利用索引和篩選檢視來控制資料並提升效能
規劃、建立索引並在篩選器中使用，可以將項目數量控制在清單檢視門檻以下。 欲了解更多資訊，請參閱 「在清單或函式庫欄位新增索引 」或 「使用篩選功能修改 SharePoint 視圖」。
索引會在以下兩種情況下自動建立：
- 當儲存時，檢視會用欄位來排序或篩選。
- 在現代的分類經驗中，
注意
現代體驗中，排序時自動建立索引僅限於項目少於 20,000 個的清單與函式庫。 如果超過 20,000 個項目，索引會在背景建立。 索引欄頁面在索引建置期間會顯示「索引進行中」。
對於 SharePoint Server，如果你被清單檢視門檻阻擋，但你的項目總數少於 20,000 個，你可以在 SharePoint 2019 的欄位中新增索引。
在所有版本的 SharePoint 上，您可以使用欄索引建立篩選的檢視，協助減少在處理大型清單和文件庫時的結果數量。 建立帶有索引欄位的篩選檢視是一個兩步驟的過程：
- 為欄位建立索引。
- 建立一個使用索引欄位來過濾視圖的視圖。
欲了解更多關於索引欄位的資訊，請參見 「新增索引至清單或資料庫欄位」。
欲了解更多關於篩選欄位的資訊，請參閱 「使用篩選修改 SharePoint 視圖」。
編輯清單檢視
如果在處理大型清單時發生錯誤，請 編輯你的清單檢視。
以下四項變更移除了清單檢視的閾值錯誤。 做全部四項修改以消除所有錯誤。
從兩者中，先依欄位排序，然後依欄位排序，選擇無。
注意
欄位類型如人物、查詢或管理元資料，在排序時可能會造成列表檢視的閾值錯誤。 不過，你可以在第一個排序中使用文字、數字、日期及其他欄位類型。
從兩者中，先依欄位分組，再依欄位分組，選擇無。
對於總計區塊中的所有欄位，請選擇「無」。
在欄位區塊中， 勾 選顯示所需的欄位數量。
注意
顯示以下類型欄位 12 欄或以上可能導致清單檢視的閾值錯誤：人員、查詢及管理元資料。 顯示其他類型的欄位則不會。
使用資料夾來組織
雖然不需要資料夾就能使用大型清單和文件庫，您仍可使用它們來協助您整理資料，並改善資料存取的效率。 文件庫中預設會啟用資料夾建立，但清單中不會啟用。 欲了解更多資訊，請參閱「 在清單中建立資料夾 」或「 在文件函式庫中建立資料夾」。
關於使用資料夾
注意
- 用 SharePoint 時，如果你用 Move to 指令或拖放，現有的元資料也會被移動。
- 你可以用資料夾來有效組織資料，但要小心不要讓資料夾上的查詢回傳超過清單檢視的門檻值。
- 如我們先前討論，篩選檢視能幫助減少可能結果數量低於清單檢視門檻。 但如果你把項目移到 SharePoint 回收筒，這些項目在判斷篩選式是否超過清單檢視閾值時仍會被計算。 如果您清除資源回收筒，就不會再將這些項目列入計算。 欲了解更多資訊，請參閱 刪除項目或清空 SharePoint 網站的回收筒。
當你建立資料夾時，幕後其實是在建立一個內部索引。 這個內部索引也是針對根資料夾建立，或清單或文件庫的頂層。 當你存取資料夾中的項目時，實際上就是利用這個內部索引來存取資料。 請記住一點，如果資料夾包含子資料夾，每個子資料夾會算成一個項目 (但不會計算該子資料夾中的任何項目)。
即使當清單或文件庫中的項目總數非常龐大，單一資料夾的檢視至少會和使用索引欄篩選項目總數的檢視一樣迅速。 在某些情況下，可能將清單或函式庫中的所有項目分散到多個資料夾，使得每個資料夾的項目不超過 5,000 個。
使用資料夾來組織大型清單或函式庫時，請考慮以下幾點：
- 一個資料夾可以包含比清單檢視閾值更多的項目，但為了避免被阻塞，你可能仍需使用基於欄位索引的篩選檢視。
- 如果你在資料夾區塊中選擇「顯示所有沒有資料夾的項目」選項，當你在建立或修改這個清單或函式庫的檢視時，你必須使用基於簡單索引的篩選器，以確保不會達到清單檢視的門檻。
- 通常會讓預設檢視顯示所有可用資料夾且不設篩選，這樣使用者插入新項目時就能選擇合適的資料夾。 顯示所有資料夾也會讓使用者比較不可能誤將項目新增到清單或文件庫資料夾之外的位置。 與圖書館不同，清單中沒有自動移動資料夾間的選項。
若要在函式庫中的資料夾間移動檔案，請參見 SharePoint 中的「移動或複製檔案」。
同步與離線資料
將資料離線，讓你能使用Excel或Access無限查詢清單資料。 當你同步文件資料夾時，可以在電腦上本地工作，變更也會自動更新到伺服器。 欲了解更多資訊，請參閱與OneDrive 同步處理客戶端 (Groove.exe) 同步 SharePoint 檔案或與電腦同步 SharePoint 與 Teams 檔案。
離線同步處理、外部資料及 Access 資料管理
當您與您的電腦進行同步處理時，讓資料離線通常會比較方便且有效率。 視您處理的清單資料而定，您可以使用 Excel、Access 或 Outlook。 視您的 SharePoint 服務而定，您也可以透過企業資源規劃 (ERP) 系統、OData 和 Web 服務使用沒有限制的外部資料管理。
使用離線同步處理
您可以在您的桌上型電腦或膝上型電腦上進行變更，然後當您將資料帶回線上時，以順暢且有效率的方式同步處理變更及解決衝突。 透過離線同步來處理大型清單，進行「清理、分析或報告」資料，有助於減輕資料庫活動負擔並減少 SharePoint 資源的使用。
你可以將清單資料離線，並在重新上線時透過多個 Microsoft 365 產品同步變更。 要匯出到這些應用程式，你需要安裝 Microsoft 365 或 Office 桌面版。
使用 Microsoft Access 進行離線同步
Access 能處理比 SharePoint 更多的資料列，且你有許多強大的工具來操作這些資料。 在 Access 中處理資料並與 SharePoint 同步，可以讓你處理更龐大的資料集。
你可以透過連結來讀寫大多數原生清單，而 Access 幾乎適用於所有 SharePoint 資料型態。 連結功能讓你能連接到 SharePoint 清單中的資料，建立雙向連線，同時查看並編輯 SharePoint 清單與 Access 資料庫中的最新資料。 Access 會建立一份 (的副本，或) SharePoint 清單複製到 Access 表格中。 建立 Access 表格後，你可以在 Access 中處理清單資料，存取權限上限為兩 GB， (排除任何未儲存在本地) 的附件。 此外，Access 將清單資料快取於用戶端，使用高效的記憶體內快取、寫直快取，且僅傳輸變更後的清單項目。 這些全都會讓查詢和更新更迅速地執行。 衝突解決對話方塊也有助於讓您以順暢的方式管理發生衝突之更新。
如果啟用存取服務功能，你就能處理比清單檢視門檻更多的資料，預設最多可達 50,000 個項目。 Access 會自動以小批次處理清單或函式庫資料，然後重新組合資料，此技術使得處理遠超過清單檢視閾值的資料，且不會對 SharePoint 網站上的其他使用者造成不利影響。
使用 Microsoft Excel 進行離線同步
你可以將 SharePoint 清單匯出到 Excel 表格，這樣就能在 Excel 表格和 SharePoint 清單之間建立單向資料連結。
Excel 也讓你能處理大型清單而不阻塞。 此外，您可以將 Excel 同時與 SharePoint 和 Access 進行同步處理，以充分利用每個平台的優點。
當你從 SharePoint 清單更新資料並刷新 Excel 表格時，Microsoft Excel 會用最新的 SharePoint 清單資料替換 Excel 資料，覆蓋你對該 Excel 表格所做的任何變更。
資料進入 Excel 表格後，你可以利用 Excel 的多項資料分析功能，例如強大且靈活的工作表、樞紐分析表報告、專業風格的圖表與火花線、帶有圖示的條件格式、資料欄、色彩刻度，以及先進的假設分析操作。
如果啟用存取服務功能，你就能處理比清單檢視門檻更多的資料，預設最多可達 50,000 個項目。
使用 Microsoft Outlook 進行離線同步
從 Outlook 中，你可以閱讀和寫入聯絡人、任務、Calendar 和討論清單，並同步文件函式庫。 例如，你可以同時處理標準任務清單和專案任務清單，透過將任務清單離線、檢視、更新並指派新任務，重新啟動並同步，且不離開 Outlook。 您也可以在 Outlook 中更有效率地儲存、共用以及管理 SharePoint 連絡人。
使用 SharePoint 產品進行離線同步的 Access
在 Access 中，你可以建立基於 Access Services 的網頁資料庫，建立基於鏈結串列的資料表，以及你發佈到 SharePoint 網站的查詢、表單、報告和巨集。 隨著這些網頁資料庫升級，你仍然可以使用並修改它們，並從範本 (建立新的資料庫，但不能從 Access 2013) 。
您不需要使用程式碼就能在 SharePoint 中建立 Access App。 一般而言，SharePoint App 是一種可在市場中輕鬆發佈及提供的集中式單一解決方案。 想像一下，這種 App 是一個可封裝、散佈、執行、監控及淘汰解決方案的方便替代方式。 欲了解更多資訊，請參閱 建立存取應用程式。
與將資料儲存在 SharePoint 清單中的 Access 網頁資料庫應用程式不同，Access 應用程式使用與 SharePoint 產品分開的 SQL Server 資料庫來儲存資料，因此不受 SharePoint 清單檢視門檻限制。 這大幅改善了 Access 解決方案的擴充性，並可有效率地處理潛在的數百萬筆記錄。 對於 SharePoint Server 使用者，SQL Server 資料庫可以設定為位於組織防火牆後方。 對線上使用者而言，該資料庫是一個SQL Server Azure資料庫，並啟用免費帳號與免費儲存空間。 欲了解更多 Azure 資訊，請參閱 Microsoft Azure 首頁。
最後，你仍然可以同步 SharePoint 清單和 Access 資料表，並保持兩組資料的最新。 這種同步是雙向的，也就是雙向的。 存取權限中對清單資料的變更會上傳到 SharePoint 清單，而對 SharePoint 清單所做的變更則下載到你電腦上的存取權限。 如需詳細資訊，請參閱 匯入、連結或將資料移至 SharePoint。
使用 SharePoint 搜尋框
另一種在大型圖書館或書單中尋找文件或項目的方法是使用該書單或圖書館的 搜尋 框輸入關鍵字或片語。 SharePoint Search 有自己的索引機制，且不受清單檢視門檻或其他相關限制限制。
管理大型文件庫的另一個解決方案是建立並使用文件中心網站。 專為文件管理設計的文件中心網站可提供檢查檔案進出、工作流程、篩選和檢視等功能。
使用 [搜尋] 方塊尋找清單或文件庫項目
SharePoint 頁面上通常有兩個搜尋方塊，包括頁面頂端的網站搜尋，以及特定清單或文件庫搜尋方塊。 當您使用清單或文件庫的 [搜尋] 方塊時，您可以漸進式擴展搜尋作業的範圍。
- 依預設，搜尋範圍最初是根據目前檢視與任何子資料夾中的所有項目。 結果會以欄的形式顯示，您可以進一步篩選及排序。 如果清單檢視的門檻目前已超過，並非所有結果都會出現。
- 如果找不到你想要的東西，你可以擴大搜尋範圍，包含整個清單，包括所有子資料夾，不論目前的檢視或清單檢視的門檻為何。
- 最後，你可以擴大搜尋範圍，搜尋整個網站。 在此情況下，全部結果都會顯示在標準的 [搜尋] 網站頁面。 您可以進一步縮小結果範圍，請使用 [精簡搜尋] 面板進行篩選，例如，依文件作者或清單項目建立日期進行篩選。 至可以使用布林值語法及邏輯運算子，制訂更複雜的查詢。
注意
在 SharePoint 經典版中，搜尋框僅適用於以客戶端渲染視圖呈現的清單與函式庫。 雖然預設行為是顯示搜尋框，但搜尋框可被工具窗格雜項區塊中的清單檢視網頁部分屬性搜尋框隱藏。 欲了解更多關於 SharePoint 經典版網頁部分屬性的資訊，請參閱 「在經典頁面上使用清單及其他網頁零件」。
使用個人檢視、關聯列表和 RSS 訂閱源
若要進一步對整體系統效能有所助益並避免達到資源臨界值或限制，您可考慮是否要使用個人檢視、關聯式清單或 RSS 摘要。
個人檢視
因為在大型清單和函式庫中，正確使用欄位索引的檢視較為複雜，你可能需要移除大型清單或函式庫中貢獻者的「管理個人檢視」權限。 移除此權限後，你可以阻止使用者建立涵蓋所有項目的檢視，這可能會對網站其他部分的效能造成負面影響。 欲了解更多權限資訊，請參閱 SharePoint 清單或函式庫的自訂權限。
關聯性清單
當你透過查找欄位、唯一欄位以及強制關聯行為（也稱為參照完整性) ）建立清單關係 (，你可能會達到清單檢視門檻，並在以下情況下被封鎖：
- 如果你在現有清單中讓某欄是唯一的，該清單的項目比清單檢視閾 (值還多，但要注意，新增一個項目讓清單超過清單檢視閾值，通常不會被阻) 。
- 如果某個清單的項目多於清單檢視閾值，然後你在該清單的查詢欄位開啟 Cascade Delete 或 Restrict Delete 。
RSS 摘要
在中央管理及網站收藏層啟用 RSS 支援後，您可以啟用並設定多種清單與函式庫的 RSS 支援。 當使用者存取清單或函式庫的 RSS 訂閱源時，資料會從列表中擷取。 預設的 RSS 視圖會根據物品最後修改的日期，透過在 「已修改 」欄位使用過濾器來限制回傳的項目數量。 如果清單或函式庫有許多項目且使用者能存取 RSS Feed，索引 修改欄位是 個好主意。 你也可以透過改變 RSS 訂閱中包含變更的項目 數量 和 天數 來減少被檢索的項目數量。
欲了解更多管理 RSS 訂閱的資訊，請參閱 「管理網站或網站收藏的 RSS 訂閱」。 想了解如何新增 RSS 訂閱源，請參閱 「建立提醒以在檔案或資料夾變更時收到通知」。