Общие сведения о списках

Список — это набор данных, к которому можно предоставить общий доступ участникам команды и людям, которым вы предоставили доступ. Вы найдете ряд готовых к использованию шаблонов списков, которые станут хорошей отправной точкой для упорядочивания элементов списка. Дополнительные сведения см. в статье "Шаблоны списков" в Microsoft 365.

В этой статье описаны основы создания и использования списков. Вы можете создавать списки в SharePoint, приложении Lists в Microsoft 365 или Microsoft Teams. Узнайте, как начать работу со списками в Microsoft Teams.

Сведения о списках см. в следующих статьях:

• Создание списка
• Удаление списка
• Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки
• Lists в Microsoft 365
• Настройка навигации для метаданных списка или библиотеки
• Управление большими списками и библиотеками

Выберите заголовок раздела ниже, чтобы ознакомиться с подробной информацией.

Обзор списков

Организации обычно используют списки разных типов, включая ссылки, объявления, контакты, отслеживание проблем и опросы.

Списки также могут включать задачи, которые можно использовать в качестве координационного центра для совместной работы команды или в бизнес-решении. Во многих случаях списки могут предоставлять быстрые и эффективные решения с незначительными изменениями или без них.

Например, можно использовать:

• Задачи Включает отслеживание владельцев и хода выполнения, а также временную шкалу в пределах страницы для привлекательного визуального представления содержимого списка.
• Отслеживание вопросов Включает управление версиями и хранилище истории версий для более глубокого анализа проектов рабочих групп и общих рабочих задач.

Списки — это мощный и гибкий инструмент с большим количеством встроенных функций, представляющий собой надежный способ работы с данными, их хранения и совместного использования.

Например, можно:

• Можно создать список с большим количеством столбцов таких типов данных, как текст, число, выбор, денежное значение, дата и время, подстановка, да/нет и вычисляемый. К элементу списка можно также прикрепить один или несколько файлов, чтобы предоставить дополнительные сведения, например электронную таблицу с номерами телефонов службы поддержки или документ со справочной информацией.
• Создавайте представления списков для упорядочивания, сортировки и фильтрации данных различными конкретными способами; изменять метаданные, например добавлять и удалять столбцы и изменять правила проверки; и согласованно используйте списки на разных сайтах с типами контента, столбцами сайтов и шаблонами. Например, вы можете просматривать только текущие события из календаря на домашней странице и создать визуальное представление (похожее на настенный календарь) на другой странице.
• Между списками можно создавать отношения, используя сочетание уникальных столбцов, столбцов подстановки и обеспечения отношений (каскадное и ограниченное удаление). Все это позволяет создать более подготовленное бизнес-решение и обеспечить целостность данных.
• Можно создавать настраиваемые списки, отображать данные в веб-частях и на страницах веб-частей, импортировать данные из других программ, таких как Excel и Access, а также экспортировать их и устанавливать с ними связь.
• Можно отслеживать версии и вести подробный журнал, требовать утверждение для изменения данных, обеспечивать безопасность на уровне элементов и папок, выполнять извлечение и возврат файлов, а также автоматически получать уведомления об изменениях с помощью извещений и RSS-каналов.
• Упорядочивайте содержимое в отдельном списке по папкам для дополнительного удобства и повышения производительности, а также повышайте производительность в больших списках в целом с помощью индексирования.

Способы работы со списками

Ниже описаны некоторые способы работы со списками, которые упрощают управление данными в группе.

Отслеживание версий и подробные сведения журналаОтслеживайте версии элементов списка , чтобы видеть, какие элементы изменились в различных версиях, а также кто их изменил. Если в более новой версии допущена ошибка, можно восстановить предыдущую версию элемента. Вести журнал списка особенно важно, если организации требуется отслеживать его развитие.

Требовать утвержденияУкажите, что для того, чтобы элемент списка могли просматривать все, необходимо утвердить его . В этом случае элементы будут находиться в состоянии ожидания, пока сотрудник с соответствующим разрешением не утвердит или не отклонит их. Вы также можете определить, какие группы пользователей смогут просматривать каждый элемент списка до его утверждения.

Настройка разрешений Укажите, могут ли участники вашего списка читать и редактировать только созданные ими элементы или все элементы в списке. People, у кого есть разрешение на управление списками, могут читать и изменять все элементы списка. Вы также можете назначать отдельным элементам особые уровни разрешений (например, если в них содержится конфиденциальная информация).

Создание представлений и управление ими Создание разных представлений одного и того же списка. Содержимое самого списка при этом не изменится, однако его элементы будут упорядочены или отфильтрованы, чтобы облегчить пользователям поиск самых важных или интересных данных.

Обновление списков Независимо от типа обновляемого списка, процесс добавления, изменения и удаления элементов списка одинаков.

Добавление или изменение элементов списка

Добавить или изменить элементы списка можно двумя способами.

• с помощью формы (способ по умолчанию);
• с помощью встроенной правки, при которой элемент добавляется непосредственно на странице списка.

Если список настроен на запись версий, при изменении элемента списка создается новая версия элемента списка. Можно просмотреть историю изменений элемента списка и восстановить предыдущую версию в том случае, если в новой была допущена ошибка.

Использование формул и вычисляемых значений Используйте формулы и вычисляемые значения для динамического создания информации в столбцах списка. Операции могут включать сведения из других столбцов списка, а также системные функции, такие как СЕГОДНЯ, для указания текущей даты. Например, с помощью функции [сегодня] можно назначить дату выполнения на день, отстающий от текущего на неделю.

Получение сведений об изменениях В списках и представлениях можно использовать RSS, чтобы участники рабочей группы могли автоматически получать обновления. RSS — это технология, которая позволяет пользователям получать и просматривать обновления (RSS-каналы) новостей и информации в централизованном расположении. Вы также можете создать оповещения, с помощью которых будете по электронной почте узнавать об обновлении списков или добавлении в них элементов. Таким образом можно удобно отслеживать важные изменения.

Создание связей списков Создайте связь между двумя списками. В исходном списке создается столбец подстановки, который извлекает (или "ищет") одно или несколько значений из целевого списка, если эти значения совпадают со значением в столбце подстановки в исходном списке. При необходимости вы можете продолжить добавление дополнительных столбцов из целевого списка в исходный список. При создании столбца подстановки можно также применить поведение отношения, задав параметр каскадного удаления или ограниченного удаления, который поможет сохранить данные действительными и предотвратить несоответствия, которые могут вызвать проблемы в будущем.

Предоставление общего доступа к сведениям списка в программе для работы с базами данных Если на компьютере установлена программа для работы с базами данных, например Access, можно экспортировать и импортировать данные на сайт и с него, а также связать таблицу базы данных со списком. При работе с данными списков в базе данных Access можно также создавать запросы, формы и отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Импорт данных из базы данных Access в веб-приложение Access.

Согласованное использование списков на разных сайтах Если группа работает с списками нескольких типов, можно обеспечить согласованность нескольких списков с помощью типов контента, столбцов сайта и шаблонов. Благодаря этим возможностям вы можете повторно использовать параметры и структуру списка, чтобы повысить продуктивность работы. Например, можно создать тип контента для вопроса службе поддержки, задав для него определенные столбцы (такие как контактные данные клиента) и бизнес-процессы. Другой пример — создание столбца сайта с раскрывающимся списком названий отделов. Этот столбец можно будет повторно использовать в множестве других списков, чтобы исключить расхождения в названиях подразделений.

Работа с элементами списка из почтовой программы Воспользуйтесь почтовой программой, совместимой с технологиями Майкрософт, чтобы перенести с собой важные сведения из списка. Например, с помощью Outlook вы можете просматривать и обновлять задачи, контакты и доски обсуждений на сайте. Дополнительные сведения см. в статье Подключение внешнего списка к Outlook.

Настроить таргетинг контентаВключите таргетинг на аудиторию , чтобы фильтровать элементы по группам.

Типы списков

Тип списка зависит от типа данных, которыми вы делитесь.

Объявления Делитесь новостями и статусом, а также создавайте напоминания. Поддерживает расширенные возможности форматирования, включая рисунки, гиперссылки и форматированный текст.

Контакты Хранить сведения о людях или группах, с которыми вы работаете. Если используется программа для управления электронной почтой или контактами, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять контакты со своего сайта в другой программе. Например, можно обновить список всех поставщиков организации из почтовой программы, совместимой с технологиями Майкрософт, такой как Outlook. Список "Контакты" не предназначен для управления участниками сайта, но его можно использовать для хранения и передачи контактов в организации (например, списка внешних поставщиков).

Доски обсуждений Обеспечьте централизованное место для записи и хранения обсуждений команды по аналогии с форматом групп новостей. Если администратор сайта настроил функцию приема сообщений электронной почты списками, то на досках обсуждений можно будет хранить обсуждения, ведущиеся по электронной почте в большинстве популярных почтовых программ. Например, вы можете создать доску для обсуждения нового товара.

Ссылки Обеспечьте централизованное расположение для ссылок на Интернет, интрасеть организации и другие ресурсы. Например, вы можете создать список ссылок на веб-сайты заказчиков.

Продвигаемые ссылки Отображение набора действий со ссылками в визуальном макете.

Calendar Магазин для мероприятий вашей команды или определенных ситуаций, таких как корпоративные праздники. Содержит визуальные представления событий группы (как на настольном или настенном календаре), включая собрания, неофициальные встречи и события на целый день. С помощью этого вида списков также можно отслеживать основные вехи рабочей группы, такие как крайние сроки или даты выпуска продуктов, не относящиеся к определенным временным интервалам. Дополнительные сведения см. в статье Создание представления календаря из списка.

Задачи Отслеживайте сведения о проектах и других делах для группы. Вы можете назначать людям задачи, а также отслеживать их состояние и ход выполнения. Если используется электронная почта или программа для управления задачами, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи со своего сайта в другой программе. Например, можно создать список "Задачи" для распределения бюджета организации, а затем просматривать и обновлять его в Outlook вместе с другими задачами. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Задачи проекта Храните сведения о задачах в представлении Ганта и индикаторах выполнения. С помощью списков этого типа вы можете отслеживать состояние и ход выполнения задач. Если используется электронная почта или программа для управления задачами, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете просматривать и обновлять задачи проекта со своего сайта в другой программе. Например, можно создать на сайте список "Задачи проекта" для назначения заданий по созданию учебных руководств, а затем отслеживать ход их выполнения в приложении Project. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Отслеживание вопросов Сохранять сведения о конкретных проблемах, например о проблемах в службе поддержки, и отслеживать ход их решения. Вы можете назначать вопросы, распределять их по категориям и связывать друг с другом. Например, можно создать список "Отслеживание вопросов" для управления проблемами службы поддержки и их решения. При редактировании вопросов вы можете добавлять примечания, ведя таким образом историю примечаний без изменения исходного описания вопроса. Например, представитель службы поддержки может записывать каждое действие, выполненное для решения проблемы, а также его результаты. Список "Отслеживание вопросов" также можно использовать в сочетании с трехэтапным рабочим процессом, чтобы упростить управление решением вопросов и отслеживание состояния проектов. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка.

Опрос Собирайте и компилируйте отзывы, например опросы об удовлетворенности сотрудников или тесты. С помощью опроса вы можете создавать вопросы и ответы разными способами, а также просматривать отзывы и предложения. Если у вас установлены электронные таблицы или базы данных, совместимая с технологиями Майкрософт, вы можете экспортировать результаты для их дальнейшего анализа. Дополнительные сведения см. в статье Создание обзора.

Пользовательский Начните список с нуля. Вы также можете создать настраиваемый список на основе электронной таблицы, если у вас есть программа для работы с электронными таблицами, совместимая с технологиями Майкрософт. Например, можно импортировать из Excel список, предназначенный для хранения контрактов с поставщиками и управления этими документами. Дополнительные сведения см. в статье Создание списка на основе электронной таблицы.

Внешние списки Работайте с данными, которые хранятся вне списка, но которые вы можете читать и записывать в Microsoft 365. Источник данных для внешнего списка называется внешним типом контента. В отличие от собственного списка Microsoft 365, внешний список использует Business Connectivity Services для доступа к данным напрямую из внешней системы (например, SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо от того, является ли эта система базой данных, веб-службой или бизнес-системой.

Настраиваемый список в представлении таблицы Создайте пустой список, похожий на настраиваемый, но для отображения списка по умолчанию в режиме таблицы. Режим таблицы содержит сетку данных для просмотра и редактирования данных в виде строк и столбцов. Можно добавлять и изменять строки и столбцы, применять фильтры и сортировку, отображать вычисляемые значения и итоги, а также без труда редактировать данные в ячейках сетки. Для работы режима таблицы Office должен быть установлен на 32-разрядном клиентском компьютере и браузер, поддерживающий элементы ActiveX.

Список состояний Отображение и отслеживание целей проекта. В этот список входит набор цветных значков, с помощью которых можно оценить степень выполнения поставленных задач.

Тиражи Отправляйте сведения, в том числе штампы подтверждения, членам команды.

Список словарей Microsoft IME Используйте данные в списке в качестве словаря Microsoft IME. С помощью редакторов метода ввода (IME) Майкрософт можно преобразовывать элементы столбца "Чтение" в элементы типа "Отображение" и просматривать контент в поле "Примечания" в окне примечаний IME. Эти данные можно связать с конкретным URL-адресом.

Список содержимого PerformancePoint Хранение элементов панели мониторинга Performance, таких как системы показателей, отчеты, фильтры, страницы панели мониторинга и другие элементы панели мониторинга, созданные с помощью Designer панели мониторинга PerformancePoint.

Языки и переводчики Используйте с рабочим процессом управления переводами в библиотеке управления переводами. В этом рабочем процессе задачи перевода назначаются переводчикам, указанным в списке для соответствующих языков. Вы можете создать этот список вручную или сделать так, чтобы он создавался автоматически при добавлении рабочего процесса «Управление переводами» в библиотеку «Управление переводами».

Список KPI Отслеживайте ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы быстро оценивать прогресс в достижении измеримых целей. Вы можете настроить списки ключевых показателей эффективности для отслеживания производительности с помощью одного из четырех источников данных: данные, введенные вручную, данные в списке Microsoft 365, данные в книгах Excel или данные из служб Analysis Services, компонента Microsoft SQL Server. После создания списка ключевых показателей эффективности его можно использовать для отображения состояния соответствующих показателей на странице панели мониторинга.

Импорт электронной таблицы Используйте столбцы и данные из существующей электронной таблицы. Для импорта листа требуется Microsoft Excel или другая совместимая программа.

Добавление списка на страницу

Чтобы добавить список на страницу современного интерфейса SharePoint:

1. Если страница еще не находится в режиме правки, нажмите кнопку "Изменить " в правой верхней части страницы.

2. Если навести указатель мыши на область над или под существующей веб-частью, вы увидите строку со значком "+" в круге:

   

3. Нажмите кнопку "+ ", и появится список веб-частей на выбор. Прокрутите страницу вниз до раздела "Документы, списки и библиотеки ".

4. Выберите "Список".
   Будут показаны имена всех доступных списков.

5. Выберите список, который требуется вставить на страницу.

6. Если вы удовлетворены своим выбором, выберите «Сохранить как черновик » в левом верхнем углу. Затем, чтобы сделать обновленную страницу доступной для других пользователей, выберите "Опубликовать " в правом верхнем углу.

Чтобы добавить список на страницу классического интерфейса SharePoint:

1. В окне "Сайты" нажмите , затем нажмите кнопку "Содержимое сайта".

2. Щелкните значок Добавить приложение.

   

3. Выберите приложение. Их может быть несколько.

4. Присвойте приложению уникальное имя, чтобы позже можно было его вспомнить для страницы, и нажмите кнопку "Создать".

5. Вернувшись на страницу с содержимым сайта, вы можете:

   • Закройте окно и вернитесь на страницу. Добавьте новое приложение на свою страницу с помощью вставки веб-частей.
   • выбрать приложение и начать вводить данные;
   • Щелкните многоточие (...) и выберите пункт "Параметры". Здесь можно добавлять столбцы, изменять имена и выполнять другие задачи.

Организация списков на сайте

Возможности списков могут быть использованы различными способами — это зависит от размера и количества существующих списков, а также требований организации.

Хранение множества элементов в одном списке

Вам может понадобиться один большой список, который будет служить различным потребностям. Например, в организации может быть большое количество технических проблем, которые необходимо отслеживать в различных проектах и группах.

Используйте один список в указанных ниже случаях.

• Группа нуждается в сводных данных об элементах списка или в различных представлениях одного и того же набора элементов. Например, руководителю может понадобиться отслеживать ход решения всех технических вопросов организации или всех вопросов, зарегистрированных за тот же период времени.
• Пользователи предпочитают просматривать и искать вопросы в одном и том же месте на сайте.
• К элементам списка необходимо применить одинаковые параметры, например отслеживание версий или требование утверждения.
• Группы, работающие со списком, имеют похожие характеристики, например, одинаковые уровни разрешений. Для определенных элементов списка могут быть применены уникальные разрешения, но, если уровни разрешений сильно различаются, следует использовать несколько списков.
• Необходимо проводить анализ данных о списке или получать объединенные обновления списка. Можно получать предупреждения при изменениях элементов списка или просматривать изменения в списке с помощью технологии RSS. RSS-каналы позволяют участникам рабочей группы просматривать единый список измененных данных.

Создание нескольких списков

Если существуют явные различия между элементами, которыми нужно управлять, или группами людей, работающих с ними, может потребоваться несколько списков.

Используйте несколько списков в указанных ниже случаях.

• Пользователям не требуются сводные данные по всем элементам.
• Группы пользователей, обращающихся к данным, имеют разные характеристики и различные уровни разрешений.
• К разным наборам элементов необходимо применить различные параметры, например управление версиями или утверждение.
• Вам не нужно анализировать элементы вместе или получать сводные обновления о списке.

Организация элементов в списке

Ниже описаны некоторые способы упорядочения списков и их элементов.

Добавление столбцов Помогите группе определить самые важные элементы, вы можете добавить столбцы в список. Например, вы можете добавить столбец "Проект" в список, чтобы упростить пользователям с возможностью просмотра элементов и работы с ними. Кроме того, для сбора дополнительных сведений по каждому элементу списка (например, названия отдела или имени сотрудника) может потребоваться добавить дополнительные столбцы.

Если в списке несколько элементов, можно индексировать определенные столбцы для повышения производительности при просмотре нескольких элементов или переключении представлений. Эта функция не меняет способ организации элементов, но может упростить хранение большого количества элементов в списке. Обратите внимание, что для индексирования базы данных требуется больше места на диске. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание представлений Используйте представления, если участникам вашей группы часто требуется просмотреть данные определенным образом. В представлениях используются столбцы для сортировки, группировки, фильтрации и отображения данных. Вы также можете указать, сколько элементов должно отображаться одновременно в каждом представлении. Например, пользователи могут просматривать список наборами из 25 или 100 элементов на странице в зависимости от своих предпочтений и скорости подключения.

Представления позволяют хранить в списке большое количество элементов, но вы можете просматривать только те подмножества, которые нужны в конкретный момент, например только проблемы, опубликованные в этом году, или только текущие события в календаре. Вы можете создать личные представления, доступные только вам, а при наличии разрешения на изменение списка — общие представления, доступные всем. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки.

Создание папок Добавляйте папки в списки большинства типов, если владелец списка разрешил создавать папки. В списки большинства типов можно добавлять папки, если владелец это разрешил. Это особенно полезно, когда элементы списка можно разделить на определенные категории, например по проектам или группам. Технологии Майкрософт предоставляют представление в виде дерева, которое позволяет пользователям перемещаться по сайтам и папкам так же, как они работают с папками на жестком диске. В SharePoint доступно представление в виде дерева, которое позволяет переходить по сайтам и папкам так же, как по папкам на жестком диске (например, своя папка может быть у каждого отдела). Дополнительные сведения см. в статье Создание папки в списке.