列表是可与团队成员和提供访问权限的人员共享的数据集合。 你将找到许多现成的列表模板，它们为组织列表项提供了一个很好的起点。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的列出模板。
本文介绍创建和使用列表背后的概念。 你可以在 SharePoint、Microsoft 365 中的列表应用或 Microsoft Teams 中创建列表。 了解如何开始 使用 Microsoft Teams 中的列表。
有关列表的信息，请参阅以下文章：
注意
此处的信息和可用列表类型取决于你使用的 SharePoint 版本。 如果不知道版本，请与管理员、支持人员或经理联系，或请参阅 我使用的是哪个版本的 SharePoint？
列表概述
组织通常使用多种类型的列表，包括链接、公告、联系人、问题跟踪和调查等。
Lists 还可以包括可用作团队协作焦点或业务解决方案中的任务。 在许多情况下，列表可以提供快速、有效的解决方案，只需进行很少的修改或无需修改。
例如，可以使用：
- 任务包括对所有权和进度的跟踪，以及用于对列表内容进行有吸引力的视觉呈现的页面内时间线。
- 问题跟踪 包括版本控制和版本历史记录存储，用于更深入地分析工作组项目和常见工作任务。
列表丰富而灵活，并且具有许多内置功能，可提供可靠的存储、共享和处理数据的方式。
例如，您可以：
- 创建包含各种列的列表，这些列包括文本、数字、选择、货币、日期和时间、查找、是/否和计算。 还可以将一个或多个文件附加到列表项以提供其他详细信息，例如包含支持数字的电子表格或包含背景信息的文档。
- 创建列表视图以以不同和特定的方式组织、排序和过滤数据;更改元数据，例如添加和删除列、修改验证规则;并在具有内容类型、网站列和模板的网站上一致地使用列表。 例如，可以在主页上仅查看日历中的时事，并在另一个页面上创建类似于挂历) 的可视视图 (。
- 通过结合使用唯一列、查找列和关系强制 (来级联和限制删除) 来创建列表之间的关系，所有这些都增强了创建更复杂的业务解决方案的能力，并有助于保持数据的完整性。
- 创建自定义列表，在 Web 部件和 Web 部件页中显示数据，并导入、导出和链接来自其他程序（例如 Excel 和 Access）的数据。
- 跟踪版本和详细历史记录，要求修改数据必须获得批准，使用项目级和文件夹安全功能，签入和签出，使用通知和 RSS 源自动接收有关更改的通知。
- 将单个列表中的内容组织到文件夹中，以增加便利性和更好的性能，并通过使用索引提高大型列表的总体性能。
列表的使用方法
以下是使用列表的一些方法，以帮助你管理组的信息。
跟踪版本和详细历史记录跟踪列表项的版本 ，以便您可以查看哪些项在版本之间发生了更改，以及列表项的更改者。 如果在较新版本中出错，您可以恢复物品的先前版本。 如果您的组织需要在列表发展时监控列表，则跟踪列表的历史记录尤为重要。
需要审批指定列表项需要审批 后才能由所有人查看。 项目将保持挂起状态，直到有权批准它们的人员批准或拒绝它们。 可以控制哪些用户组可以在批准列表项之前查看该列表项。
自定义权限 指定列表的参与者是只能读取和编辑他们创建的项目，还是列表中的所有项目。 有权管理列表的 People 可以阅读和编辑所有列表项。 还可以对单个列表项应用特定权限级别，例如，如果该项包含机密信息。
创建和管理视图 创建同一列表的不同视图。 实际列表的内容不会改变，但项目是组织或过滤的，以便人们可以根据自己的需要找到最重要或最有趣的信息。
更新列表 无论更新的是哪种类型的列表， 添加、编辑和删除列表项的过程都是相似的。
添加或编辑列表项
可通过两种方法添加或编辑列表项：
- 通过使用窗体，这是默认方法。
- 内联，这意味着您直接在列表页上添加项目。
如果列表设置为跟踪版本，则每次编辑列表项时都会创建列表项的新版本。 可以查看列表项更改的历史记录，并在更新版本中出错时还原以前的版本。
使用公式和计算值 使用公式和计算值在列表的列中动态生成信息。 这些操作可以包括来自列表中其他列的信息以及系统函数（例如 TODAY）以指示当前日期。 例如，可以指定从当前日期起的 7 天的默认截止日期。
随时了解更改信息 列表和视图可以使用 RSS，以便工作组成员可以自动接收更新。 RSS 是一种技术，使人们能够在合并位置接收和查看新闻和信息的更新或 RSS 源。 您还可以创建电子邮件警报，以便在列表更改或添加新项目时通知您。 警报是跟踪对您来说重要的更改的便捷方式。
创建列表关系 在两个列表之间创建关系。 在源列表中，创建一个查找列，如果目标列表中的一个或多个值与源列表中查找列中的值相匹配 ) 则该列将检索 (或“查找”一个或多个值。 如果需要，可以继续将目标列表中的其他列添加到源列表。 创建查找列时，还可以通过设置级联删除或限制删除选项来决定强制执行关系行为，该选项有助于保持数据有效并防止日后可能导致问题的不一致。
与数据库程序共享列表信息 如果已安装数据库程序（如 Access），则可以在网站之间导出和导入数据，以及将数据库中的表链接到列表。 在 Access 数据库中处理列表数据时，还可以创建查询、窗体和报表。 有关详细信息，请参阅将数据从 Access 数据库导入 Access Web 应用。
跨网站一致地使用列表 如果您的组使用多种类型的列表，则可以使用内容类型、网站列和模板在多个列表之间增加一致性。 这些功能使您能够有效地重用设置和列表结构。 例如，可以为客户服务问题创建内容类型，指定内容类型的某些列 (如客户联系) 和业务流程。 另一个示例是为具有部门下拉列表的部门名称创建网站列。 可以在多个列表中重复使用该列，以确保名称在每个列表中始终以相同的方式显示。
处理电子邮件程序中的列表项 使用与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序随身携带重要的列表信息。 例如，使用 Outlook，可以在 Outlook 中查看和更新网站上的任务、联系人和讨论区。 有关详细信息，请参阅 将外部列表连接到 Outlook。
设置内容定位：启用受众定位以 按组筛选项目。
列表类型
你使用的列表类型取决于你共享的信息类型。
公告 共享新闻和状态并提供提醒。 公告支持使用图像、超链接和带格式的文本进行增强的格式设置。
联系人 存储有关与你合作的人或组的信息。 如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或联系人管理程序，则可以在其他程序中查看和更新您网站中的联系人。 例如，可以通过与 Microsoft 技术兼容的电子邮件程序（如 Outlook）更新组织所有供应商的列表。 联系人列表实际上并不管理网站的成员，但可用于存储和共享组织的联系人，例如外部供应商列表。
讨论区 提供一个中心位置来记录和存储团队讨论，类似于新闻组的格式。 如果管理员已在网站上启用列表以接收电子邮件，则讨论区可以存储来自大多数常见电子邮件程序的电子邮件讨论。 例如，你可以为组织的新产品发布创建一个讨论区。
链接 为 Internet、公司 Intranet 和其他资源的链接提供中心位置。 例如，您可以创建一个指向客户网站的链接列表。
提升的链接 在可视布局中显示一组链接操作。
用于团队活动或特定情况（如公司假日）的 Calendar Store。 日历提供类似于桌面或挂历的团队活动（包括会议、社交活动和全天活动）的视觉视图。 您还可以跟踪团队里程碑，例如与特定时间间隔无关的截止日期或产品发布日期。 有关详细信息，请参阅 从列表中创建日历视图。
任务 跟踪有关组的项目和其他待办事项事件的信息。 您可以将任务分配给人员，以及在任务接近完成时跟踪状态和完成百分比。 如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新站点中的任务。 例如，可以为组织的预算流程创建任务列表，然后在 Outlook 中查看和更新它以及其他任务。 有关详细信息，请参阅 创建列表。
项目任务 使用甘特图视图和进度条存储任务信息。 当任务接近完成时，您可以跟踪状态和完成百分比。 如果使用的是与 Microsoft 技术兼容的电子邮件或任务管理程序，则可以在其他程序中查看和更新站点上的项目任务。 例如，可以在网站上创建项目任务列表来识别和分配工作以创建培训手册，然后可以从 Project 中跟踪组织的进度。 有关详细信息，请参阅 创建列表。
问题跟踪 存储有关特定问题（如支持问题）的信息并跟踪其进度。 您可以分配问题、对其进行分类并将问题相互关联。 例如，您可以创建问题跟踪列表来管理客户服务问题和解决方案。 您还可以在每次编辑问题时对其进行评论，从而创建评论历史记录，而无需更改问题的原始描述。 例如，客户服务代表可以记录为解决问题而采取的每个步骤和结果。 您还可以将问题跟踪列表与三态工作流结合使用，以帮助您的组织管理问题或项目跟踪。 有关详细信息，请参阅 创建列表。
调查 收集和汇编反馈，例如员工满意度调查或测验。 可以通过多种不同方式设计问题和答案，并查看反馈概述。 如果安装了与 Microsoft 技术兼容的电子表格或数据库程序，则可以导出结果以进一步分析它们。 有关详细信息，请参阅 创建调查。
自定义 从头开始创建列表。 如果你的电子表格程序与 Microsoft 技术兼容，则还可以创建基于电子表格的自定义列表。 例如，可以从创建的 Excel 中导入用于存储和管理供应商合同的列表。 有关详细信息，请参阅 基于电子表格创建列表。
外部列表 处理存储在列表之外但可在 Microsoft 365 内读取和写入的数据。 外部列表的数据源称为外部内容类型。 与本机 Microsoft 365 列表不同，外部列表使用 业务连接 服务直接从外部系统 (（如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) ）访问数据，无论该系统是数据库、Web 服务还是业务线系统。
数据表视图中的自定义列表 创建类似于自定义列表的空白列表，但默认情况下在数据表视图中显示该列表。 数据表视图提供了一个数据网格，用于查看和编辑数据作为行和列。 你可以添加及编辑行和列，应用筛选器和排序顺序，显示计算值和总计，以及方便地编辑网格单元格内的数据。 数据表视图要求在 32 位客户端计算机上安装 Office，以及支持 ActiveX 控件的浏览器。
状态列表 显示和跟踪项目目标。 该列表包括一组彩色图标，用于传达目标的实现程度。
循环 向您的团队成员发送信息，包括确认戳。
Microsoft 输入法词典列表 将列表中的数据用作 Microsoft 输入法字典。 可以使用 Microsoft 输入法将阅读列项目转换为显示，并在输入法注释窗口的注释中查看内容。 数据可以链接到特定 URL。
PerformancePoint 内容列表存储使用 PerformancePoint 仪表板Designer 创建的仪表板项，例如记分卡、报表、筛选器、仪表板页面和其他仪表板项。
语言和翻译人员 与翻译管理库中的翻译管理工作流配合使用。 工作流使用该列表将翻译任务分配给每种语言列表中指定的翻译人员。 您可以手动创建此列表，也可以选择在将翻译管理工作流添加到翻译管理库时自动创建此列表。
KPI 列表 跟踪关键绩效指标 (KPI) ，以快速评估针对可衡量目标取得的进展。 可以使用以下四个数据源之一设置 KPI 列表来跟踪绩效：手动输入的数据、Microsoft 365 列表中的数据、Excel 工作簿中的数据或 Analysis Services（Microsoft SQL Server 的一个组件）中的数据。 创建 KPI 列表后，您可以使用它在仪表板页面上显示指标的状态。
导入电子表格 使用现有电子表格中的列和数据。 导入电子表格需要 Microsoft Excel 或其他兼容程序。
在页面中添加列表
要将列表添加到 SharePoint 新式体验页面，请执行以下操作：
如果页面尚未处于编辑模式，请单击页面右上角的 编辑 。
将鼠标悬停在现有 Web 部件上方或下方，你将看到带有圆圈 + 的线条，如下所示：
单击“ + ”，可以看到可供选择的 Web 部件列表。 向下滚动到“ 文档、列表和库 ”部分。
选择 “列表”。
将显示所有可用列表的名称。选择要在页面上插入的列表。
如果对所选内容感到满意，请选择左上角附近的“ 另存为草稿” 。 然后，若要使更新后的页面可供其他人使用 ，请选择 右上角附近的发布。
要将列表添加到 SharePoint 经典体验页面，请执行以下操作：
在“网站”中，单击“ 设置
，然后单击 “网站内容”。单击 “添加应用 ”图标。
滚动浏览并单击要使用的应用。 可能有多个页面。
为应用指定一个唯一的名称，以便你可以稍后在某个页面中调用它，然后单击 创建。
返回到“网站内容”屏幕后，可以执行以下三项操作：
- 关闭窗口并返回到页面。 使用“插入 Web 部件”在页面上添加新应用。
- 单击该应用并开始输入数据。
- 单击省略号 (...) 然后单击 “设置”。 您可以在此处添加列、更改名称和执行其他任务。
组织网站上的列表
虽然可通过多种方式使用列表功能，但如何使用它们取决于列表的大小和数量以及组织的需求。
你可能想要一个大型列表来满足不同的需求。 例如，您可能需要在整个组织中跟踪大量技术问题，这些问题适用于多个项目和组。
在以下情况下使用单个列表：
- 您的组需要查看有关列表项的摘要信息或同一组项目的不同视图。 例如，经理可能希望查看组织所有技术问题的进度，或者查看同一时间段内提交的所有问题。
- People 希望浏览或搜索站点上同一位置中的问题。
- 你想要将相同的设置应用于列表项，例如跟踪版本或需要审批。
- 处理该列表的组具有相似的特征，例如相同的权限级别。 唯一权限可应用于特定列表项，但如果权限级别差异很大，请考虑使用多个列表。
- 你想要分析有关列表的信息或接收列表的合并更新。 你可以在更改列表项时收到警报，或者使用 RSS 技术查看对列表的更改。 通过 RSS 源，工作组成员可查看已更改信息的汇总列表。
创建多个列表
当要管理的项之间或使用它们的人员组之间存在明显差异时，您可能需要多个列表。
在以下情况下使用多个列表：
- 您不希望人们需要项目的摘要。
- 处理信息的人员组是不同的，具有不同的权限级别。
- 您需要将不同的设置（例如版本控制或审批）应用于多组项。
- 无需将项目一起分析，也无需接收有关列表的合并更新。
组织列表中的项目
下面是组织列表和列表项的一些方法：
添加列 帮助您的小组确定最重要的项目，您可以将列添加到您的列表中。 例如，可以将 Project 列添加到列表，以帮助从事特定项目的人员更轻松地查看和使用其项目。 如果想要收集每个列表项的其他信息（如部门名称或员工姓名），可能还需要添加更多列。
如果列表中有多个项目，则可以考虑为某些列编制索引，以提高查看多个项目或切换视图时的性能。 此功能不会更改项目的组织方式，但可能使组织能够更轻松地在列表中存储大量项目。 但是，索引可能会占用更多数据库空间。 有关详细信息，请参阅 创建、更改或删除列表或库的视图。
创建视图 如果组中的人员经常需要以特定方式查看数据，请使用视图。 视图使用列对数据进行排序、分组、筛选和显示数据。 还可以选择每个视图中一次显示的项目数。 例如，用户可以浏览每页 25 或 100 个列表项的列表，具体取决于他们的偏好和连接速度。
通过视图，可以灵活地在列表中存储大量项目，但只能在某一特定时间查看所需的子集，例如仅查看今年发布的问题或仅查看日历中的时事。 您可以创建只有您可用的个人视图，如果您有权修改列表，则可以创建对所有人可用的公共视图。 有关详细信息，请参阅 创建、更改或删除列表或库的视图。
创建文件夹 如果您的列表所有者允许创建文件夹，则向大多数类型的列表添加文件夹。 如果列表项目可以以特定方式划分（例如按项目或组），这将特别有用。 文件夹可帮助人们更轻松地扫描和管理列表项。 Microsoft 技术提供了树状视图，使人们能够导航其站点和文件夹，就像他们处理硬盘上的文件夹的方式一样。 例如，每个部门都可以有自己的文件夹。 有关详细信息，请参阅在 列表中创建文件夹。