使用查找列创建列表关系

应用对象
SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 Microsoft 365 Microsoft Lists

在 列表关系中,源 列表) 的一个列表 (的信息会自动显示在 目标列表) (另一个列表中。 列表关系允许你联接两个列表中的信息,并在用户编辑和删除列表项时保持信息的一致性。

关系有助于跨多个列表跟踪和维护信息。 目标列表项还可以链接到源列表中的多个列的信息并显示它们,并且关系可以更改删除项目时发生的情况 (检查 删除具有关系) 的项。

本文内容

列表关系入门

唯一列

向现有列表添加查找列

在源列表中创建列

删除包含关系的项

当列表包含多个项目时管理列表关系

列表关系入门

要建立列表关系,您将需要两个列表:源列表和目标列表。 应先列出源列表。

在此示例中,我们将使用大学课程列表作为源列表,使用阅读列表作为目标列表。 目标是显示阅读列表中每本书的课程名称和课程 ID,而无需手动输入信息。

  1. 创建源列表。 此列表将包含稍后要在目标列表上显示的所有信息的列,以及记录中每个列表项的其他信息。 例如,我们将创建一个课程列表,其中包含以下列:课程名称 (标题) 、课程 ID (单行文本) 、上课时间 (日期和时间) 以及学期长度 (选项,并提供两个选项:完整、半) 。

  2. 填写源列表。 为稍后要在目标列表中显示的所有信息创建列表项。 例如,我们将添加三门课程:中级计算机科学、计算机科学入门和机器学习。 列表应如下所示:

    课程列表

    课程名称
    (游戏)
    课程 ID
    (单行文本)
    上课时间
    (日期和时间)
    学期长度
    (选择)
    中级计算机科学 CS200 2021/9/9 凌晨 12:00 Full
    计算机科学导论 CS101 2021/9/8 上午 9:00 Half
    机器学习 CS405 2021/9/10 下午 1:30 Full
  3. 创建目标列表。 让我们添加“作者”列 (单行文本) 和“成本”列 (货币) 。

  4. 要将查找列添加到目标列表,请选择 “添加列>查找”。

  5. 输入要在列顶部显示的名称。 我们称它为课程名称。

  6. 在 选择列表作为源下,选择源列表。 对于本示例,请选择“课程”列表。

  7. 在“ 从上面的列表中选择列”下,从源列表中选择要在此列表中显示的列 (目标列表) 正在创建的新列中。 对于此示例,请选择“标题”,因为我们要显示课程名称。

  8. 若要在目标列表上显示来自源列表的更多查找信息,请选择 更多选项。 对于此示例,仅选择“课程 ID”。

  9. 选择 “保存” 并填写目标列表。 将书籍添加到目标列表 (阅读列表) 时,现在可以选择从源列表添加信息。 例如,对于 Lovelace 的计算 的未来 ,选择“课程名称”机器学习“,将自动填充课程 ID, (在本例中,它是 CS405) 。 由于这些列是查找列,因此您只需填写一个列,另一个将填充源列表中的信息。

    目标列表应如下所示:

    阅读列表 

    标题 作者
    (单行文本)
    开销
    (货币)
    课程名称
    (查找)
    课程 ID
    (查找)
    人类计算机科学 Smith $20.21 计算机科学导论 CS101
    计算的未来 Lovelace $18.15 机器学习 CS405
    如何像专业人士一样使用计算机 Cline $44.99 中级计算机科学 CS200
    为明天打字 Lorenz $60.20 机器学习 CS405

现在,阅读列表直接从“课程”列表中显示“课程名称”和“课程 ID”信息,并且可以通过从“课程”列表中选择选项来更轻松地对新列表项进行分类。 您还可以更新课程列表,它会自动在阅读列表中更新,以及直接从阅读列表链接到课程列表。

唯一列

创建列时,可以指定列必须包含唯一值。 这意味着列表的该列中不能有任何重复值。 不能添加包含重复值的列表项、修改会导致创建重复值的现有列表项,也无法从回收站还原会导致重复值的项目。 如果在源列表中创建查找列,并将该列定义为唯一列,则目标列表中的列也不得包含重复值。

注意

唯一性不区分大小写。 例如,ORD-231 和 ord-231 被视为重复值。

唯一列还必须具有索引。 创建唯一列时,系统可能会提示您创建索引。 选择“ 确定”后,将自动创建索引。 唯一列具有索引后,无法从该列中删除索引,除非首先重新定义列以允许重复值。

唯一列支持的列类型:

  • 单行文本
  • 选择(单值)
  • 数字
  • 货币
  • 日期和时间
  • 查找单个值) (
  • Person (单值)

唯一列不支持的列类型:

  • 多行文本
  • 选择(多值)
  • 计算
  • 超链接或图片
  • 自定义列
  • 查找 (多值)
  • Person (多值)
  • 是/否

向现有列表添加查找列

请记住,源列表是包含要显示的信息的列表,而目标列表是要显示信息的列表。 有关示例,请检查上面的列表关系入门部分。 

注意

应在同一网站中创建和使用查阅列。 在根站点创建的网站列不能用于子网站。

  1. 在需要“查找”列的列表中,选择 “添加列>查找”。
  2. 在 “选择列表作为源”下,选择要从中获取信息的源列表。
  3. 在“ 从上面的列表中选择一列”下,从目标列表中的此新列的源列表中选择要显示的信息。 您选择的信息将显示在您正在创建的新列中。
  4. 若要在更多列中显示来自源列表的更多查找信息,请选择 “更多选项”。 您在此处选中的所有复选框都将在目标列表上创建新列。 如果源列表中要显示更多信息,稍后可以在这些设置中添加更多列。
  5. 如果希望从源列表中的删除影响此列表,请在“ 从源列表中删除影响此列表”下面切换“ 是”。 有关详细信息,请查看 删除具有关系的项 。
  6. 切换所需的任何其他设置,然后选择 “保存”。 

在源列表中创建列

下表汇总了可以和不能用于创建查找列的列类型。

支持的列类型:

  • 单行文本
  • 数字
  • 日期和时间
  • 查找单个值) (

不支持的列类型:

  • 多行文本
  • 选择
  • 计算
  • 超链接或图片
  • 自定义栏
  • 查找 (多值)
  • 人员
  • 是/否
  • 货币

删除包含关系的项

创建查找列时,在“关系”下,可以检查“强制执行关系行为”,然后选择“限制删除”或“级联删除”。

注意

必须对列表具有“管理列表”权限才能创建或修改删除关系。

限制删除 意味着由于源列表与此目标列表链接,因此无法删除源列表中出现在目标列表上的任何项目。 您可以像往常一样继续添加到源列表,但您将无法像以前那样删除项目。

级联删除 可确保同时从两个列表中删除所有相关项。 如果从源列表中删除,该项也会从目标列表中删除。

如果取消选中 强制执行关系行为,则默认情况下从源列表中删除时,该项也会从目标列表中删除。

当列表包含多个项目时管理列表关系

当列表包含数千个项目时,可能需要更长的时间来排序、搜索和筛选。 列表将自动按创建日期顺序为列编制索引,以优化大型列表中的排序。 若要手动为列编制索引,请检查向列表或库列添加索引。

在大型列表中创建列表关系时,可能会达到资源阈值或限制,并且在以下情况下可能会被阻止:

  • 如果在包含超过列表视图阈值 (的项的现有列表中使列唯一,但请注意,将一个项目添加到使列表大于列表视图阈值的列表中是一种通常不会阻止) 操作。
  • 如果为列表中的项数超过列表视图阈值的查阅字段打开“级联删除”或“限制删除”。
  • 已超出列表视图查找阈值,默认情况下为 12 列查找。
  • 删除操作中的项数超过 1,000。

有关管理包含许多项目的列表的详细信息,请检查管理大型列表和库。