Avoimen kokoontumisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Olitpa isännöimässä koko yrityksen laajuista tuote-esittelyä tai kattamassa livetapahtumaa, avoimen kokoontumisen ominaisuudet ovat optimaaliset suurten tapahtumien tuottamiseen.

Lisätietoja parhaista käytännöistä suurten tapahtumien ajoittamisessa Teamsissa on artikkelissa Vihjeitä suurten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen Microsoft Teamsissa.

Artikkelin sisältö

Ajoita town hall -tapaaminen

Upota avoin kokoontuminen SharePointiin

Lisää ulkoisia esittäjiä

Avoimen kokoontumisen reaktiot livenä

Kopioi avoin kokoontuminen

Avoimen kokoontumisen sähköpostit

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Julkaise avoin kokoontuminen

Ajoita town hall -tapaaminen

Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.

2. Valitse Uusi kohdan vieressä oleva avattavan valikon nuoli.

3. Valitse Avoin kokoontuminen .

4. Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:

   1. Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.

      Huomautus

      Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.

   2. Järjestäjä on oletusarvoisesti henkilö, joka loi avoimen kokoontumisen.

   3. Etsi ja valitse Tapahtuma-ryhmässä>Järjestäjät tai Esittäjät organisaatiostasi muita henkilöitä, jotka auttavat avoimen kokoontumisen hallinnassa. Voit myös lisätä ulkoisia esittäjiä.

      Huomautus

      Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjän ominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärä, aika jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.

   4. Valitse Tallenna ja lähetä kutsut muutokset käyttöön ja kutsu muita järjestäjiä ja esittäjiä tapahtumaan.

      • Järjestäjät, yhteisjärjestäjät, esittäjät ja kutsutut osallistujat saavat sähköpostikutsuja, joissa on soittokoodit puhelimitse liittymistä varten. Ulkoiset esittäjät eivät voi liittyä kokoukseen puhelimitse.

5. Valitse Tapahtuman käyttöoikeus -kohdassa, onko tapahtuma organisaatiosi, julkinen vai People and -ryhmien käytettävissä.

   Käyttöoikeustyyppi	Kuvaus
   Organisaatiosi	Kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua avoimeen kokoontumiseen, mukaan lukien vieraat.
   Julkinen	Kuka tahansa kutsuttu tai linkin saanut voi liittyä.
   Ihmiset ja ryhmät	Voit määrittää yksittäisiä henkilöitä tai ryhmiä osallistumaan avoimeen kokoontumiseen. Voit määrittää enintään 500 yksittäistä henkilöä ja enintään 20 ryhmää, kuten Microsoft 365:n sähköpostia käyttävät käyttöoikeusryhmät, Microsoft 365 -ryhmät ja jakeluryhmät. Kaikkien määritettyjen ryhmien on oltava järjestäjän toimialueella. Dynaamisia ja liitettyjä ryhmiä ei tueta.

6. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöitä ja ryhmiä, jotka haluat kutsua.

7. Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .

8. Valitse Kokousasetusten , jos haluat muokata lisää asetuksia.

   Huomautus

   • Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.
   • Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmät, joilla ei ole sähköpostia käytössä, eivät saa sähköpostikutsuja.
   • Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

9. Valitse Julkaise , jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen tapahtuman ja kutsua osallistujia.

Lisää ulkoisia esittäjiä

Lisää helposti jopa 20 esittäjää organisaatiosi ulkopuolelta avoimeen kokoontumiseen.  Ulkoiset esittäjät ovat anonyymejä, organisaation ulkopuolisia esittäjiä tai jotka eivät käytä Teamsia.

Kun lisäät ulkoisen esittäjän, hän saa yksilöllisen liittymislinkin, jonka avulla hän voi osallistua tapahtumaan odottamatta odotustilassa. Anonyymien esittäjien ei tarvitse kirjautua sisään Microsoft-tilillä; he voivat liittyä linkin avulla ja kirjoittaa nimensä ennen liittymistä.

Jos haluat lisätä ulkoisen esittäjän:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.

2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.

3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .

4. Valitse Tiedot-kohdassaLisää ulkoisia esittäjiä.

   

5. Kirjoita Ulkoisissa esittäjissä niiden ulkoisten esittäjien sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä.

6. Valitse Tallenna ja lähetä kutsut .

Voit lisätä vahvistusvaatimuksia ulkoisille esittäjille ennen tapahtumaan liittymistä tai sallia heidän liittyä ilman vahvistusta seuraavasti:

1. Valitse tapahtuman tiedoissa Kokousasetukset>Kokouksen käyttöoikeus .
2. Valitse avattavasta Tarkista ulkoiset esittäjät ennen tapahtumaan liittymistä - valikosta haluamasi vahvistustaso.
3. Valitse Käytä.

Jos vahvistus vaaditaan, henkilökohtaiselta Teams-tililtä liittyvät henkilöt asetetaan ensin aulaan.

Luo tai kopioi ulkoinen linkki uudelleen

Voit luoda uudelleen tai kopioida linkin, jolla ulkoiset esittäjät liittyvät:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.

2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.

3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .

4. Valitse avoimen kokoontumisen tiedoissa Ulkoiset esittäjät.

   

5. Valitse Näytä liittymislinkki sen esittäjän vieressä, jolle haluat luoda uuden linkin.

6. Kopioi linkki leikepöydälle valitsemalla Kopioi tai luo uusi uudelleenlataamalla .

Kopioi avoin kokoontuminen

Kopioi aiemmin luotu avoin kokoontuminen, jotta voit käyttää kaikkia sen tietoja ja asetuksia uuteen avoimeen kokoontumiseen. Voit kopioida aiemmat ja tulevat avoimet kokoontumiset, jotka ovat Teams-kalenterissasi.

Kun monistat olemassa olevan avoimen kokoontumisen, uudella avoimella kokoontumisella on sama:

• Otsikko
• Kuvaus
• Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat
• Tapahtuman teema
• Rekisteröinnin asetukset
• Mukautetut sähköpostit
• Näyttökuva kokousasetuksista

Jos haluat kopioida avoimen kokoontumisen, valitse se Teams-kalenterista ja valitse tietosivulla Näytä tapahtuma>Monista tapahtuma.

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä. 

Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.
2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.
3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .
4. Siirry Tiedot: Kutsu>osallistujia.
5. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, jotka haluat kutsua.
6. Valitse Tallenna .

Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen anonyymisti.

Upota avoin kokoontuminen SharePointiin

Kun upotat avoimen kokoontumisen SharePoint-sivustoon, henkilöt, joilla on tapahtuman ja SharePoint-sivuston käyttöoikeus, voivat osallistua tapahtumaan siellä.  

Jos otit Q &A:n tai keskustelun käyttöön tapahtumassa, SharePointista osallistuvat henkilöt voivat edelleen osallistua niihin.  

Avoimen kokoontumisen upottaminen SharePoint-sivustoon:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.

2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.

3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .

   • Jos ajoitat uuden avoimen kokoontumisen, tallenna tapahtuman tiedot valitsemalla Tallenna ennen jatkamista.

4. Valitse Tiedot-kohdassaJaa tapahtuma.

5. Valitse Videon upotettu HTML -kohdassa Kopioi-kuvakessä.

6. Kun olet kopioinut videon upotetun HTML-koodin, lisää se SharePoint-sivulle Upota-verkko-osan avulla.

7. Julkaise avoin kokoontuminen Teamsissa. Jos tapahtumasivustoa ei ole julkaistu, avoin kokoontuminen ei näy SharePoint-sivustossa. 

Kun käynnistät tapahtuman, sen suoratoisto SharePoint-sivulla käynnistyy automaattisesti. 

Avoimen kokoontumisen reaktiot livenä

Lisää osallistumista ja vastaanota reaaliaikaista palautetta avoimen kokoontumisen yleisöltä reaaliaikaisilla reaktioilla. Kun avoin kokoontuminen alkaa, osallistujat voivat valita useista reaaliaikaisista reaktioista kokouksen asetuksissa. Kun hän valitsee jonkun, se ponnahtaa hetkeksi näkyviin kokousikkunan alakulmaan. 

(Osallistujanäkymä)

Reaaliaikaiset reaktiot otetaan käyttöön automaattisesti, mutta ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä. 

Voit ottaa avoimen kokoontumisen live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä ennen tapahtumaa seuraavasti:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.
2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.
3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .
4. Valitse Tiedot-kohdassaKokousasetusten . 
5. Ota Osallistuminen-kohdassaSalli reaktiot -vaihtopainike käyttöön tai poista se käytöstä. 
6. Valitse Käytä tallenna>.

Voit ottaa live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä tapahtuman aikana seuraavasti:

1. Valitse kokouksen hallintatoiminnoista Lisää toimintoja>Asetukset-painike>Kokousasetukset .
2. Ota Osallistuminen-kohdassaSalli reaktiot -vaihtopainike käyttöön tai poista se käytöstä.
3. Valitse Käytä.

Tähän asetukseen tehdyt muutokset tulevat voimaan välittömästi. 

Lisätietoja reaaliaikaisista reaktioista Teamsissa on artikkelissa Itsesi ilmaiseminen Microsoft Teams -kokouksissa live-reaktioilla. 

Avoimen kokoontumisen sähköpostit

Avoimen kokoontumisen sähköpostit otetaan käyttöön Teamsissa automaattisesti, kun ajoitat avoimen kokoontumisen. Avoimeen kokoontumiseen kutsutut ihmiset saavat kahdenlaisia sähköpostiviestejä:

• Tapahtumakutsusähköpostit : Näissä sähköpostiviesteissä kerrotaan ihmisille, että heidät on kutsuttu avoimeen kokoontumiseen. Ne sisältävät tapahtumaa koskevia tärkeitä tietoja, kuten päivämäärän, alkamisajan ja kuvauksen. Nämä lähetetään automaattisesti, kun tapahtuma julkaistaan.
• Tapahtuman tallennus käytettävissä olevat sähköpostit: Avoimen kokoontumisen jälkeen nämä sähköpostiviestit kertovat osallistujille, milloin tapahtumatallenne on katsottavissa. Nämä sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti, kun tapahtumatallenne julkaistaan.

Avoimen kokoontumisen sähköpostit luodaan Teams-mallista, joka täyttää tapahtuman tiedot automaattisesti. Voit muokata sähköposteja tai poistaa ne kokonaan käytöstä ennen tapahtuman julkaisemista. 

Lisätietoja on artikkelissa Town hall -tapaamisten sähköpostien hallinta Microsoft Teamsissa.

Julkaise avoin kokoontuminen

Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.

Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:

1. Valitse Kalenteri Teamsissa.
2. Valitse tuleva avoin kokoontuminen.
3. Valitse Näytä tapahtuman>hallinta .
4. Viimeistele tärkeät tiedot ja mukauta teemat.
5. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .
6. Valitse Julkaise ja vahvista.

Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.

Vianmääritys

Mitä teen, jos kokoukseen liittymisessä on ongelmia?

Varmista, että liityt kokoukseen kirjautuneena tililtä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin. 

Minut on kutsuttu ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi.

Yksilöllinen linkki, jolla voit liittyä esittäjänä, toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiosoitteella, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömänä linkin kautta.

Seuraavat vaiheet

Mukauta town hall -tapaamista

Isännöi avoin kokoontuminen Microsoft Teamsissa