清單簡介

清單是一種資料集合，可讓您與小組成員以及您已提供存取權的人員共用。 您會看到許多現成可用的清單範本，為整理清單項目提供良好的起點。 若要深入了解，請參閱 Microsoft 365 中的清單範本。

本文說明建立和使用清單背後的概念。 您可以在 SharePoint、Microsoft 365 中的 [清單] 應用程式或 Microsoft Teams 中建立清單。 了解如何 開始使用 Microsoft Teams 中的清單。

請參閱下列文章以取得清單的相關資訊：

• 建立清單
• 刪除清單
• 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視
• Microsoft 365 中的清單
• 設定清單或文件庫的中繼資料瀏覽
• 管理大型清單和文件庫

選取下方的標題以開啟並查看詳細資訊。

清單概觀

組織通常會使用許多類型的清單，包括連結、公告、連絡人、問題追蹤和問卷等等。

[清單] 也可以包含您可以做為小組共同作業或商務解決方案焦點的工作。 在許多情況下，清單可以提供快速、有效的解決方案，只需很少或不需要修改。

例如，您可以使用：

• 工作 包括所有權和進度的跟踪，以及用於列表內容的有吸引力的視覺演示的頁面內時間線。
• 問題追蹤 包括版本設定和版本歷程記錄儲存，用於對工作群組專案和一般工作任務進行更深入的分析。

清單豐富且彈性，且具有許多內建功能，提供儲存、共用及使用資料的健全方式。

舉例來說，您可以：

• 建立含有多種欄位的清單，包括 [文字]、[數字]、[選擇]、[貨幣]、[日期和時間]、[查閱]、[是/否] 和 [計算]。 您也可以將一或多個檔案附加至清單項目以提供額外詳細資料，例如包含支持編號的試算表或包含背景資訊的文件。
• 建立清單檢視，以不同和特定的方式組織、排序及篩選資料;變更中繼資料，例如新增和刪除欄、修改驗證規則;並在具有內容類型、網站欄和範本的各個網站上一致地使用清單。 例如，您可以只檢視首頁上行事曆中的目前活動，並建立類似於另一頁面上掛) 行事曆的視覺檢視 (。
• 使用唯一資料行、查閱資料行和關係強制執行的組合來建立清單之間的關聯 (串聯和限制刪除) ，所有這些都可增強您建立更精密商務解決方案的能力，並協助您維持資料的完整性。
• 建立自訂清單、在網頁組件和網頁組件頁面中顯示資料，以及從其他程式 (如 Excel 和 Access) 匯入、匯出及連結至資料。
• 追蹤版本及詳細歷程記錄、需要核准才能修改資料、使用項目等級和資料夾安全性、存回和取出，以及使用提醒和 RSS 摘要來自動接收最新的變更通知。
• 將單一清單中的內容組織到資料夾中，以增加便利性和更好的效能，並使用索引來改善大型清單的整體效能。

使用清單的方式

以下是一些您可以使用清單來協助您管理群組資訊的方式。

追蹤版本和詳細歷程記錄追蹤清單項目的版本 ，讓您可以看到不同版本之間有哪些項目已變更，以及清單項目的變更者。 如果在較新版本中犯錯，您可以還原項目的舊版本。 如果您的組織需要監控清單的發展，則追蹤清單的歷程記錄尤其重要。

需要核准：指定必須先核准清單項目，所有人都能檢視該項目。 項目會保持在擱置狀態，直到由有權限核准或拒絕項目的人員核准或拒絕為止。 您可以控制哪些群組的使用者可以在核准清單項目之前檢視清單項目。

自訂權限 指定清單的參與者只能讀取和編輯他們所建立的項目，或是清單中的所有項目。 有權限管理清單的 People 可以讀取和編輯所有清單項目。 您也可以將特定權限層級套用至單一清單項目，例如，如果該項目包含機密資訊。

建立和管理檢視建立 相同清單的不同檢視。 實際清單的內容不會改變，但項目經過組織或過濾，以便人們可以根據自己的需要找到最重要或最有趣的資訊。

更新清單 無論您要更新的清單類型為何， 新增、編輯和刪除清單項目的流程都類似。

新增或編輯清單項目

新增或編輯清單項目有兩種方法：

• 方法是使用表單，這是預設方法。
• 內嵌，表示您直接在清單頁面上新增項目。

如果清單是設定為追蹤版本，則每次編輯清單項目時，都會建立新版本的清單項目。 您可以檢視清單項目變更歷程記錄，如果您在較新版本中犯錯，可以還原先前的版本。

使用公式和計算值 使用公式和計算值在清單的欄中動態產生資訊。 作業可以包含來自清單中其他欄的資訊，以及系統函數，例如 TODAY，以指出目前日期。 例如，您可以指定從目前日期算起的 7 天的預設到期日。

隨時掌握變更狀況 清單和檢視可以使用 RSS，讓工作群組的成員可以自動收到更新。 RSS 是一項技術，可讓使用者在合併的位置接收和檢視新聞和資訊的更新或 RSS 摘要。 您也可以建立電子郵件警示，以便在清單變更或新增項目時通知您。 警示是追蹤對您來說重要的變更的便捷方式。

建立清單關係 建立兩個清單之間的關聯。 在來源清單中，您可以建立一個查閱欄，該欄會從目標清單擷取 (或「查閱」) 如果這些值與來源清單中的查閱欄中的值相符，則這些值會從目標清單中擷取這些值。 如有需要，您可以繼續將目標清單中的其他欄新增至來源清單。 當您建立查閱欄時，您也可以決定設定串聯刪除或限制刪除選項來強制執行關聯行為，這有助於保持資料有效，並防止可能在未來造成問題的不一致。

與資料庫程式共用清單資訊 如果您安裝了 Access 等資料庫程式，您可以在網站之間匯出和匯入資料，以及將資料庫中的資料表連結至清單。 當您在 Access 資料庫中使用清單資料時，您也可以建立查詢、表單和報表。 如需更多資訊，請參閱將 Access 資料庫的資料匯入至 Access Web App。

跨網站一致地使用清單 如果您的群組使用數種類型的清單，您可以使用內容類型、網站欄和範本，在多個清單之間增加一致性。 這些功能可讓您有效率地重複使用設定和清單結構。 例如，您可以為客戶服務問題建立內容類型，並指定內容類型的特定欄位 (例如客戶連絡) 和商務程序。 另一個範例是為部門名稱建立網站欄，其中有部門下拉式清單。 您可以在多個清單中重複使用資料欄位，以確保名稱在每個清單中永遠以相同的方式顯示。

從電子郵件程式處理清單項目 使用與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式，以隨身攜帶重要的清單資訊。 例如，使用 Outlook，您可以從 Outlook 檢視和更新您網站上的工作、連絡人和討論區。 如需詳細資訊，請參閱 將外部清單連線到 Outlook。

設定內容目標設定：啟用客群目標設定 以依群組篩選項目。

清單類型

您使用的清單類型取決於您要分享的資訊類型。

公告 分享新聞和狀態並提供提醒。 公告支援使用影像、超連結和格式化文字來強化格式設定。

連絡人 儲存與您合作的人員或群組的相關資訊。 如果您使用的電子郵件或連絡人管理程式與 Microsoft 技術相容，您可以在其他程式中檢視和更新您網站中的連絡人。 例如，您可以從與 Microsoft 技術相容的電子郵件程式更新組織的所有供應商清單，例如 Outlook。 連絡人清單實際上並不會管理您網站的成員，但可以用來儲存和共用貴組織的連絡人，例如外部廠商清單。

討論區 提供一個集中位置來記錄和儲存團隊討論，類似新聞群組的格式。 如果您的系統管理員已啟用網站上的清單來接收電子郵件訊息，則討論區可以儲存來自大多數常見電子郵件程式的電子郵件討論。 例如，您可以為貴組織的新產品發行建立討論區。

連結 提供連結至網際網路、公司內部網路及其他資源的中央位置。 例如，您可以建立客戶網站的連結清單。

促銷連結 以視覺化版面配置顯示一組連結動作。

Calendar Store 適用於團隊活動或特定情況，例如公司假日。 行事曆提供團隊活動的視覺視圖，類似於辦公桌或掛牆日曆，包括會議、社交活動和全天活動。 您也可以追蹤與特定時間間隔無關的團隊里程碑，例如截止日期或產品發布日期。 如需詳細資訊，請參閱 從清單建立行事曆檢視。

工作 追蹤群組的專案和其他待辦事項活動的相關資訊。 您可以將任務分配給人員，以及在任務接近完成時跟踪狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或工作管理程式，您可以在其他程式中檢視和更新您網站上的工作。 例如，您可以為貴組織的預算流程建立工作清單，然後在 Outlook 中與其他工作一起檢視和更新。 如需詳細資訊，請參閱 建立清單。

Project 工作 使用甘特圖檢視和進度列儲存工作資訊。 您可以追蹤工作接近完成時的狀態和完成百分比。 如果您使用的是與 Microsoft 技術相容的電子郵件或工作管理程式，您可以在其他程式中檢視和更新您網站中的專案工作。 例如，您可以在網站上建立專案工作清單，以識別並指派工作來建立訓練手冊，然後就可以從 Project 追蹤組織的進度。 如需詳細資訊，請參閱 建立清單。

問題追蹤 儲存有關特定問題的資訊，例如支援問題，並追蹤其進度。 您可以指派問題、分類問題，並將問題相互關聯。 例如，您可以建立問題追蹤清單來管理客戶服務問題和解決方案。 您也可以在每次編輯問題時對問題進行註解，建立註解的歷程記錄，而不會變更問題的原始描述。 例如，客戶服務代表可以記錄解決問題所採取的每個步驟和結果。 您也可以使用具有三態工作流程的 [問題追蹤] 清單，以協助您的組織管理問題或專案追蹤。 如需詳細資訊，請參閱 建立清單。

調查 收集和彙整回饋，例如員工滿意度調查或測驗。 您可以使用數種不同的方式設計問題和解答，並查看意見反應的概觀。 如果您已安裝與 Microsoft 技術相容的試算表或資料庫程式，您可以匯出結果來進一步分析。 如需詳細資訊，請參閱 建立問卷。

自訂 從頭開始建立清單。 如果您有與 Microsoft 技術相容的試算表程式，也可以建立以試算表為基礎的自訂清單。 例如，您可以從自己建立的 Excel 匯入清單，以儲存及管理與廠商的合約。 如需詳細資訊，請參閱建立 以試算表為基礎的清單。

外部清單 使用儲存在清單之外的資料，但您可以在 Microsoft 365 內讀取和寫入這些資料。 外部清單的資料來源稱為外部內容類型。 與原生 Microsoft 365 清單不同，外部清單會使用 Business Connectivity 服務直接從外部系統存取資料 (，例如 SAP、Siebel 和 Microsoft SQL Server) ，無論該系統是資料庫、Web 服務或企業營運系統。

datasheetview 中的自訂清單 建立類似於自訂清單的空白清單，但預設是在 [資料工作表檢視] 中顯示清單。 [資料工作表檢視] 提供資料方格，可讓您以列和欄的形式檢視和編輯資料。 您可以新增和編輯列及欄、套用篩選和排列順序、顯示計算值和總計值，並方便地在方格中編輯資料。 資料工作表檢視需要在 32 位元用戶端電腦上安裝 Office，以及支援 ActiveX 控制項的瀏覽器。

狀態清單 顯示並追蹤專案的目標。 該清單包括一組彩色圖示，用於傳達目標的達成程度。

發行量 向您的團隊成員發送資訊，包括確認戳。

Microsoft IME 字典清單 將清單中的資料當做 Microsoft IME 字典使用。 您可以使用 Microsoft IME 將閱讀欄項目轉換為 [顯示]，並在 IME 註解視窗中檢視註解中的內容。 資料可以連結到特定的 URL。

PerformancePoint 內容清單儲存您使用 PerformancePoint Dashboard Designer 建立的儀錶板項目，例如計分卡、報表、篩選、儀錶板頁面和其他儀錶板項目。

語言和翻譯人員 與翻譯管理文件庫中的翻譯管理工作流程搭配使用。 工作流程會使用清單將翻譯工作指派給清單中針對每種語言指定的翻譯人員。 您可以手動建立此清單，也可以選擇在將翻譯管理工作流程新增至翻譯管理文件庫時自動建立此清單。

KPI 清單 追蹤關鍵績效指標 (KPI) ，以快速評估針對可衡量目標所取得的進度。 您可以使用四個資料來源的其中一個來設定 KPI 清單來追蹤績效：手動輸入的資料、Microsoft 365 清單中的資料、Excel 活頁簿中的資料，或來自 Analysis Services 的資料，這是 Microsoft SQL Server 的元件。 建立 KPI 清單之後，您可以使用它在儀表板頁面上顯示指標的狀態。

匯入試算表 使用現有試算表的資料欄位和資料。 匯入試算表需要 Microsoft Excel 或其他相容程式。

將清單新增至您的頁面

若要將清單新增至 SharePoint 新式體驗頁面：

1. 如果頁面尚未處於編輯模式，請按一下頁面右上角的 [編輯 ]。

2. 將滑鼠停留在現有網頁組件的上方或下方，您會看到有一條帶有圓圈 + 的線條，如下所示：

   

3. 按一下 [+ ]，您會看到可供選擇的網頁組件清單。 向下捲動至 [ 文件、清單和文件庫 ] 區段。

4. 選取 [清單]。
   系統會顯示所有可用清單的名稱。

5. 選取要在頁面上插入的清單。

6. 如果您對自己的選擇感到滿意，請選取左上角附近的 [另存為草稿 ]。 然後，若要讓其他人能使用更新後的頁面，請選取右上方附近的 [發佈 ]。

若要將清單新增至 SharePoint 傳統體驗頁面：

1. 在 [網站] 中，按一下 [設定 然後按一下 [網站內容]。

2. 按一下 [新增應用程式 ] 圖示。

   

3. 捲動並按一下您要使用的應用程式。 可能有多個頁面。

4. 為應用程式取個唯一的名稱，以便您稍後在頁面中呼叫它，然後按一下 建立。

5. 當您回到網站內容畫面時，可以執行三件事：

   • 關閉視窗並返回頁面。 使用 [插入網頁組件] 在您的頁面上新增應用程式。
   • 按一下應用程式並開始輸入資料。
   • 按一下省略符號 (...) ，然後按一下 [設定]。 您可以在這裡新增欄、變更名稱以及執行其他工作。

組織網站上的清單

雖然您可以使用各種方式來使用清單的功能，但使用方式取決於您擁有的清單大小和數量，以及貴組織的需求。

將許多項目儲存在單一清單中

您可能需要一個大型清單來滿足不同的需求。 例如，您可能有大量技術問題需要在整個組織中追蹤，問題會套用至多個專案和群組。

在以下情況使用單一清單：

• 您的群組必須看到清單項目的摘要資訊，或相同項目集的不同檢視。 例如，經理可能想要查看組織所有技術問題的進度，或查看在同一時間段內提交的所有問題。
• People 想要瀏覽或搜尋網站上相同位置中的問題。
• 您想要將相同的設定套用至清單項目，例如追蹤版本或需要核准。
• 在清單上工作的群組具有相似的特性，例如相同的權限層級。 唯一權限可以套用至特定清單項目，但如果權限層級差異很大，請考慮多個清單。
• 您想要分析清單的相關資訊或接收清單的合併更新。 您可以透過使用 RSS 技術，在清單項目變更時接收警示或查看清單的變更。 RSS 摘要可讓工作群組的成員查看已變更資訊的合併清單。

建立多個清單

當您想要管理的項目之間或使用這些清單的人員群組之間有明顯差異時，您可能需要多個清單。

在以下情況使用多個清單：

• 您不期望人們需要一起收集項目摘要。
• 處理資訊的人員群組各不相同，且具有不同的權限層級。
• 您必須將不同的設定套用至多組項目，例如版本設定或核准。
• 您不需要一起分析項目，也不需要接收有關清單的合併更新。

組織清單中的項目

以下是組織清單和清單項目的一些方法：

新增欄 協助您的群組找出最重要的項目，您可以將欄新增至您的清單。 例如，您可以將 [專案] 欄新增至清單，協助從事特定專案的人員更輕鬆地檢視及使用其項目。 如果您想要收集每個清單項目的其他資訊，例如部門名稱或員工名稱，您可能也會想要新增更多欄。

如果清單中有多個項目，可以考慮為特定欄編製索引，以改善檢視多個項目或切換檢視時的效能。 此功能不會變更項目的組織方式，但可讓組織更輕鬆地在清單中儲存大量項目。 不過，索引可能會佔用更多資料庫空間。 如需詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。

建立檢視 如果群組中的人員經常需要以特定方式查看資料，請使用檢視。 檢視會使用欄來排序、分組、篩選及顯示資料。 您也可以選取在每個檢視中一次顯示多少項目。 例如，使用者可以根據使用者的喜好設定和連線速度，瀏覽每頁 25 或 100 個清單項目一組的清單。

檢視可讓您彈性地在清單中儲存大量項目，但您只能看到在特定時間所需的子集，例如只可以看到今年張貼的問題，或只可以看到行事曆中的目前事件。 您可以建立只有您可用的個人視圖，如果您有權限修改清單，則可以建立可供所有人使用的公共視圖。 如需詳細資訊，請參閱 建立、變更或刪除清單或文件庫的檢視。

建立資料夾 如果您的清單擁有者已允許建立資料夾，請將資料夾新增至大部分類型的清單。 如果您的清單項目可以用特定方式劃分，例如依專案或群組，這就特別有用。 資料夾可協助人員更輕鬆地瀏覽及管理清單項目。 Microsoft 技術提供樹狀檢視，讓使用者能夠瀏覽其網站和資料夾，就像他們使用硬碟上的資料夾的方式一樣。 例如，每個部門都可以有自己的資料夾。 如需詳細資訊，請參閱在 清單中建立資料夾。