หลังจากที่คุณสร้างรายการหรือไลบรารีใน Microsoft Lists, SharePoint หรือ Teams คุณสามารถสร้างกฎเพื่อทํางานโดยอัตโนมัติ เช่น การส่งการแจ้งเตือนให้บุคคลอื่นทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการหรือไฟล์ใหม่ถูกสร้างขึ้นในไลบรารี
คุณจะต้องเลือกเงื่อนไขที่ทริกเกอร์กฎและการดำเนินการที่กฎจะดำเนินการ (เพื่อเป็นการสาธิต ขั้นตอนต่อไปนี้จะสร้างกฎสําหรับรายการ ซึ่งจะทริกเกอร์การแจ้งเตือนเมื่อมีการปรับเปลี่ยนรายการ)
เมื่อเปิดรายการหรือไลบรารี ให้เลือก ผสาน จากนั้นเลือก กฎ
ภายใต้ ดําเนินการเมื่อใด เลือกเงื่อนไขที่ทริกเกอร์กฎ ตัวอย่างเช่น รายการถูกปรับเปลี่ยน
การเลือกของคุณที่นี่จะสร้างคำสั่งกฎที่คุณจะทำให้เสร็จสมบูรณ์ในขั้นตอนถัดไป
หมายเหตุ
เมื่อใช้ "วันที่เข้าใกล้" คุณจะสามารถใช้กฎชนิดนี้ได้เพียงสองกฎต่อหนึ่งรายการหรือไลบรารีเท่านั้น
การสร้างกฎที่ยึดตามคอลัมน์ข้อความแบบหลายบรรทัดไม่ได้รับการสนับสนุนเลือกส่วนของคำสั่งกฎที่เกี่ยวข้องแต่ละส่วนเพื่อกำหนดเงื่อนไขโดยการเลือกคอลัมน์ ค่าของคอลัมน์ และบุคคลที่จะแจ้งเตือน
ตัวอย่างเช่น ในการสร้างกฎให้เสร็จสมบูรณ์เพื่อแจ้ง สร้างโดยบุคคล เมื่อค่าในคอลัมน์ตรงกับเงื่อนไข คุณสามารถเลือกเมื่อ ราคาซื้อ เปลี่ยนแปลง และค่าใหม่มากกว่าจํานวนเงินที่ระบุ และอีเมล สร้างโดย (คุณสามารถระบุบุคคลใดบุคคล หรือหลายคน หรือคอลัมน์ได้ แต่ไม่สามารถเลือกที่อยู่อีเมลกลุ่มได้)
เมื่อคุณกำหนดค่าคำสั่งเสร็จแล้ว ให้เลือก สร้าง
คุณจะเห็นกฎที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณบนหน้า จัดการกฎ และกฎจะเปิดใช้งาน อีเมลแจ้งเตือนจะถูกส่งจากที่อยู่อีเมลno-reply@sharepointonline.com กลับไปที่หน้านี้เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการ แก้ไขลบ หรือจัดการกฎ
การแก้ไขปัญหา: ไม่สามารถสร้างกฎได้
หากคุณพบข้อผิดพลาดเมื่อคุณพยายามสร้างกฎ อาจเกิดจากสิทธิ์ที่นําไปใช้กับรายการหรือไลบรารี คุณต้องการความช่วยเหลือจากบุคคลที่เป็นเจ้าของไลบรารีหรือรายการเพื่อแก้ไขสถานการณ์นี้ ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง
สิทธิ์สำหรับไลบรารี
หากต้องการจัดการกฎ คุณต้องได้รับสิทธิ์ "มีส่วนร่วม" กับไลบรารีโดยเจ้าของ เจ้าของสามารถทําเช่นนี้ได้โดยการแชร์ไลบรารีกับคุณ และระบุ สนับสนุน
สิทธิ์สำหรับรายการ
นอกจากนี้ หากต้องการจัดการกฎ คุณต้องได้รับสิทธิ์ "สนับสนุน" ในรายการโดยเจ้าของรายการ เจ้าของสามารถทําเช่นนี้ได้โดยการแชร์รายการกับคุณ และระบุ สนับสนุน