Работа с пороговым значением представления списка для всех версий SharePoint

Используйте индексы и отфильтрованные представления для управления данными и повышения производительности

Планирование и создание индексов, а также их использование в фильтрах позволяют сохранить количество элементов ниже порогового значения представления списка. Дополнительные сведения см. в статье Добавление указателя в столбец списка или библиотеки или в статью Изменение представления SharePoint с помощью фильтрации.

Индексы создаются автоматически в следующих двух ситуациях:

• В сохраненных представлениях столбцы используются для сортировки или фильтрации.
• При сортировке в современном интерфейсе.

Если устройство SharePoint Server заблокировано пороговым значением представления списка, но общее количество элементов меньше 20 000, вы можете добавить индексы к столбцам в SharePoint 2019.

Во всех версиях SharePoint можно создать фильтрованное представление с использованием индекса столбца, чтобы уменьшить количество результатов при работе с большими списками и библиотеками. Создание отфильтрованного представления с индексированным столбцом выполняется в два этапа.

1. Создайте индекс для столбца.
2. Создайте представление, использующее индексированный столбец для фильтрации представления.

Дополнительные сведения об индексировании столбцов см. в статье Добавление индекса в столбец списка или библиотеки.

Дополнительные сведения о фильтрации столбцов см. в статье Использование фильтрации для изменения представления SharePoint.

Изменение представления списка

Если при работе с большим списком возникает ошибка, измените представление списка.

Следующие четыре изменения удаляют пороговые ошибки представления списка. Внесите все четыре изменения, чтобы удалить все ошибки.

Удалить сортировку для представления списка

В обоих случаях сначала выполните сортировку по столбцу , а затем сортируйте по столбцу и выберите вариант "Нет".

Удаление группировки в режиме правки

Сначала сгруппируйте по столбцу или затем сгруппируйте по столбцу и выберите "Нет".

Другие изменения представления списка

Для всех столбцов раздела "Итоги " выберите пункт "Нет".

В разделе "Столбцы" проведите проверку минимального количества столбцов, необходимого для отображения.

Использование папок.

Для работы с большими списками и библиотеками папки необязательны, но они помогают систематизировать данные и повысить эффективность доступа к ним. В библиотеках документов по умолчанию включено создание папок, а в списках — нет. Дополнительные сведения см. в статьях Создание папки в списке и Создание папки в библиотеке документов.

Работа с папками

При создании папки в фоновом режиме вы создаете внутренний индекс. Этот внутренний индекс также создается для корневой папки или верхнего уровня списка или библиотеки. При доступе к элементам в папке вы эффективно используете этот внутренний индекс для доступа к данным. Помните, что если папка содержит вложенные папки, каждая из них считается элементом (но не все элементы в этой вложенной папке).

Даже если общее количество элементов в списке или библиотеке очень велико, представление отдельной папки по быстродействию не уступает представлению, в котором общее количество элементов фильтруется с помощью индексированного столбца. Иногда все элементы списка или библиотеки можно распределить по нескольким папкам таким образом, чтобы ни одна папка не вмещала больше 5000 элементов.

При использовании папок для организации большого списка или библиотеки важно учитывать следующее:

• Папка может содержать больше элементов, чем пороговое значение представления списка, но чтобы избежать блокировки, все равно может потребоваться использовать отфильтрованное представление на основе индексов столбцов.
• Если при создании или изменении представления в этом списке или библиотеке вы выбираете параметр "Показывать все элементы без папок" в разделе "Папки ", необходимо использовать фильтр, основанный на простом индексе, чтобы не достичь порогового значения представления списка.
• Часто бывает полезно сделать так, чтобы в представлении по умолчанию отображались все доступные папки без какой-либо фильтрации, чтобы пользователи могли выбирать подходящую папку при вставке новых элементов. Кроме того, отображение всех папок сделает менее вероятным неправильное добавление элементов за пределами папок списка или библиотеки. В отличие от библиотек, автоматического перемещения элементов между папками в списке не существует.

Инструкции по перемещению файлов между папками в библиотеке см. в статье "Перемещение и копирование файлов в SharePoint".

Синхронизированные и автономные данные.

При выводе данных в автономный режим вы можете без ограничений запрашивать данные списка с помощью Excel или Access. Если папка документов синхронизируется, вы можете работать локально на своем компьютере, а изменения будут автоматически передаваться на сервер. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов SharePoint с помощью приложение синхронизации OneDrive клиента (Groove.exe) или Синхронизация файлов SharePoint и Teams с компьютером.

Автономная синхронизация, внешние данные и управление данными Access

При наличии синхронизации с вашим компьютером зачастую удобнее и эффективнее получать данные в автономном режиме. В зависимости от типа данных списка, с которым вы работаете, можно использовать приложение Excel, Access или Outlook. Кроме того, в зависимости от вашей службы SharePoint можно использовать управление внешними данными (без ограничений) в системах планирования ресурсов предприятия (ERP), ресурсы OData и веб-службы.

Использование автономной синхронизации

Изменения можно вносить на настольном компьютере или ноутбуке, а затем после возврата в интерактивный режим синхронизировать изменения и устранять конфликты оптимальным способом. Работа с большими списками с использованием автономной синхронизации для очистки, анализа или составления отчетов позволяет разгрузить активность в базе данных и свести к минимуму использование ресурсов SharePoint.

Вы можете перевести данные списка в автономный режим и синхронизировать изменения при восстановлении подключения к сети, используя несколько продуктов Microsoft 365. Чтобы экспортировать файлы в них, необходимо установить приложения Microsoft 365 или Office для настольных компьютеров.

Использование Microsoft Access для автономной синхронизации

В Access можно обрабатывать больше строк данных, чем в SharePoint, а также есть множество функциональных инструментов для работы с этими данными. Работа с данными в Access и их синхронизация с SharePoint позволит обрабатывать большие объемы данных.

Большинство машинных списков можно читать и записывать в Access, связываясь с ними. Access хорошо работает практически со всеми типами данных SharePoint. Связывание позволяет подключаться к данным из списка SharePoint и устанавливать двустороннее подключение для просмотра и изменения актуальных данных как в списке SharePoint, так и в базе данных Access. Access создает копию (или реплицирует) списка SharePoint в таблице Access. После создания таблицы Access можно работать со списком данных в Access с предельным размером доступа в два гигабайта (за исключением вложений, которые не хранятся локально). Кроме того, Access кэширует данные списка на клиенте, использует эффективный кэш в памяти и сквозной записи и передает только измененные элементы списка. Все это значительно ускоряет выполнение запросов и обновлений. Диалоговое окно разрешения конфликтов также помогает легко управлять конфликтующими обновлениями.

Если активирована функция служб Access, то можно работать с большим объемом данных, чем пороговое значение представления списка (по умолчанию до 50 000 элементов). Access автоматически обрабатывает данные списков или библиотек небольшими пакетами, а затем заново собирает данные. Такой метод позволяет работать с большим объемом данных, чем пороговое значение представления списка, и не оказывать негативного влияния на других пользователей на сайте SharePoint.

Использование Microsoft Excel для синхронизации в автономном режиме

Вы можете экспортировать списки SharePoint в таблицу Excel, что создаст одностороннее соединение между таблицей Excel и списком SharePoint.

Excel также позволяет работать с большими списками без блокировок. Кроме того, вы можете синхронизировать Excel с SharePoint и Access, чтобы использовать преимущества каждой платформы.

При обновлении данных из списка SharePoint и обновлении таблицы Excel приложение Microsoft Excel заменяет данные Excel новейшими данными списка SharePoint, перезаписывая все изменения, внесенные в таблицу Excel.

После добавления данных в таблицу Excel вы можете воспользоваться многими функциями анализа данных Excel, такими как мощные и гибкие рабочие листы, отчеты сводных таблиц, профессионально оформленные диаграммы и линии искр, условное форматирование с использованием значков, гистограмм, цветовых шкал и сложных операций анализа "что если".

Если активирована функция служб Access, то можно работать с большим объемом данных, чем пороговое значение представления списка (по умолчанию до 50 000 элементов).

Использование Microsoft Outlook для синхронизации в автономном режиме

В Outlook можно читать и записывать списки контактов, задач, Calendar и обсуждений, а также синхронизировать библиотеки документов. Например, можно работать как со стандартными списками задач, так и со списками задач проектов, переводя списки задач в автономный режим, просматривая, обновляя и назначая новые задачи, переводя их в оперативный режим и синхронизируя, не выходя из Outlook. Outlook также помогает более эффективно хранить контакты SharePoint, обмениваться и управлять ими.

К началу страницы

Использование Access с продуктами SharePoint для автономной синхронизации

В Access можно создать веб-базу данных на основе служб Access путем создания таблиц на основе связанных списков, запросов, форм, отчетов и макросов, опубликованных на сайте SharePoint. После обновления веб-баз данных вы по-прежнему сможете использовать и изменять их, а также создавать новые на основе шаблона (но не из Access 2013).

Вы можете создать веб-приложение Access в SharePoint без использования кода. Как правило, приложение SharePoint — это узконаправленное единичное решение, которое легко распространяется и выводится на рынок. Веб-приложение можно рассматривать как удобный альтернативный способ упаковывания, распространения, выполнения, отслеживания и удаления решения. Дополнительные сведения см. в статье "Создание приложения Access".

В отличие от веб-базы данных Access, в котором данные хранятся в списках SharePoint, в приложении Access используется отдельная база данных SQL Server от продуктов SharePoint, поэтому к нему не применяется пороговое значение представления списка SharePoint. Это значительно увеличивает масштабируемость решений Access и обеспечивает эффективную обработку миллионов записей. Для пользователей SharePoint Server база данных SQL Server может быть настроена так, чтобы она находилась за брандмауэром организации. Для пользователей в сети база данных представляет собой базу данных SQL Server Azure с бесплатной учетной записью и бесплатным хранилищем. Дополнительные сведения об Azure см. на домашней странице Microsoft Azure.

Наконец, вы по-прежнему можете синхронизировать данные между списком SharePoint и таблицей Access и поддерживать оба набора данных в актуальном состоянии. Это двусторонняя синхронизация. Изменения, внесенные в данные списка, отправляются в список SharePoint, а изменения, внесенные в список SharePoint, скачиваются в приложение Access на вашем компьютере. Дополнительные сведения см. в статье Импорт, связывание или перемещение данных в SharePoint.

Использование поля поиска SharePoint

Альтернативный способ найти документы или элементы в большой библиотеке или списке — использовать поле поиска списка или библиотеки для ввода ключевого слова или фразы. В поиске SharePoint используются собственные механизмы индексирования, но к нему не применяется пороговое значение представления списка или другие связанные с ним ограничения.

Еще одно решение для управления большими библиотеками — создать и использовать сайт центра документов. Он предназначен для управления документами и предоставляет такие возможности, как извлечение и возврат файлов, рабочие процессы, фильтры и представления.

Использование поля поиска для поиска элементов списка или библиотеки

На странице SharePoint обычно есть два поля поиска: для поиска на сайте в верхней части страницы и для поиска в конкретном списке или библиотеке. Используя поле Поиск списка или библиотеки, вы можете постепенно расширять область поиска.

• По умолчанию область поиска изначально охватывает все элементы в текущем представлении и все вложенные папки. Результат будет представлен в виде столбцов, которые затем можно отфильтровать и упорядочить. Если пороговое значение представления списка в настоящее время превышено, отображаются не все результаты.
• Если вы не нашли то, что искали, можете расширить область поиска, включив в него весь список, включая все вложенные папки, независимо от текущего представления или порогового значения представления списка.
• Наконец, вы можете развернуть область поиска по всему сайту. В этом случае все результаты будут показаны на стандартной странице поиска по сайту. Далее результаты можно уточнить, используя панель уточнения, чтобы отфильтровать результаты поиска, например по автору документа или дате создания элемента списка. Для формулирования более сложных запросов можно использовать даже логический синтаксис и логические операторы.

Использование личных представлений, реляционных списков и RSS-каналов

Чтобы сделать систему в целом еще эффективнее и избежать превышения порогов или пределов ресурсов, подумайте об использовании личных представлений, реляционных списков и RSS-каналов.

Личные представления

Поскольку для больших списков или библиотек сложнее создать представления, правильно использующие индекс столбца, возможно, следует отозвать разрешение "Управление личными представлениями" у пользователей, работающих с большими списками или библиотеками. Без этого разрешения пользователи не смогут создавать представления, которые охватывают все элементы и могут негативно повлиять на производительность всего сайта. Дополнительные сведения об разрешениях см. в статье Настройка разрешений для списка или библиотеки SharePoint.

Реляционные списки

При создании отношений списков с помощью столбцов подстановки, уникальных столбцов и принудительного реляционного поведения (также называемого целостностью данных) достигается пороговое значение представления списка, и он может быть заблокирован при следующих обстоятельствах.

• Если сделать столбец уникальным в существующем списке, содержащем больше элементов, чем пороговое значение представления списка (но обратите внимание, что добавление одного элемента в список, из-за которого список превышает пороговое значение представления списка, обычно не блокируется).
• Если в списке больше элементов, чем пороговое значение представления списка, то затем вы включаете каскадное удаление или ограниченное удаление для поля подстановки в этом списке.

RSS-каналы

После включения поддержки RSS в центре администрирования и на уровне семейства сайтов можно включить и настроить поддержку RSS для многих типов списков и библиотек. Когда пользователи обращаются к списку или библиотеке через RSS-канал, данные извлекаются из списка. По умолчанию представление RSS ограничивает число возвращаемых элементов с учетом даты последнего изменения элемента, используя фильтр в столбце Дата изменения. Если в списке или библиотеке много элементов и пользователи получают доступ через RSS-канал, рекомендуется проиндексировать столбец Дата изменения. Уменьшить число извлекаемых элементов можно и изменением параметров Число элементов и Число дней, изменения для которых включаются в RSS-канал.

Дополнительные сведения об управлении RSS-каналами см. в статье Управление RSS-каналами сайта или семейства веб-сайтов. Дополнительные сведения о добавлении RSS-канала см. в статье "Создание оповещения об изменении файла или папки".