Ne dešavaju se sjajni virtuelni sastanci i događaji tek tako – oni zahtevaju planiranje i pripremu unapred da bi se obezbedilo najbolje moguće iskustvo. Od provere opreme do vežbanja prelaza, malo pripreme može da spreči tehničke probleme i održi vaš događaj nesmetano.
Evo nekih od naših najboljih saveta za planiranje i organizovanje visokokvalitetnih sastanaka, korporativnih skupova i vebinara u usluzi Microsoft Teams.
Prvi koraci
Preuzmite Microsoft Teams za radnu površinu za najpouzdanija iskustva sastanaka i događaja. Uživajte u punom pristupu funkcijama i vrhunskim performansama. Ažurirajte Teams za najnovije bezbednosne funkcije i ispravke grešaka.
Planiranje proizvodnje događaja
Pre nego što događaj počne, uspostavite uloge i odgovornosti, probajte prezentacije i podesite neophodne komunikacije koje ćete koristiti tokom događaja. Za jednostavno podešavanje pratite dolenavedene prakse.
- Uvek imajte više osoba u grupi događaja. Dodelite uloge i odgovornosti – razgovarajte o tome ko je odgovoran za svaki korak operacije, od producenata i izlagača do moderatora pitanja&odgovora
- Planirajte komunikaciju grupe događaja. Komunikacija u realnom vremenu je ključna za velike sastanke i događaje. Grupno ćaskanje događaja (dostupno organizatoru, producentima i izlagačima) odličan je način da ostanete u kontaktu.
- Vežbajte. Pokrenite događaj da biste proverili prezentacije, vežbali prelaze i testirali audio i video postavke. Gledajte uživo iskustvo učesnika da biste publici osigurali sjajno iskustvo.
Savet
Za hibridne događaje:
- Unapred sprovedite anketu o lokaciji. Proverite valjanost AV infrastrukture sobe, Teams integracije i fizičkog rasporeda.
- Testirajte i proverite da li sva oprema u sobi radi (MTR konzola, mikrofoni, kamere, zvučnici, ekrani, kontrolne table).
- Dokumentujte protok signala u sobi (audio, video, mreža) i identifikujte sva ograničenja ili neobičnosti.
- Ažurirajte firmver i softver na svom hardveru certifikovanom za Teams i osigurajte kompatibilnost sa najnovijom verzijom sistema Teams.
- Uverite se da je dostupna žična Ethernet veza za sve uređaje koji se koriste u proizvodnji (Teams računar, vMix mašina itd.).
Podešavanje zvuka, video zapisa i deljenog sadržaja
Korišćenje audio i video opreme visokog kvaliteta je ključno tokom velikih sastanaka i događaja. Podesite mikrofone i veb kamere visokog kvaliteta ili se sastanite iz Teams sobe da biste imali hibridna iskustva. Ovi saveti će vam pomoći da jasno komunicirate sa publikom i izlagačima tokom događaja.
Zvuk
- Nemojte zanemariti kvalitet zvuka, on je najvažniji deo velikog događaja. Neki ljudi možda samo slušaju dok je pregledač u pozadini.
- Koristite mikrofone visokog kvaliteta. Nosivi mikrofoni su idealni za manje iskusne izlagače; Ručni mikrofoni zahtevaju praksu i tehniku kako bi se izbeglo rukovanje bukom.
- Za izlagače koji koriste računar ili drugi uređaj, koristite slušalice sa mikrofonom certifikovane za Teams.
- Za prezentacije u sobi, unapred testirajte zvuk u sobi da biste sprečili prenos šuma ili povratnih informacija putem mreže.
- Dodajte zvuk u događaj pomoću bilo kog uređaja za snimanje zvuka koji je kompatibilan sa balanced audio (XLR konektori) ili 1/8" utikačima u stilu slušalica i omogućava vam da se priključite na računar koji koristi Teams preko USB-a.
- Druga mogućnost je da koristite vrhunski AV sistem i povežete HDMI ili SDI izlaz tog sistema u aplikaciju Teams pomoću osnovnog uređaja za snimanje video zapisa kao što je HDMI-USB kutija.
Savet
Za hibridne događaje:
- Testirajte zasebno podešavanja zvuka u sobi i na mreži pre emitovanja uživo.
- Koristite nezavisne mikrofone za lično i virtuelnu publiku, ali vodite računa da samo jedan dominantni izvor zvuka bude povezan sa platformom za sastanak.
- Ako više osoba koristi uređaje u sobi, pridružite im se, recite im da prekinu vezu sa zvukom na računaru kako bi sprečili eho ili povratne informacije.
- Ponesite dodatne mikrofone (npr. ručne, lavalire) za paneliste ili roaming K&A.
Video
- Dobro osvetlite objekat – ne može imati previše svetla za većinu fotoaparata. Osvetljenje može biti razlika između produkcije koja se doživljava kao profesionalna ili amaterska.
- Koristite tri svetla da biste osvetlili objekt: ključno svetlo, svetlo za popunjavanje i zadnje svetlo da biste obezbedili dobru dubinu.
- HDMI uređaji za snimanje mogu da se koriste i za strimovanje izlaza računara (PC ili Mac) u aplikaciju Teams – idealno za prikazivanje video zapisa, demonstracija softvera ili pokretnih grafika visokog kvaliteta kao da su iz kamere.
- Nemojte povezivati HDMI ulaz direktno u Teams sastanak, jer Teams izvorno ne podržava HDMI izvore. Umesto toga, koristite HDMI uređaj za snimanje da biste prebacili HDMI video na računar, gde može da se pojavi kao virtuelna kamera u usluzi Teams. Na primer, ova konfiguracija vam omogućava da povežete prosumer kameru sa vrhunskom optikom i zumiranje preko HDMI porta, poboljšavajući kvalitet video zapisa vašeg sastanka.
Deljenje sadržaja sa ekrana
Deljenje ekrana tokom događaja je sjajan način da pokažete proizvode i tokove posla ili da publici prođete kroz važne resurse.
Ovi saveti će vam pomoći da efikasno predstavite sadržaj tokom produkcije događaja.
Ako ste jedini producent događaja, preporučujemo da koristite dva monitora. To vam omogućava da delite sadržaj sa drugog monitora dok događaj proizvodite sa prvog monitora.
Delite zvuk sa uređaja dok izlažete medijski sadržaj.
Više uputstava za predstavljanje na velikim sastancima potražite u članku "Saveti za izlaganje na velikim sastancima i događajima" u usluzi Microsoft Teams.
Tok proizvodnje i dan događaja
- Na dan događaja, preporučujemo da se grupa događaja pridruži najmanje 15 minuta pre početka događaja.
- Koristite čekaonicu da biste se sa drugim organizatorima i izlagačima pripremili pre početka događaja. Proverite sve mikrofone, kamere i feedove.
- Ostavite sav zvuk isključen dok ne budete spremni da pokrenete izlaganje uživo na početku događaja.
- Dodelite nekome da gleda feedove u sobi i virtuelne kako bi utvrdio probleme.
Plan za tehničke probleme
Tehnički problemi mogu da se jave, čak i uz najbolju pripremu. Solidan plan rezervne kopije obezbeđuje nesmetano odvijanje događaja ako nešto nije u redu.
Uvek imajte drugog producenta koji može da preuzme ako primarni producent odustane ili se suoči sa tehničkim problemima.
Držite rezervni laptop sa svim slajdovima i medijima unapred učitanim i testiranim. Pripremite dodatne mikrofone, veb kamere i kablove u slučaju otkazivanja hardvera.
Koristite sekundarnu internet vezu, kao što je mobilni hotspot, ako se glavna veza prekine. Testirajte vezu rezervne kopije pre nego što događaj počne.
Unapred snimite kritične prezentacije da biste mogli brzo da se prebacite na snimljeni video ako izlagač izgubi vezu.
Microsoft Teams će poslati vezu za pridruživanje kada događaj bude kreiran. Umesto da delite direktnu vezu kalendara, kreirajte prilagođenu URL adresu kao što je Bit.ly da biste je delili sa učesnicima.
- Ako tehnički problem ili greška producenta zahtevaju kreiranje novog emitovanja, brzo ažurirajte prilagođenu URL adresu tako da upućuje na novi događaj bez potrebe za ponovnim kontaktiranjem učesnika.
Potrebna vam je dodatna pomoć?
Microsoft Teams usluge događaja mogu da pruže veću podršku pri planiranju ili vođenju velikih sastanaka i događaja. Da biste saznali više, pogledajte Microsoft usvajanje.
Srodne teme
Najbolje prakse za velike sastanke i događaje u usluzi Microsoft Teams