Съвети за продуцирането на големи събрания и събития в Microsoft Teams

Чудесни виртуални събрания и събития не се случват просто – те изискват предварително планиране и подготовка, за да предоставят възможно най-доброто изживяване. От проверката на оборудването до извършване на преходи– малко подготовка може да предотврати технически проблеми и да поддържа безпроблемната работа на събитието.

Ето някои от най-добрите ни съвети за планиране и провеждане на висококачествени събрания, градски зали и уебинари в Microsoft Teams.

Първи стъпки

Изтеглете Microsoft Teams за десктоп за най-надеждните събрания и събития. Насладете се на пълен достъп до функциите и превъзходна производителност. Актуализирайте Teams за най-новите функции за защита и корекции на грешки.

Планиране на производство на събитие

Преди да започне събитието, установете роли и отговорности, репетиция на презентации и настройте необходимите комуникации за използване по време на събитието. За плавна настройка следвайте практиките по-долу.

Винаги да имате повече от един човек в групата събития. Възлагане на роли и отговорности – прочитане на това кой е отговорен за всяка стъпка от операцията , от продуценти и представящи към модератори на Q&A
Планирайте комуникацията на вашата група събития. Комуникацията в реално време е изключително важна за големи събрания и събития. Груповият чат на събитието (достъпен за организатора, продуцентите и представящите) е чудесен начин да поддържате връзка.
Упражнявай се. Изпълнете през събитието, за да проверите презентациите, да се упражните в преходите и да тествате настройките за аудиои видео. Гледайте изживяването с участниците на живо, за да осигурите страхотно изживяване за аудиторията си.

Съвети: За хибридни събития:

Провеждайте предварително проучване на сайта. Проверете AV инфраструктурата на стаята, интегрирането с Teams и физическото оформление.
Тествайте и се уверете, че цялото оборудване в стаята работи (конзола MTR, микрофони, камери, високоговорители, дисплеи, контролни панели).
Документирайте потока на сигнала на стаята (аудио, видео, мрежа) и идентифицирайте всички ограничения или нестандии.
Актуализирайте фърмуера и софтуера на всички хардуер, сертифицирани за Teams, и осигурете съвместимост с най-новата версия на Teams.
Уверете се, че има кабелна Ethernet връзка за всички устройства, използвани в производството (Teams PC, vMix машина и др.).

Настройване на аудио, видео и споделено съдържание

Използването на висококачествено аудио- и видео оборудване е от решаващо значение по време на големи събрания и събития. Настройте висококачествени микрофони и уеб камери или се срещнете от стая на Teams за хибридна работа. Тези съвети ще ви помогнат да комуникирате ясно с аудиторията и представящите по време на събитието.

Аудио

Не пренебрегвайте качеството на аудиото – това е най-важната част от едно чудесно събитие. Някои хора може просто да слушат с браузъра във фонов режим.
Използвайте висококачествени микрофони. Микрофоните за носене са идеални за по-малко опитни представящи; преносимите микрофони изискват практика и техника, за да се избегне обработката на шум.
За представящи, които използват компютър или друго устройство, използвайте слушалки, сертифицирани за Teams.
За презентации в стаята тествайте предварително аудиото на стаята, за да предотвратите предаването на шум или обратна връзка онлайн.
Добавете аудио към събитието, като използвате всяко устройство за заснемане на аудио, което е съвместимо с балансирано аудио (XLR конектори) или 1/8" слушалки и ви позволява да се включите в компютъра, на който се изпълнява Teams чрез USB.
Като алтернатива можете да използвате AV система от висок клас и да свържете HDMI или SDI изхода на тази система в Teams с помощта на основно устройство за заснемане на видео като HDMI-USB кутия.

Съвети: За хибридни събития:

Тествайте отделно настройките за аудио в залата и онлайн, преди да започнете на живо.
Използвайте независими микрофони за лична и виртуална аудитории, но се уверете, че само един доминиращ аудиоизточник е свързан към платформата на събранието.
Ако се присъединяват няколко души, които използват устройства в стаята, нека прекъснат аудиото на компютъра си, за да се предотврати ехо или обратна връзка.
Донесете допълнителни микрофони (например преносими компютри, лавтори) за панелисти или роуминг Q&A.

Видео

Светлинно на обекта – не можете да имате твърде много светлина за повечето камери. Осветлението може да бъде разликата между производство, което се възприема като професионално или аматьорско.
Използвайте три светлини, за да осветите обекта: клавишна светлина, запълване на светлина и задна светлина, за да осигурите добра дълбочина.
HdMI устройствата за заснемане могат да се използват и за поточно предаване на изхода от компютър (PC или Mac) в Teams – идеален за показване на висококачествени видеоклипове, софтуерни демонстрации или графики за движение, все едно са информационен канал на камерата.
Не свързвайте HDMI вход директно в събрание на Teams, тъй като Teams по същество не поддържа HDMI източници. Вместо това използвайте устройство за заснемане с HDMI, за да пренесете HDMI видео в компютъра, където то може да се показва като виртуална камера в Teams. Например тази настройка ви позволява да свържете промоционална камера с най-добра оптика и мащабиране чрез HDMI, което подобрява качеството на видеото на събранието ви.

Споделяне на съдържание от екрана

Споделянето на екрана по време на събитие е чудесен начин да демонстрирате продукти и работни потоци или да преведете аудиторията си през важни ресурси.

Тези съвети ще ви помогнат ефективно да представяте съдържание, докато продуцирате събитието си.

Ако сте единственият производител на събития, ви препоръчваме да използвате два монитора. Това ви позволява да споделяте съдържание от втория монитор, докато продуцирате събитието от първия монитор.

Споделяйте аудио от вашето устройство, когато представяте мултимедия.

За повече указания относно представянето на големи събрания вижте Съвети за представяне на големи събрания и събития в Microsoft Teams.

Производствен поток и ден на събитието

В деня на събитието препоръчваме групата събития да се присъедини поне 15 минути, преди да започне събитието.
Използвайте зелената стая, за да се подготвите с други организатори и представящи, преди събитието да започне. Проверете всички микрофони, камери и информационни канали.
Оставете звука изключен, докато не сте готови да започнете представянето на живо в началото на събитието.
Назначете някого да гледа както в залата, така и виртуалните информационни канали за проблеми.

План за технически въпроси

Технически проблеми могат да възникнат дори и с най-добрата подготовка. Плътен план за архивиране гарантира, че вашето събитие ще продължи да работи безпроблемно, ако нещо се обърка.

Винаги има втори производител, който може да поеме контрола, ако основният производител се отпадне или е изправен пред технически проблеми.
Запазете резервен лаптоп с всички слайдове и мултимедия предварително заредени и тествани. Имате допълнителни микрофони, уеб камери и кабели, готови в случай на отказ на хардуера.
Използвайте вторична интернет връзка, като например мобилен хотспот, ако основната връзка се понижи. Тествайте връзката за архивиране, преди да започне събитието.
Предварително запишете важни презентации, така че да можете бързо да превключите към записано видео, ако представящ загуби връзка.
Microsoft Teams ще изпрати връзка за присъединяване, когато събитието бъде създадено. Вместо да споделяте директната връзка към календара, създайте URL адрес по избор, като Bit.ly да споделяте с участниците.
- Ако технически проблем или грешка при продуцента изисква създаване на ново излъчване, актуализирайте бързо URL адреса по избор, за да сочи към новото събитие, без да е необходимо да се асоциирате отново с участниците.

Имате нужда от още помощ?

Услугите за събития на Microsoft Teams могат да предоставят повече поддръжка за планирането или провеждането на вашите големи събрания и събития. За да научите повече, вижте Усвояване от Microsoft.