Vihjeitä suurten kokousten ja tapahtumien tuottamiseen Microsoft Teamsissa

Upeita virtuaalisia kokouksia ja tapahtumia ei tapahdu vain – ne vaativat etukäteen suunnittelua ja valmistelua parhaan mahdollisen käyttökokemuksen takaamiseksi. Laitteiston tarkistamisesta siirtymien harjoitteluun pieni valmistelu voi estää teknisiä ongelmia ja pitää tapahtuman sujuvana.

Seuraavassa on joitakin parhaita vinkkejä laadukkaiden kokousten, kaupungintalojen ja verkkoseminaarien suunnitteluun ja tuottamiseen Microsoft Teamsissa.

Aloittaminen

Lataa Microsoft Teamsin työpöytäversio, niin saat luotettavimmat kokous- ja tapahtumakokemukset. Nauti täydestä ominaisuuksien käyttöoikeudesta ja erinomaisesta suorituskyvystä. Päivitä Teamsin uusimmat suojausominaisuudet ja virheenkorjaukset.

Tapahtuman tuotannon suunnitteleminen

Ennen tapahtuman alkua voit luoda rooleja ja vastuita, harjoitella esityksiä ja määrittää tarvittavat viestintätoiminnot tapahtuman aikana. Voit määrittää asetukset sujuvasti noudattamalla alla olevia käytäntöjä.

Tapahtumaryhmässä on aina useampi kuin yksi henkilö. Roolien ja vastuiden määrittäminen – keskustele siitä, kuka vastaa toiminnan jokaisesta vaiheesta, tuottajista ja esittäjistä Q&A -valvojiin
Suunnittele tapahtumaryhmän viestintä. Reaaliaikainen viestintä on tärkeää suurissa kokouksissa ja tapahtumissa. Tapahtumaryhmäkeskustelu (järjestäjän, tuottajien ja esittäjien käytettävissä) on erinomainen tapa pitää yhteyttä.
Harjoittele. Suorita tapahtuma läpi tarkistaaksesi esitykset, harjoitellaksesi siirtymiä ja testataksesi ääni-ja videoasetuksia. Katso osallistujakokemus livenä, jotta voit varmistaa erinomaisen käyttökokemuksen yleisöllesi.

Vihjeitä: Yhdistelmätapahtumille:

Tee sivustokysely etukäteen. Vahvista huoneen AV-infrastruktuuri, Teams-integrointi ja fyysinen asettelu.
Testaa ja varmista, että kaikki huoneessa olevat laitteet toimivat (MTR-konsoli, mikrofonit, kamerat, kaiuttimet, näytöt, ohjauspaneelit).
Dokumentoi huoneen signaalinkulku (ääni, video, verkko) ja tunnista mahdolliset rajoitukset tai omituispiirteet.
Päivitä laiteohjelmisto ja ohjelmisto kaikissa Teams-sertifioiduissa laitteissa ja varmista yhteensopivuus Teamsin uusimman version kanssa.
Varmista, että langallinen Ethernet-yhteys on käytettävissä kaikissa tuotannossa käytettävissä laitteissa (Teams-tietokone, vMix-laite jne.).

Ääni-, video- ja jaetun sisällön määrittäminen

Laadukkaiden ääni- ja videolaitteiden käyttäminen on tärkeää suurissa kokouksissa ja tapahtumissa. Määritä korkealaatuiset mikrofonit ja verkkokamerat tai järjestä kokous Teams-huoneesta yhdistelmäkokemuksia varten. Näiden vihjeiden avulla voit viestiä selkeästi yleisön ja esittäjien kanssa tapahtuman aikana.

Ääni

Älä unohda äänenlaatua, se on tärkeä osa hienoa tapahtumaa. Jotkut käyttäjät saattavat vain kuunnella selaimen taustalla.
Käytä korkealaatuisia mikrofoneja. Puettavat mikrofonit sopivat erinomaisesti vähemmän kokeneille esittäjille; käsimikrofonit vaativat harjoittelua ja tekniikkaa melun käsittelyn välttämiseksi.
Jos esittäjä käyttää tietokonetta tai muuta laitetta, käytä Teams-sertifioituja kuulokemikrofoneja.
Jos kyseessä on kokoustilaesitys, testaa huoneen äänet etukäteen estääksesi melun tai palautteen lähettämisen verkossa.
Lisää tapahtumaan ääntä millä tahansa äänitallennuslaitteella, joka on yhteensopiva tasapainotetun äänen (XLR-liittimet) tai kuuloketyylisten 1/8"-pistokkeiden kanssa ja jonka avulla voit liittää tietokoneen, jossa on Teams USB:n kautta.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää huippuluokan AV-järjestelmää ja liittää kyseisen järjestelmän HDMI- tai SDI-tulosteen Teamsiin käyttämällä perusvideoiden sieppauslaitetta, kuten HDMI-USB-ruutua.

Vihjeitä: Yhdistelmätapahtumille:

Testaa huoneen ja verkon ääniasetukset erikseen ennen reaaliaikaista käyttöä.
Käytä itsenäisiä mikrofoneja henkilökohtaista ja virtuaalista käyttäjäryhmää varten, mutta varmista, että vain yksi hallitseva äänilähde on yhdistetty kokousympäristöön.
Jos useat henkilöt käyttävät huoneessa olevia laitteita, pyydä heitä irrottamaan tietokoneen ääni kaiun tai palautteen estämiseksi.
Tuo ylimääräisiä mikrofoneja (esimerkiksi kämmenmikrofoneja, laavalevyjä) panelisteille tai verkkovierailuille Q&A.

Video

Valaise aihe hyvin – useimmille kameroille ei voi olla liikaa valoa. Valaistus voi olla ero sen välillä, että tuotanto nähdään ammattimaisena tai amatöörinä.
Käytä kolmea valoa aiheen valaisemiseen: avainvalo, valon täyttäminen ja taustavalo hyvän syvyyden takaamiseksi.
HDMI-sieppauslaitteilla voidaan myös suoratoistaa tietokoneen (PC tai Mac) lähtö Teamsiin – sopii erinomaisesti korkealaatuisten videoiden, ohjelmistoesittelyjen tai liikegrafiikan näyttämiseen ikään kuin ne olisivat kameran syötettä.
Älä yhdistä HDMI-syötettä suoraan Teams-kokoukseen, sillä Teams ei tue HDMI-lähteitä. Sen sijaan tuo HDMI-video tietokoneeseen HDMI-sieppauslaitteella, jossa se voi näkyä virtuaalikamerana Teamsissa. Tämän määrityksen avulla voit esimerkiksi yhdistää prosumer-kameran erinomaiseen optiikkaan ja zoomata HDMI:n kautta, mikä parantaa kokouksen videon laatua.

Sisällön jakaminen näytöstä

Näytön jakaminen tapahtuman aikana on erinomainen tapa esitellä tuotteita ja työnkulkuja tai opastaa yleisöä tärkeissä resursseissa.

Näiden vihjeiden avulla voit esittää sisältöä tehokkaasti samalla, kun tuotat tapahtumaasi.

Jos olet ainoa tapahtuman tuottaja, suosittelemme käyttämään kahta näyttöä. Näin voit jakaa sisältöä toisesta näytöstä ja tuottaa tapahtuman ensimmäisestä näytöstä.

Jaa ääntä laitteestasi, kun esität mediasisältöä.

Lisätietoja suurten kokousten esittämisestä on ohjeaiheessa Vihjeitä suurten kokousten ja tapahtumien esittämiseen Microsoft Teamsissa.

Tuotantovirta ja tapahtumapäivä

Tapahtuman päivänä on suositeltavaa, että tapahtumaryhmä liittyy tapahtumaan vähintään 15 minuuttia ennen tapahtuman alkamista.
Käytä vihreää tilaa valmistautumiseen muiden järjestäjien ja esittäjien kanssa ennen tapahtuman alkua. Tarkista kaikki mikrofonit, kamerat ja syötteet.
Jätä kaikki ääni mykistetyksi, kunnes olet valmis aloittamaan live-esityksen tapahtuman alussa.
Määritä henkilö seuraamaan sekä huoneessa että virtuaalisyötteitä ongelmien varalta.

Teknisten ongelmien suunnittelu

Teknisiä ongelmia voi tapahtua myös parhaalla mahdollisella valmistelulla. Vankka varmuuskopiointisuunnitelma varmistaa, että tapahtuma toimii sujuvasti, jos jokin menee vikaan.

Sinulla on aina toinen tuottaja, joka voi ottaa ohjat, jos ensisijainen tuottaja jättäytyy pois tai kohtaa teknisiä ongelmia.
Pidä ylimääräinen kannettava tietokone, jossa on kaikki diat ja media esilatattuna ja testattuna. Lisämikrofonit, verkkokamerat ja kaapelit ovat valmiina laitteistovian varalta.
Käytä toissijaista Internet-yhteyttä, kuten mobiilitukiasemaa, jos pääyhteys katkeaa. Testaa varmuuskopioyhteys ennen tapahtuman alkamista.
Tallenna tärkeät esitykset etukäteen, jotta voit nopeasti siirtyä tallennettuun videoon, jos esittäjä menettää yhteyden.
Microsoft Teams lähettää liittymislinkin, kun tapahtuma luodaan. Sen sijaan, että jakaisit suoran kalenterilinkin, luo mukautettu URL-osoite, kuten Bit.ly jaettavaksi osallistujien kanssa.
- Jos tekninen ongelma tai tuottajavirhe edellyttää uuden lähetyksen luomista, päivitä mukautettu URL-osoite nopeasti osoittamaan uuteen tapahtumaan tarvitsematta ottaa yhteyttä osallistujiin.

Tarvitsetko lisää apua?

Microsoft Teams -tapahtumapalvelut voivat tarjota enemmän tukea suurten kokousten ja tapahtumien suunnitteluun tai järjestämiseen. Lisätietoja on ohjeaiheessa Microsoftin käyttöönotto.