Fantastiske virtuelle møder og begivenheder finder ikke sted af sig selv – de kræver planlægning og forberedelse på forhånd for at give den bedst mulige oplevelse. Fra at tjekke udstyr til at øve overgange, en lille smule forberedelse kan forhindre tekniske problemer og holde din begivenhed kørende problemfrit.
Her er nogle af vores bedste tip til planlægning og produktion af møder, forsamlinger og webinarer af høj kvalitet i Microsoft Teams.
Kom i gang
Download Microsoft Teams til skrivebordet for at få de mest pålidelige møde- og begivenhedsoplevelser. Nyd fuld adgang til funktioner og overlegen ydeevne. Opdater Teams for at få de seneste sikkerhedsfunktioner og fejlrettelser.
Planlæg begivenhedsproduktion
Før en begivenhed starter, skal du fastlægge roller og ansvarsområder, afprøve præsentationer og konfigurere nødvendig kommunikation til brug under begivenheden. Følg fremgangsmåderne nedenfor for at få en problemfri opsætning.
- Sørg altid for at have mere end én person i begivenhedsgruppen. Tildel roller og ansvarsområder – tal om, hvem der er ansvarlig for hvert trin i handlingen, fra producere og præsentationsværter til Q&A-redaktører
- Planlæg din gruppekommunikation med begivenheder. Kommunikation i realtid er afgørende for store møder og begivenheder. Gruppechatten for begivenheder (tilgængelig for arrangøren, producenter og præsentationsværter) er en god måde at holde kontakten på.
- Øv dig. Gennemgå begivenheden for at se præsentationer, øve overgange og teste lyd- og videoindstillinger. Se deltageroplevelsen live for at sikre en god oplevelse for dit publikum.
Tip
For hybridbegivenheder:
- Udfør en undersøgelse på forhånd. Valider rummets AV-infrastruktur, Teams-integration og fysiske layout.
- Test og kontrollér, at alt udstyr på værelset fungerer (MTR-konsol, mikrofoner, kameraer, højttalere, skærme, kontrolpaneler).
- Dokumentér rummets signalflow (lyd, video, netværk) og identificer eventuelle begrænsninger eller særheder.
- Opdater firmware og software på al Teams-certificeret hardware og sørg for kompatibilitet med den nyeste version af Teams.
- Sørg for, at der er en kabelforbundet Ethernet-forbindelse tilgængelig for alle enheder, der bruges i produktionen (Teams-pc, vMix-maskine osv.).
Konfigurere lyd, video og delt indhold
Brug af lyd- og videoudstyr af høj kvalitet er afgørende under store møder og begivenheder. Konfigurer mikrofoner og webkameraer i høj kvalitet, eller hold møder fra et Teams-rum for at få hybride oplevelser. Disse tip hjælper dig med at kommunikere tydeligt med din målgruppe og præsentationsværter under begivenheden.
Lyd
- Overse ikke lydkvaliteten, det er den vigtigste del af en fantastisk begivenhed. Nogle personer lytter måske bare med browseren i baggrunden.
- Brug mikrofoner af høj kvalitet. Bærbare mikrofoner er ideelle til mindre erfarne præsentationsværter; Håndholdte mikrofoner kræver øvelse og teknik for at undgå håndtering af støj.
- Til præsentationsværter, der bruger en computer eller en anden enhed, skal du bruge et Teams-certificeret headset.
- Ved præsentationer i lokalet skal du teste lyden i lokalet på forhånd for at forhindre, at støj eller feedback overføres online.
- Føj lyd til begivenheden ved hjælp af en hvilken som helst lydoptagelsesenhed, der er kompatibel med afbalanceret lyd (XLR-stik) eller 1/8"-stik til hovedtelefoner, og som du kan tilslutte til computeren, der kører Teams via USB.
- Alternativt kan du bruge et avanceret AV-system og slutte HDMI- eller SDI-outputtet fra det pågældende system til Teams ved hjælp af en grundlæggende videooptagelsesenhed som f.eks. en HDMI-USB-boks.
Tip
For hybridbegivenheder:
- Test lydkonfigurationer i lokalet og online separat, før du går live.
- Brug uafhængige mikrofoner til personlige og virtuelle målgrupper, men sørg for, at der kun er forbundet én dominerende lydkilde til mødeplatformen.
- Hvis flere personer bruger enheder i lokalet til at deltage, skal du bede dem om at afbryde computerens lyd for at undgå ekko eller feedback.
- Medbring ekstra mikrofoner (f.eks. håndholdte, lavaliers) til paneldeltagere eller roaming Q&A.
Video
- Belys dit motiv godt – du kan ikke have for meget lys til de fleste kameraer. Belysning kan være forskellen mellem, om en produktion opfattes som professionel eller amatør.
- Brug tre lys til at oplyse dit motiv: et nøglelys, fyldlys og baggrundslys for at give god dybde.
- HDMI-optagelsesenheder kan også bruges til at streame outputtet fra en computer (pc eller Mac) til Teams – ideelt til at vise videoer i høj kvalitet, softwaredemoer eller bevægelsesgrafik, som var det et kamerafeed.
- Tilslut ikke en HDMI-indgang direkte til et Teams-møde, da Teams ikke oprindeligt understøtter HDMI-kilder. Brug i stedet en HDMI-optagelsesenhed til at overføre HDMI-video til din computer, hvor den kan vises som et virtuelt kamera i Teams. For eksempel giver denne opsætning dig mulighed for at tilslutte et prosumentkamera med overlegen optik og zoom via HDMI, hvilket forbedrer videokvaliteten af dit møde.
Del indhold fra skærmen
Skærmdeling under en begivenhed er en fantastisk måde at demonstrere produkter og arbejdsprocesser på eller lede dit publikum gennem vigtige ressourcer.
Disse tip vil hjælpe dig med at præsentere indhold effektivt, mens du producerer din begivenhed.
Hvis du er den eneste begivenhedsproducent, anbefaler vi, at du bruger to skærme. Dette giver dig mulighed for at dele indhold fra den anden skærm, mens du producerer hændelsen fra første skærm.
Del lyd fra din enhed, når du præsenterer medier.
Du kan få mere vejledning til at præsentere under store møder under Tips til præsentationer i store møder og begivenheder i Microsoft Teams.
Produktionsforløb og begivenhedsdag
- På dagen for begivenheden anbefaler vi, at begivenhedsgruppen deltager mindst 15 minutter før begivenheden starter.
- Brug venterummet til at forberede dig med andre arrangører og præsentationsværter, før begivenheden starter. Kontrollér alle mikrofoner, kameraer og feeds.
- Lad al lyd være slået fra, indtil du er klar til at begynde at præsentere live ved starten af begivenheden.
- Tildel en person til at holde øje med både interne og virtuelle feeds for problemer.
Planlægge ved tekniske problemer
Tekniske problemer kan opstå, selv med den bedste forberedelse. En solid backup-plan sikrer, at din begivenhed fortsætter med at køre problemfrit, hvis noget går galt.
Hav altid en anden producent, der kan tage over, hvis den primære producent falder fra eller står over for tekniske problemer.
Opbevar en ekstra bærbar computer med alle slides og medier forudindlæst og testet. Hav ekstra mikrofoner, webkameraer og kabler klar i tilfælde af hardwarefejl.
Brug en sekundær internetforbindelse, f.eks. et mobilt hotspot, hvis hovedforbindelsen går ned. Test backup-forbindelsen, før hændelsen starter.
Optag vigtige præsentationer på forhånd, så du hurtigt kan skifte til optaget video, hvis en præsentationsvært mister forbindelsen.
Microsoft Teams sender et tilmeldingslink, når begivenheden er oprettet. I stedet for at dele det direkte kalenderlink kan du oprette en brugerdefineret URL-adresse som f.eks. Bit.ly for at dele med deltagerne.
- Hvis et teknisk problem eller producentfejl kræver, at der oprettes en ny udsendelse, kan du hurtigt opdatere den brugerdefinerede URL-adresse, så den peger på den nye begivenhed uden at skulle kontakte deltagerne igen.
Har du brug for mere hjælp?
Microsoft Teams Event Services kan yde mere hjælp til planlægning eller afvikling af store møder og begivenheder. Du kan få mere at vide under Microsoft Adoption.
Relaterede emner
Bedste fremgangsmåder for store møder og begivenheder i Microsoft Teams