Avoimen kokoontumisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa

Artikkelin sisältö

Ajoita town hall -tapaaminen

Jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumisen:

1. Avaa Teams-kalenterisi.

2. Valitse avattavan valikon nuoli Kohdan Uusi kokous +vieressä.

3. Valitse Kaupungintalo.
   
   

4. Kirjoita Tiedot-kohtaan perustiedot, määritä esittäjät ja paljon muuta:

   1. Kirjoita tapahtuman otsikko, alkamis- ja päättymispäivä sekä kuvaus.

      Huomautus: Avoimen kokoontumisen enimmäiskesto on 30 tuntia.

   2. Oletusarvoisesti järjestäjä on henkilö, joka loi avoimen kokoontumisen.

   3. Jos olet Tapahtuma-ryhmässä > organisaatiosi järjestäjiä tai esittäjiä, etsi ja valitse muita henkilöitä, jotka auttavat kaupungintalon hallinnassa. Voit myös lisätä ulkoisia esittäjiä.

      Huomautus: Yhteisjärjestäjillä on useimmat järjestäjäominaisuudet, mutta he eivät voi muuttaa tietoja (päivämäärää, kellonaikaa jne.). Esittäjät voivat puhua ja jakaa sisältöä tapahtuman aikana.

   4. Valitse Tallenna ja lähetä kutsuja , jos haluat ottaa muutokset käyttöön ja kutsua tapahtumaan järjestäjiä ja esittäjiä.

      • Järjestäjät, yhteisjärjestäjät, esittäjät ja kutsutut osallistujat saavat sähköpostikutsut, joissa on puhelinneuvottelukoodit. Ulkoiset esittäjät eivät voi liittyä puhelimitse.

5. Valitse Tapahtumien käyttö -kohdassa, onko tapahtumasi organisaatiosi, julkinen vai Ihmiset ja ryhmien käytettävissä.

   Käyttöoikeustyyppi	Kuvaus
   Organisaatiosi	Kuka tahansa organisaatiossasi voi osallistua kaupungintalolle, mukaan lukien vieraat.
   Julkinen	Kuka tahansa, joka on kutsuttu tai jolla on linkki, voi liittyä.
   Ihmiset ja ryhmät	Voit määrittää yksittäisiä henkilöitä tai ryhmiä osallistumaan kaupungintalolle. Voit määrittää enintään 500 yksittäistä henkilöä ja enintään 20 ryhmää, kuten Microsoft 365:n sähköpostia käyttävät käyttöoikeusryhmät, Microsoft 365 -ryhmät ja jakeluryhmät. Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

6. Valitse Kutsu osallistujia -kohdassa henkilöt ja ryhmät, jotka haluat kutsua.

7. Ota muutokset käyttöön ja jatka tapahtuman mukauttamista valitsemalla Tallenna .

8. Jos haluat muokata muita asetuksia, valitseKokousasetukset .

   Huomautukset: 

   • Jotkin kokousasetukset voidaan lukita IT-järjestelmänvalvojan määrittämien käytäntöjen mukaan.

   • Microsoft 365 -käyttöoikeusryhmät, joilla ei ole sähköpostia käytössä, eivät saa sähköpostikutsuja.

   • Dynaamisia ryhmiä ei tueta.

9. Valitse Julkaise , jos haluat ajoittaa avoimen kokoontumistapahtuman ja kutsua osallistujia.

Kaupungintalon monistaminen

Monista olemassa oleva kaupungintalo, jotta kaikki sen tiedot ja asetukset otetaan käyttöön uudessa kaupungintalossa. Voit monistaa aiemmat ja tulevat kaupungintalot, jotka ovat Teams-kalenterissasi.

Kun monistat aiemmin luodun kaupungintalon, uudessa kaupungintalossa on sama:

• Otsikko

• Kuvaus

• Esittäjät, yhteisjärjestäjät ja osallistujat

• Tapahtuma-teema

• Rekisteröintiasetukset

• Mukautetut sähköpostit

• Näyttökuva kokousasetuksista

Jos haluat monistaa kaupungintalon, kaksoisnapsauta sitä Teams-kalenterissa ja valitse tietosivulla Monista tapahtuma .

Osallistujien kutsuminen avoimeen kokoontumiseen

Kun olet kutsunut osallistujat, he näkevät avoimen kokoontumisen kutsun kalenterissaan. Jos olet ottanut käyttöön Salli vain kutsuttujen henkilöiden liittyä -asetuksen, sinun on julkaistava tapahtuma, jotta osallistujat voivat liittyä. 

Osallistujien kutsuminen verkkoseminaariin:

Kun tapahtuma julkaistaan, osallistujat saavat kutsut automaattisesti sähköpostitse. Kutsutut, joilla ei ole Microsoft-tiliä, voivat liittyä kokoukseen nimettömästi.

Kaupungintalon upottaminen SharePointiin

Kun upotat kaupungintalon SharePoint-sivustoon, tapahtuman ja SharePoint-sivuston käyttäjät voivat osallistua tapahtumaan siellä.  

Jos olet ottanut Q&A :n tai keskustelun käyttöön tapahtumassa, SharePointista osallistuvat henkilöt voivat edelleen osallistua niihin.  

Kaupungintalon upottaminen SharePoint-sivustoon: 

Kun aloitat tapahtuman, se alkaa automaattisesti suoratoistaa SharePoint-sivulla. 

Kaupungintalon reaaliaikaiset reaktiot

Tehosta sitoutumista ja saa reaaliaikaista palautetta kaupungintalon yleisöltä reaaliaikaisesti reaaliaikaisten reaktioiden avulla. Kun kunnantalo alkaa, osallistujat voivat valita useista reaaliaikaisia reaktioita kokouksen hallintatoiminnoissa. Kun he valitsevat sellaisen, se ilmestyy hetkellisesti kokousikkunan alakulmaan. 

(Osallistujanäkymä)

Reaaliaikaisia reaktioita on saatavilla Teams Premium järjestettyihin kaupungintaloihin. Ne otetaan käyttöön automaattisesti, mutta ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä. 

Voit ottaa kaupungintalon live-reaktiot käyttöön tai poistaa ne käytöstä ennen tapahtumaa seuraavasti:

Live-reaktioiden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä tapahtuman aikana:

1. Valitse kokouksen asetuksissa Lisää toimintoja > Asetukset > Kokousasetukset .

2. Ota Osallistumis- Salli reaktiot -asetus käyttöön tai poista se käytöstä.

Tämän asetuksen muutokset tulevat voimaan heti. 

Lisätietoja live-reaktioista Teamsissa on artikkelissa Ilmaise itseäsi Microsoft Teams -kokouksissa reaaliaikaisesti. 

Kaupungintalon sähköpostit

Teamsin kaupungintalon sähköpostit ovat automaattisesti käytössä, kun ajoitat kaupungintalon. Kaupungintalolle kutsutut henkilöt saavat kahdenlaisia sähköpostiviestejä:

• Tapahtumakutsusähköpostiviestit: Näissä sähköposteissa kerrotaan, että heidät on kutsuttu kaupungintalolle. Ne sisältävät tärkeitä tapahtuman tietoja, kuten päivämäärän, alkamisajan ja kuvauksen. Ne lähetetään automaattisesti, kun tapahtuma julkaistaan.

• Tapahtumatallenne käytettävissä olevista sähköposteista: Kun olet ollut kaupungintalolla, nämä sähköpostiviestit antavat osallistujille ilmoituksen siitä, milloin tapahtuman tallenne on katseltavissa. Nämä sähköpostiviestit lähetetään automaattisesti, kun tapahtuman tallenne julkaistaan.

Kaupungintalon sähköpostit luodaan Teams-mallista, joka täyttää tapahtuman tiedot automaattisesti. Voit muokata sähköpostiviestejä tai poistaa ne kokonaan käytöstä ennen tapahtuman julkaisemista. 

Lisätietoja on artikkelissa Kaupungintalon sähköpostien hallinta Microsoft Teamsissa.

Julkaise avoin kokoontuminen

Kun olet viimeistellyt avoimen kokoontumisen tiedot ja sähköpostikutsumallin, julkaise avoin kokoontuminen, jotta voit kutsua osallistujia automaattisesti.

Jos haluat julkaista avoimen kokoontumisen:

Kun avoin kokoontuminen on julkaistu, osallistujat saavat automaattisesti sähköpostikutsun ja päivityksiä tapahtuman muutoksista.

Vianmääritys

Mitä teen, jos kokoukseen liittymiseen liittyy ongelmia?

Varmista, että liityt kokoukseen sillä tilillä, jolla sait kokouskutsun tai liittymislinkin. 

Minut kutsuttiin ulkoiseksi esittäjäksi, mutta liittymislinkkini ei toimi.

Yksilöllinen linkki liittyä esittäjäksi toimii vain, jos olet kirjautunut Teamsiin samalla sähköpostiviestillä, jolla sait liittymislinkin. Et voi kirjautua sisään toisella tilillä ja käyttää linkkiä, etkä voi liittyä nimettömästi linkin avulla.

Seuraavat vaiheet

Mukauta avointa kokoontumista

Isännöi avoin kokoontuminen Microsoft Teamsissa