你可以在外部清單與 Microsoft Excel 之間同步資料，並保持兩組資料的最新狀態。 例如，你可能想將產品庫存放在清單中，方便分享和更新，同時也要定期使用 Microsoft Excel 進行庫存分析。
注意
你無法將外部清單與 Excel 2013 之前的版本同步。 如果你嘗試連接，會出現錯誤對話框說「無法連接清單」。
欲了解更多資訊，請參閱 「尋找外部資料相關內容」。
使用外部資料的準備與前提條件。
處理外部資料需要多項先決條件，以確保安全存取資料。 下列資訊可以幫助您規劃接下來的步驟。 另外，如果你在處理外部資料時遇到問題，這些資訊可以幫助你找出問題所在。 若要存取外部資料，您或系統管理員必須執行下列作業：
準備外部資料來源 管理員可能需要建立帳號並授權資料來源，以確保正確的人能取得資料，且資料不會落入錯誤之手。 在外部資料庫中，管理員也可能想建立特定的資料表、檢視、查詢等，以限制結果僅需所需，並協助提升效能。
配置 SharePoint 服務與帳號 管理員必須啟用商業資料連接服務與安全儲存服務。 關於如何使用這些服務的資訊，請參閱「配置 SharePoint 2013 的 Business Connectivity Services 解決方案」以及「從 SQL Azure 表格建立外部清單，並搭配 Business Connectivity Services 與 Secure Store」。
配置安全商店服務 管理員必須完成以下任務：確定外部資料來源的最佳存取模式、建立目標應用程式，並設定目標應用程式的憑證。 有關使用這些服務的資訊，請參閱 建立或編輯安全商店目標應用程式。
配置商業資料連接服務 管理員必須確保建立外部內容類型的使用者擁有商業資料連接性（Business Data Connectivity）元資料儲存的權限，且適當的使用者能存取該外部清單所依據的外部內容類型。 有關使用這些服務的資訊，請參閱 SharePoint 2013 的 Configure Business Connectivity Services 解決方案。
建立外部內容類型 使用者必須定義一個外部內容類型，其中包含關於連接、存取、操作方法、欄位、過濾器及其他用於從外部資料來源檢索資料的元資料資訊。
建立外部清單 使用者必須根據外部內容類型建立外部清單，並視需要建立一個或多個外部清單的檢視。
確保 Office 產品已經準備好可用要與 Office 產品同步外部資料，您必須在每台用戶端電腦上至少安裝 Windows 7 及以下免費軟體：SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4，以及 WCF Data Services 5.0（適用於 OData V3） (如有需要，系統會自動提示您下載軟體) 。 另外，請確保 Office 安裝選項 Business Connectivity 服務是啟用的 (這是預設) 。 此選項安裝 Business Connectivity Services Client Runtime，執行以下功能：快取與外部資料同步、將商業資料對應至外部內容類型、在 Office 產品中顯示外部項目選擇器，以及在 Office 產品內執行自訂解決方案。
關於使用外部資料的一般資訊，請參見 「尋找外部資料相關內容」。
將外部清單匯出到 Excel
- 前往包含該清單的 SharePoint 網站。
- 在快速啟動時，選擇 SharePoint 清單名稱，或選擇 SettingsOffice
，選擇「Site contents」或「檢視所有網站內容」，然後在相應的清單區塊中選擇清單名稱。 - 選擇 清單， 然後選擇 匯出到 Excel。
預設情況下，外部清單會啟用此功能，但系統管理員可自行停用。 - 如果系統提示您確認操作，請選擇 確定。
- 在 檔案下載 對話框中，選擇 開啟。
- 如果系統提示你是否啟用電腦上的資料連線，請選擇 啟用 ，前提是你認為 SharePoint 網站的資料連線是安全的。
Excel 表格是基於網頁查詢檔案建立的資料連線。 匯出表中的欄位由目前外部清單檢視決定。 匯出的外部資料由外部內容類型及外部清單檢視中定義的篩選條件，以及 SharePoint 網站的語言設定決定。 頁數限制都被忽略。