Skvělé virtuální schůzky a události se nekonají jen tak – vyžadují plánování a přípravu předem, abyste zajistili nejlepší možný zážitek. Od kontroly vybavení až po nácvik přechodů, trocha přípravy může zabránit technickým problémům a udržet hladký průběh vaší akce.
Tady je několik našich nejlepších tipů pro plánování a vytváření vysoce kvalitních schůzek, setkání se zaměstnanci a webinářů v Microsoft Teams.
Začínáme
Stáhněte si Microsoft Teams pro stolní počítače, abyste mohli využívat nejspolehlivější prostředí schůzek a událostí. Užijte si plný přístup k funkcím a vynikající výkon. Aktualizujte Teams, abyste měli k dispozici nejnovější funkce zabezpečení a opravy chyb.
Plánování produkce událostí
Před začátkem události si stanovte role a odpovědnosti, nacvičte si prezentace a nastavte nezbytnou komunikaci, kterou budete během události používat. Pro hladké nastavení postupujte podle níže uvedených postupů.
- Ve skupině události musí být vždycky víc lidí. Přiřaďte role a odpovědnosti – promluvte si o tom, kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky operace, od producentů a prezentujících až po moderátory otázek&odpovědí
- Naplánujte komunikaci vaší skupiny událostí. Komunikace v reálném čase je pro velké schůzky a události klíčová. Skupinový chat události (dostupný pro organizátora, producenty a prezentující) je skvělý způsob, jak zůstat v kontaktu.
- Praxe. Projděte si událost a zkontrolujte prezentace, procvičte přechody a otestujte nastavení zvuku a videa . Sledujte zážitek účastníků živě , abyste zajistili skvělý zážitek pro své publikum.
Tip:
Pro hybridní události:
- Předem si udělejte průzkum místa. Ověřte AV infrastrukturu místnosti, integraci Teams a fyzické rozložení.
- Otestujte a ověřte, zda funguje veškeré vybavení v místnosti (konzole MTR, mikrofony, kamery, reproduktory, displeje, ovládací panely).
- Zdokumentujte tok signálu v místnosti (zvuk, video, síť) a identifikujte případná omezení nebo zvláštnosti.
- Aktualizujte firmware a software na všech hardwarech certifikovaných pro Teams a zajistěte kompatibilitu s nejnovější verzí Teams.
- Ujistěte se, že je pro všechna zařízení používaná v produkčním prostředí (počítač Teams, počítač vMix atd.) k dispozici kabelové ethernetové připojení.
Nastavení zvuku, videa a sdíleného obsahu
Používání vysoce kvalitního audio a video zařízení je při velkých schůzkách a akcích zásadní. Nastavte si vysoce kvalitní mikrofony a webové kamery nebo se setkejte z místnosti Teams pro hybridní prostředí. Tyto tipy vám pomůžou během události jasně komunikovat s publikem a prezentujícími.
Zvuk
- Nepřehlédněte kvalitu zvuku, je to nejdůležitější součást skvělé události. Někteří lidé můžou jen poslouchat s prohlížečem na pozadí.
- Používejte kvalitní mikrofony. Nositelné mikrofony jsou ideální pro méně zkušené přednášející; Ruční mikrofony vyžadují cvik a techniku, aby se zabránilo manipulaci s hlukem.
- Pro prezentující, kteří používají počítač nebo jiné zařízení, použijte náhlavní soupravu certifikovanou pro Teams.
- U prezentací v místnosti si zvuk místnosti předem otestujte, abyste zabránili přenosu šumu nebo zpětné vazby online.
- Přidejte k události zvuk pomocí jakéhokoli zařízení pro zachycování zvuku, které je kompatibilní s vyváženým zvukem (konektory XLR) nebo 1/8" konektory typu sluchátek a umožní vám připojit se přes USB k počítači, na kterém běží Teams.
- Případně můžete použít špičkový AV systém a připojit výstup HDMI nebo SDI tohoto systému do Teams pomocí základního zařízení pro snímání videa, jako je HDMI-USB box.
Tip:
Pro hybridní události:
- Před spuštěním otestujte samostatné nastavení zvuku v místnosti a online nastavení zvuku.
- Pro osobní i virtuální publikum používejte nezávislé mikrofony, ale ujistěte se, že je k platformě schůzky připojený jenom jeden dominantní zdroj zvuku.
- Pokud zařízení v místnosti používá připojení více lidí, požádejte je, aby odpojili zvuk svého počítače, aby se zabránilo ozvěně nebo zpětné vazbě.
- Vezměte si s sebou další mikrofony (např. kapesní počítače, klopové mikrofony) pro panelisty nebo potulné Q&A.
Video
- Objekt dobře nasviťte, protože pro většinu fotoaparátů nemůže být dostatečně mnoho světla. Osvětlení může být rozdílem mezi tím, zda je produkce vnímána jako profesionální nebo amatérská.
- K osvětlení objektu použijte tři světla: klíčové světlo, doplňkové světlo a podsvícení pro zajištění dobré hloubky.
- Zařízení pro snímání HDMI lze také použít ke streamování výstupu z počítače (PC nebo Mac) do aplikace Teams, což je ideální pro zobrazení vysoce kvalitních videí, ukázek softwaru nebo pohyblivé grafiky, jako by šlo o přenos z kamery.
- Nepřipojujte vstup HDMI přímo do schůzky v Teams, protože Teams nativně nepodporuje zdroje HDMI. Místo toho použijte zachycovací zařízení HDMI a přiveďte video HDMI do počítače, kde se může v Teams zobrazit jako virtuální kamera. Toto nastavení vám například umožňuje připojit profesionální kameru se špičkovou optikou a zoomovat přes HDMI, což zvyšuje kvalitu videa vaší schůzky.
Sdílení obsahu z obrazovky
Sdílení obrazovky během události je skvělý způsob, jak předvést produkty a pracovní postupy nebo provést posluchače důležitými materiály.
Tyto tipy vám pomůžou efektivně prezentovat obsah při produkci vaší události.
Pokud jste jediným producentem události, doporučujeme použít dva monitory. To vám umožní sdílet obsah z druhého monitoru a zároveň produkovat událost z prvního monitoru.
Při prezentování médií sdílejte zvuk ze svého zařízení.
Další pokyny k prezentování na velkých schůzkách najdete v tématu Tipy pro prezentování na velkých schůzkách a událostech v Microsoft Teams.
Výrobní tok a den akce
- V den události doporučujeme, aby se skupina události připojila alespoň 15 minut před začátkem události.
- V zelené místnosti se před začátkem události připravte spolu s ostatními organizátory a prezentujícími. Zkontrolujte všechny mikrofony, kamery a kanály.
- Nechte veškerý zvuk ztlumený, dokud nebudete připraveni začít na začátku události prezentovat živě.
- Přiřaďte někoho, kdo bude sledovat informační kanály v místnostech i virtuální informační kanály o problémech.
Plán pro případ technických problémů
Technické problémy mohou nastat i při nejlepší přípravě. Solidní plán zálohování zajistí, že vaše akce bude probíhat hladce, pokud se něco pokazí.
Vždy mějte druhého producenta, který to může převzít, pokud primární producent vypadne nebo se setká s technickými problémy.
Mějte náhradní přenosný počítač s předinstalovanými a otestovanými snímky a médii. Připravte si další mikrofony, webové kamery a kabely pro případ selhání hardwaru.
Pokud dojde k výpadku hlavního připojení, použijte sekundární připojení k internetu, například mobilní hotspot. Před začátkem události otestujte záložní připojení.
Předem si nahrajte důležité prezentace, abyste mohli rychle přepnout na nahrané video, pokud prezentující ztratí připojení.
Microsoft Teams odešle odkaz pro připojení k události, jakmile se událost vytvoří. Místo přímého sdílení odkazu na kalendář vytvořte vlastní adresu URL, například adresu Bit.ly, kterou budete sdílet s účastníky.
- Pokud technický problém nebo chyba producenta vyžaduje vytvoření nového vysílání, rychle aktualizujte vlastní adresu URL tak, aby odkazovala na novou událost, aniž byste museli znovu kontaktovat účastníky.
Potřebujete další pomoc?
Služby událostí Microsoft Teams vám můžou poskytnout větší podporu při plánování a průběhu velkých schůzek a událostí. Další informace najdete v tématu Microsoft Adoption.
Související témata
Osvědčené postupy pro velké schůzky a události v Microsoft Teams