Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien pitämiseen Microsoft Teamsissa

Käytetään kohteeseen
Teams Microsoft Teams

Järjestä paras mahdollinen esityksesi suurissa Teams-kokouksissa, town hall -tapaamisissa ja verkkoseminaareissa valmistelemalla laitteet ja esitykset harkiten.  

Näiden parhaiden käytäntöjen avulla voit optimoida määrityksesi, parantaa videoläsnäoloasi ja paljon muuta, jotta saat sujuvan ja osallistavan käyttökokemuksen yleisöllesi. 

Aloittaminen

Lataa Microsoft Teamsin työpöytäversio, niin saat luotettavimmat kokous- ja tapahtumakokemukset. Nauti kaikista ominaisuuksista ja erinomaisesta suorituskyvystä.  Päivitä Teams, niin saat uusimmat suojausominaisuudet ja virheenkorjaukset. 

Verkon ja laitteen määrittäminen

Näiden vinkkien avulla voit määrittää vahvan verkkoyhteyden ja välttää tarpeettomat keskeytykset esityksen aikana. 

  • Muodostamalla yhteyden kiinteään Internetiin saat vakaat ja ammattimaiset käyttökokemukset. Kiinteät Internet-yhteydet ovat luotettavampia kuin Wi-Fi ja auttavat estämään viivettä tai katkoksia. Testaa yhteytesi etukäteen nperf.com avulla.

  • Varmista, että laite on kytketty verkkovirtaan tai että se on ladattu täyteen. Pitkät käyttöistunnot voivat tyhjentää akun nopeasti, etkä halua odottamattomia sammumisia.

  • Sulje tarpeettomat sovellukset ja poista ilmoitukset käytöstä ennen live-lähetystä – erityisesti Teams-, sähköposti- tai viestisovelluksista – välttääksesi häiriötekijät ja ponnahdusikkunat esityksen aikana.

  • Käytä Copilot+ PCs tai vastaavaa laitteistoa optimaalisen suorituskyvyn varmistamiseksi erityisesti näytön jakamista ja videotoimintoja varten. Vaikka voit käyttää laitteistoa, joka täyttää Teamsin vähimmäisvaatimukset, suorituskyky ei välttämättä ole kaikkein optimaalista.

    • Copilot+ PCs on Windows 11 AI -tietokoneiden uusi luokka:

      Suoritin Yhteensopiva suoritin tai System on a Chip (SoC), jonka NPU pystyy suorittamaan 40+ TOPS:ia. Tähän sisältyvät tällä hetkellä seuraavat:

      • AMD Ryzen™ AI 300 -sarja
      • Intel® Core™ Ultra 200V -sarja
      • Snapdragon® X -sarja
      MacOS-laitteille suosittelemme vähintään M1-suorittimia ja vähintään 16 Gt RAM-muistia.
      RAM-muisti 16 Gt DDR5/LPDDR5 tai enemmän
      Tallennustila Vähintään 256 Gt SSD/UFS

Lisätietoja on artikkelissa Sertifioitujen laitteiden käyttäminen puheluiden ja kokousten hallintaan Microsoft Teamsissa. 

Ääniasetusten määrittäminen ja testaaminen

Ääni voi olla videota tärkeämpää, erityisesti osallistujille, jotka liittyvät kokoukseen ja vain kuuntelevat. Varmista selkeä viestintä yleisösi kanssa alla olevien vinkkien avulla. 

  • Käytä joko puettavaa mikrofonia tai, jos pidät tietokoneesta tai muusta laitteesta, Teams-sertifioitua kuulokemikrofonia.
  • Testaa äänenvoimakkuutesi etukäteen ja osaa vaimentaa ja poistaa mykistys nopeasti.
  • Minimoi taustamelu ja vältä kaikuvissa tiloissa puhumista.
  • Jos pidät huoneen äänen, testaa huoneen ääntä ennen tapahtumaa, jotta et tuo kokoushuoneesta äänet tai palautetta verkkotapahtumaan.
  • Jos esittäjä jakaa videon ja näytön samanaikaisesti, osallistujat saattavat nähdä videon pienemmällä tarkkuudella. Varmista paras mahdollinen kuvanlaatu korostamalla esittäjän video. Lisätietoja on artikkelissa Henkilön videon korostaminen Microsoft Teams -kokouksissa.

Lisätietoja on artikkelissa Ääniasetusten hallinta Microsoft Teams -kokouksissa. 

Määritä kamera- ja videotavoitettavuus

Kun käytät videokuvaa kokouksen tai tapahtuman aikana, voit näyttää ja esittää parhaasi seuraavilla tavoilla:

  • Käytä 720p- tai 1080p-verkkokameraa.
  • Aseta verkkokamera silmien korkeudelle niin, että olet kuvan keskellä.
  • Varmista, että kasvosi on valaistu edestä, ja vältä voimakasta taustavaloa, varjoja tai häikäisyä. Jopa yksinkertainen pöytävalaisin oikeassa paikassa voi tehdä suuren eron.

Viimeistellyn videon näkyvyyden:

  • Valitse siisti ja selkeä tausta tai käytä tarvittaessa Teamsin virtuaalista taustaa.
  • Käytä yksivärisiä tai hienovaraisia kuvioita, jotka kontrastoivat taustaasi, jotta erotut selkeästi.
  • Puhu luonnollisesti ja luottavaisesti. Käytä keskustelevaa tyyliä, tuo energiaa esitykseesi ja pidä katsekontakti kameraan, jotta yleisösi pysyy kiinnostuneena.

Vihje

Jos pidät esitystä sekä huoneessa että virtuaalisessa yleisössä, vaihda katsekontakti kameran (etäosallistujat) ja siellä olevan yleisön välillä, jotta kaikki tuntevat olevansa mukana.

Lisätietoja on artikkelissa Videon käyttäminen Microsoft Teamsissa. 

Esityksen viimeisteleminen

Näiden parhaiden käytäntöjen avulla voit laatia esityksen, jota yleisön on helppo seurata ja muistaa myöhemmin. 

  • Aseta selkeä esityslista ja jaa sisältö helposti omaksuttaviin osiin
  • Yksinkertaista dioja luettelomerkeillä, sans serif -fonteilla, joiden koko on vähintään 20 pt, suuri kontrasti ja rajoitettu teksti.
  • Käytä helppokäyttöisiä materiaaleja (kuten vaihtoehtoista tekstiä ja luettavia fontteja) ja jaa resurssit ja diat etukäteen.
  • Aseta upotetut videot toistumaan napsautettaessa. Pyydä esittäjiä käymään esitys läpi etukäteen, jotta he voivat varmasti käyttää sitä ja toistua oikein.
  • Voit pakata esityksen suuria mediatiedostoja suorituskyvyn parantamiseksi ja toisto-ongelmien vähentämiseksi valitsemalla Tiedoston>tiedot>Pakkaa media.
  • Harjoittele esitystäsi täyden teknologian, siirtymien, videotoiston ja ajoituksen avulla.

Lisätietoja on artikkelissa Diojen jakaminen Microsoft Teams -kokouksissa PowerPoint Live -palvelun avulla. 

Näytön jakaminen

Sisällön esittäminen omasta näytöstä on hyvä tapa esitellä työnkulkuja ja opastaa osallistujia tärkeiden resurssien läpi. Kokeile näytön jakamisen vinkkejä, jotta esittäjän ja yleisön käyttökokemus on sujuva. 

  • Varmista, että näytön tarkkuus on 1920x1080. Tämä on kaikkein yleisin asetus, ja se näyttää parhaat tiedot virtuaaliyleisölle
  • Suosittelemme käyttämään Windowsin näytön jakamista ja asettamaan esityksen koko näytön tilaan optimaalisen näkyvyyden takaamiseksi.
  • Jaa ääntä laitteestasi, kun esität mediaa.
  • Jos mahdollista, käytä kahta näyttöä: toista sisällön esittämiseen ja toista Teamsin hallintatoimintojen, keskustelun ja osallistujien vuorovaikutuksen hallintaan. Lisätietoja on artikkelissa Sisällön esittäminen Microsoft Teamsissa.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Microsoft Teamsin tapahtumapalvelut tarjoavat enemmän tukea suurten kokousten ja tapahtumien suunnitteluun tai järjestämiseen. Lisätietoja on kohdassa Microsoftin käyttöönotto.  

Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen Microsoft Teamsissa

Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien tuottamiseen Microsoft Teamsissa

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille