Olitpa sitten järjestämässä koko yrityksen laajuista esittelyä tai järjestämässä live-tapahtumaa, kaupungintalon ominaisuudet ovat optimaaliset suurten tapahtumien tuottamiseen.
Lisätietoja parhaista käytännöistä suurten tapahtumien ajoittamisessa Teamsissa on ohjeaiheessa Vihjeitä suurten kokousten ja tapahtumien järjestämiseen Microsoft Teamsissa.
Artikkelin sisältö
Ajoita town hall -tapaaminen
Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:
Valitse Teamsissa Calendar
.Valitse avattavan valikon nuoli Uusi
-kohdan vierestä.Valitse Kaupungintalon
.Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:
Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.
Huomautus
Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.
Järjestäjä on oletusarvoisesti henkilö, joka loi kaupungintalon.
Etsi ja valitse tapahtumaryhmässä> Organisaatiosiyhteisjärjestäjät tai esittäjät muut henkilöt, jotka auttavat kaupungintalon hallinnassa. Voit myös lisätä ulkoisia esittäjiä.
Huomautus
Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjäominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärää, kellonaikaa jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.
Valitse Tallenna ja lähetä kutsut
, jos haluat ottaa muutokset käyttöön ja kutsua tapahtumaan järjestäjiä ja esittäjiä.- Järjestäjät, yhteisjärjestäjät, esittäjät ja kutsutut osallistujat saavat sähköpostikutsut, joissa on puhelinneuvottelukoodit. Ulkoiset esittäjät eivät voi liittyä puhelimitse.
Valitse Tapahtumien käyttö -kohdassa, onko tapahtumasi organisaatiosi, julkinen vai People ja ryhmien käytettävissä.
Käyttöoikeustyyppi Kuvaus Organisaatiosi Kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua kaupungintalolle, mukaan lukien vieraat. Julkinen Kuka tahansa, joka on kutsuttu tai jolla on linkki, voi liittyä. Ihmiset ja ryhmät Voit määrittää yksittäisiä henkilöitä tai ryhmiä osallistumaan kaupungintalolle. Voit määrittää enintään 500 yksittäistä henkilöä ja enintään 20 ryhmää, kuten Microsoft 365:n sähköpostia käyttävät käyttöoikeusryhmät, Microsoft 365 -ryhmät ja jakeluryhmät. Kaikkien määritettyjen ryhmien on oltava järjestäjän toimialueessa. Dynaamisia ja liitettyjä ryhmiä ei tueta. Valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt ja ryhmät, jotka haluat kutsua.
Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .
Valitse Kokousasetukset
, jos haluat muokata muita asetuksia.Huomautus
- Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.
- Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmät, joilla ei ole sähköpostia käytössä, eivät saa sähköpostikutsuja.
- Dynaamisia ryhmiä ei tueta.
Ajoita kunnantalon tapahtuma ja kutsu osallistujia valitsemalla Julkaise .
Lisää ulkoisia esittäjiä
Voit helposti lisätä jopa 20 esittäjää organisaation ulkopuolelta kaupungintalollesi. Ulkoiset esittäjät ovat esittäjiä, jotka ovat anonyymejä, organisaation ulkopuolisia tai eivät käytä Teamsia.
Kun lisäät ulkoisen esittäjän, hän saa yksilöllisen liittymislinkin, jonka avulla hän voi osallistua tapahtumaan odottamatta odotustilassa. Anonyymien esittäjien ei tarvitse kirjautua sisään Microsoft-tilillä; he voivat liittyä linkin avulla ja kirjoittaa nimensä ennen liittymistä.
Jos haluat lisätä ulkoisen esittäjän:
Valitse Teamsissa Calendar
.Valitse tuleva kaupungintalo.
Valitse Näytä tapahtuman
>Tapahtuman
.Valitse Tiedot-kohdassaLisää ulkoisia esittäjiä.
Kirjoita Ulkoisissa esittäjissä niiden ulkoisten esittäjien sähköpostiosoitteet, jotka haluat lisätä.
Valitse Tallenna ja lähetä kutsut
.
Huomautus
- Ulkoisten esittäjien ei pitäisi välittää linkkejään eteenpäin. He voivat liittyä käyttämällä samaa linkkiä jopa kolmessa laitteessa.
- Jos vieraan todennus ei onnistu tapahtumaan liittymisen yhteydessä, hänet sijoitetaan aulaan. Siellä tapahtuman järjestäjä tai esittäjä voi hyväksyä tai hylätä hänen pyyntönsä liittyä tapahtumaan.
Luo tai kopioi ulkoinen linkki uudelleen
Voit luoda uudelleen tai kopioida linkin, jolla ulkoiset esittäjät liittyvät:
Valitse Teamsissa Calendar
.Valitse tuleva kaupungintalo.
Valitse Näytä tapahtuman
>Tapahtuman .Valitse kunnantalon tiedoissa Ulkoiset esittäjät.
Valitse sen esittäjän vierestä, jolle haluat luoda uuden linkin, Näytä liittymislinkki.
Valitse Kopioi
, jos haluat kopioida linkin leikepöydälle, tai Lataa
uuden linkin luontia varten.
Kaupungintalon monistaminen
Monista olemassa oleva kaupungintalo, jotta kaikki sen tiedot ja asetukset otetaan käyttöön uudessa kaupungintalossa. Voit monistaa aiemmat ja tulevat kaupungintalot, jotka ovat Teams-kalenterissasi.
Kun monistat aiemmin luodun kaupungintalon, uudessa kaupungintalossa on sama:
- Otsikko
- Kuvaus
- Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat
- Tapahtuma-teema
- Rekisteröintiasetukset
- Mukautetut sähköpostit
- Näyttökuva kokousasetuksista
Jos haluat monistaa kaupungintalon, valitse se Teams-kalenterista ja valitse näytä>Monista
.
Huomautus
Jos monistat tapahtuman, jota ei ole muokattu tai liitetty viimeisen 60 päivän aikana, sen kokousasetuksia ei siirretä. Tapahtuman kaksoiskappaleessa on oletusarvoiset kokousasetukset.
Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen
Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä.
Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:
- Valitse Teamsissa Calendar.
- Valitse tuleva kaupungintalo.
- Valitse Näytä tapahtuman>Tapahtuman .
- Siirry kohtaan Tiedot>Kutsu osallistujat.
- Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, jotka haluat kutsua.
- Valitse Tallenna tallennus .
Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen nimettömästi.
Huomautus
Järjestä täysin vuorovaikutteisia tapahtumia jopa 3 000 osallistujalle tai vain tarkastelu -tapahtumia enintään 10 000 osallistujalle. Osallistujien kapasiteettipaketit ovat pakollisia, jotta voit isännöidä tapahtumia, joissa on täysi vuorovaikutteisuus enintään 100 000 osallistujalle. Jos osallistujia on vähintään 20 000, katso Teamsin tapahtumapalvelut , joissa on ohjeita ja ohjeita tapahtumien suunnitteluun ja tuotantoon.
Kaupungintalon upottaminen SharePointiin
Kun upotat kaupungintalon SharePoint-sivustoon, tapahtuman ja SharePoint-sivuston käyttäjät voivat osallistua tapahtumaan siellä.
Jos olet ottanut Q&A :n tai keskustelun käyttöön tapahtumassa, SharePointista osallistuvat henkilöt voivat edelleen osallistua niihin.
Kaupungintalon upottaminen SharePoint-sivustoon:
Valitse Teamsissa Calendar
.Valitse tuleva kaupungintalo.
Valitse Näytä tapahtuman
>Tapahtuman .- Jos olet ajoittamassa uutta kaupungintaloa, tallenna tapahtuman tiedot ennen jatkamista valitsemalla Tallenna .
- Jos olet ajoittamassa uutta kaupungintaloa, tallenna tapahtuman tiedot ennen jatkamista valitsemalla Tallenna
Valitse Tiedot-kohdassaJaa tapahtuma.
Valitse Video upota HTML -kohdassa Kopioi
.Kun olet kopioinut VIDEON HTML-upotuksen, lisää se SharePoint-sivulle Upota-verkko-osan avulla.
Julkaise kaupungintalo Teamsissa. Jos tapahtumasivustoa ei julkaista, kunnantalo ei näy SharePoint-sivustossa.
Kun aloitat tapahtuman, se alkaa automaattisesti suoratoistaa SharePoint-sivulla.
Kaupungintalon reaaliaikaiset reaktiot
Huomautus
- Tapahtumien reaaliaikaiset reaktiot ovat edistyksellinen ominaisuus, joka on käytettävissä tapahtumissa, joissa on jopa 3 000 osallistujaa. Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta suuremmissa tapahtumissa, organisaatiossasi on oltava osallistujakapasiteettipaketit, jotta esiintymiä voi olla enintään 100 000.
- Jos sinulla oli Teams Premium ennen 1.4.2026, voit käyttää tätä ominaisuutta 100 000 osallistujan tapahtumissa käyttöoikeutesi päättymiseen asti. Jos haluat lisätietoja Teamsin tapahtumien käyttöoikeuksista, ota yhteyttä IT-järjestelmänvalvojaan.
Tehosta sitoutumista ja saa reaaliaikaista palautetta kaupungintalon yleisöltä reaaliaikaisesti reaaliaikaisten reaktioiden avulla. Kun kunnantalo alkaa, osallistujat voivat valita useista reaaliaikaisia reaktioita kokouksen hallintatoiminnoissa. Kun he valitsevat sellaisen, se ilmestyy hetkellisesti kokousikkunan alakulmaan.
(Osallistujanäkymä)
Reaaliaikaiset reaktiot otetaan käyttöön automaattisesti, mutta ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä.
Voit ottaa kaupungintalon live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä ennen tapahtumaa seuraavasti:
- Valitse Teamsissa Calendar.
- Valitse tuleva kaupungintalo.
- Valitse Näytä tapahtuman>Tapahtuman .
- Valitse Tiedot-kohdassaKokousasetukset .
- Ota Käyttöön tai poista käytöstä Salli reaktiot -asetus
-kohdassa. - Valitse Käytä>Tallenna tallennus .
Live-reaktioiden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä tapahtuman aikana:
- Valitse kokousasetuksissa Lisää toimintoja
>Asetukset>Kokousasetukset
. - Ota Käyttöön tai poista käytöstä Salli reaktiot -asetus -kohdassa.
- Valitse Käytä.
Tämän asetuksen muutokset tulevat voimaan heti.
Huomautus
- Jos tallennat kaupungintaloa, suorat reaktiot eivät näy tallenteessa.
- Kaupungintaloissa osallistujat seuraavat noin 20-30 sekunnin viiveellä. Heidän reaktionsa saattavat vaikuttaa viivästynevän esittäjille ja järjestäjille.
Lisätietoja live-reaktioista Teamsissa on artikkelissa Ilmaise itseäsi Microsoft Teams -kokouksissa reaaliaikaisesti.
Kaupungintalon sähköpostit
Teamsin kaupungintalon sähköpostit ovat automaattisesti käytössä, kun ajoitat kaupungintalon. Kaupungintalolle kutsutut henkilöt saavat kahdenlaisia sähköpostiviestejä:
- Tapahtumakutsusähköpostiviestit: Näissä sähköposteissa kerrotaan, että heidät on kutsuttu kaupungintalolle. Ne sisältävät tärkeitä tapahtuman tietoja, kuten päivämäärän, alkamisajan ja kuvauksen. Ne lähetetään automaattisesti, kun tapahtuma julkaistaan.
- Tapahtumatallenne käytettävissä olevista sähköposteista: Kun olet ollut kaupungintalolla, nämä sähköpostiviestit antavat osallistujille ilmoituksen siitä, milloin tapahtuman tallenne on katseltavissa. Nämä sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti, kun tapahtuman tallenne julkaistaan.
Kaupungintalon sähköpostit luodaan Teams-mallista, joka täyttää tapahtuman tiedot automaattisesti. Voit muokata sähköpostiviestejä tai poistaa ne kokonaan käytöstä ennen tapahtuman julkaisemista.
Lisätietoja on artikkelissa Kaupungintalon sähköpostien hallinta Microsoft Teamsissa.
Julkaise avoin kokoontuminen
Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.
Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:
- Valitse Teamsissa Calendar.
- Valitse tuleva kaupungintalo.
- Valitse Näytä tapahtuman>Tapahtuman .
- Viimeistele tärkeät tiedot ja mukauta teemat.
- Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .
- Valitse Julkaise ja vahvista.
Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.
Vianmääritys
Mitä teen, jos kokoukseen liittymiseen liittyy ongelmia?
Varmista, että liityt kokoukseen sillä tilillä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin.
Minut kutsuttiin ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi.
Yksilöllinen linkki liittyä esittäjäksi toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiviestillä, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömästi linkin avulla.