ייצוא רשימה חיצונית ל- Excel

באפשרותך לסנכרן נתונים בין רשימה חיצונית לבין Microsoft Excel ולשמור על העדכניות של שתי ערכות הנתונים. לדוגמה, ייתכן שתרצה לתחזק מלאי מוצרים ברשימה כדי שיהיה קל לשתף ולעדכן אותו, אך לבצע גם ניתוח מלאי תקופתי באמצעות Microsoft Excel.

לקבלת מידע נוסף, ראה חיפוש תוכן אודות נתונים חיצוניים.

הכנה ודרישות מוקדמות לשימוש בנתונים חיצוניים.

עבודה עם נתונים חיצוניים דורשת כמה משימות המהוות דרישה מוקדמת כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לעזור לך לתכנן את הצעדים הבאים. כמו כן, אם אתה נתקל בבעיות בניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לעזור לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, אתה או מנהל המערכת חייבים לבצע את הפעולות הבאות:

הכנת מקור הנתונים החיצוני ייתכן שמנהל מערכת יצטרך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שלאנשים הנכונים תהיה גישה לנתונים ושהנתונים לא יגיעו לידיים הלא נכונות. במסד נתונים חיצוני, ייתכן שהמנהל ירצה גם ליצור טבלאות, תצוגות, שאילתות ספציפיות וכן הלאה כדי להגביל את התוצאות למה שנדרש ולסייע בשיפור הביצועים.

קביעת התצורה של חשבונות ושירותים של SharePoint מנהל מערכת חייב להפעיל את שירותי הקישוריות לנתונים עסקיים ואת שירות האחסון המאובטח. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה קביעת תצורה של פתרונות שירותי קישוריות למידע עסקי עבור SharePoint 2013ויצירת רשימה חיצונית מטבלת SQL Azure באמצעות שירותי קישוריות למידע עסקי ואחסון מאובטח.

קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח מנהל מערכת חייב לבצע את הפעולות הבאות: לקבוע את מצב הגישה הטוב ביותר עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולהגדיר את האישורים עבור יישום היעד. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה יצירה או עריכה של יישום יעד של אחסון מאובטח.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים מנהל מערכת חייב לוודא שלמשתמש שיוצר את סוג התוכן החיצוני יש הרשאה למאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים ושלמשתמשים המתאימים יש גישה לסוג התוכן החיצוני שעליו מבוססת הרשימה החיצונית. לקבלת מידע אודות השימוש בשירותים אלה, ראה קביעת תצורה של פתרונות של שירותי קישוריות למידע עסקי עבור SharePoint 2013.

יצירת סוג תוכן חיצוני על המשתמש להגדיר סוג תוכן חיצוני המכיל מידע אודות חיבורים, גישה, שיטות פעולה, עמודות, מסננים ומטה-נתונים אחרים המשמשים לאחזור הנתונים ממקור הנתונים החיצוני.

יצירת רשימה חיצונית המשתמש חייב ליצור רשימה חיצונית המבוססת על סוג התוכן החיצוני ותצוגה אחת או יותר של הרשימה החיצונית לפי הצורך.

ודא שמוצרי Office מוכנים לשימוש כדי לסנכרן נתונים חיצוניים עם מוצרי Office, בכל מחשב לקוח דרוש לך מותקן Windows 7 לפחות ואת מוצרי התוכנה ללא תשלום הבאים: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 ו- WCF Data Services 5.0 for OData V3 (במקרה הצורך, תתבקש להוריד את התוכנה באופן אוטומטי). בנוסף, ודא שאפשרות ההתקנה של Office, שירותי קישוריות למידע עסקי זמינה (זוהי ברירת המחדל). אפשרות זו מתקינה את זמן הריצה של הלקוח של שירותי קישוריות למידע עסקי, אשר מבצע את הפעולות הבאות: אחסון במטמון וסינכרון עם נתונים חיצוניים, מיפוי נתונים עסקיים לסוגי תוכן חיצוניים, הצגת בורר הפריטים החיצוניים במוצרי Office והפעלת פתרונות מותאמים אישית בתוך מוצרי Office.

לקבלת מידע כללי יותר על שימוש בנתונים חיצוניים, ראה חיפוש תוכן אודות נתונים חיצוניים.

ייצוא הרשימה החיצונית ל- Excel

1. נווט אל אתר SharePoint המכיל את הרשימה.
2. בהפעלה המהירה, בחר את שם רשימת SharePoint, או בחר הגדרותOffice, בחר 'תוכן אתר' או 'הצג את כל תוכן האתר' ולאחר מכן, במקטע הרשימות המתאים, בחר את שם הרשימה.
3. בחר רשימה ולאחר מכן בחר ייצוא ל- Excel.
   כברירת מחדל, יכולת זו זמינה ברשימות חיצוניות, אך מנהל מערכת יכול להפוך אותה ללא זמינה.
4. אם תתבקש לאשר את הפעולה, בחר אישור.
5. בתיבת הדו-שיח 'הורדת קובץ ', בחר 'פתח'.
6. אם תישאל אם להפוך חיבורי נתונים לזמינים במחשב שלך, בחר הפוך לזמין אם אתה סבור שהחיבור אל הנתונים באתר SharePoint הוא בטוח.

טבלת Excel נוצרת באמצעות חיבור נתונים המבוסס על קובץ שאילתת אינטרנט. העמודות בטבלה המיוצאת נקבעות על-ידי תצוגת הרשימה החיצונית הנוכחית. הנתונים החיצוניים המיוצאים נקבעים על-ידי המסננים המוגדרים בסוג התוכן החיצוני ובתצוגת הרשימה החיצונית, ועל-ידי הגדרות השפה של אתר SharePoint. המערכת מתעלמת מכל מגבלות הדף.