Отличные виртуальные собрания и события не просто происходят — для обеспечения наилучшего взаимодействия требуется предварительное планирование и подготовка. От проверки оборудования до практических переходов, немного подготовки может предотвратить технические проблемы и обеспечить бесперебойную работу вашего события.  

Ниже приведены некоторые из наших лучших советов по планированию и созданию высококачественных собраний, ратуш и вебинаров в Microsoft Teams. 

Начало работы 

Скачайте Microsoft Teams для настольных компьютеров для самых надежных собраний и событий. Получите полный доступ к функциям и превосходную производительность. Обновите Teams для получения последних функций безопасности и исправлений ошибок. 

Планирование производства событий 

Перед началом мероприятия определите роли и обязанности, отрепетируете презентации и настройте необходимые коммуникации для использования во время мероприятия. Чтобы обеспечить бесперебойную настройку, следуйте приведенным ниже рекомендациям. 

  • В группе событий всегда есть несколько пользователей. Назначение ролей и обязанностей— обсудите, кто отвечает за каждый этап операции, от производителей и выступающих до модераторов Q&A

  • Спланируйте взаимодействие с группой событий. Обмен данными в режиме реального времени имеет решающее значение для больших собраний и событий. Чат группы событий (доступен для организаторов, производителей и докладчиков) — это отличный способ оставаться на связи.

  • Практика. Запустите событие, чтобы проверка презентаций, практических переходов и тестирования параметров звукаи видео. Наблюдайте за взаимодействием участников в реальном времени, чтобы обеспечить отличный опыт для вашей аудитории.

Советы: Для гибридных событий:

  • Проведите опрос сайта заранее. Проверьте инфраструктуру AV комнаты, интеграцию Teams и физический макет.

  • Протестируйте и убедитесь, что все оборудование в помещении работает (консоль MTR, микрофоны, камеры, динамики, дисплеи, панели управления).

  • Задокументируйте поток сигнала комнаты (аудио, видео, сеть) и определите все ограничения или причуды.

  • Обновите встроенное ПО и программное обеспечение на всем сертифицированном оборудовании Teams и обеспечьте совместимость с последней версией Teams.

  • Убедитесь, что для всех устройств, используемых в рабочей среде (компьютер Teams, компьютер с виртуальнымmix и т. д.) доступно проводное подключение Ethernet.

Настройка аудио, видео и общего содержимого 

Использование высококачественного аудио- и видеооборудования имеет решающее значение во время больших собраний и мероприятий. Настройте высококачественные микрофоны и веб-камеры или встретиться из комнаты Teams для гибридных возможностей. Эти советы помогут вам четко общаться с аудиторией и выступающими во время мероприятия. 

Звук 

  • Не забывайте о качестве звука, это самая важная часть большого события. Некоторые пользователи могут просто слушать браузер в фоновом режиме.

  • Используйте высококачественные микрофоны. Носимые микрофоны идеально подходят для менее опытных выступающих; портативные микрофоны требуют практики и техники, чтобы избежать обработки шума.

  • Для выступающих, использующих компьютер или другое устройство, используйте сертифицированную гарнитуру Teams.

  • Для презентаций в комнате заранее протестируйте звук комнаты, чтобы предотвратить передачу шума или обратной связи через Интернет.

  • Добавьте звук в событие с помощью любого устройства захвата звука, совместимого со сбалансированным звуком (разъемы XLR) или разъемами в стиле наушников 1/8" и позволяет подключиться к компьютеру под управлением Teams через USB.

  • Кроме того, можно использовать высокопроизводительную av-систему и подключить hdmi или SDI-выход этой системы к Teams с помощью базового устройства видеосъемки, например HDMI-USB- коробки.

Советы: Для гибридных событий:

  • Протестируйте аудио- и онлайн-настройки отдельно перед началом трансляции.

  • Используйте независимые микрофоны для присутствующих и виртуальных аудиторий, но убедитесь, что к платформе собраний подключен только один доминирующий источник звука.

  • Если несколько пользователей присоединяются к устройствам в комнате, отключите звук компьютера, чтобы предотвратить эхо или обратную связь.

  • Принесите дополнительные микрофоны (например, карманные устройства, лавальеры) для панелей или роуминг Q&A.

Видео 

  • Хорошо осветите свой объект — вы не можете иметь слишком много света для большинства камер. Освещение может быть разницей между производством, воспринимаемым как профессиональное или любительское.

  • Используйте три света, чтобы осветить предмет: ключевой свет, заливка и задний свет, чтобы обеспечить хорошую глубину.

  • Устройства захвата HDMI также можно использовать для потоковой передачи выходных данных компьютера (ПК или Mac) в Teams— идеально подходит для показа высококачественных видео, демонстраций программного обеспечения или анимации, как если бы они были каналом камеры.

  • Не подключайте входные данные HDMI непосредственно к собранию Teams, так как Teams изначально не поддерживает источники HDMI. Вместо этого используйте устройство захвата HDMI, чтобы перенести видео HDMI на компьютер, где оно может отображаться в качестве виртуальной камеры в Teams. Например, эта настройка позволяет подключить камеру prosumer с улучшенными оптическими параметрами и увеличить масштаб через HDMI, повышая качество видео на собрании.

Предоставление общего доступа к содержимому с экрана 

Скринс-шеринг во время мероприятия — это отличный способ продемонстрировать продукты и рабочие процессы или провести аудиторию по важным ресурсам.  

Эти советы помогут вам эффективно представить содержимое при создании мероприятия. 

Если вы являетесь единственным производителем событий, рекомендуется использовать два монитора. Это позволяет предоставлять общий доступ к содержимому со второго монитора при создании события с первого монитора. 

Совместное использование звука с устройства при показе мультимедиа.   

Дополнительные рекомендации по презентации на больших собраниях см. в разделе Советы по представлению на крупных собраниях и мероприятиях в Microsoft Teams. 

Рабочий поток и день события 

  • В день события рекомендуется присоединиться к группе событий по крайней мере за 15 минут до начала события.

  • Используйте зеленую комнату для подготовки к мероприятию с другими организаторами и выступающими. Проверьте все микрофоны, камеры и каналы.

  • Не отключайте все звуки, пока не будете готовы к началу трансляции в начале мероприятия.

  • Назначьте кого-либо для просмотра проблем в помещении и виртуальных веб-каналах.

Планирование технических проблем

Технические проблемы могут возникнуть даже при наилучшей подготовке. Надежный план резервного копирования гарантирует, что событие будет работать гладко, если что-то пойдет не так.

  • Всегда иметь второго производителя, который может взять на себя, если основной производитель отпадает или сталкивается с техническими проблемами.

  • Сохраните запасной ноутбук со всеми слайдами и носителями, предварительно загруженными и протестированными. При наличии дополнительных микрофонов, веб-камер и кабелей в случае сбоя оборудования.

  • Используйте дополнительное подключение к Интернету, например мобильную точку доступа, если основное подключение выходит из строя. Протестируйте подключение резервного копирования перед запуском события.

  • Предварительная запись критически важных презентаций, чтобы можно было быстро переключиться на записанное видео, если выступающий теряет подключение.

  • Microsoft Teams отправит ссылку на соединение при создании события. Вместо предоставления общего доступа к прямой ссылке на календарь создайте настраиваемый URL-адрес, например Bit.ly для предоставления общего доступа участникам.

    • Если для технической проблемы или ошибки производителя требуется создать новую широковещательную передачу, быстро обновите пользовательский URL-адрес, чтобы он указывал на новое событие без необходимости повторного анализа участников.

Нужна дополнительная помощь? 

Службы событий Microsoft Teams могут предоставлять дополнительную поддержку при планировании или выполнении крупных собраний и событий. Дополнительные сведения см. в статье Внедрение Майкрософт. 

Статьи по теме 

Рекомендации по проведению крупных собраний и мероприятий в Microsoft Teams

Начало работы с вебинарами в Microsoft Teams

Начало работы с общим собранием в Microsoft Teams

Facebook LinkedIn Электронная почта
ПОДПИСКА НА RSS-КАНАЛЫ

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

Преимущества подписки на Microsoft 365

Обучение работе с Microsoft 365

Microsoft Security

Центр специальных возможностей