Советы по созданию больших собраний и событий в Microsoft Teams

Применяется к
Teams Microsoft Teams

Отличные виртуальные собрания и события не происходят сами по себе — они требуют предварительного планирования и подготовки, чтобы обеспечить наилучшее взаимодействие. От проверки оборудования до отработки переходов — небольшая подготовка поможет предотвратить технические проблемы и обеспечить бесперебойную работу мероприятия.  

Вот некоторые из наших лучших советов по планированию и проведению высококачественных собраний, общих собраний и вебинаров в Microsoft Teams. 

Начало работы

Скачайте Microsoft Teams для компьютера, чтобы использовать самые надежные возможности собраний и событий. Наслаждайтесь полным функциональным доступом и превосходной производительностью. Обновите Teams, чтобы получить новейшие функции безопасности и исправления ошибок. 

Планирование производства мероприятия

Перед началом события определите роли и обязанности, прорепетируйте презентации и настройте необходимые средства коммуникации для использования во время события. Чтобы настройка прошла без проблем, следуйте приведенным ниже рекомендациям. 

Совет

Для гибридных событий:

  • Заранее проведите обследование участка. Проверьте антивирусную инфраструктуру помещения, интеграцию с Teams и физическую планировку.
  • Проверьте работу всего оборудования в помещении (консоль MTR, микрофоны, камеры, динамики, дисплеи, панели управления).
  • Задокументируйте поток сигнала в помещении (звук, видео, сеть) и определите любые ограничения или особенности.
  • Обновите встроенное ПО и программное обеспечение на всем оборудовании, сертифицированном для Teams, и обеспечьте совместимость с последней версией Teams.
  • Убедитесь, что проводное подключение Ethernet доступно для всех устройств, используемых в рабочей среде (компьютер Teams, компьютер vMix и т. д.).

Настройка звука, видео и общего контента

Использование высококачественного звукового и видеооборудования имеет решающее значение во время крупных собраний и мероприятий. Настройте высококачественные микрофоны и веб-камеры или проводите собрание в комнате Teams для гибридного взаимодействия. Эти советы помогут вам четко общаться с аудиторией и выступающими во время события. 

Звук

  • Не забывайте о качестве звука: это самая важная часть хорошего события. Некоторые пользователи могут просто слушать, включив браузер в фоновом режиме.
  • Используйте высококачественные микрофоны. Носимые микрофоны идеально подходят для менее опытных докладчиков; Ручные микрофоны требуют практики и техники, чтобы избежать шума.
  • Для докладчиков, использующих компьютер или другое устройство, используйте гарнитуру, сертифицированную для Teams.
  • Для презентаций в помещении заранее протестируйте звук в комнате, чтобы предотвратить передачу шума или обратной связи через Интернет.
  • Добавьте звук в событие с помощью любого устройства захвата звука, совместимого с балансным звуком (разъемы XLR) или разъемами для наушников размером 1/8", и позволяет подключать к компьютеру Teams через USB.
  • В качестве альтернативы можно использовать высокопроизводительную аудиовидеосистему и подключить выход HDMI или SDI этой системы к Teams с помощью базового устройства захвата видео, например приставки HDMI-USB.

Совет

Для гибридных событий:

  • Перед запуском протестируйте настройки звука в помещении и через Интернет по отдельности.
  • Используйте независимые микрофоны для очной и виртуальной аудитории, но убедитесь, что к платформе собрания подключен только один доминирующий источник звука.
  • Если несколько человек присоединяются к устройству в помещении, попросите их отключить звук компьютера, чтобы предотвратить эхо или обратную связь.
  • Возьмите с собой дополнительные микрофоны (например, наладонные или петличные устройства) для участников дискуссии или роуминговых вопросов&ответов.

Видео

  • Хорошо освещайте объект — для большинства камер не может быть слишком много света. Освещение может быть разницей между тем, воспринимается ли производство как профессиональное или любительское.
  • Используйте три источника света, чтобы осветить объект: ключевой свет, заполняющий свет и контровой свет для обеспечения хорошей глубины.
  • Устройства захвата HDMI также можно использовать для потоковой передачи выходных данных с компьютера (ПК или Mac) в Teams, что идеально подходит для отображения высококачественных видео, демонстраций программного обеспечения или анимационной графики, как если бы они были каналом камеры.
  • Не подключайте вход HDMI непосредственно к собранию Teams, так как Teams изначально не поддерживает источники HDMI. Вместо этого используйте устройство захвата HDMI для передачи HDMI-видео на свой компьютер, где оно может отображаться как виртуальная камера в Teams. Например, такая конфигурация позволяет подключать профессиональную камеру с превосходной оптикой и масштабированием через HDMI, что улучшает качество видео собрания.

Демонстрация содержимого с экрана

Демонстрация экрана во время мероприятия — это отличный способ продемонстрировать продукты и рабочие процессы или познакомить аудиторию с важными ресурсами.  

Эти советы помогут вам эффективно представить содержимое при организации мероприятия. 

Если вы являетесь единственным организатором мероприятия, мы рекомендуем использовать два монитора. Это позволяет вам делиться содержимым со второго монитора, одновременно производя событие с первого монитора. 

Делитесь звуком со своего устройства во время презентации мультимедиа.   

Дополнительные инструкции по презентации на больших собраниях см. в статье Советы по презентации на больших собраниях и событиях в Microsoft Teams. 

Производственный процесс и день мероприятия

  • В день события мы рекомендуем группе события присоединиться по крайней мере за 15 минут до начала события.
  • Используйте приемную, чтобы подготовиться вместе с другими организаторами и выступающими до начала события. Проверьте все микрофоны, камеры и каналы.
  • Оставьте звук отключенным, пока не будете готовы начать выступление в прямом эфире в начале события.
  • Назначьте пользователя, который будет следить за проблемами как в комнате, так и в виртуальном канале.

Планирование на случай технических проблем

Технические проблемы могут возникнуть даже при самой тщательной подготовке. Надежный план резервного копирования гарантирует, что ваше мероприятие пройдет гладко, если что-то пойдет не так.

  • Всегда имейте второго продюсера, который может взять на себя ответственность, если основной продюсер выбывает из работы или сталкивается с техническими проблемами.

  • Держите запасной ноутбук с предварительно загруженными и протестированными всеми слайдами и носителями. Подготовьте дополнительные микрофоны, веб-камеры и кабели на случай сбоя оборудования.

  • Используйте дополнительное подключение к Интернету, например мобильный хот-спот, если основное подключение выйдет из строя. Проверьте резервное подключение перед началом события.

  • Предварительно запишите важные презентации, чтобы быстро переключиться на записанное видео в случае потери связи с докладчиком.

  • Microsoft Teams отправит ссылку для присоединения при создании события. Вместо предоставления прямой ссылки на календарь создайте пользовательский URL-адрес, например Bit.ly, чтобы поделиться им с участниками.

    • Если из-за технической проблемы или ошибки организатора требуется создать новую трансляцию, быстро обновите настраиваемый URL-адрес, чтобы он указывал на новое событие без необходимости повторно связываться с участниками.

Нужна дополнительная помощь?

Службы организации мероприятий Microsoft Teams предоставляют дополнительную поддержку при планировании или проведении крупных собраний и событий. Дополнительные сведения см. в разделе Внедрение продуктов Майкрософт. 

Рекомендации по проведению больших собраний и событий в Microsoft Teams

Начало работы с вебинарами в Microsoft Teams

Начало работы с общим собранием в Microsoft Teams