מבוא לרשימות

רשימה היא אוסף של נתונים שבאפשרותך לשתף עם חברי הצוות שלך ואנשים שהענקת להם גישה. תמצא מספר תבניות רשימה מוכנות לשימוש המספקות נקודת התחלה טובה לארגון פריטי רשימה. קבל מידע נוסף בדף תבניות רשימה ב- Microsoft 365.

מאמר זה מסביר את המושגים העומדים מאחורי יצירת רשימות והשימוש בהן. באפשרותך ליצור רשימות ב- SharePoint, באפליקציה 'רשימות' ב- Microsoft 365 או ב- Microsoft Teams. למד כיצד להתחיל בעבודה עם רשימות ב- Microsoft Teams.

עיין במאמרים הבאים לקבלת מידע אודות רשימות:

• יצירת רשימה
• מחיקת רשימה
• יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה
• רשימות ב- Microsoft 365
• הגדרת ניווט במטה-נתונים עבור רשימה או ספריה
• ניהול רשימות וספריות גדולות

בחר כותרת להלן כדי לפתוח אותה ולראות את המידע המפורט.

מבט כולל על רשימות

ארגונים משתמשים בדרך כלל בסוגים רבים של רשימות, כולל קישורים, הכרזות, אנשי קשר, מעקב אחר בעיות וסקרים, בין היתר.

רשימות יכולות גם לכלול משימות שבהן ניתן להשתמש כנקודת מוקד עבור שיתוף פעולה בצוות או במסגרת פתרון עסקי. במקרים רבים, רשימות יכולות לספק פתרונות יעילים ומהירים עם שינויים מעטים או ללא שינוי כלל.

לדוגמה, תוכל להשתמש ב:

• משימות כולל מעקב אחר בעלות והתקדמות, וכן ציר זמן בתוך הדף לקבלת הצגה חזותית נאה של תוכן הרשימה.
• מעקב אחר נושאים כולל ניהול גירסאות ואחסון היסטוריית גירסאות, לצורך ניתוח מעמיק יותר של פרוייקטים של קבוצות עבודה ומשימות עבודה נפוצות.

רשימות הן רכיבים עשירים וגמישים הכוללים תכונות מוכללות רבות המספקות דרך יציבה לאחסון, לשיתוף ולעבודה עם נתונים.

לדוגמה, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• צור רשימה עם מגוון של עמודות, לרבות 'טקסט', 'מספר', 'אפשרות', 'מטבע', 'תאריך ושעה', 'בדיקת מידע', 'כן/לא' ו'מחושב'. באפשרותך גם לצרף קובץ אחד או יותר לפריט רשימה כדי לספק פרטים נוספים, כגון גיליון אלקטרוני המכיל מספרים תומכים או מסמך המכיל פרטי רקע.
• ליצור תצוגות רשימה כדי לסדר, למיין ולסנן נתונים בדרכים שונות וספציפיות; לשנות את המטה-נתונים, כגון הוספה ומחיקה של עמודות ושינוי כללי אימות; וכן להשתמש ברשימות באופן עקבי באתרים שונים עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. לדוגמה, באפשרותך להציג רק את האירועים הנוכחיים מתוך לוח שנה בדף בית וליצור תצוגה חזותית (הדומה ללוח שנה של קיר) בדף אחר.
• צור קשרי גומלין בין רשימות באמצעות שילוב של עמודות ייחודיות, עמודות בדיקת מידע ואכיפת קשרי גומלין (מחיקה מוגבלת ובהתאם להירארכיית הקשרים) - אפשרויות שמשפרות כולן את היכולת שלך ליצור פתרונות עסקיים מתוחכמים יותר ולסייע בשימור תקינות הנתונים.
• ליצור רשימות מותאמות אישית, להציג את הנתונים ברכיבי Web Part ובדפי Web Part ולייבא, לייצא ולקשר אל נתונים מתוכניות אחרות, כגון Excel ו- Access.
• לעקוב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת, לדרוש אישור לשינוי נתונים, להשתמש באבטחה ברמת פריט ותיקיה, להכניס ולהוציא קבצים ולהתעדכן באופן אוטומטי לגבי שינויים באמצעות התראות והזנות RSS.
• לארגן תוכן ברשימה בודדת בתיקיות, לנוחות רבה יותר וביצועים משופרים, ולשפר את הביצועים באופן כללי בעת עבודה עם רשימות גדולות על-ידי יצירת אינדקסים.

דרכים לעבודה עם רשימות

להלן כמה דרכים שבהן תוכל לעבוד עם רשימות שיעזרו לך לנהל מידע עבור הקבוצה שלך.

מעקב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטתעקוב אחר גירסאות של פריטי רשימה כדי שתוכל לראות אילו פריטים השתנו מגירסה לגירסה, וכן מי שינה את פריטי הרשימה. אם מתבצעות טעויות בגירסה חדשה יותר, ניתן לשחזר גירסה קודמת של פריט. המעקב אחר ההיסטוריה של רשימה חשוב במיוחד אם הארגון שלך צריך לנטר רשימה עם התפתחותה.

דרישת אישורלציין כי נדרש אישור עבור פריט רשימה לפני שכולם יוכלו להציג אותו. פריטים נשארים במצב המתנה עד שהם מאושרים או נדחים על-ידי אדם שיש לו הרשאה לאשר אותם. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות של משתמשים יכולות להציג פריט רשימה לפני שהוא מאושר.

התאמה אישית של הרשאות ציין אם משתתפי הרשימה שלך יוכלו לקרוא ולערוך רק את הפריטים שהם יצרו או את כל הפריטים ברשימה. People בעלי הרשאה לניהול רשימות יכולים לקרוא ולערוך את כל פריטי הרשימה. באפשרותך גם להחיל רמות הרשאה ספציפיות על פריט רשימה יחיד, לדוגמה, אם הפריט מכיל מידע סודי.

יצירה וניהול של תצוגותצור תצוגות שונות של אותה רשימה. תוכן הרשימה בפועל אינו משתנה, אך הפריטים מאורגנים או מסוננים כך שאנשים יכולים למצוא את המידע החשוב או המעניין ביותר, בהתאם לצורכיהם.

עדכון רשימות ללא קשר לסוג הרשימה שאתה מעדכן, תהליך ההוספה, העריכה והמחיקה של פריטי רשימה זהה.

הוספה או עריכה של פריטי רשימה

קיימות שתי דרכים להוסיף או לערוך פריטי רשימה:

• באמצעות טופס, שהיא שיטת ברירת המחדל.
• בתוך השורה, כלומר, עליך להוסיף את הפריט ישירות לדף הרשימה.

אם הרשימה מוגדרת למעקב אחר גירסאות, גירסה חדשה של פריט הרשימה נוצרת בכל פעם שאתה עורך פריט רשימה. באפשרותך להציג היסטוריה של האופן שבו פריט הרשימה השתנה ולשחזר גירסה קודמת אם אתה עושה טעות בגירסה חדשה יותר.

שימוש בנוסחאות ובערכים מחושבים השתמש בנוסחאות ובערכים מחושבים כדי ליצור מידע בעמודות של רשימה באופן דינאמי. הפעולות יכולות לכלול מידע מעמודות אחרות ברשימה וכן פונקציות מערכת כגון TODAY כדי לציין את התאריך הנוכחי. לדוגמה, באפשרותך לציין תאריך יעד המהווה ברירת מחדל שחל שבעה ימים מהתאריך הנוכחי.

התעדכן לגבי שינויים רשימות ותצוגות יכולות להשתמש ב- RSS, כך שחברי קבוצת העבודה שלך יוכלו לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS היא טכנולוגיה המאפשרת לאנשים לקבל ולהציג עדכונים, או הזנות RSS, של חדשות ומידע במיקום מאוחד. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני שיודיעו לך כאשר הרשימות משתנות או כאשר פריטים חדשים מתווספים. התראות הן דרך נוחה לעקוב אחר השינויים החשובים לך.

יצירת קשרי גומלין בין רשימות יצירת קשר גומלין בין שתי רשימות. ברשימת המקור, תיצור עמודת בדיקת מידע שתאחזר (או "תחפש") ערך אחד או יותר מרשימת יעד, אם ערכים אלה תואמים לערך בעמודת בדיקת המידע שברשימת המקור. אם תרצה, תוכל להמשיך להוסיף עמודות נוספות מרשימת היעד לרשימת המקור. בעת יצירת עמודת בדיקת מידע, באפשרותך גם להחליט לאכוף אופן פעולה של קשר על-ידי הגדרת אפשרות מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים או מחיקה מוגבלת שעוזרת לשמור על הנתונים תקפים ולמנוע חוסר עקביות שעלול לגרום לבעיות בהמשך.

שיתוף פרטי רשימה עם תוכנית מסד נתונים אם במחשב שלך מותקנת תוכנית מסד נתונים, כגון Access, באפשרותך לייצא ולייבא נתונים אל האתר שלך וממנו, וכן לקשר טבלה ממסד הנתונים לרשימה. בעת העבודה עם נתוני הרשימה במסד נתונים של Access, באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים ודוחות. למידע נוסף, ראה ייבוא נתונים ממסד הנתונים של Access אל יישום האינטרנט של Access.

שימוש ברשימות באופן עקבי באתרים שונים אם הקבוצה שלך עובדת עם כמה סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות בין רשימות מרובות עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה הרשימה בצורה יעילה. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור בעיית שירות לקוחות המציין עמודות מסוימות (כגון איש קשר עם לקוח) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת עמודת אתר עבור שמות מחלקות המכילה רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר בעמודות ברשימות מרובות כדי להבטיח שהשמות יופיעו תמיד באופן זהה בכל רשימה.

עבודה על פריטי רשימה מתוכנית דואר אלקטרוני השתמש בתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של Microsoft כדי לקחת איתך מידע חשוב מהרשימה. לדוגמה, עם Outlook, באפשרותך להציג ולעדכן משימות, אנשי קשר ולוחות דיונים באתר שלך מ- Outlook. לקבלת מידע נוסף, ראה חיבור רשימה חיצונית ל- Outlook.

הגדרת פילוח תוכןהפוך פילוח קהל לזמין לסינון פריטים לפי קבוצות.

סוגים של רשימות

סוג הרשימה שבה תשתמש תלוי בסוג המידע שאתה משתף.

הכרזות שתף חדשות ומצב וספק תזכורות. הכרזות תומכות בעיצוב משופר עם תמונות, היפר-קישורים וטקסט מעוצב.

אנשי קשר לאחסן מידע על אנשים או קבוצות שאיתם אתה עובד. אם אתה משתמש בתוכנית ניהול דואר אלקטרוני או אנשי קשר התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את אנשי הקשר שלך מהאתר שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, תוכל לעדכן רשימה של כל ספקי הארגון שלך מתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, כגון Outlook. רשימת אנשי קשר אינה מנהלת למעשה את החברים באתר, אך ניתן להשתמש בה כדי לאחסן ולשתף אנשי קשר עבור הארגון שלך, כגון רשימה של ספקים חיצוניים.

לוחות דיונים ספק מקום מרכזי להקלטה ולאחסון של דיוני צוות, בדומה לתבנית של קבוצות דיון. אם מנהל המערכת שלך הפך רשימות באתר שלך לזמינות לקבלת הודעות דואר אלקטרוני, לוחות דיונים יכולים לאחסן דיונים בדואר אלקטרוני מרוב תוכניות הדואר האלקטרוני הנפוצות. לדוגמה, באפשרותך ליצור לוח דיונים עבור מהדורת המוצר החדשה של הארגון שלך.

קישורים ספק מיקום מרכזי עבור קישורים לאינטרנט, לאינטרא-נט של החברה שלך ולמשאבים אחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימה של קישורים לאתרי האינטרנט של הלקוחות שלך.

קישורים מקודמים הצג סידרה של פעולות קישור בפריסה חזותית.

בחנות של Calendar לאירועים של הצוות או למצבים ספציפיים, כגון חופשות של החברה. לוח שנה מספק תצוגות חזותיות, בדומה ללוח שנה של שולחן עבודה או קיר, של אירועי הצוות שלך, לרבות פגישות, אירועים חברתיים ואירועים שנמשכים כל היום. ניתן גם לעקוב אחר אבני דרך של הצוות, כגון תאריכי יעד ותאריכי הפצת מוצרים שאינם קשורים למרווח זמן ספציפי. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת תצוגת לוח שנה מתוך רשימה.

משימות לעקוב אחר מידע אודות פרוייקטים ואירועים לביצוע אחרים עבור הקבוצה שלך. באפשרותך להקצות משימות לאנשים, וכן לעקוב אחר המצב ואחוז הביצוע של המשימה ככל שהמשימה מתקדמת לקראת השלמתה. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או תוכנית לניהול משימות התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, תוכל להציג ולעדכן את המשימות שלך מהאתר שלך בתוכנית אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת משימות עבור תהליך התקציב של הארגון שלך ולאחר מכן להציג ולעדכן אותה ב- Outlook יחד עם שאר המשימות שלך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה.

משימות פרוייקט אחסן מידע אודות פעילויות עם תצוגת גנט ומדי התקדמות. באפשרותך לעקוב אחר המצב ואחוז הביצוע ככל שהמשימה מתקדמת לקראת השלמתה. אם אתה משתמש בתוכנית לניהול דואר אלקטרוני או לניהול פעילויות התואמת לטכנולוגיות של Microsoft, תוכל להציג ולעדכן את משימות הפרוייקט שלך מהאתר שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת פעילויות פרוייקט באתר שלך כדי לזהות ולהקצות את העבודה לצורך יצירת מדריך הדרכה, ולאחר מכן תוכל לעקוב אחר התקדמות הארגון שלך מתוך Project. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה.

מעקב אחר נושאים אחסן מידע על בעיות ספציפיות, כגון בעיות תמיכה ועקוב אחר ההתקדמות שלהן. באפשרותך להקצות בעיות, לסווג אותן לקטגוריות ולקשר בעיות זו לזו. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת מעקב אחר בעיות כדי לנהל בעיות ופתרונות של שירות לקוחות. באפשרותך גם להעיר על בעיות בכל פעם שאתה עורך אותן, וליצור היסטוריה של הערות מבלי לשנות את התיאור המקורי של הבעיה. לדוגמה, נציג שירות לקוחות יכול לתעד כל שלב שננקט כדי לפתור בעיה ואת התוצאות. באפשרותך גם להשתמש ברשימת מעקב אחר נושאים עם זרימת עבודה של שלושה מצבים כדי לעזור לארגון שלך לנהל מעקב אחר בעיות או פרוייקטים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה.

סקר אסוף ונהל משוב, כגון סקר שביעות רצון של עובדים או בוחן. באפשרותך לעצב את השאלות והתשובות שלך במספר דרכים שונות ולראות מבט כולל על המשוב שלך. אם במחשב שלך מותקנת תוכנית גיליון אלקטרוני או מסד נתונים התואמים לטכנולוגיות של Microsoft, באפשרותך לייצא את התוצאות כדי להמשיך לנתח אותן. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת סקר.

מותאם אישית התחל רשימה מאפס. באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית המבוססת על גיליון אלקטרוני, אם יש לך תוכנית גיליון אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות של Microsoft. לדוגמה, באפשרותך לייבא רשימה מ- Excel שיצרת כדי לאחסן ולנהל חוזים עם ספקים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת רשימה המבוססת על גיליון אלקטרוני.

רשימות חיצוניות עבוד עם נתונים המאוחסנים מחוץ לרשימה, אך שניתן לקרוא ולכתוב אליהם בתוך Microsoft 365. מקור הנתונים עבור רשימה חיצונית נקרא סוג תוכן חיצוני. להבדיל מרשימה מקורית של Microsoft 365, רשימה חיצונית משתמשת ב- קישוריות למידע עסקי Services כדי לגשת לנתונים ישירות ממערכת חיצונית (כגון SAP, Siebel ו- Microsoft SQL Server), בין אם מערכת זו היא מסד נתונים, שירות אינטרנט או מערכת קו פעולה עסקי.

רשימה מותאמת אישית בתצוגת גליון נתונים צור רשימה ריקה הדומה לרשימה מותאמת אישית, אך כדי להציג את הרשימה כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים. תצוגת גליון נתונים מספקת רשת נתונים להצגה ולעריכה של נתונים כשורות ועמודות. יש לך אפשרות להוסיף ולערוך שורות ועמודות, להחיל מסננים וסדרי מיון, להציג ערכים מחושבים וסכומים כוללים ולערוך נתונים בנוחות בתאי הרשת. תצוגת גליון נתונים דורשת ש- Office יותקן במחשב לקוח של 32 סיביות ודפדפן התומך בפקדי ActiveX.

רשימת מצבים הצג את מטרות הפרוייקט ועקוב אחריהן. הרשימה כוללת ערכה של סמלים צבעוניים כדי לתאר את המידה שבה היעדים מושגים.

תפוצות שלח מידע, כולל חותמות אישור, לחברי הצוות שלך.

רשימת מילוני IME של Microsoft השתמש בנתונים שברשימה כמילון IME של Microsoft. באפשרותך להמיר את פריטי עמודת הקריאה לתצוגה באמצעות Microsoft IME ולהציג את התוכן בהערה בחלון ההערה של IME. ניתן לקשר את הנתונים לכתובת URL ספציפית.

רשימת תוכן של PerformancePoint לאחסן פריטי לוח מחוונים, כגון כרטיסי ניקוד, דוחות, מסננים, דפי לוח מחוונים ופריטי לוח מחוונים אחרים, שאתה יוצר באמצעות PerformancePoint Dashboard Designer.

שפות ומתרגמים השתמש בזרימת עבודה של 'ניהול תרגום' בספריית ניהול תרגומים. זרימת העבודה משתמשת ברשימה כדי להקצות משימות תרגום למתרגם שצוין ברשימה עבור כל שפה. באפשרותך ליצור רשימה זו באופן ידני, או לבחור ליצור רשימה זו באופן אוטומטי בעת הוספת זרימת עבודה של 'ניהול תרגום' לספריית 'ניהול תרגום'.

רשימת KPI עקוב אחר מחווני ביצועי מפתח (KPI) כדי להעריך במהירות את ההתקדמות שנעשתה לקראת יעדים הניתנים למדידה. באפשרותך להגדיר רשימות KPI למעקב אחר ביצועים באמצעות אחד מארבעה מקורות נתונים: נתונים שהוזנו ידנית, נתונים ברשימת Microsoft 365, נתונים בחוברות עבודה של Excel או נתונים מ- Analysis Services, רכיב של Microsoft SQL Server. לאחר יצירת רשימת ה- KPI, באפשרותך להשתמש בה כדי להציג את מצב המחוון בדף לוח מחוונים.

ייבוא גיליון אלקטרוני השתמש בעמודות ובנתונים מגיליון אלקטרוני קיים. ייבוא גיליון אלקטרוני מחייב שימוש ב- Microsoft Excel או בתוכנית תואמת אחרת.

הוספת רשימה לדף שלך

כדי להוסיף רשימה לדף חוויה מודרנית של SharePoint:

1. אם הדף עדיין לא נמצא במצב עריכה, לחץ על ערוך בחלק העליון השמאלי של הדף.

2. רחף עם העכבר מעל או מתחת ל- Web Part קיים. יופיע קו עם סימן + מוקף בעיגול, שנראה כך:

   

3. לחץ על + ומוצגת רשימה של רכיבי Web Part לבחירה. גלול מטה למקטע 'מסמכים', 'רשימות' ו'ספריות '.

4. בחר רשימה.
   השמות של כל הרשימות הזמינות מוצגים.

5. בחר את הרשימה שברצונך להוסיף לעמוד.

6. אם אתה מרוצה מהבחירה שלך, בחר שמור כטיוטה ליד הפינה הימנית העליונה. לאחר מכן, כדי להפוך את הדף המעודכן לזמין לאחרים, בחר פרסם ליד הפינה השמאלית העליונה.

כדי להוסיף רשימה לדף חוויה קלאסית של SharePoint:

1. באתרים, לחץ על הגדרות הגדרות ולאחר מכן לחץ על תוכן אתר.

2. לחץ על סמל 'הוסף יישום '.

   

3. גלול ולחץ על האפליקציה שבה ברצונך להשתמש. ייתכן שיהיה יותר מעמוד אחד.

4. תן ליישום שם ייחודי כדי שתוכל לאחזר אותו מאוחר יותר בעמוד מסוים וללחוץ על 'צור'.

5. כאשר תחזור למסך 'תוכן אתר', תוכל לבצע שלוש פעולות:

   • סגור את החלון וחזור לדף. הוסף את היישום החדש לדף שלך באמצעות התכונה 'הוספת רכיבי Web Part'.
   • לחץ על האפליקציה והתחל להזין נתונים.
   • לחץ על שלוש הנקודות (...) ולאחר מכן לחץ על הגדרות. באפשרותך להוסיף עמודות, לשנות שמות ולבצע משימות אחרות כאן.

ארגון רשימות באתר

אף שבאפשרותך להשתמש בתכונות של רשימות במגוון דרכים, אופן השימוש בהן תלוי בגודל ובמספר הרשימות שברשותך ובצרכי הארגון שלך.

אחסון פריטים רבים ברשימה אחת

ייתכן שתרצה שרשימה אחת גדולה תענה על צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שיש לך מספר רב של בעיות טכניות שיש לעקוב אחריהן ברחבי הארגון, עם בעיות החלות על פרוייקטים וקבוצות מרובים.

השתמש ברשימה יחידה כאשר:

• הקבוצה שלך צריכה לראות מידע סיכום אודות פריטי הרשימה או תצוגות שונות של אותה קבוצת פריטים. לדוגמה, מנהל עשוי לרצות לראות את ההתקדמות בכל הנושאים הטכניים בארגון או לראות את כל הבעיות שהוגשו באותו פרק זמן.
• People רוצים לעיין או לחפש את הבעיות באותו מיקום באתר.
• ברצונך להחיל את אותן הגדרות על פריטי הרשימה, כגון מעקב אחר גירסאות או דרישת אישור.
• הקבוצות שעובדות ברשימה חולקות מאפיינים דומים, כגון אותן רמות הרשאה. ניתן להחיל הרשאה ייחודית על פריטי רשימה ספציפיים, אך אם רמות ההרשאה שונות במידה ניכרת, שקול רשימות מרובות.
• ברצונך לנתח מידע אודות הרשימה או לקבל עדכונים מאוחדים עבור הרשימה. באפשרותך לקבל התראות כאשר פריטי הרשימה משתנים או לראות את השינויים ברשימה באמצעות טכנולוגיית RSS. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של מידע שהשתנה.

יצירת רשימות מרובות

ייתכן שתרצה רשימות מרובות כאשר יש הבדלים ברורים בין הפריטים שברצונך לנהל או בין קבוצות האנשים שעובדים איתם.

השתמש ברשימות מרובות כאשר:

• אינך מצפה שאנשים יזדקקו לסיכומים של הפריטים יחד.
• קבוצות האנשים שעובדים עם המידע הן נפרדות ויש להן רמות הרשאה שונות.
• עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על קבוצות מרובות של פריטים.
• אין צורך לנתח את הפריטים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים לגבי הרשימה.

ארגון פריטים ברשימה

להלן כמה מהדרכים שבהן באפשרותך לארגן רשימות ופריטי רשימה:

הוספת טורים עזור לקבוצה שלך לאתר את הפריטים החשובים ביותר, ניתן להוסיף עמודות לרשימה. לדוגמה, תוכל להוסיף את העמודה 'פרוייקט' לרשימה כדי לעזור לאנשים שעובדים על פרוייקטים ספציפיים להציג את הפריטים שלהם ולעבוד איתם ביתר קלות. ייתכן שתרצה גם להוסיף עמודות נוספות אם ברצונך לאסוף מידע נוסף עבור כל פריט רשימה, כגון שם המחלקה או שם עובד.

אם יש לך פריטים מרובים ברשימה, כדאי לך להוסיף עמודות מסוימות לאינדקס כדי לשפר את הביצועים בעת הצגת פריטים מרובים או מעבר בין תצוגות. תכונה זו אינה משנה את אופן ארגון הפריטים, אך היא עשויה לאפשר לארגונים לאחסן ביתר קלות מספר גדול של פריטים ברשימה. עם זאת, יצירת אינדקס עשויה לתפוס שטח נוסף במסד הנתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תצוגות השתמש בתצוגות אם אנשים בקבוצה שלך צריכים לעתים קרובות לראות נתונים בדרך מסוימת. תצוגות משתמשות בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג את הנתונים. באפשרותך גם לבחור כמה פריטים יוצגו בו-זמנית בכל תצוגה. לדוגמה, אנשים יכולים לעיין ברשימה בקבוצות של 25 או 100 פריטי רשימה בכל עמוד, בהתאם להעדפות ולמהירות החיבור שלהם.

תצוגות מעניקות לך את הגמישות לאחסן מספר רב של פריטים ברשימה, אך באפשרותך לראות רק את קבוצות המשנה הרצויות במועד מסוים, כגון רק את הבעיות שפורסמו השנה או רק את האירועים הנוכחיים בלוח שנה. באפשרותך ליצור תצוגות אישיות הזמינות רק לך, ואם יש לך הרשאה לשנות רשימה, באפשרותך ליצור תצוגות ציבוריות הזמינות לכולם. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תיקיות הוסף תיקיות לרוב סוגי הרשימות אם בעל הרשימה שלך התיר יצירת תיקיות. פעולה זו שימושית במיוחד אם ניתן לחלק את פריטי הרשימה בדרך מסוימת, כגון לפי פרוייקט או לפי קבוצה. תיקיות עוזרות לאנשים לסרוק ולנהל את פריטי הרשימה ביתר קלות. הטכנולוגיות של Microsoft מספקות תצוגת עץ המאפשרת לאנשים לנווט באתרים ובתיקיות שלהם בדומה לאופן העבודה שלהם עם התיקיות בדיסק הקשיח. לדוגמה, לכל מחלקה יכולה להיות תיקיה משלה. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת תיקיה ברשימה.