้อมที่โฟลว์ถูกโฮสต์
   • เลือกโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
   • เลือก ส่งออก > รับตัวระบุโฟลว์
   • คัดลอก ID

   สำคัญ

   เมื่อใช้การดําเนินการดําเนินการโฟลว์ ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการเรียกใช้โฟลว์จะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดขณะที่พวกเขาพยายามใช้ขั้นตอนด่วนและเรียกใช้โฟลว์ คุณสามารถพิจารณาเพิ่มรายการหรือไลบรารีเป็นเจ้าของร่วมในโฟลว์เป้าหมายเพื่อให้สิทธิ์ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่ เฉพาะโฟลว์ด้วยตนเอง สําหรับรายการที่เลือก หรือสําหรับทริกเกอร์ไฟล์ที่เลือกเท่านั้นที่จะทํางานกับขั้นตอนด่วน

   

4. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการกําหนดคําสั่งและพารามิเตอร์ที่จําเป็นเองแล้ว ให้เลือกสร้าง
    

   หมายเหตุ

   ชื่อที่คุณระบุจะแสดงในเมนู รวม เมื่อเลือกรายการหรือไฟล์ หรือสําหรับรายการทั้งหมด ขึ้นอยู่กับประเภทของขั้นตอนด่วนที่คุณสร้าง ผู้ใช้คนอื่นๆ ที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการหรือไลบรารีจะสามารถดูและใช้ขั้นตอนด่วนของคุณได้

5. คุณจะเห็นขั้นตอนด่วนที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณบนหน้า จัดการขั้นตอนด่วน และขั้นตอนด่วนจะพร้อมใช้งาน คุณสามารถเปิดหรือปิดใช้งานได้ตลอดเวลา หรือคลิกที่ขั้นตอนด่วนเพื่ออัปเดตหรือลบ

   

6. เมื่อสร้างแล้ว คุณจะเห็นขั้นตอนด่วนของคุณพร้อมใช้งานที่ด้านบนของเมนูอัตโนมัติในแถบคําสั่งและเมนูที่ล้นออกมาเมื่อมีการเลือกรายการหรือไฟล์

   

การแก้ไขปัญหา: ไม่สามารถสร้างขั้นตอนด่วนได้

หากคุณพบข้อผิดพลาดเมื่อคุณพยายามสร้างขั้นตอนด่วน อาจเกิดจากสิทธิ์ที่นําไปใช้กับรายการหรือไลบรารี คุณต้องการความช่วยเหลือจากบุคคลที่เป็นเจ้าของไลบรารีหรือรายการเพื่อแก้ไขสถานการณ์นี้ ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง  

สิทธิ์สําหรับไลบรารีและรายการ

หากต้องการจัดการขั้นตอนด่วน คุณต้องได้รับสิทธิ์ "แก้ไข" ไปยังไลบรารีโดยเจ้าของ เจ้าของสามารถทำเช่นนี้ได้โดยการแชร์ไลบรารีกับคุณ และระบุ สามารถแก้ไขได้

ความสามารถในการเรียกใช้ขั้นตอนด่วนจะแตกต่างกันไปตามการดําเนินการ สําหรับการร่างอีเมล เริ่มการแชท Teams และเรียกใช้โฟลว์ จําเป็นต้องมีการเข้าถึง "อ่าน" สําหรับค่าที่กําหนดหรือส่งคําขออนุมัติ ผู้ใช้จะต้องมีสิทธิ์ "แก้ไข"