Avoimen kokoontumisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Tässä artikkelissa

Luo avoin kokoontuminen

Lisää ulkoisia esittäjiä

Kaupungintalon monistaminen

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Avoimen kokoontumisen sähköpostikutsut

Julkaise avoin kokoontuminen

Luo avoin kokoontuminen

Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:

1. Avaa Teams-kalenterisi.

2. Valitse Uusi kokous + -kohdan vieressä oleva nuoli.

3. Valitse avattavasta valikosta Avoin kokoontuminen.
   
   

4. Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:

   1. Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.

      Huomautus: Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.

   2. Oletusarvoisesti järjestäjä on henkilö, joka loi avoimen kokoontumisen.

   3. Etsi tapahtumaryhmästä > yhteisjärjestäjiä tai esittäjiä, etsi ja valitse muita henkilöitä, jotka auttavat avoimen kokoontumisen hallinnassa.
      
      Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjän ominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärä, aika jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.

   4. Ota muutokset käyttöön ja kutsu muita järjestäjiä ja esittäjiä tapahtumaan valitsemalla Tallenna ja lähetä kutsut  .
      
      

5. Osallistujissa:
   
   

   1. Valitse, onko tapahtumasi käytettävissä organisaatiossasi (organisaatiosi jäsenet ja vieraat) vai julkisesti (kuka tahansa kutsuttu tai linkki tapahtumaan).

   2. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, joille haluat lähettää tapahtumakutsuja.

   3. Ota käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöidenliittyminen -asetus, jos haluat rajoittaa tapahtuman osallistumismahdollisen vain suoraan kutsutuille henkilöille.

6. Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .

7. Valitse Kokousasetukset, jos haluat muokata muita asetuksia.

   Huomautus: Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.

8. Valitse Julkaise , jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumistapahtuman ja kutsua osallistujia.

Kaupungintalon monistaminen

Monista olemassa oleva kaupungintalo, jotta kaikki sen tiedot ja asetukset otetaan käyttöön uudessa kaupungintalossa. Voit monistaa aiemmat ja tulevat kaupungintalot, jotka ovat Teams-kalenterissasi.

Kun monistat aiemmin luodun kaupungintalon, uudessa kaupungintalossa on sama:

• Otsikko

• Kuvaus

• Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat

• Tapahtuma-teema

• Rekisteröintiasetukset

• Mukautetut sähköpostit

• Kokousasetukset

Kaupungintalon monistaminen:

1. Napsauta Teams-kalenterissa hiiren kakkospainikkeella aiempaa tai tulevaa kaupungintaloa, jonka haluat monistaa.

2. Valitse Monista tapahtuma .

3. Määritä uuden tapahtuman päivämäärä ja kellonaika ja muokkaa tapahtuman tietoja, joita haluat muuttaa.

4. Valitse Tallenna.

Voit myös monistaa kaupungintalon kaksoisnapsauttamalla sitä Teams-kalenterissa ja valitsemalla tietosivulla Monista tapahtuma .

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä. 

Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:

1. Siirry Teams-kalenteriin.

2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

3. Siirry kohtaan Tiedot > Osallistujat.

4. Valitse, onko tapahtuma vain omalle organisaatiollesi vai julkinen.

   Huomautus: Jos valitset Organisaatiosi, organisaatiosi jäsenet voivat liittyä jakamislinkistä, vaikka heitä ei olisi kutsuttu. Ota käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -valinta, jos haluat rajoittaa osallistumisen vain kutsuttuihin osallistujiin.

5. Hae ja valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt, jotka haluat kutsua.

6. Valitse Tallenna.

Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen nimettömästi.

Avoimen kokoontumisen sähköpostikutsut

Kun julkaiset avoimen kokoontumisen, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsuja. Kutsut sisältävät tärkeitä tietoja, kuten tapahtuman nimen, päivämäärän ja kellonajan sekä kuvauksen. Ne kuvastavat myös tapahtuman mukautettua teemaa.

Jos haluat lisätä tietoja, muokkaa kutsuja ennen avoimen kokoontumisen julkaisemista. Jos haluat muokata avoimen kokoontumisen sähköpostikutsuja:

1. Siirry Teams-kalenteriin.

2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

3. Valitse Viestintä.

4. Valitse Avoimen kokoontumisen kutsurivillä Sähköpostin esikatselu.
   
   

5. Valitse Muokkaa sähköpostia.
   
   

6. Täytä annetun mallin tiedot.

7. Valitse Sähköpostin esikatselu, niin näet, miltä sähköpostiviesti näyttää kutsutuille.

   Huomautus: Sähköposti saattaa näyttää erilaiselta joillekin vastaanottajille sähköpostipalvelun ja laitteen mukaan.

8. Valitse Muokkaa sähköpostia, jos haluat jatkaa muokkaamista, Peruuta, jos haluat hylätä muokkaukset, tai Tallenna , jos haluat ottaa muutokset käyttöön.

Kun olet julkaissut avoimen kokoontumisen, Teams lähettää tämän sähköpostikutsun automaattisesti osallistujille.

Julkaise avoin kokoontuminen

Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.

Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:

1. Siirry Teams-kalenteriin.

2. Avaa aiemmin luotu avoin kokoontuminen tai luo uusi.

3. Viimeistele tärkeät tiedot ja mukauta teemat.

4. Ota muutokset käyttöön valitsemalla Tallenna .

5. Valitse Julkaise ja vahvista.
   
   

Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.

Vianmääritys

1. Mitä teen, jos kokoukseen liittymiseen liittyy ongelmia?

Varmista, että liityt kokoukseen sillä tilillä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin. 

2. Minut kutsuttiin ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi.

Yksilöllinen linkki liittyä esittäjäksi toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiviestillä, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömästi linkin avulla.

Seuraavat vaiheet

Mukauta avointa kokoontumista

Isännöi avoin kokoontuminen Microsoft Teamsissa