清單和文件庫欄的類型與選項

套用到

SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 Microsoft 365 Microsoft 清單

欄位的類型決定了資料如何在清單或函式庫中儲存與顯示。當你為清單或函式庫建立欄位時，你會選擇一種欄位類型，表示你想儲存在欄位中的資料類型，例如僅數字、格式化文字，或是自動計算的數字。

本文討論了你可以建立的預設欄位類型，以及何時使用每種欄位類型。欄位會被加入一個或多個清單或資料庫的檢視，幫助你以有意義的方式顯示資料。根據你的組織，可能會有其他類型的專欄可供選擇。

請從以下其中一個分頁選擇您的 SharePoint 視圖：

新式
傳統

概觀

欄位幫助你建立對清單或資料庫中項目有意義的視圖。透過使用欄位，你可以排序、分組和篩選項目，也能自動計算項目資料並顯示這些計算結果。欄位也讓你能指定在某人將項目加入清單或資料庫時，應該輸入哪些資訊。當新增項目時，會出現一個表單，並提供欄位和輸入資訊的選項。當你建立清單或函式庫時，某些欄位，例如標題或 修改，會自動建立。你可以根據需求建立額外的欄位。你建立的欄位決定該表單中會出現哪些欄位和選項;以及可以新增到清單或資料庫檢視的欄位。

你在建立欄位時可以指定你想要的欄位類型。在某些情況下，你也可以為現有欄位選擇不同的欄位類型，但這取決於欄位中目前儲存的資料種類與數量。更改現有欄位的欄位類型可能會損壞該欄位中已儲存的資料。基於這些原因，在建立欄位前，決定你想儲存哪種類型的資料非常重要。在決定你想要的欄位類型時，請考慮以下幾點：

你想儲存什麼樣的資料？只寫信件？只有數字？格式化的文字？例如，你無法將字母存放在數字欄位。知道你想儲存哪種資料，是選擇最合適欄位類型的第一步。
部分檔案元資料，如創建日期與修改日期，已在隱藏的自動產生欄位中取得。要在清單中顯示此類欄位，請選擇 新增欄位>顯示/隱藏欄位，然後選擇你想要的欄位。
你想用這些數據來做財務計算嗎？如果是這樣， 貨幣欄位類型 是最佳選擇。
你想用這些資料做數學計算嗎？這些計算必須有多精確？你可以計算數字欄位或貨幣欄位的資料，但無法計算文字欄位。此外， 貨幣欄位的 計算是最精確的。
你想如何在欄位中排序資料？在文字欄位中，數字是以字元字串 (1、10、100、2、20、200 等字元串) 排序，而非以數字值排列。若要將數字排序為數字，請使用數字欄位或貨幣欄位。此外，許多日期格式若存放在文字欄位，排序不正確。為了確保日期排序正確，請使用 日期與時間 欄位。
你想確保人們在欄位中輸入資訊嗎？如果是這樣，你可以指定欄位是必填的，且使用者不能在未輸入資訊前新增項目。

單行文字

用於收集並顯示少量未格式化的文字於一行內，包括：

僅文字，例如名字、姓氏或系所名稱
文字與數字的組合，例如街道地址或帳號
計算中未使用的號碼，如員工識別號碼、電話號碼、郵遞區號或零件號碼

一行文字欄位最多可顯示 255 個字元。如果你要為清單或圖書館建立欄位，想要同時顯示格式化文字或多行文字，請建立 多行文字 欄位。你可以將現有的 單行文字 欄位改成 多行文字 欄位，而不會遺失欄位中已儲存的資料。

你可以以下方式自訂 一行文字 欄位：

設定字元限制 透過設定你想要 的最大字元數量 來限制字元數量。例如，如果欄位儲存五位數的員工 ID 號碼，你可以利用此功能幫助確保使用者只輸入五個字元。
顯示預設值 當有人新增項目時，自動顯示特定文字，同時允許使用者在需要時輸入不同文字。當你設定 預設值時，人們可以透過接受預設值來更快輸入資訊，除非需要更改。例如，如果欄位儲存了分配給專案的公司名稱，且你的組織大多數專案與特定公司合作，你可以將該公司名稱作為預設值。因此，當新增專案加入清單時，公司名稱會自動顯示，團隊成員無需輸入名稱。
預設值可以是你指定的文字，或是計算結果，稱為計算值。當你想自動顯示特定文字時，計算出來的數值很有幫助，但文字內容可能會因新增者、新增時間或其他原因而有所不同。使用計算值時，你輸入公式，而非特定文字，作為預設值。該公式可根據其他欄位或系統函式中的資訊計算值，如 [today]（表示當前日期）或[me]（顯示新增或變更項目者的姓名）。

多行文字

用於清單或函式庫中，收集並顯示格式化文字，或多行的長文字與數字，例如項目描述。 多行文字欄位最多可儲存 63,999 個字元，且你也可以指定使用者輸入商品資訊時要顯示的文字行數。這種欄位在列表或資料庫中顯示所有文字。

你可以以下方式自訂 多行文字 欄位：

設定顯示上限 使用「 編輯行數 」設定，限制人們輸入物品資訊時出現的行數。例如，如果欄位儲存關於某個行事曆事件的長篇筆記，你可以選擇顯示十行文字。這讓人們更容易輸入資訊，因為他們可以輕鬆看到所有輸入的文字。反之，如果欄位只儲存一兩句關於某事件的句子，你可能會選擇只顯示兩到三行文字。
如果你設定顯示限制，它不會限制該欄位出現在列表中時出現的文字量。所有輸入的項目文字都會出現在欄位中。
啟用或關閉文字格式 (僅在列表中可用) 使用增強版富文字 (富文字搭配圖片、表格和超連結) 集使用者是否能套用粗體、斜體或顏色等格式。若停用，列表將不支援任何格式選項;啟用後，列表將支援基本格式，如粗體、斜體、項目符號或編號列表、彩色文字與背景色，以及超連結、圖片和表格。
附加變更 (僅在列表中可用) 若清單已啟用版本控制， 附加現有文字 變更會指定使用者是否可以在不替換該項目現有文字的情況下新增該項目的新文字。如果你選擇不附加變更，關於某項目的新文字會取代該欄位中已有的相關內容。如果您選擇附加變更，使用者可以輸入關於項目的額外資訊，同時查看先前輸入的文字以及該文字輸入的日期和時間。當以清單形式查看時，而非項目表單中的欄位，欄位顯示的是超連結「 查看條目」，而非文字，使用者可點擊超連結查看該欄位中儲存的所有資訊。

重要

如果你在建立欄位後關閉此選項，除了最近一篇外，所有資訊都會被刪除。

位置

從 Bing 地圖服務或您的組織目錄中加入豐富的位置資料。地點欄位提供額外欄位，可依街道地址、城市、州、國家或地區、郵遞區號、座標或名稱等相關資訊篩選、排序與搜尋。

注意：本專欄不適用於 Microsoft 365 美國政府方案。

數值

用來儲存非貨幣數值的數值。

選擇數字或貨幣欄位的建議

數字與貨幣欄位類型皆可儲存數值。使用數字欄位來儲存數值資料，用於非財務計算或不需要高準確度的數學計算。使用貨幣欄位來儲存數值資料，用於財務計算，或在不希望計算中使用整數的情況下。與數字欄不同，貨幣欄的準確度在小數點左邊15位數、右邊4位數。數字與貨幣欄位類型皆提供預先定義的格式，決定資料的呈現方式。

你可以以下方式自訂數字欄位：

指定最小值與最大值 限制人們能輸入的數字範圍。例如，如果欄位以百分比形式儲存已完成的工作量，你可以指定零為最小值，一百為最大值。同樣地，如果欄位儲存了活動的參加人數，而你想限制參加人數為特定數量，可以輸入最大參加人數作為最大值。
請包含小數點 請指定數字是否包含小數位及需儲存的小數位數。如果欄位需要儲存超過五位小數點的數字，你可以在選擇包含小數點數時選擇自動。如果欄位儲存計算結果，且你希望結果盡可能精確，自動也是不錯的選擇。不過，如果你想確保欄位中所有數值的小數位數相同，建議將小數位數限制為零（僅限整數），或限制其他小數位數到五。
顯示預設值 當有人新增商品時，會自動顯示特定數字，同時允許使用者輸入不同數字。預設值能幫助人們更快輸入資訊。例如，如果欄位中儲存每位隊員擁有的電腦數量，且每位隊員至少有一台電腦，則預設值為 1 。因此，當新增項目加入清單時，會自動顯示 1 ，且團隊成員無需輸入該數字。
預設值可以是你指定的數字，或是計算結果，稱為計算值。當你想自動顯示特定數字時，計算出來的數值很有用，但這個數字可能會因新增物品的人員、新增時間或其他原因而有所不同。使用計算出的數值時，你輸入一個公式，而不是具體數字，作為預設值。該公式可根據其他欄位或系統函數的資訊計算數字。
以百分比格式化數字 「 顯示為百分比 」設定讓你能以百分比顯示並儲存該數字，並在計算其他數值時將其視為百分比。

是/否

用來儲存真偽或是/否資訊，例如某人是否會參加活動。當人們輸入商品資訊時，會以 「是/否 」欄作為單一勾選框出現。要表示 「是」，團隊成員會勾選勾選方塊。要表示 「不」，團隊成員會勾選勾選框。

是/否欄位的資料可用於其他欄位的計算。在這些情況下， Yes 會被轉換成 1 (1) ， 而 No 則會被轉換成 0 (0) 。

你可以自訂 是/否 欄位，選擇預設值。預設值是當有人新增物品時自動出現的選擇。 People 如果需要，可以選擇不同的數值。對於 是/否 欄位，你可以指定勾選框是否自動被選中，表示是的，或不是，表示 的不是 。

個人或群組

用於提供可搜尋的人物與團體清單，讓使用者可選擇何時新增或編輯項目。例如，在任務清單中，一個名為「指派給」的「人員」或「群組」欄位可以提供任務可指派的人員清單。清單內容取決於網站目錄服務與 SharePoint 群組的配置方式。若要自訂清單內容，您可能需要聯絡您的管理員。

你可以以下方式自訂 個人或團體 欄位：

允許多重選擇 允許玩家選擇任意多選項，或限制選項數量僅限於一個選項。
包含或排除某些群體 請指定名單是否僅包含個人，或額外包含電子郵件散布清單與 SharePoint 群組。例如，在任務清單中，你可能只想包含個別人員，以確保每個任務都有特定人負責。在專案清單中，你可能想包含電子郵件散布清單和 SharePoint 群組，以確保每個專案都有團隊關聯。

注意

過去在狀態狀態是透過 名稱 (加上在線狀態) ，現在在現代瀏覽器中已無法取得。您的組織可依照「在 Internet Explorer 10 文件模式中顯示經典 SharePoint 網站」的步驟，選擇讓存在狀態可用。

日期和時間

用來儲存日曆日期，或同時記錄日期和時間。日期格式會依據網站的區域設定有所不同。如果你想要的格式無法使用，請你的管理員為網站新增對該區域的支援。

你可以以下方式自訂 日期與時間 欄位：

只需填寫日期，或同時包含日期與時間 請指定你只想包含日曆日期，還是同時包含日曆日期和時間。
顯示預設值 當有人新增商品時，自動顯示特定日期或日期和時間，同時允許使用者在需要時輸入不同的數值。預設值能幫助人們更快輸入資訊。例如，如果欄位儲存了費用發生的日期，而大多數費用是在財政年度的第一天發生，你可以將財政年度的第一天指定為預設值。因此，當新增項目加入清單時，該日期會自動顯示，團隊成員無需輸入該日期。
預設值可以是你指定的值、項目加入清單或函式庫的日期，或是計算結果，稱為計算值。當你想自動顯示特定日期或時間時，計算值很有幫助，但日期或時間可能會因項目而異。要使用計算出的數值，你輸入一個公式作為預設值。該公式可根據其他欄位或系統函數（如 [today]）中的資訊計算出值，以表示當前日期。例如，如果你想讓欄位顯示比當前日期晚 30 天的日期，請在計算值欄位輸入方程式 =[TODAY]+30。

選擇

以前讓人們從你提供的選項清單中選擇。這種欄位類型非常適合想確保欄位中所有資料一致的情況，因為你可以限制欄位中儲存的值。

你可以以下方式自訂選擇欄：

定義選項清單 提供一份精確的價值觀清單，讓人們可以選擇。要提供這個清單，請將 選項框中的 範例文字替換成你想要的數值。每個數值都輸入在獨立的行上。若要開始新的一行，請按 ENTER。
啟用更多自訂選項 若要讓使用者輸入未包含在選項列表中的數值，請開啟 「可手動新增數值」。如果你不了解大家需要輸入的所有物品數值，這樣做是個好主意。如果你希望使用者只使用你指定的數值，請關閉 「可手動新增數值」。
顯示預設值 當有人新增物品時，自動選擇特定值，同時允許使用者在需要時選擇不同數值。預設值能幫助人們更快輸入資訊。例如，如果欄位中存放分配給某專案的公司名稱，且你的組織大多數專案與特定公司合作，你可以將該公司名稱作為預設值。因此，當新增專案加入清單時，公司名稱會自動顯示，團隊成員無需自行選擇名稱。
預設值可以是你指定的值，也可以是計算結果，稱為計算值。計算出來的數值在你想自動顯示欄位中特定文字時很有幫助，但文字內容可能會因新增者、新增時間或其他原因而有所不同。使用計算值時，你輸入公式，而非特定文字，作為預設值。該公式可根據其他欄位或系統函式中的資訊計算值，如 [today]（表示當前日期）或[me]（顯示新增或變更項目者的姓名）。
在下拉選單中，選擇你想顯示的預設選項，或選擇 「無」 以保持預設選項為空。
選擇顯示格式 透過下拉選單或單選按鈕顯示選項。首先，選擇 更多選項，然後在 「顯示選項」中，選擇你偏好的格式。

現代體驗中的選擇欄選項

超連結

用於儲存指向網頁、圖像或其他資源的超連結。

超連結欄位儲存統一資源定位器 (網頁、圖形或其他資源的網址) 。根據你選擇的顯示格式，它會顯示一個超連結，點擊可存取資源，或是顯示圖形檔案的 URL。

當使用者在清單項目中新增超連結時，必須輸入欄位中出現的網址及描述性文字。如果該網址是圖形檔案，如 http://www.example.com/image.gif，他們可以選擇性地輸入描述性、替代文字，這些文字會顯示在瀏覽器中關閉圖像或依賴螢幕閱讀軟體將螢幕上的圖形轉換為語音文字的人。

貨幣

用來儲存貨幣價值。

選擇數字或貨幣欄位的建議

數字與貨幣欄位類型皆可儲存數值。使用數字欄位來儲存非財務計算或不需高精確度的數學計算數據。使用貨幣欄位來儲存數值資料，用於財務計算，或在不希望計算中使用整數的情況下。與數字欄不同，貨幣欄的準確度在小數點左邊15位數、右邊4位數。數字與貨幣欄位類型皆提供預先定義的格式，決定資料的呈現方式。

你可以以下方式自訂貨幣欄位：

指定最小與最大允許值 限制人們能輸入的貨幣價值範圍。例如，如果欄位儲存某事件的申報費用，而您的組織將報告金額限制在特定範圍內，您可以將這些上限指定為最小值與最大值。
請包含小數點 指定值是否包含小數點及儲存的小數點數。貨幣值可以選擇小數點後兩個位，或者如果你只想儲存整數值，也可以選擇零。對於需要高度精確度的非貨幣計算，您可以選擇將小數點數限制在零到五，或在更精確的數值中選擇自動，自動使用相應的小數位數來計算結果。
顯示預設值 當有人新增商品時，自動顯示特定值，同時允許使用者在需要時輸入不同值。預設值能幫助人們更快輸入資訊。例如，如果欄位中儲存新帳戶所產生的費用，且該費用通常對所有新帳戶相同，你可以將該金額設為預設值。因此，當新增項目加入清單時，該數值會自動顯示，團隊成員無需輸入該號碼。
預設值可以是你指定的值，也可以是計算結果，稱為計算值。當你想自動顯示特定數值時，計算值很有幫助，但這個數值可能會因項目、新增者、加入時間或其他原因而異。使用計算值時，你輸入公式，而非特定文字，作為預設值。該公式可根據其他欄位或系統函數中的資訊計算出數值。
選擇貨幣格式 請確保欄位中的所有值都基於相同的貨幣，方法是選擇特定的貨幣格式。下拉選單提供超過 100 個國家選項，讓你能在大多數當地格式中指定貨幣。