Lieliskas virtuālās sanāksmes un pasākumi nenotiek vienkārši — tiem ir nepieciešama iepriekšēja plānošana un sagatavošanās, lai nodrošinātu vislabāko iespējamo pieredzi. Sākot no aprīkojuma pārbaudes līdz pāreju praktizēšanai, neliela sagatavošanās var novērst tehniskas problēmas un nodrošināt nevainojamu pasākuma norisi.
Tālāk ir sniegti daži no mūsu labākajiem padomiem, kā plānot un izveidot kvalitatīvas sapulces, kopsapulces un tīmekļseminārus programmā Microsoft Teams.
Darba sākšana
Lejupielādējiet Microsoft Teams datoram, lai iegūtu uzticamāko sapulču un pasākumu pieredzi. Izbaudiet piekļuvi visiem līdzekļiem un izcilu veiktspēju. Atjauniniet Teams, lai iegūtu jaunākos drošības līdzekļus un kļūdu labojumus.
Pasākumu veidošanas plānošana
Pirms pasākuma sākuma nosakiet lomas un pienākumus, izmēģiniet prezentācijas un izveidojiet nepieciešamo saziņu lietošanai pasākuma laikā. Lai iestatīšana noritētu bez problēmām, izpildiet tālāk norādītās prakses.
- Pasākumu grupā vienmēr jābūt vairākām personām. Piešķiriet lomas un atbildību — runājiet par to, kas ir atbildīgs par katru darbības posmu — no producentiem un prezentētājiem līdz jautājumu&atbildes moderatoriem
- Plānojiet saziņu ar pasākumu grupu. Reāllaika saziņa ir ļoti svarīga lielās sapulcēs un pasākumos. Pasākumu grupas tērzēšana (pieejama organizatoram, producentiem un prezentētājiem) ir lielisks veids, kā uzturēt saziņu.
- Prakse. Izpildiet šo pasākumu, lai pārbaudītu prezentācijas, izmēģinātu pārejas un pārbaudītu audio un video iestatījumus. Skatieties dalībnieku pieredzi tiešraidē , lai nodrošinātu lielisku pieredzi savai auditorijai.
Padoms
Hibrīda pasākumiem:
- Iepriekš veiciet vietnes apsekošanu. Pārbaudiet telpas AV infrastruktūru, Teams integrāciju un fizisko izkārtojumu.
- Pārbaudiet un pārbaudiet, vai darbojas viss telpas aprīkojums (MTR konsole, mikrofoni, kameras, skaļruņi, displeji, vadības paneļi).
- Dokumentējiet telpas signāla plūsmu (audio, video, tīkls) un identificējiet ierobežojumus vai dīvainības.
- Atjauniniet aparātprogrammatūru un programmatūru visā Teams sertificētā aparatūrā un nodrošiniet saderību ar jaunāko Teams versiju.
- Pārliecinieties, vai visām ražošanā izmantotajām ierīcēm (Teams datoram, vMix mašīnai utt.) ir pieejams vadu Ethernet savienojums.
Audio, video un koplietojama satura iestatīšana
Augstas kvalitātes audio un video aprīkojuma izmantošana ir ļoti svarīga lielu sapulču un pasākumu laikā. Iestatiet augstas kvalitātes mikrofonus un tīmekļa kameras vai sapulcējieties no Teams telpas, lai izmantotu hibrīdo pieredzi. Šie padomi palīdzēs jums skaidri sazināties ar auditoriju un prezentētājiem pasākuma laikā.
Audio
- Neaizmirstiet skaņas kvalitāti, tā ir lieliska pasākuma vissvarīgākā daļa. Daži lietotāji var klausīties vienkārši ar pārlūkprogrammu fonā.
- Izmantojiet augstas kvalitātes mikrofonus. Valkājamie mikrofoni ir ideāli piemēroti mazāk pieredzējušiem prezentētājiem; Rokas mikrofoniem ir nepieciešama prakse un tehnika, lai izvairītos no trokšņa.
- Prezentētājiem, kuri izmanto datoru vai citu ierīci, izmantojiet Teams sertificētas austiņas.
- Prezentācijās telpā iepriekš pārbaudiet telpas audio, lai novērstu trokšņa vai atgriezeniskās saites pārraidīšanu tiešsaistē.
- Pievienojiet audio pasākumam, izmantojot jebkuru audio tveršanas ierīci, kas ir saderīga ar līdzsvarotu audio (XLR savienotāji) vai austiņu tipa 1/8" spraudņiem un ļauj jums pievienot datoram, kurā darbojas Teams, izmantojot USB.
- Vai arī izmantojiet augstas klases AV sistēmu un pievienojiet šīs sistēmas HDMI vai SDI izvadi programmai Teams, izmantojot vienkāršu video tveršanas ierīci, piemēram, HDMI-USB kasti.
Padoms
Hibrīda pasākumiem:
- Pirms tiešraides atsevišķi testējiet telpas un tiešsaistes audio iestatījumus.
- Izmantojiet neatkarīgus mikrofonus klātienes un virtuālām auditorijām, bet pārliecinieties, vai tikai viens galvenais audio avots ir savienots ar sapulces platformu.
- Ja vairākas personas izmanto istabas ierīces, lai pievienotos, lieciet tām atvienot sava datora audio, lai novērstu atbalsi vai atgriezenisko saiti.
- Ņemiet līdzi papildu mikrofonus (piemēram, rokas ierīces, lavalierus) paneļa dalībniekiem vai viesabonēšanas jautājumiem&atbildēm.
Video
- Labi izgaismojiet objektu — lielākajai daļai kameru nevar būt pārāk daudz gaismas. Apgaismojums var būt atšķirība starp iestudējumu, kas tiek uztverts kā profesionāls vai amatieris.
- Izmantojiet trīs gaismas, lai izgaismotu objektu: galveno gaismu, aizpildījuma gaismu un fona apgaismojumu, lai nodrošinātu labu dziļumu.
- HDMI tveršanas ierīces var arī izmantot, lai straumētu datora (PC vai Mac) izvadi programmā Teams — ideāli piemērots augstas kvalitātes video, programmatūras demonstrāciju vai kustīgu grafiku rādīšanai kā kameras plūsmai.
- Nepievienojiet HDMI ievadi tieši Teams sapulcei, jo Teams sākotnēji neatbalsta HDMI avotus. Tā vietā izmantojiet HDMI tveršanas ierīci, lai pārnestu HDMI video uz datoru, kur tas var tikt parādīts kā virtuālā kamera programmā Teams. Piemēram, šī iestatīšana ļauj savienot prosumera kameru ar izcilu optiku un tālummaiņu, izmantojot HDMI, uzlabojot sapulces video kvalitāti.
Satura kopīgošana no ekrāna
Ekrāna koplietošana pasākuma laikā ir lielisks veids, kā demonstrēt produktus un darbplūsmas vai iepazīstināt auditoriju ar svarīgiem resursiem.
Šie padomi palīdzēs jums efektīvi prezentēt saturu pasākuma organizēšanas laikā.
Ja esat vienīgais pasākuma producents, ieteicams izmantot divus monitorus. Tas ļauj koplietot saturu no otrā monitora, vienlaikus veidojot notikumu no pirmā monitora.
Prezentējot multividi, kopīgojiet audio no savas ierīces.
Papildinformāciju par prezentēšanu lielās sapulcēs skatiet sadaļā Padomi par prezentēšanu lielās sapulcēs un pasākumos programmā Microsoft Teams.
Ražošanas plūsma un pasākuma diena
- Pasākuma dienā pasākumu grupai ieteicams pievienoties vismaz 15 minūtes pirms pasākuma sākuma.
- Izmantojiet uzgaidāmo telpu, lai sagatavotos kopā ar citiem rīkotājiem un prezentētājiem pirms pasākuma sākuma. Pārbaudiet visus mikrofonus, kameras un plūsmas.
- Izslēdziet skaņu visam audio, līdz esat gatavs sākt prezentēšanu tiešraidē pasākuma sākumā.
- Piešķiriet kādam skatīties gan telpas, gan virtuālās plūsmas, lai konstatētu problēmas.
Tehnisko problēmu plānošana
Tehniskas problēmas var rasties pat ar vislabāko sagatavošanos. Stabils dublēšanas plāns nodrošina, ka pasākums norit nevainojami, ja kaut kas noiet greizi.
Vienmēr ir otrs ražotājs, kurš var pārņemt vadību, ja primārais ražotājs pamet darbu vai saskaras ar tehniskām problēmām.
Glabājiet rezerves klēpjdatoru ar iepriekš ielādētiem un pārbaudītiem slaidiem un multividi. Aparatūras atteices gadījumā sagatavojiet papildu mikrofonus, tīmekļa kameras un kabeļus.
Ja galvenais savienojums pārstāst, izmantojiet sekundāro interneta savienojumu, piemēram, mobilo tīklāju. Pārbaudiet dublējuma savienojumu, pirms sākas notikums.
Iepriekš ierakstiet kritiskas prezentācijas, lai varētu ātri pārslēgties uz ierakstītu video, ja prezentētājam zūd savienojums.
Kad pasākums tiks izveidots, Microsoft Teams nosūtīs pievienošanās saiti. Tā vietā, lai kopīgotu tiešo kalendāra saiti, izveidojiet pielāgotu vietrādi URL, piemēram, Bit.ly, ko kopīgot ar dalībniekiem.
- Ja tehniskas problēmas vai producenta kļūdas dēļ ir jāizveido jauna apraide, ātri atjauniniet pielāgoto vietrādi URL, lai norādītu uz jaunu pasākumu, neveidojot atkārtotu saziņu ar dalībniekiem.
Vai nepieciešama papildu palīdzība?
Microsoft Teams pasākumu pakalpojumi var sniegt plašāku atbalstu lielu sapulču un pasākumu plānošanā vai vadīšanā. Lai uzzinātu vairāk, skatiet rakstu Microsoft Adoption.
Saistītās tēmas
Paraugprakse lielām sapulcēm un pasākumiem pakalpojumā Microsoft Teams
Darba sākšana ar Microsoft Teams tīmekļa semināriem
Papildinformāciju skatiet rakstā Darba sākšana ar kopsapulci programmā Microsoft Teams