Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen Microsoft Teamsissa

Microsoft Teamsissa on useita kokousvaihtoehtoja ja ominaisuuksia, jotka auttavat tekemään suurista kokouksista, town hall -tapaamisista ja verkkoseminaareista turvallisempia ja kiinnostavampia kaikille.  

Kokeile näitä parhaita käytäntöjä, joiden avulla voit pitää esitykset sujuvana ja varmistaa parhaan mahdollisen käyttökokemuksen yleisöllesi. 

Suuren kokouksen tai tapahtuman määrittäminen

Ajoita ensin Teams-kokous, verkkoseminaari tai town hall sen mukaan, minkä tyyppistä kokousta tai tapahtumaa haluat isännöidä.  

Säädä sitten kokousasetuksissa seuraavat asetukset parhaan käyttökokemuksen varmistamiseksi:

• Valitse >Ketkä voivat esittää -kohdassaTietyt henkilöt. Valitse sitten Hae osallistujia. Valitse kokoukseen esittäjät (vain organisaatiostasi tai luotetuista organisaatioista).

  Huomautus

  Kokouksen aikana esittäjät voivat ylentää osallistujat esittäjän rooliin. 

• Määritä Tallennus & transkriptio-kohdassa Kuka voi tallentaa ja litteroida. Ota Tallenna ja litteroi automaattisesti käyttöön varmistaaksesi, että kokouksen tai tapahtuman kaikki osat tallennetaan tallenteeseen. 

• Osallistuminen :

  1. Estä yleisön keskeytykset poistamalla Salli mikrofoni osallistujille -asetus käytöstä. Jos jonkun on oltava vuorovaikutuksessa kokouksen aikana, voit joko sallia mykistyksen poistamisen nostaessaan kätensä tai muuttaa rooliaan viemällä hiiren osoittimen hänen nimensä päälle ja valitsemalla Lisää 

  2. Poista Salli kamera osallistujille -asetus käytöstä, jos haluat keskittyä vain esittäjiin ja jaettuun sisältöön. Salli tarvittaessa kokouksen aikana video tietylle osallistujalle tai kaikille. 

     Lisätietoja on ohjeaiheessa Osallistujien ääni- ja video-oikeuksien hallinta.  

• Tuotantotyökaluissa :

  1. Ota käyttöön Ota vihreä huone käyttöön -vaihtopainike, jotta esittäjät voivat liittyä aikaisin ja tarkistaa äänen, videon ja sisällön jakamisen ennen osallistujien hyväksymistä. Lisätietoja on artikkelissa Vihreän huoneen käyttäminen Microsoft Teamsissa. 
  2. Ota käyttöön Hallitse sitä, mitä osallistujat näkevät -vaihtopainike, jotta voit hallita sisällön jakamista. Lisätietoja on artikkelissa Osallistujien näkymän hallinta Microsoft Teamsissa. 
  3. Valitse Tallenna. 

• Pienryhmätiloja ei voi luoda kokouksissa, joissa on yli 300 osallistujaa, vaikka osallistujien määrä putoaisikin alle 300:aan kokouksen aikana. Lisäksi pienryhmätilojen luominen kokoukseen rajoittaa automaattisesti kapasiteetin 300 osallistujaan. 

  Huomautus

  Pienryhmähuoneita ei tällä hetkellä tueta town hall -tapaamisissa.

Kannusta osallistujia osallistumaan

Auta osallistujia saamaan kaikki hyöty kokouksesta tai tapahtumasta kannustamalla heitä osallistumaan.  

• Muistuta ja kannusta osallistujia nostamaan kätensä ennen puhumista ja käyttämään reaaliaikaisia reaktioita.
• Luo kyselyitä kokouksen aikana saadaksesi reaaliaikaista palautetta osallistujilta.
• Ota Q&A käyttöön , jotta esittäjät, järjestäjät ja yhteisjärjestäjät voivat vastata osallistujien kysymyksiin reaaliajassa.

Lisää parhaita käytäntöjä

• Suuriin kokouksiin ja tapahtumiin osallistumisesta saa parhaan kokemuksen saamalla osallistujien käyttää Teams-sovelluksen uusinta versiota työpöydällä tai mobiililaitteella. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft Teamsin päivittäminen.
• Kun olet isännöinyt onnistuneen tapahtuman, luo henkilökohtainen kokousmalli Microsoft Teamsissa, jotta voit tallentaa ja käyttää uudelleen kaikkia määritettyjä asetuksia.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Microsoft Teamsin tapahtumapalvelut tarjoavat enemmän tukea suurten kokousten ja tapahtumien suunnitteluun tai järjestämiseen. Lisätietoja on kohdassa Microsoftin käyttöönotto. 

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kokousasetukset Microsoft Teamsissa

Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien pitämiseen Microsoft Teamsissa

Vinkkejä suurten kokousten ja tapahtumien tuottamiseen Microsoft Teamissa