บทนำสู่รายการ

รายการคือคอลเลกชันของข้อมูลที่คุณสามารถแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณและบุคคลที่คุณให้สิทธิ์การเข้าถึง คุณจะพบเทมเพลตรายการที่พร้อมใช้งานจํานวนหนึ่งเพื่อเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสําหรับการจัดระเบียบรายการ เรียนรู้เพิ่มเติมที่เทมเพลตรายการใน Microsoft 365

บทความนี้จะอธิบายแนวคิดเบื้องหลังการสร้างและการใช้รายการ คุณสามารถสร้างรายการใน SharePoint แอป Lists ใน Microsoft 365 หรือ Microsoft Teams เรียนรู้วิธีเริ่มต้นใช้งานรายการใน Microsoft Teams

ดูบทความต่อไปนี้สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับรายการ:

• สร้างรายการ
• ลบรายการ
• สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองของรายการหรือไลบรารี
• รายการใน Microsoft 365
• ตั้งค่าการนำทางเมตาดาต้าสำหรับรายการหรือไลบรารี
• จัดการรายการและไลบรารีขนาดใหญ่

เลือกหัวเรื่องด้านล่างเพื่อเปิด และดูข้อมูลโดยละเอียด

ภาพรวมของรายการ

โดยทั่วไปองค์กรจะใช้รายการหลายชนิด เช่น ลิงก์ ข้อความประกาศ ที่ติดต่อ การติดตามปัญหา และแบบสํารวจ เป็นต้น

รายการยังสามารถรวมงานที่คุณสามารถใช้เป็นจุดศูนย์รวมสําหรับการทํางานร่วมกันของทีมหรือใช้ในโซลูชันทางธุรกิจ ในหลายกรณี รายการสามารถให้โซลูชันที่รวดเร็วและได้ผลโดยไม่ต้องมีการปรับเปลี่ยนมากนักหรือไม่ต้องปรับเปลี่ยนเลย

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้:

• งาน รวมถึงการติดตามความเป็นเจ้าของและความคืบหน้า ตลอดจนไทม์ไลน์ในหน้าเว็บเพื่อการนําเสนอเนื้อหารายการแบบเป็นภาพที่น่าสนใจ
• การติดตามปัญหา รวมถึงการกําหนดเวอร์ชันและที่เก็บประวัติเวอร์ชัน สําหรับการวิเคราะห์โครงการของเวิร์กกรุ๊ปและงานทั่วไปโดยละเอียดยิ่งขึ้น

รายการมีความหลากหลายและยืดหยุ่น และมีฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วภายในจํานวนมาก ซึ่งให้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ แชร์ และทํางานกับข้อมูล

For example, you can:

• สร้างรายการที่มีคอลัมน์หลายรูปแบบ รวมทั้งข้อความ ตัวเลข ตัวเลือก สกุลเงิน วันที่และเวลา ค้นหา ใช่/ไม่ใช่ และการคํานวณ คุณยังสามารถแนบไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ในรายการเพื่อให้รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น สเปรดชีตที่มีหมายเลขสนับสนุน หรือเอกสารที่มีข้อมูลพื้นหลัง
• สร้างมุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบ เรียงลําดับ และกรองข้อมูลในรูปแบบเฉพาะต่างๆ เปลี่ยนเมตาดาต้า เช่น การเพิ่มและลบคอลัมน์ และการปรับเปลี่ยนกฎการตรวจสอบ และใช้รายการได้อย่างสอดคล้องกันในไซต์ต่างๆ ที่มีชนิดเนื้อหา คอลัมน์ไซต์ และเทมเพลต ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันจากปฏิทินบนโฮมเพจและสร้างมุมมองแบบเป็นภาพ (คล้ายกับปฏิทินติดผนัง) บนหน้าอื่นได้
• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างรายการต่างๆ โดยใช้คอลัมน์ที่ไม่ซ้ํากัน คอลัมน์การค้นหา และการบังคับใช้ความสัมพันธ์ (ลบสิ่งที่เกี่ยวข้องและลบแบบจํากัด) เหล่านี้ร่วมกัน ซึ่งทั้งหมดนี้จะเพิ่มความสามารถของคุณในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นและช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ
• สร้างรายการแบบกำหนดเอง แสดงข้อมูลใน Web Part และหน้าของ Web Part รวมทั้งนำเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel และ Access
• ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด กำหนดให้มีการอนุมัติเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูล ใช้ความปลอดภัยระดับรายการและโฟลเดอร์ เช็คอินและเช็คเอาท์ และได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอโดยอัตโนมัติโดยใช้การแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS
• จัดระเบียบเนื้อหาในรายการเดียวไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อความสะดวกและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปสําหรับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การทําดัชนี

วิธีทํางานกับรายการ

ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถทํางานกับรายการเพื่อช่วยคุณจัดการข้อมูลสําหรับกลุ่มของคุณ

ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียดติดตามเวอร์ชันของข้อมูลในรายการ เพื่อให้คุณสามารถดูว่ารายการใดเปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชัน รวมถึงใครที่เปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการ ถ้าเกิดข้อผิดพลาดในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณสามารถคืนค่ารายการเวอร์ชันก่อนหน้าได้ การติดตามประวัติของรายการมีความสําคัญอย่างยิ่งถ้าองค์กรของคุณจําเป็นต้องตรวจสอบรายการขณะที่มีการเปลี่ยนแปลง

จําเป็นต้องมีการอนุมัติระบุว่าจําเป็นต้องมีการอนุมัติข้อมูลในรายการ ก่อนที่ทุกคนจะสามารถดูข้อมูลนั้นได้ รายการจะยังคงอยู่ในสถานะรอจนกว่าจะถูกอนุมัติหรือปฏิเสธโดยผู้ที่มีสิทธิ์ในการอนุมัติ คุณสามารถควบคุมกลุ่มของผู้ใช้ที่สามารถดูข้อมูลในรายการก่อนที่จะได้รับการอนุมัติได้

กําหนดสิทธิ์เอง ระบุว่าผู้เข้าร่วมสําหรับรายการของคุณสามารถอ่านและแก้ไขเฉพาะรายการที่พวกเขาสร้างขึ้นหรือใช้รายการทั้งหมดในรายการได้หรือไม่ People ที่มีสิทธิ์ในการจัดการรายการสามารถอ่านและแก้ไขข้อมูลในรายการทั้งหมดได้ คุณยังสามารถนําระดับสิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับข้อมูลในรายการเดียว ตัวอย่างเช่น ถ้าข้อมูลนั้นมีข้อมูลที่เป็นความลับ

สร้างและจัดการมุมมองสร้างมุมมองที่แตกต่างกัน สําหรับรายการเดียวกัน เนื้อหาของรายการจริงจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่รายการจะถูกจัดระเบียบหรือกรองเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่สําคัญที่สุดหรือน่าสนใจโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขา

อัปเดตรายการ ไม่ว่าคุณจะอัปเดตรายการประเภทใด กระบวนการจะคล้ายกันสําหรับการเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลในรายการ

เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ

มีสองวิธีในการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ ดังนี้

• โดยใช้ฟอร์ม ซึ่งเป็นวิธีการเริ่มต้น
• แบบอินไลน์ ซึ่งหมายความว่าคุณเพิ่มรายการลงในหน้ารายการโดยตรง

ถ้ารายการถูกตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชัน ข้อมูลในรายการเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้นทุกครั้งที่คุณแก้ไขข้อมูลในรายการ คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลในรายการ และคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ถ้าคุณทําผิดพลาดในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

ใช้สูตรและค่าจากการคํานวณ ใช้สูตรและค่าจากการคํานวณเพื่อสร้างข้อมูลในคอลัมน์ของรายการแบบไดนามิก การดําเนินการอาจรวมข้อมูลจากคอลัมน์อื่นๆ ในรายการ รวมถึงฟังก์ชันของระบบ เช่น วันนี้ เพื่อระบุวันที่ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวันครบกําหนดเริ่มต้นให้เป็น 7 วันนับจากวันปัจจุบัน

รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ รายการและมุมมองสามารถใช้ RSS เพื่อให้สมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับการอัปเดตได้โดยอัตโนมัติ RSS คือเทคโนโลยีที่ทําให้ผู้ใช้สามารถรับและดูการอัปเดต หรือตัวดึงข้อมูล RSS ของข่าวสารและข้อมูลในตําแหน่งที่ตั้งที่รวมเข้าด้วยกัน คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อรายการมีการเปลี่ยนแปลงหรือเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใหม่ การแจ้งเตือนเป็นวิธีที่สะดวกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญต่อคุณ

สร้างความสัมพันธ์รายการ สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองรายการ ในรายการแหล่งข้อมูล คุณสามารถสร้างคอลัมน์การค้นหาที่จะเรียก (หรือ "ค้นหา") ค่าใดค่าหนึ่งหรือหลายค่าจากรายการเป้าหมายหากค่าเหล่านั้นตรงกับค่าในคอลัมน์การค้นหาของรายการแหล่งข้อมูล ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมจากรายการเป้าหมายลงในรายการแหล่งข้อมูลได้ เมื่อคุณสร้างคอลัมน์การค้นหา คุณยังสามารถตัดสินใจบังคับใช้ลักษณะการทํางานของความสัมพันธ์ โดยการตั้งค่าตัวเลือกการลบสิ่งที่เกี่ยวข้องหรือการลบแบบจํากัด ซึ่งจะช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูลและป้องกันความไม่สอดคล้องต่างๆ ที่อาจจะสร้างปัญหาในภายหลัง

ใช้ข้อมูลรายการร่วมกับโปรแกรมฐานข้อมูล ถ้าคุณได้ติดตั้งโปรแกรมฐานข้อมูล เช่น Access คุณสามารถส่งออกและนําเข้าข้อมูลไปยังและจากไซต์ของคุณ รวมถึงเชื่อมโยงตารางจากฐานข้อมูลไปยังรายการได้ เมื่อคุณทํางานกับข้อมูลรายการของคุณในฐานข้อมูล Access คุณสามารถสร้างคิวรี ฟอร์ม และรายงานได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลของ Access ลงในเว็บแอปของ Access

ใช้รายการอย่างสม่ําเสมอในไซต์ต่างๆ ถ้ากลุ่มของคุณทํางานกับรายการหลายชนิด คุณสามารถเพิ่มความสอดคล้องกันในรายการหลายรายการได้ด้วยชนิดเนื้อหา คอลัมน์ไซต์ และเทมเพลต ฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถนําการตั้งค่าและโครงสร้างรายการมาใช้ใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างชนิดเนื้อหาสําหรับปัญหาการบริการลูกค้าที่ระบุบางคอลัมน์ (เช่น ที่ติดต่อลูกค้า) และกระบวนการทางธุรกิจสําหรับชนิดเนื้อหาได้ ตัวอย่างอื่นคือการสร้างคอลัมน์ไซต์สําหรับชื่อแผนกที่มีรายการดรอปดาวน์ของแผนก คุณสามารถนําคอลัมน์ในรายการหลายรายการมาใช้ใหม่ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อจะปรากฏเหมือนเดิมในแต่ละรายการ

ทํางานกับข้อมูลในรายการจากโปรแกรมอีเมล ใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft เพื่อนําข้อมูลรายการที่สําคัญไปกับคุณ ตัวอย่างเช่น ด้วย Outlook คุณสามารถดูและอัปเดตงาน ที่ติดต่อ และกระดานอภิปรายบนไซต์ของคุณจาก Outlook ได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เชื่อมต่อรายการภายนอกไปยัง Outlook

ตั้งค่าการกําหนดเป้าหมายเนื้อหาเปิดใช้งานการกําหนดผู้ชมเป้าหมาย เพื่อกรองรายการตามกลุ่ม

ชนิดของรายการ

ชนิดของรายการที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณกําลังแชร์

ประกาศ แบ่งปันข่าวสารและสถานะ และให้การแจ้งเตือน ข้อความประกาศสนับสนุนการจัดรูปแบบขั้นสูงด้วยรูปภาพ ไฮเปอร์ลิงก์ และข้อความที่จัดรูปแบบ

ที่ติดต่อ เก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกลุ่มที่คุณทํางานด้วย ถ้าคุณกําลังใช้อีเมลหรือโปรแกรมการจัดการที่ติดต่อที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตที่ติดต่อของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปเดตรายชื่อผู้จําหน่ายทั้งหมดขององค์กรของคุณจากโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft เช่น Outlook รายการที่ติดต่อไม่ได้จัดการสมาชิกของไซต์ของคุณจริงๆ แต่สามารถใช้เพื่อเก็บและแชร์ที่ติดต่อสําหรับองค์กรของคุณได้ เช่น รายชื่อผู้จําหน่ายภายนอก

กระดานอภิปราย จัดให้มีที่ส่วนกลางเพื่อบันทึกและจัดเก็บการสนทนาของทีมในรูปแบบของกลุ่มข่าวสาร ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณได้เปิดใช้งานรายการบนไซต์ของคุณเพื่อรับข้อความอีเมล กระดานอภิปรายสามารถจัดเก็บการอภิปรายทางอีเมลจากโปรแกรมอีเมลทั่วไปส่วนใหญ่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกระดานอภิปรายสําหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ขององค์กรของคุณ

ลิงก์ จัดตําแหน่งที่ตั้งส่วนกลางสําหรับลิงก์ไปยังอินเทอร์เน็ต อินทราเน็ตของบริษัทของคุณ และทรัพยากรอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างรายการของลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของลูกค้าของคุณ

ลิงก์ที่เลื่อนระดับ แสดงชุดของการกระทําของลิงก์ในเค้าโครงแบบเป็นภาพ

Calendar Store สําหรับเหตุการณ์ของทีมหรือสถานการณ์เฉพาะ เช่น วันหยุดของบริษัท ปฏิทินให้มุมมองแบบเป็นภาพ คล้ายกับปฏิทินตั้งโต๊ะหรือปฏิทินติดผนัง ของเหตุการณ์ของทีมของคุณ รวมถึงการประชุม งานทางสังคม และเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามเหตุการณ์สําคัญของทีม เช่น วันครบกําหนด หรือวันที่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาที่กําหนด สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างมุมมองปฏิทินจากรายการ

งาน ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและเหตุการณ์สิ่งที่ต้องทําอื่นๆ สําหรับกลุ่มของคุณ คุณสามารถมอบหมายงานให้กับบุคคล ตลอดจนติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์เมื่องานกําลังจะเสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณกําลังใช้อีเมลหรือโปรแกรมการจัดการงานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยี Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานของคุณจากไซต์ของคุณในโปรแกรมอื่นของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานสําหรับกระบวนการงบประมาณขององค์กรของคุณ แล้วดูและอัปเดตใน Outlook พร้อมงานอื่นๆ ของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างรายการ

งานโครงการ จัดเก็บข้อมูลงานด้วยมุมมองแกนต์และแถบความคืบหน้า คุณสามารถติดตามสถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์เมื่องานเคลื่อนไปสู่ความสําเร็จ ถ้าคุณกําลังใช้อีเมลหรือโปรแกรมการจัดการงานที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยี Microsoft คุณสามารถดูและอัปเดตงานโครงการของคุณจากไซต์ในโปรแกรมอื่นของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการงานของโครงการบนไซต์ของคุณเพื่อระบุและมอบหมายงานเพื่อสร้างคู่มือการฝึกอบรม จากนั้นคุณสามารถติดตามความคืบหน้าขององค์กรของคุณได้จากโครงการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างรายการ

การติดตามปัญหา จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่เฉพาะเจาะจง เช่น ปัญหาการสนับสนุน และติดตามความคืบหน้า คุณสามารถกําหนดปัญหา จัดประเภท และเชื่อมโยงปัญหาแต่ละรายการได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างรายการติดตามปัญหาเพื่อจัดการปัญหาและโซลูชันของการบริการลูกค้า คุณยังสามารถแสดงข้อคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาทุกครั้งที่คุณแก้ไข การสร้างประวัติของข้อคิดเห็นโดยไม่เปลี่ยนแปลงคําอธิบายเดิมของปัญหา ตัวอย่างเช่น ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าสามารถบันทึกแต่ละขั้นตอนที่ดําเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาและผลลัพธ์ได้ คุณยังสามารถใช้รายการการติดตามปัญหาที่มีเวิร์กโฟลว์สามสถานะเพื่อช่วยให้องค์กรของคุณจัดการการติดตามปัญหาหรือโครงการได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างรายการ

แบบสํารวจ รวบรวมและรวบรวมคําติชม เช่น แบบสํารวจความพึงพอใจของพนักงานหรือแบบทดสอบ คุณสามารถออกแบบคําถามและคําตอบของคุณได้หลายวิธี และดูภาพรวมของคําติชมของคุณ ถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตหรือฐานข้อมูลที่ติดตั้งอยู่ในรูปแบบที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์ของคุณเพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างแบบสํารวจ

กําหนดเอง เริ่มรายการตั้งแต่ต้น คุณยังสามารถสร้างรายการแบบกําหนดเองที่ยึดตามสเปรดชีตได้ ถ้าคุณมีโปรแกรมสเปรดชีตที่เข้ากันได้กับเทคโนโลยีของ Microsoft ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนําเข้ารายการจาก Excel ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บและจัดการสัญญากับผู้จัดจําหน่าย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างรายการโดยยึดตามสเปรดชีต

รายการภายนอก ทํางานกับข้อมูลที่เก็บอยู่ภายนอกรายการ แต่คุณสามารถอ่านและเขียนได้ภายใน Microsoft 365 แหล่งข้อมูลสําหรับรายการภายนอกเรียกว่าชนิดเนื้อหาภายนอก ไม่เหมือนกับรายการ Microsoft 365 ดั้งเดิม รายการภายนอกจะใช้ Business Connectivity Services ในการเข้าถึงข้อมูลโดยตรงจากระบบภายนอก (เช่น SAP, Siebel และ Microsoft SQL Server) ไม่ว่าระบบดังกล่าวจะเป็นฐานข้อมูล บริการบนเว็บ หรือสายงานธุรกิจ

รายการแบบกําหนดเองในมุมมองแผ่นข้อมูล สร้างรายการว่างที่คล้ายกับรายการแบบกําหนดเอง แต่จะแสดงรายการตามค่าเริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองแผ่นข้อมูลจะให้ตารางข้อมูลสําหรับการดูและแก้ไขข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขแถวและคอลัมน์ นําตัวกรองและลําดับการจัดเรียงไปใช้ แสดงค่าจากการคํานวณและยอดรวม รวมทั้งแก้ไขข้อมูลในเซลล์เส้นตารางได้โดยสะดวก มุมมองแผ่นข้อมูลจําเป็นต้องติดตั้ง Office บนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ 32 บิต และเบราว์เซอร์ที่สนับสนุนตัวควบคุม ActiveX

รายการสถานะ แสดงและติดตามเป้าหมายของโครงการของคุณ รายการมีชุดไอคอนสีเพื่อสื่อสารถึงระดับที่บรรลุเป้าหมาย

การหมุนเวียน ส่งข้อมูล รวมถึงตราประทับยืนยัน ไปยังสมาชิกในทีมของคุณ

รายการพจนานุกรมของ Microsoft IME ใช้ข้อมูลในรายการเป็นพจนานุกรมของ Microsoft IME คุณสามารถแปลงรายการคอลัมน์การอ่านเป็นการแสดงผลได้โดยใช้ Microsoft IME และดูเนื้อหาในข้อคิดเห็นในหน้าต่างข้อคิดเห็นของ IME ข้อมูลสามารถลิงก์ไปยัง URL ที่ระบุได้

รายการเนื้อหา PerformancePoint จัดเก็บรายการแดชบอร์ด เช่น Scorecard รายงาน ตัวกรอง หน้าแดชบอร์ด และรายการแดชบอร์ดอื่นๆ ที่คุณสร้างโดยใช้ PerformancePoint Dashboard Designer

ภาษาและผู้แปล ใช้กับเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลในไลบรารีการจัดการการแปล เวิร์กโฟลว์จะใช้รายการเพื่อมอบหมายงานแปลให้กับตัวแปลที่ระบุในรายการสําหรับแต่ละภาษา คุณสามารถสร้างรายการนี้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถเลือกที่จะให้รายการนี้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลลงในไลบรารีการจัดการการแปล

รายการ KPI ติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อประเมินความคืบหน้าอย่างรวดเร็วเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่วัดได้ คุณสามารถตั้งค่ารายการ KPI เพื่อติดตามประสิทธิภาพการทํางานโดยใช้หนึ่งในสี่แหล่งข้อมูล: ข้อมูลที่ใส่ด้วยตนเอง ข้อมูลในรายการ Microsoft 365 ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel หรือข้อมูลจาก Analysis Services ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server หลังจากสร้างรายการ KPI แล้ว คุณสามารถใช้เพื่อแสดงสถานะของตัวบ่งชี้บนหน้าแดชบอร์ดได้

นําเข้าสเปรดชีต ใช้คอลัมน์และข้อมูลจากสเปรดชีตที่มีอยู่ การนําเข้าสเปรดชีตต้องใช้ Microsoft Excel หรือโปรแกรมอื่นที่เข้ากันได้

เพิ่มรายการลงในหน้าของคุณ

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในหน้าประสบการณ์การใช้งานสมัยใหม่ของ SharePoint:

1. ถ้าหน้าไม่ได้อยู่ในโหมดแก้ไข ให้คลิก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของหน้า

2. โฮเวอร์เมาส์ของคุณที่ด้านบนหรือด้านล่างของ Web Part ที่มีอยู่และคุณจะเห็นเส้นที่มี + อยู่ในวงกลม ดังนี้:

   

3. คลิก + และคุณจะเห็นรายการ Web Part ให้เลือก เลื่อนลงไปที่ส่วน เอกสาร รายการ และไลบรารี

4. เลือกรายการ
   ชื่อของรายการที่พร้อมใช้งานทั้งหมดจะแสดงขึ้น

5. เลือกรายการที่คุณต้องการแทรกบนหน้าของคุณ

6. ถ้าคุณพอใจกับสิ่งที่คุณเลือก ให้เลือก บันทึกเป็นแบบร่าง ใกล้กับด้านบนซ้าย จากนั้น เมื่อต้องการให้ผู้อื่นสามารถใช้งานหน้าที่อัปเดตได้ ให้เลือก เผยแพร่ ใกล้กับมุมขวาบน

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในหน้าประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกของ SharePoint:

1. ใน ไซต์ ให้คลิก การตั้งค่า จากนั้นคลิก เนื้อหาของไซต์

2. คลิกไอคอน เพิ่มแอป

   

3. เลื่อนดู แล้วคลิกที่แอปที่คุณต้องการใช้ อาจมีมากกว่าหนึ่งหน้า

4. ตั้งชื่อที่ไม่ซ้ํากันให้กับแอปเพื่อให้คุณสามารถเรียกคืนได้ในภายหลังสําหรับหน้าแล้วคลิกสร้าง

5. เมื่อคุณกลับไปยังหน้าจอเนื้อหาของไซต์ คุณสามารถทําสามสิ่งต่อไปนี้

   • ปิดหน้าต่าง และกลับไปยังหน้า เพิ่มแอปใหม่บนหน้าของคุณโดยใช้ แทรก Web Part
   • คลิกที่แอปแล้วเริ่มใส่ข้อมูล
   • คลิกที่จุดไข่ปลา (...) แล้วคลิก การตั้งค่า คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ เปลี่ยนชื่อ และทํางานอื่นๆ ได้ที่นี่

จัดระเบียบรายการบนไซต์

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ฟีเจอร์ของรายการได้หลายวิธี แต่วิธีที่คุณใช้รายการนั้นจะขึ้นอยู่กับขนาดและจํานวนของรายการที่คุณมี และความต้องการขององค์กรของคุณ

การเก็บหลายรายการในรายการเดียว

คุณอาจต้องการรายการขนาดใหญ่หนึ่งรายการเพื่อตอบสนองความต้องการที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีปัญหาด้านเทคนิคจํานวนมากที่ต้องติดตามทั่วทั้งองค์กรของคุณ โดยปัญหาที่นําไปใช้กับหลายโครงการและหลายกลุ่ม

ใช้รายการเดียวเมื่อ:

• กลุ่มของคุณจําเป็นต้องดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับรายการหรือมุมมองอื่นๆ ของชุดรายการเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการอาจต้องการดูความคืบหน้าของปัญหาทางเทคนิคทั้งหมดสําหรับองค์กร หรือดูปัญหาทั้งหมดที่ถูกส่งภายในช่วงเวลาเดียวกัน
• People ต้องการเรียกดูหรือค้นหาปัญหาในตําแหน่งที่ตั้งเดียวกันบนไซต์
• คุณต้องการนําการตั้งค่าเดียวกันไปใช้กับรายการ เช่น การติดตามเวอร์ชัน หรือการกําหนดให้ต้องมีการอนุมัติ
• กลุ่มที่ทํางานในรายการจะมีฟีเจอร์ที่คล้ายกัน เช่น มีสิทธิ์ในระดับเดียวกัน สิทธิ์เฉพาะสามารถนําไปใช้กับข้อมูลในรายการเฉพาะได้ แต่ถ้าระดับสิทธิ์แตกต่างกันมาก ให้พิจารณาหลายรายการ
• คุณต้องการวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับรายการ หรือรับการอัปเดตแบบรวมสําหรับรายการ คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการ หรือดูการเปลี่ยนแปลงในรายการได้โดยใช้เทคโนโลยี RSS ตัวดึงข้อมูล RSS อนุญาตให้สมาชิกในกลุ่มทํางานของคุณดูรายการรวมของข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงได้

สร้างหลายรายการ

คุณอาจต้องการรายการหลายรายการเมื่อมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจนระหว่างรายการที่คุณต้องการจัดการหรือระหว่างกลุ่มของบุคคลที่ทํางานกับรายการเหล่านั้น

ใช้หลายรายการเมื่อ:

• คุณไม่คาดหวังว่าผู้คนจะต้องสรุปรายการเข้าด้วยกัน
• กลุ่มของบุคคลที่ทํางานกับข้อมูลมีความแตกต่างกันอย่างมาก และมีระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกัน
• คุณจําเป็นต้องนําการตั้งค่าที่แตกต่างกันไปใช้สําหรับชุดต่างๆ ของรายการ เช่น การกําหนดเวอร์ชันหรือการอนุมัติ
• คุณไม่จําเป็นต้องวิเคราะห์รายการต่างๆ ด้วยกัน หรือรับอัปเดตแบบรวมเกี่ยวกับรายการ

การจัดระเบียบข้อมูลในรายการ

ต่อไปนี้คือวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบรายการและข้อมูลในรายการ:

เพิ่มคอลัมน์ ช่วยให้กลุ่มของคุณระบุรายการที่สําคัญที่สุด คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มคอลัมน์โครงการไปยังรายการเพื่อช่วยให้ผู้ที่ทํางานในโครงการเฉพาะดูและทํางานกับรายการของพวกเขาได้ง่ายยิ่งขึ้น คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมถ้าคุณต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับแต่ละรายการ เช่น ชื่อแผนกหรือชื่อพนักงาน

ถ้าคุณมีหลายข้อมูลในรายการ คุณอาจพิจารณาทําดัชนีบางคอลัมน์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพเมื่อดูหลายรายการหรือสลับมุมมอง ฟีเจอร์นี้จะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดระเบียบข้อมูล แต่อาจทําให้องค์กรจัดเก็บข้อมูลจํานวนมากในรายการได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม การทําดัชนีอาจใช้พื้นที่ฐานข้อมูลมากขึ้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

สร้างมุมมอง ใช้มุมมองถ้าผู้คนในกลุ่มของคุณต้องการดูข้อมูลในบางวิธีบ่อยๆ มุมมองใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลําดับ จัดกลุ่ม กรอง และแสดงข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกจํานวนรายการที่จะแสดงในแต่ละครั้งในแต่ละมุมมองได้ด้วย ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเรียกดูรายการเป็นชุดๆ 25 หรือ 100 รายการต่อหน้า โดยขึ้นอยู่กับความชอบและความเร็วในการเชื่อมต่อของพวกเขา

มุมมองให้ความยืดหยุ่นในการเก็บข้อมูลจํานวนมากในรายการ แต่คุณจะเห็นเฉพาะเซตย่อยที่คุณต้องการในช่วงเวลาหนึ่งๆ เท่านั้น เช่น เฉพาะประเด็นที่โพสต์ในปีนี้ หรือเฉพาะเหตุการณ์ปัจจุบันในปฏิทิน คุณสามารถสร้างมุมมองส่วนบุคคลที่พร้อมใช้งานสําหรับคุณเท่านั้น และถ้าคุณมีสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยนรายการ คุณสามารถสร้างมุมมองสาธารณะที่พร้อมใช้งานสําหรับทุกคนได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

สร้างโฟลเดอร์ เพิ่มโฟลเดอร์ลงในรายการชนิดส่วนใหญ่ถ้าเจ้าของรายการของคุณอนุญาตให้สร้างโฟลเดอร์ได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าข้อมูลในรายการของคุณสามารถแบ่งด้วยวิธีเฉพาะได้ เช่น ตามโครงการหรือตามกลุ่ม โฟลเดอร์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสแกนและจัดการข้อมูลในรายการได้ง่ายขึ้น เทคโนโลยีของ Microsoft มีมุมมองแบบทรีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถนําทางไซต์และโฟลเดอร์ได้คล้ายกับที่พวกเขาทํางานกับโฟลเดอร์บนฮาร์ดดิสก์ของพวกเขา เช่น แต่ละแผนกสามารถมีโฟลเดอร์ของตนเองได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างโฟลเดอร์ในรายการ