Wspaniałe wirtualne spotkania i wydarzenia nie odbywają się ot tak, ale wymagają wcześniejszego zaplanowania i przygotowania, aby zapewnić jak najlepsze środowisko. Od sprawdzania sprzętu po ćwiczenie przejść, odrobina przygotowań może zapobiec problemom technicznym i zapewnić płynny przebieg wydarzenia.
Oto niektóre z naszych najlepszych porad dotyczących planowania i produkcji wysokiej jakości spotkań, zebrań i seminariów internetowych w usłudze Microsoft Teams.
Wprowadzenie
Pobierz aplikację Microsoft Teams dla komputerów stacjonarnych, aby uzyskać najbardziej niezawodne środowisko spotkań i wydarzeń. Ciesz się pełnym dostępem do funkcji i doskonałą wydajnością. Zaktualizuj aplikację Teams, aby uzyskać najnowsze funkcje zabezpieczeń i poprawki błędów.
Planowanie produkcji wydarzeń
Przed rozpoczęciem wydarzenia ustal role i obowiązki, przećwicz prezentacje i zorganizuj niezbędną komunikację, która będzie używana podczas wydarzenia. Aby zapewnić bezproblemową konfigurację, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami.
- Zawsze miej więcej niż jedną osobę w grupie zdarzeń. Przypisz role i obowiązki — przedyskutuj, kto jest odpowiedzialny za każdy etap operacji — od producentów i prezenterów po moderatorów pytań&odpowiedzi
- Zaplanuj komunikację grupy wydarzenia. Komunikacja w czasie rzeczywistym ma kluczowe znaczenie w przypadku dużych spotkań i wydarzeń. Czat grupowy wydarzenia (dostępny dla organizatora, producentów i osób prowadzących) to świetny sposób na pozostawanie w kontakcie.
- Praktyka. Przejdź przez wydarzenie, aby sprawdzić prezentacje, przećwiczyć przejścia oraz przetestować ustawienia audio i wideo . Obejrzyj na żywo doświadczenie uczestników , aby zapewnić odbiorcom wspaniałe wrażenia.
Porada
W przypadku wydarzeń hybrydowych:
- Przeprowadź wcześniej ankietę na miejscu. Sprawdź infrastrukturę audio/wideo pokoju, integrację z aplikacją Teams i układ fizyczny.
- Przetestuj i sprawdź, czy wszystkie urządzenia w pokoju działają (konsola MTR, mikrofony, kamery, głośniki, wyświetlacze, panele sterowania).
- Udokumentuj przepływ sygnału w pomieszczeniu (audio, wideo, sieć) i zidentyfikuj wszelkie ograniczenia lub dziwactwa.
- Zaktualizuj oprogramowanie sprzętowe i oprogramowanie sprzętowe na sprzęcie certyfikowanym przez aplikację Teams i zapewnij zgodność z najnowszą wersją aplikacji Teams.
- Upewnij się, że jest dostępne przewodowe połączenie Ethernet dla wszystkich urządzeń używanych w środowisku produkcyjnym (komputer Teams, maszyna vMix itp.).
Konfigurowanie audio, wideo i zawartości udostępnionej
Korzystanie z wysokiej jakości sprzętu audio i wideo jest kluczowe podczas dużych spotkań i wydarzeń. Skonfiguruj wysokiej jakości mikrofony i kamery internetowe lub spotkaj się w pokoju aplikacji Teams, aby uzyskać środowiska hybrydowe. Te porady ułatwią Ci przejrzystą komunikację z odbiorcami i osobami prowadzącymi podczas wydarzenia.
Dźwięk
- Nie zapominaj o jakości dźwięku — to najważniejsza część wspaniałego wydarzenia. Niektórzy ludzie mogą po prostu słuchać z przeglądarką w tle.
- Używaj mikrofonów wysokiej jakości. Mikrofony noszone są idealne dla mniej doświadczonych prezenterów. Mikrofony ręczne wymagają praktyki i techniki, aby uniknąć radzenia sobie z hałasem.
- W przypadku osób prowadzących korzystających z komputera lub innego urządzenia należy używać zestawu słuchawkowego certyfikowanego dla aplikacji Teams.
- W przypadku prezentacji w sali przetestuj dźwięk w pokoju z wyprzedzeniem, aby zapobiec przesyłaniu szumów lub opinii online.
- Dodaj dźwięk do wydarzenia za pomocą dowolnego urządzenia przechwytującego dźwięk, które jest zgodne ze zrównoważonym dźwiękiem (złącza XLR) lub wtyczek słuchawkowych 1/8" i które możesz podłączyć do komputera z uruchomioną aplikacją Teams przez USB.
- Możesz też użyć zaawansowanego systemu AV i podłączyć wyjście HDMI lub SDI tego systemu do aplikacji Teams przy użyciu podstawowego urządzenia przechwytującego wideo, takiego jak skrzynka HDMI-USB.
Porada
W przypadku wydarzeń hybrydowych:
- Przed rozpoczęciem transmisji na żywo przetestuj osobno konfiguracje audio w pomieszczeniach i w trybie online.
- Użyj niezależnych mikrofonów dla publiczności osobistej i wirtualnej, ale upewnij się, że tylko jedno dominujące źródło dźwięku jest podłączone do platformy spotkania.
- Jeśli w pomieszczeniu znajduje się kilka osób korzystających z urządzeń, poproś je, aby odłączyły dźwięk swoich komputerów, aby zapobiec tworzeniu się echa lub opinii.
- Zabierz ze sobą dodatkowe mikrofony (np. ręczne, krawatowe) dla panelistów lub wędrujących pytań&odpowiedzi.
Klip wideo
- Dobrze oświetl obiekt — w większości aparatów nie może być za dużo światła. Oświetlenie może zadecydować o tym, czy produkcja jest postrzegana jako profesjonalna, czy amatorska.
- Użyj trzech świateł, aby oświetlić obiekt: światło kluczowe, światło wypełniające i światło tylne, aby zapewnić dobrą głębię.
- Urządzenia przechwytujące HDMI mogą być również używane do strumieniowego przesyłania danych wyjściowych z komputera (PC lub Mac) do aplikacji Teams — idealne do wyświetlania wysokiej jakości klipów wideo, pokazów oprogramowania lub ruchomych grafik, tak jakby były one źródłem obrazu z kamery.
- Nie podłączaj wejścia HDMI bezpośrednio do spotkania w aplikacji Teams, ponieważ aplikacja Teams nie obsługuje natywnie źródeł HDMI. Zamiast tego użyj urządzenia przechwytującego HDMI, aby przenieść wideo HDMI do komputera, gdzie może pojawić się jako wirtualna kamera w aplikacji Teams. Na przykład ta konfiguracja umożliwia podłączenie kamery prosumenckiej z doskonałą optyką i zoomem przez HDMI, poprawiając jakość wideo ze spotkania.
Udostępnianie zawartości z ekranu
Udostępnianie ekranu podczas wydarzenia to świetny sposób na zaprezentowanie produktów i przepływów pracy lub zaprezentowanie odbiorcom ważnych zasobów.
Te porady pomogą Ci efektywnie prezentować zawartość podczas produkcji wydarzenia.
Jeśli jesteś jedynym producentem wydarzenia, zalecamy używanie dwóch monitorów. Umożliwia to udostępnianie zawartości z drugiego monitora podczas tworzenia zdarzenia z pierwszego monitora.
Udostępnianie dźwięku z urządzenia podczas prezentowania multimediów.
Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących prezentowania na dużych spotkaniach, zobacz Porady dotyczące prezentowania na dużych spotkaniach i wydarzeniach w aplikacji Microsoft Teams.
Przepływ produkcji i dzień wydarzenia
- Zalecamy, aby grupa wydarzenia dołączyła w dniu wydarzenia co najmniej 15 minut przed jego rozpoczęciem.
- Użyj holu , aby przygotować się z innymi organizatorami i osobami prowadzącymi przed rozpoczęciem wydarzenia. Sprawdź wszystkie mikrofony, kamery i transmisje.
- Pozostaw wyciszony dźwięk do momentu rozpoczęcia prezentacji na żywo na początku wydarzenia.
- Przypisz osobę do obserwowania problemów zarówno w pokoju, jak i w kanałach wirtualnych.
Planowanie na wypadek problemów technicznych
Problemy techniczne mogą się zdarzyć, nawet przy najlepszym przygotowaniu. Solidny plan awaryjny zapewnia płynny przebieg wydarzenia, jeśli coś pójdzie nie tak.
Zawsze miej drugiego producenta, który może przejąć jego obowiązki, jeśli główny producent zrezygnuje lub napotka problemy techniczne.
Zachowaj zapasowy laptop ze wszystkimi slajdami i multimediami wstępnie załadowanymi i przetestowanymi. Przygotuj dodatkowe mikrofony, kamery internetowe i kable na wypadek awarii sprzętu.
Jeśli główne połączenie nie działa, użyj pomocniczego połączenia internetowego, takiego jak hotspot mobilny. Przetestuj połączenie zapasowe przed rozpoczęciem zdarzenia.
Wstępnie nagraj kluczowe prezentacje, aby móc szybko przełączyć się na nagranie wideo, gdy osoba prowadząca utraci łączność.
Aplikacja Microsoft Teams wyśle link do dołączania po utworzeniu zdarzenia. Zamiast udostępniać bezpośredni link do kalendarza, utwórz niestandardowy adres URL, taki jak Bit.ly, aby udostępnić go uczestnikom.
- Jeśli problem techniczny lub błąd producenta wymaga utworzenia nowej emisji, szybko zaktualizuj niestandardowy adres URL, aby wskazywał nowe wydarzenie bez konieczności ponownego kontaktowania się z uczestnikami.
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Usługi Microsoft Teams Event Services mogą zapewnić dodatkowe wsparcie podczas planowania lub prowadzenia dużych spotkań i wydarzeń. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Microsoft Adoption.
Tematy pokrewne
Najlepsze rozwiązania dotyczące dużych spotkań i wydarzeń w usłudze Microsoft Teams
Wprowadzenie do seminariów internetowych w aplikacji Microsoft Teams