列表和库的列的类型和选项

应用对象
SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 Microsoft 365 Microsoft Lists

列的类型确定数据在列表或库中存储和显示的方式。 为列表或库创建列时，你需要选择列类型来指示你想要存储在列中的数据类型，如仅数字、带格式的文本或自动计算的数字。

本文讨论可创建的默认列类型以及何时使用每种类型的列。 列会添加到列表或库的一个或多个视图中，以帮助您以有意义的方式显示数据。 根据组织，可能会提供其他类型的列。 

从以下选项卡中选择你的 SharePoint 视图：

概述

列有助于创建列表或库中项目的有意义的视图。 通过使用列，可以对项目进行排序、分组和筛选，还可以自动计算项目的数据并显示这些计算结果。 列还使您能够指定当某人将项目添加到列表或库时应输入有关项目的哪些信息。 添加项时，将显示一个窗体，并提供用于输入信息的字段和选项。 创建列表或库时，会自动创建某些列，如 “标题” 或 “修改者”。 可以创建其他列以满足需求。 您创建的列确定哪些字段和选项显示在该窗体中;以及可添加到列表或库视图的列。

在创建列时指定所需的列的类型。 在某些情况下，还可以为现有列选择不同的列类型，但这取决于该列中当前存储的数据类型和数量。 更改现有列的列类型可能会损坏已存储在列中的数据。 出于这些原因，在创建列之前确定要存储的数据类型非常重要。 确定所需的列类型时，请考虑以下因素：

  • 你想要存储哪种类型的数据？ 只有字母？ 只有数字？ 文本格式化？ 例如，不能在 数字 列中存储字母。 了解要存储的数据类型是选择最合适的列类型的第一步。
    某些文件元数据（例如创建日期和修改日期）已在隐藏的自动生成列中可用。 若要在列表中显示此类列，请选择“添加列>”“显示/隐藏列”，然后选择所需列。
  • 是否想要在财务计算中使用这些数据？ 如果是这样， 货币 列类型是最佳选项。
  • 是否要将数据用于数学计算？ 这些计算必须有多精确？ 可以使用 数字 列或 货币 列来计算数据，但不能使用 文本 列来计算数据。 此外， “货币” 列中的计算是最精确的。
  • 希望如何对列中的数据进行排序？ 在 “文本” 列中，数字按 1、10、100、2、20、200 等 () 的字符串排序，而不是作为数值排序。 要将数字作为数值排序，请使用 数字 或 货币 列。 此外，许多日期格式如果存储在 “文本” 列中，则无法正确排序。 为确保日期正确排序，请使用 “日期和时间 ”列。
  • 是否要确保用户在列中输入信息？ 如果是这样，您可以指定该列是必需的，并且用户在不输入信息的情况下无法添加项目。

单行文本

用于在单行中收集和显示少量未格式化的文本，包括：

  • 仅文本，例如名字、姓氏或部门名称
  • 文本和数字的组合，例如街道地址或帐号
  • 计算中未使用的数字，如员工 ID 号、电话号码、邮政编码或部件号

一行文本列可在一行中最多显示 255 个字符。 如果要为列表或库创建列，并且想要一次显示格式文本或多行文本，请创建 多行文本列 。 可以将现有 的单行文本 列更改为 多行文本 列，而不会丢失已存储在该列中的任何数据。

可以通过以下方式自定义 单行文本 列：

  • 分配字符限制 通过设置所需的 最大字符数 来限制字符数。 例如，如果列存储五位员工 ID 号，则可以使用此功能来帮助确保用户只输入五个字符。
  • 显示默认值 当某人添加新物品时自动显示特定文本，同时还允许人们在需要时输入不同的文本。 设置 默认值后，人们可以通过接受默认值更快地输入信息，除非他们需要更改它。 例如，如果列存储分配给项目的公司名称，并且您的组织与特定公司合作处理大多数项目，则可以输入该公司的名称作为默认值。 因此，当将新项目添加到列表中时，公司名称会自动显示，团队成员无需输入名称。
    默认值可以是指定的文本，也可以是计算的结果，这被称为计算值。 当您希望自动显示特定文本时，计算值非常有用，但文本可能因添加项者、添加项的时间或其他原因而异。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 该公式可以根据其他列或系统函数（例如 [today]）中的信息计算值，以指示当前日期，或 [me]，以显示添加或更改项目的人员的姓名。

多行文本

在列表或库中用于收集和显示多行上的格式文本或长文本和数字，例如项目的说明。 多行文本列最多可存储 63,999 个字符，并且可以指定在用户输入有关项目的信息时要显示的文本行数。 当在列表或库中查看列时，这种类型的列将显示所有文本。

可以通过以下方式自定义 多行文本 列：

  • 分配显示限制 使用“ 编辑行数 ”设置限制用户输入有关项目的信息时显示的行数。 例如，如果列存储有关日历事件的冗长备注，则可以选择显示 10 行文本。 这使人们更容易输入信息，因为他们可以轻松查看他们输入的所有文本。 相反，如果列中仅存储有关事件的一两句话，则可以选择仅显示两行或三行文本。
    如果指定显示限制，则不会限制列出现在列表中时显示的文本量。 为项目输入的所有文本都将显示在列中。

  • 启用或禁用文本格式 (仅在列表中可用) 使用增强的富文本 (包含图片、表格和超链接的富文本) 设置用户是否可以对文本应用粗体、斜体或颜色等格式。 如果禁用，则列表将不支持任何格式设置选项;如果启用，列表将支持基本格式设置，例如粗体、斜体、项目符号或编号列表、彩色文本和背景色，以及超链接、图片和表格。

  • 追加更改 (仅在列表中可用) 如果对列表启用了版本控制，则 “对现有文本追加更改” 指定用户是否可以在不替换有关该项目的任何现有文本的情况下添加有关该项目的新文本。 如果选择不追加更改，则有关项的新文本将替换列中有关该项的任何现有文本。 如果选择附加更改，用户可以输入有关项目的其他信息，同时还可以查看之前输入的文本以及文本输入的日期和时间。 当在列表中查看时，而不是作为项目窗体中的字段查看时，该列显示超链接“ 查看条目”，而不是文本，并且人们可以单击该超链接以查看该项目的列中存储的所有信息。

    重要

    如果在创建列后关闭此选项，则将删除除最新条目之外的所有信息。

位置

从必应地图或组织目录添加丰富的位置数据。 位置列提供了其他列，用于按相关信息（包括街道地址、城市、州、国家或地区、邮政编码、坐标或名称）进行筛选、排序和搜索。

注意：此列不适用于 Microsoft 365 美国政府计划。

数字

用于存储非货币值的数值。

选择“数字”或“货币”列的提示

数字和货币列类型都存储数值。 使用 数字 列存储数值数据，以进行非财务计算或对高精度要求不高的数学计算。 使用 “货币” 列存储用于财务计算或不希望在计算中使用舍入数字的数值数据。 与 数字 列不同， 货币 列的精度为小数点左侧 15 位数、右侧 4 位数。 数字和货币列类型都提供预定义格式，用于确定数据的显示方式。

可以通过以下方式自定义 数字 列：

  • 指定最小和最大值 限制用户可以输入的数字范围。 例如，如果该列将任务已完成的工作量存储为百分比，则可以指定 0 为最小值，将 100 指定为最大值。 同样，如果列存储事件的与会者人数，并且您希望将与会者限制为特定数量，则可以输入最大与会者人数作为最大值。
  • 包括小数位数 指定数字是否包含小数位数以及要存储的小数位数。 如果列可能需要存储小数位数超过 5 位数，可在选择要包含的小数位数时选择 “自动 ”。 如果列存储计算结果，并且您希望结果尽可能精确，则“自动”也是一个不错的选择。 但是，如果想要确保列中的所有值具有相同的小数位数，最好将小数位数限制为零（仅适用于整数）或另一个小数位数到 5。
  • 显示默认值 当有人添加新项目时自动显示特定数字，同时还允许人们在需要时输入不同的数字。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果列存储每个团队成员拥有的计算机数量，并且每个团队成员都至少拥有一台计算机，请输入 1 作为默认值。 因此，当有新项目添加到列表中时， 会自动显示 1 ，团队成员无需输入数字。
    默认值可以是您指定的数字，也可以是计算的结果（称为计算值）。 当您希望自动显示特定数字时，计算值非常有用，但该数字可能因添加项目的人、添加项目的时间或其他原因而异。 若要使用计算值，请输入公式，而不是特定数字作为默认值。 该公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算数字。
  • 将数字格式设置为百分比通过“显示为百分比”设置，可以将数字显示和存储为百分比，并在使用它计算其他值时将其视为百分比。

是/否

用于存储 true/false 或 yes/no 信息，例如某人是否将参加活动。 当用户输入有关项目的信息时， “是/否 ”列将显示为单个复选框。 若要指示 “是”，团队成员应选中复选框。 要指示 “否”，团队成员必须清除复选框。

“是/否”列中的数据可用于其他列的计算。 在这些情况下， Yes 会转换为 1 (1) 的数值， No（否 ）会转换为 0 (0) 。

可以通过为“ 是/否 ”列选择默认值来自定义该列。 默认值是在某人添加新项时自动显示的选择。 如果需要，People 可以选择不同的值。 对于 “是/否 ”列，可以指定是否自动选中复选框（表示 “是 ”值），或不选中（表示 “否 ”值）。

人或组

用于提供人员和组的可搜索列表，用户可以在添加或编辑项目时从中进行选择。 例如，在“任务”列表中，名为“分配对象”的“人员”或“组”列可以提供任务可分配给的人员列表。 列表的内容取决于为网站配置目录服务和 SharePoint 组的方式。 要自定义列表的内容，您可能需要与管理员联系。

可以通过以下方式自定义 “人员”或“组 ”列：

  • 允许多选 允许用户选择任意数量的选项，或将选择数量限制为仅一个选项。
  • 包括或排除人员组 指定列表是仅包括个人，还是另外包括电子邮件通讯组列表和 SharePoint 组。 例如，在任务列表中，你可能希望只包括单个人员，以确保特定人员负责每个任务。 在项目列表中，您可能需要包括电子邮件通讯组列表和 SharePoint 组，以确保团队与每个项目相关联。

注意

现在状态（以前随 名称 (与状态) 一起 提供）在现代浏览器中不可用。 你的组织可以按照 “在 Internet Explorer 10 文档模式下显示经典 SharePoint 网站”中的步骤选择提供状态。

日期与时间

用于存储日历日期或日期和时间。 日期格式因站点的区域设置而异。 如果所需的格式不可用，请让管理员向网站添加对相应区域的支持。

可以通过以下方式自定义 日期和时间 列：

  • 仅包含日期或同时包含日期和时间 指定是只包含日历日期，还是同时包含日历日期和一天中的时间。
  • 显示默认值 当某人添加新物品时自动显示特定日期或日期和时间，同时还允许人们在需要时输入不同的值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果该列存储发生费用的日期，并且大多数支出发生在会计年度的第一天，则可以将会计年度的第一天指定为默认值。 因此，当将新项目添加到列表时，该日期会自动显示，团队成员无需输入日期。
    默认值可以是您指定的值、项目添加到列表或库的日期，也可以是计算结果（称为计算值）。 当您希望自动显示特定日期或时间，但日期或时间可能因项而异时，计算值非常有用。 若要使用计算值，请输入公式作为默认值。 该公式可以根据其他列或系统函数（如 [today]）中的信息计算值，以指示当前日期。 例如，如果你希望列显示距当前日期晚 30 天的日期，请在“计算值”框中键入方程式 =[TODAY]+30。

选项

用于允许用户从你提供的选项列表中进行选择。 在希望确保列中的所有数据一致的情况下，此列类型是理想的选择，因为您可以限制列中存储的值。

可通过以下方式自定义 “选择” 列：

  • 定义选项列表 提供用户可选的准确值列表。 若要提供此列表，请将 “选项 ”框中的示例文本替换为所需的值。 在单独的行中键入每个值。 若要开始新行，请按 Enter。
  • 启用其他自定义选项 若要允许用户输入选项列表中未包含的值，请启用“ 可以手动添加值”。 如果您可能不知道人们需要输入有关项的所有值，则这样做是个好主意。 如果你希望用户仅使用你指定的值，请禁用 “可以手动添加值”。
  • 显示默认值 当某人添加新物品时自动选择特定值，同时还允许用户在需要时选择其他值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果列存储分配给项目的公司名称，并且您的组织与特定公司合作处理大多数项目，则可以输入该公司的名称作为默认值。 因此，当将新项目添加到列表中时，公司名称会自动显示，团队成员无需选择该名称。
    默认值可以是您指定的值，也可以是计算的结果（称为计算值）。 当您希望自动显示列中的特定文本，但文本可能因添加项目的人、添加项目的时间或其他原因而异时，计算值非常有用。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 该公式可以根据其他列或系统函数（例如 [today]）中的信息计算值，以指示当前日期，或 [me]，以显示添加或更改项目的人员的姓名。
    从下拉菜单中，选择要显示的默认选项，或选择“ 无 ”以将默认选项留空。
  • 选择显示格式 通过下拉菜单或单选按钮显示选项。 首先，选择 更多选项，然后在显示 选项下面，选择您喜欢的格式。

新式体验中选项列的选项

用于存储指向网页、图形或其他资源的超链接。

超链接列存储网页、图形或其他资源的统一资源定位器 (URL) 。 根据您选择的显示格式，它将显示可单击以访问资源的超链接，或者显示图形而不是图形文件的 URL。

当用户向列表项添加超链接时，必须输入列中显示的 URL 和描述性文本。 如果 URL 用于图形文件（如 http://www.example.com/image.gif），他们可以选择为图形输入描述性替代文本，该文本适用于在浏览器中关闭图形或依赖屏幕阅读软件将屏幕上的图形转换为口语的用户。

货币

用于存储货币值。

选择“数字”或“货币”列的提示

数字和货币列类型都存储数值。 使用 数字 列存储数值数据，以进行非财务计算或对高精度要求不高的数学计算。 使用 “货币” 列存储用于财务计算或不希望在计算中使用舍入数字的数值数据。 与 数字 列不同， 货币 列的精度为小数点左侧 15 位数、右侧 4 位数。 数字和货币列类型都提供预定义格式，用于确定数据的显示方式。

可以通过以下方式自定义 货币 列：

  • 指定允许的最小和最大值 限制用户可以输入的货币值范围。 例如，如果列存储事件的报告费用，并且您的组织将报告限制为特定范围内的金额，则您可以将这些限制指定为最小值和最大值。
  • 包括小数位数 指定值是否包含小数位数和要存储的小数位数。 对于货币值，可以选择小数点后两位，或者，如果你只想存储舍入值，也可以选择零。 对于需要高精度的计算中使用的非货币值，可以选择将小数位数限制为零到五，或者，对于更精确的值，可以选择 自动以 自动使用适当的小数位数来计算结果。
  • 显示默认值 当某人添加新物品时自动显示特定值，同时还允许人们在需要时输入不同的值。 默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果该列存储设置新帐户所产生的费用，并且该费用对于所有新帐户通常相同，则可以将该金额指定为默认值。 因此，当将新项目添加到列表时，该值会自动显示，团队成员无需输入该数字。
    默认值可以是您指定的值，也可以是计算的结果（称为计算值）。 当您希望自动显示特定值，但该值可能因项、项目的添加者、项目的添加时间或其他原因而异时，计算值非常有用。 若要使用计算值，请输入公式（而不是特定文本）作为默认值。 公式可以根据其他列或系统函数中的信息计算值。
  • 选择货币格式 通过为列选择特定的货币格式，确保列中的所有值都基于相同的货币。 下拉框提供 100 多个国家/地区选项，以便你可以以大多数本地格式指定货币。

图片

用于将设备中的单个图像文件添加到列表或库中的项目。

将图像列添加到列表或库后，可以：

  • 使用列表或库形式添加图像。 例如，在下面的屏幕截图中， 设备照片是 图像列。

    图像列 新建项

  • 查看窗体中的项或文件属性时，通过选择“ 编辑 (铅笔) ”图标或“ 删除 (垃圾桶) ”图标，查看、替换或删除图像。
    图像列查看、替换或删除

托管元数据

使用此列类型可使网站用户能够从特定的托管术语集中选择值，并将这些值应用于其内容。 用户可以创建和配置托管元数据列以映射到现有术语集或术语，也可以专门为托管元数据列创建新术语集。

托管元数据列具有几个独特的功能和特征，可帮助用户选择术语并将其应用到内容，例如支持“预键”，以及支持术语、说明、同义词和多语言值的消除歧义。

托管元数据列促进跨网站对元数据的一致使用，因为它们为用户提供了可应用于其内容的术语列表。

这些术语来自术语集，该术语集由术语库管理员或其他有权管理术语的个人在术语库管理工具中集中管理。 只要更新特定托管元数据列绑定到的术语集，无论在该托管元数据列可用的地方，用户都会自动使用更新的术语。

可以通过以下方式自定义“托管元数据”列：

CREATE COLUMN1

选择术语集或术语 – 指定包含要与此列关联的所需值的术语集。  

找到术语集后，单击它以选择要在列中显示的层次结构的第一层。 仅当用户选择值时，才会显示所选术语下方的级别。 

显示默认值 - 当某人添加新项时，系统会自动选择特定值，同时允许用户在需要时选择其他术语。  

默认值可帮助用户更快地输入信息。 例如，如果与列关联的术语集表示组织运营所在的各个地理位置，并且有一个主要位置术语与此列表或库中的内容相关，则可以选择该术语作为默认值。 因此，当将新项添加到列表或库时，将自动选择该位置术语，并且用户无需选择位置，除非位置不同。 

选择显示格式 – 从术语集中选择的值可以显示为仅具有术语标签的单个值 (例如：悉尼) ，也可以显示术语的完整层次结构路径 & 其父级 (示例： 地理位置： 澳大利亚： 悉尼)

允许用户键入新值 – 启用此选项将允许用户向术语集添加新术语。 请注意，仅当术语集指定为对用户贡献开放时，此选项才可用。 

允许多个值 – 选择此选项可使列包含多个值。 请注意，启用此功能将阻止对列表视图中的数据进行排序。  

有关什么是托管元数据以及如何使用它的详细信息，请参阅 托管元数据简介。 

注意

托管元数据选项当前正在向目标发布客户推出，可能不适用于某些用户。

另请参阅

使用筛选修改视图

使用排序修改视图

设置列的格式以更改其外观

删除列表或库中的列