使用篩選以修改 SharePoint 檢視

使用篩選過的檢視

篩選能依據作業 (例如大於或小於) 與比對資料來選取項目，藉此減少傳回的資料數量。 當您建立篩選檢視時，篩選運算式中的第一個索引資料行應該會減少資料集的最大量。 例如，篩選州或日期欄位通常可以大幅減少資料集。 如果您有 15,000 個項目，您會想要讓第一個索引傳回少於 5,000 個項目。 即使您的資料集沒有超過 5,000 個項目，這仍然是一個很好的做法。

SharePoint 會在查詢中選取第一個索引欄，然後使用其他欄來選取您的資料。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定會編製索引。 檢視不會使用這些索引，即使篩選的檢視之結果傳回的內容低於清單檢視閾值。

例如，您有一個查詢為：「大小 = 大型 AND 色彩 = 紅色」。 在清單中，大小未編製索引，但色彩已編製索引。 只要清單中有少於 5000 個「紅色」項目，大型清單中的查詢就會成功。 不過，如果您的查詢 大小 = 大 或 色彩 = 紅色，雖然資料庫可以找到所有紅色項目，但它必須掃描完整清單才能找到所有大型項目。 如果傳回超過 5,000 個項目，則會節流查詢。

如果您在篩選運算式中使用兩個或兩個以上的欄，決定的單一或多個索引應使用 AND 運算子。 例如，如果您想要從動物的大型清單中傳回「狗」。 您有一個名為「動物物種」的未編製索引欄，其中有「狗」這個值。 如果您只查詢「動物物種 = 狗」，查詢會受到節流控制。 不過，如果您有一個名為「綱」的已編製索引欄，您的查詢會變成「綱 = 哺乳類動物 AND 動物物種 = 狗」。 您也可以使用查詢「綱 = 哺乳類動物 AND (動物物種 = 狗 OR 動物物種 = 貓)」搜尋貓和狗。 第二個查詢會選取所有「哺乳類動物」，然後篩選「狗」和「貓」。

建立、修改或刪除篩選和檢視

如果您要用來篩選的欄沒有索引，建議您先建立索引。 如需詳細資訊，請參閱 新增索引至 SharePoint 欄。

您可以使用欄來篩選清單中的資料，以建立檢視。 然後，您可以編輯檢視和刪除篩選。 即使隱藏欄沒有顯示，您也可以用來排序清單。

建立檢視

開啟您要建立檢視的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 按一下您要篩選的欄標題，然後從功能表選項中選擇 篩選 依據 。
   

2. 在頁面右側開啟的篩選窗格中，選擇要用來篩選清單 () 的欄值。 完成後，選取 [ 套用 ] 按鈕。

   

   您現在應該會注意到，您的欄標題旁邊有一個篩選圖示，表示您的清單正依該欄中的值進行篩選。

   

   如果您想要深入了解 [篩選] 窗格，以及如何依據儲存在數個不同欄位中的值進行篩選，請參閱 什麼是清單和文件庫篩選窗格？

3. 針對您要篩選的任何其他資料欄位重複步驟 1 和 2。

4. 查看清單或文件庫右上角的 [檢視] 功能表。 您應該會注意到目前檢視的名稱，旁邊有一個星號 (*) ，表示檢視未儲存。 若要建立新檢視，請選取目前檢視的名稱，然後從功能表選項中選擇 [另存新檢視]。

   

5. 在出現的 [另存新檔] 方塊中，為檢視輸入新名稱。 (如果您希望每個人都能夠看到該檢視，請將 此設為公開檢視 保持選取狀態。否則，請清除該選取範圍，讓檢視僅對自己顯示。) 按一下 [ 儲存 ] 按鈕以建立新的檢視。

   

   您現在應該會看到具有指派名稱的清單或文件庫篩選檢視。

   注意

   您可以篩選您的清單或文件庫，而不將其儲存為檢視。 

移除篩選

目前的篩選會顯示在清單標題下方。 若要移除篩選，只要選取清單標題下方的篩選即可。 若要一次移除所有篩選條件，請選取右側的 [清除篩選條件 ]。  

修改檢視

開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 對檢視進行其他變更，例如排序、群組或新增其他篩選。
2. 依照 [建立檢視] 中步驟 3 和 4 的指示執行，但這次請勿變更檢視的名稱。 按一下 [儲存] 按鈕。 這會更新現有的檢視。

在傳統檢視編輯器中修改檢視

1. 向下捲動至 [篩選條件 ] 區段，然後選取 [ 僅在下列情況為 True 時顯示項目]。
2. 新增陳述式以定義您要篩選的一欄或多欄。
   
   如果您有 Or 陳述式，請先指定它們。 然後新增任何需要的 And 陳述式。
3. 如果您需要將另一個項目新增至篩選定義，請選取右下角的 [顯示更多欄]。 篩選定義中最多可以有 10 個陳述式。
   
4. 完成後，選取頁面頂端或底部的 [ 確定] 以儲存檢視。
   [ 編輯檢視 ] 頁面隨即關閉，並由您定義的檢視取代。

設定篩選

若要讓檢視多次快速篩選完成，您在篩選中第一欄必須已編製索引。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定已編製索引，但檢視不會使用這些索引。 篩選第一欄傳回的項目數量應該要低於清單檢視閾值。

若篩選的第一欄傳回的項目數超過清單檢視閥值，則您使用的篩選可以具有兩個以上的欄。 當您定義使用兩欄以上的篩選檢視時，請使用 AND 運算子來限制傳回的項目總數。 但即使在此情況下，您仍然需要將最可能傳回最少資料量的欄指定為篩選的第一欄。 使用 OR 篩選幾乎都會增加所傳回的項目數，且在這些情況下效率不彰。

如需有關檢視的詳細資訊，請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫檢視 (機器翻譯)。

篩選動態日期或目前的使用者

有兩個關鍵字可用來根據當天 [Today] 或目前使用者 [Me] 進行篩選。 它們都是動態的，會依照使用者或日期而變動。

當您只想查看您自己在某個大型文件庫中的文件時，使用 [我] 會很有幫助。 [我] 可在人員型資料行上運作，例如 [建立者] 或 [修改者]。 比方說，若要查看您建立的所有文件，請設定一項篩選，並讓 [建立者] 欄等於 [我]。 如果您是編輯人員，想要查看您最近在處理的檔案，請將 [修改者] 欄的篩選設定為等於 [我]。 若要同時查看兩者，請建立兩個篩選，並以 Or 互相連接。

[Today] 關鍵字適用於基於日期的欄。 您可以使用數學來取得會依據今天的日期變動的範圍。 比方說，若要查看過去 30 天內修改的所有文件，您可以針對 [日期] 欄建立一項篩選，指定其值為大於或等於 [今天] - 30。 若要省略當天，請在 [日期] 欄上設定小於 [今天] 的第二個篩選，並使用 And 連接。

篩選受管理的中繼資料

您可以篩選具有中繼資料欄的 SharePoint 清單。 

新增中繼資料欄至清單

移至您的清單，然後選取 +新增欄。

選取 [ 更多...] 選擇 [ 受管理的中繼資料 ] 選項按鈕，然後選取 [ 確定]。

或者，一旦您建立了 [受管理的中繼資料 ] 欄並將項目新增至清單中，您可以按一下 [編輯清單項目] 窗格中的 [標籤] 圖示 [ 來套用中繼資料標籤。

在 樹狀檢視 窗格中套用中繼資料標籤。

篩選受管理的中繼資料標記

1. 選取篩選圖示 以存取篩選窗格。
   

   注意

   您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取 [樹狀檢視 ] 選項，該選項提供與所選資料行相關聯字詞的階層式檢視。

2. 選取您要篩選的中繼資料標籤 () 。

   

3. 或者，如果您在 [受管理的中繼資料 ] 欄中至少定義了 5 個值，請選取 [ 查看全部 ] 連結以檢視篩選窗格。
   

4. 檢查您要篩選的中繼資料標籤 () ，然後選取 [ 套用]。

典型篩選過的檢視

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議：

編制索引與篩選所支援與不支援的欄

我們隨時洗耳恭聽

本文是否有幫助？ 如果有幫助，請在本頁面最下方提供您寶貴的意見。 如果沒有幫助，請告知我們造成混淆或有所遺漏之處。 請提供您所用的 SharePoint、作業系統和瀏覽器版本。 我們會根據您的意見反應，仔細檢查相關事項、新增資訊並更新本文。

另請參閱

建立、變更或刪除檢視

使用排序來修改 SharePoint 檢視

使用群組來修改 SharePoint 檢視

刪除清單檢視

使用篩選過的檢視

篩選能依據作業 (例如大於或小於) 與比對資料來選取項目，藉此減少傳回的資料數量。 當您建立篩選檢視時，篩選運算式中的第一個索引資料行應該會減少資料集的最大量。 例如，篩選州或日期欄位通常可以大幅減少資料集。 如果您有 15,000 個項目，您會想要讓第一個索引傳回少於 5,000 個項目。 如果您的資料集沒有超過 5,000 個項目，這仍然是很好的作法。

SharePoint 會選取查詢中的第一個索引欄，然後使用其餘欄來選取您的資料。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定會編製索引。 即使篩選檢視的結果傳回小於 [清單檢視閾值]，檢視也不會使用這些索引。

例如，您有一個查詢為：「大小 = 大型 AND 色彩 = 紅色」。 在清單中，大小未編製索引，但色彩已編製索引。 只要清單中的「紅色」項目少於 5,000 個，查詢就會在大型清單中成功。 不過，如果您的查詢 大小 = 大 或 色彩 = 紅色，雖然資料庫可以找到所有紅色項目，但它必須掃描完整清單才能找到所有大型項目。 如果傳回超過 5,000 個項目，則會節流查詢。

如果您在篩選運算式中使用兩個或兩個以上的欄，決定的單一或多個索引應使用 AND 運算子。 例如，如果您想要從動物的大型清單中傳回「狗」。 您有一個名為「動物物種」的未編製索引欄，其中有「狗」這個值。 如果您只查詢「動物物種 = 狗」，查詢會受到節流控制。 不過，如果您有一個名為「綱」的已編製索引欄，您的查詢會變成「綱 = 哺乳類動物 AND 動物物種 = 狗」。 您也可以使用查詢「綱 = 哺乳類動物 AND (動物物種 = 狗 OR 動物物種 = 貓)」搜尋貓和狗。 第二個查詢會選取所有 [哺乳動物]，然後篩選為 [狗] 和 [貓]。

根據欄索引建立或修改篩選檢視

如果您要用來篩選的欄沒有索引，請從建立索引開始。 如需詳細資訊，請參閱將索引新增至 SharePoint 欄 (機器翻譯)。

編製欄的索引之後，可以在建立或修改檢視時加入索引，然後用來篩選檢視。 建立檢視之前，可能需要在清單中新增更多欄，讓排序、分組及篩選更具彈性。 若要排序和篩選，您可以選擇位於資料集中但未顯示的欄。

建立檢視

開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 按一下 [ 清單 ] 或 [文件庫 ] 索引標籤，然後按一下 [建立檢視]。

   

2. 在 [檢視類型] 頁面上，按一下您要使用的檢視。 如果不確定，請選擇 [標準檢視]。

   

3. 輸入檢視名稱。

   

4. 編輯檢視的網址或接受預設值。 稍後您可以隨時回到這裡進行變更。

5. 按一下 [篩選] 區段中的 [當下列條件為真時才顯示項目]，然後選擇要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。
   例如，如果只要建立今天變更的項目之檢視，請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和等於條件，然後輸入 [今天]。

   

   注意

   如果您沒看到任何欄在名稱後面註記 [(已編製索引)]，代表該清單或文件庫並無任何索引欄可以使用。 您必須先建立簡單或複合索引。

6. 若要限制每頁顯示的項目數量，請向下捲動到 [項目限制]，然後設定 [顯示的項目數目] 值。 當您建立檢視時，預設的顯示項目數量為 30。

   

7. 設定頁面的項目限制時，您有兩個選項可以選擇：

   • [以指定大小的批次方式顯示項目]，這會建立逐頁的資料顯示。當您以非互動的方式瀏覽項目時，這是很實用的功能。
     當有超過限制設定的項目時，就會分頁顯示。
     
   • [限制傳回的項目總數為指定的數量] 會建立可能不一定會傳回篩選作業完整結果的固定限制。 這在測試視圖、建立原型或只想擷取視圖中的頂端值時非常有用。

8. 您可以選擇 [樣式] 底下的 [預覽窗格]，以垂直窗格格式查看清單中項目的所有資訊。 預覽窗格是在編輯或建立檢視時，您可以在 [樣式] 底下選擇的其中一種 [檢視樣式]。

   

   將滑鼠移到頁面左側的捲動區域中之項目標題上方，您就可以更迅速地瀏覽資料，以查看頁面右側上垂直列出的目前項目之所有欄值。 會顯示較少初始資料，而這有助於更快速地顯示檢視。 當您的清單很寬廣或有許多欄且需要水平捲動才能查看資料時，此樣式也非常實用。
   

9. 按一下 [確定]。

您還可以針對檢視進行更多步驟，不過，如果要在您受到封鎖時檢視超過清單檢視臨界值，這些步驟就足夠了。 您也可以進行排序、依條件組成群組、設定合計、展開資料夾，以及最佳化使用行動裝置時的檢視。

修改檢視

開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

1. 按一下 [ 清單 ] 或 [文件庫 ] 索引標籤，選取 [目前檢視] 底下的檢視，然後按一下 [修改檢視]。

   

2. 向下捲動到 [檢視] 區段，然後按一下檢視。

3. 接著，您可以依 照建立檢視中的步驟 5 到 9 所述變更設定。

4. 按一下 [確定]。

設定篩選

若要讓檢視多次快速篩選完成，您在篩選中第一欄必須已編製索引。 您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定已編製索引，但檢視不會使用這些索引。 篩選第一欄傳回的項目數量應該要低於清單檢視閾值。

若篩選的第一欄傳回的項目數超過清單檢視閥值，則您使用的篩選可以具有兩個以上的欄。 當您定義使用兩欄以上的篩選檢視時，請使用 AND 運算子來限制傳回的項目總數。 但即使在此情況下，您仍然需要將最可能傳回最少資料量的欄指定為篩選的第一欄。 使用 OR 篩選幾乎都會增加所傳回的項目數，且在這些情況下效率不彰。

如需有關檢視的詳細資訊，請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫檢視 (機器翻譯)。

篩選動態日期或目前的使用者

有兩個關鍵字可用來根據當天 [Today] 或目前使用者 [Me] 進行篩選。 它們都是動態的，會依照使用者或日期而變動。

當您只想查看您自己在某個大型文件庫中的文件時，使用 [我] 會很有幫助。 [我] 可在人員型資料行上運作，例如 [建立者] 或 [修改者]。 比方說，若要查看您建立的所有文件，請設定一項篩選，並讓 [建立者] 欄等於 [我]。 如果您是編輯人員，想要查看您最近在處理的檔案，請在 [修改者] 欄上將篩選設定為等於 [我]。 若要同時查看兩者，請建立兩個篩選，並以 Or 互相連接。

[Today] 關鍵字適用於基於日期的欄位。 您可以使用數學來取得會依據今天的日期變動的範圍。 比方說，若要查看過去 30 天內修改的所有文件，您可以針對 [日期] 欄建立一項篩選，指定其值為大於或等於 [今天] - 30。 若要省略當天，請在 [日期] 欄上設定小於 [今天] 的第二個篩選，並使用 And 連接。

篩選受管理的中繼資料

您可以篩選具有中繼資料欄的 SharePoint 清單。 

新增中繼資料欄至清單

移至您的清單，然後選取 +新增欄。

選取 [ 更多...] 選擇 [ 受管理的中繼資料 ] 選項按鈕，然後選取 [ 確定]。

或者，一旦您建立了 [受管理的中繼資料 ] 欄並將項目新增至清單中，您可以按一下 [編輯清單項目] 窗格中的 [標籤] 圖示 [ 來套用中繼資料標籤。

在 樹狀檢視 窗格中套用中繼資料標籤。

篩選受管理的中繼資料標記

1. 選取篩選圖示 以存取篩選窗格。
   

   注意

   您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取 [樹狀檢視 ] 選項，該選項提供與所選資料行相關聯字詞的階層式檢視。

2. 選取您要篩選的中繼資料標籤 () 。

   

3. 或者，如果您在 [受管理的中繼資料 ] 欄中至少定義了 5 個值，請選取 [ 查看全部 ] 連結以檢視篩選窗格。
   

4. 檢查您要篩選的中繼資料標籤 () ，然後選取 [ 套用]。

典型篩選過的檢視

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議：

編制索引與篩選所支援與不支援的欄

我們隨時洗耳恭聽

本文是否有幫助？ 如果有幫助，請在本頁面最下方提供您寶貴的意見。 如果沒有幫助，請告知我們造成混淆或有所遺漏之處。 請提供您所用的 SharePoint、作業系統和瀏覽器版本。 我們會根據您的意見反應，仔細檢查相關事項、新增資訊並更新本文。

另請參閱

建立、變更或刪除檢視

使用排序來修改 SharePoint 檢視

使用群組來修改 SharePoint 檢視

刪除清單檢視