Mẹo tạo ra các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams

Các cuộc họp và sự kiện ảo tuyệt vời không chỉ xảy ra —chúng đòi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị trước để mang lại trải nghiệm tốt nhất có thể. Từ kiểm tra thiết bị cho đến thực hành chuyển tiếp, một chút chuẩn bị có thể ngăn ngừa các vấn đề kỹ thuật và giữ cho sự kiện của bạn hoạt động trơn tru.

Dưới đây là một số mẹo tốt nhất của chúng tôi để lập kế hoạch và sản xuất các cuộc họp chất lượng cao, tòa thị chính và hội thảo trên web trong Microsoft Teams.

Bắt đầu

Tải xuống Microsoft Teams dành cho máy tính để có trải nghiệm cuộc họp và sự kiện đáng tin cậy nhất. Tận hưởng đầy đủ tính năng truy cập và hiệu suất vượt trội. Cập nhật Teams để biết các tính năng bảo mật và bản sửa lỗi mới nhất.

Lập kế hoạch sản xuất sự kiện

Trước khi sự kiện bắt đầu, hãy thiết lập vai trò và trách nhiệm, diễn tập bài thuyết trình và thiết lập các thông tin liên lạc cần thiết để sử dụng trong suốt sự kiện. Để thiết lập suôn sẻ, hãy làm theo các cách thực hành dưới đây.

Luôn có nhiều người trong nhóm sự kiện. Phân công vai trò và trách nhiệm — trao đổi thông qua ai chịu trách nhiệm cho từng bước hoạt động, từ nhà sản xuất và diễn giả cho đến người điều&viên Q&viên
Lập kế hoạch giao tiếp nhóm sự kiện của bạn. Giao tiếp trong thời gian thực rất quan trọng đối với các cuộc họp và sự kiện lớn. Trò chuyện nhóm sự kiện (có sẵn cho người tổ chức, người sản xuất và diễn giả) là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc.
Thực hành. Chạy xuyên suốt sự kiện để kiểm tra bản trình bày, thực hành chuyển tiếp và kiểm tra cài đặt âm thanh và video. Xem trực tiếp trải nghiệm người dự để đảm bảo trải nghiệm tuyệt vời cho người xem của bạn.

Mẹo: Đối với sự kiện kết hợp:

Tiến hành khảo sát trang web trước. Xác thực cơ sở hạ tầng AV của phòng, tích hợp Teams và bố cục vật lý.
Kiểm tra và xác minh rằng tất cả các thiết bị trong phòng đều hoạt động (bảng điều khiển MTR, micrô, camera, loa, màn hình, bảng điều khiển).
Ghi lại dòng tín hiệu của phòng (âm thanh, video, mạng) và xác định bất kỳ giới hạn hoặc quirk nào.
Cập nhật vi chương trình và phần mềm trên tất cả phần cứng được Teams chứng nhận và đảm bảo khả năng tương thích với phiên bản Teams mới nhất.
Đảm bảo có sẵn kết nối Ethernet có dây cho tất cả các thiết bị được sử dụng trong sản xuất (Teams PC, máy vMix, v.v.).

Thiết lập âm thanh, video và nội dung được chia sẻ

Việc sử dụng thiết bị âm thanh và video chất lượng cao rất quan trọng trong các cuộc họp và sự kiện lớn. Thiết lập micrô và webcam chất lượng cao hoặc họp từ phòng Teams để có trải nghiệm kết hợp. Những mẹo này sẽ giúp bạn giao tiếp rõ ràng với khán giả và diễn giả trong khi diễn ra sự kiện.

Âm thanh

Đừng bỏ qua chất lượng âm thanh, đây là phần quan trọng nhất của một sự kiện tuyệt vời. Một số người có thể chỉ cần nghe với trình duyệt trong nền.
Sử dụng micrô chất lượng cao. Micrô đeo được lý tưởng cho các diễn giả ít kinh nghiệm; micrô cầm tay yêu cầu thực hành và kỹ thuật để tránh xử lý tiếng ồn.
Đối với diễn giả sử dụng máy tính hoặc thiết bị khác, hãy sử dụng tai nghe có chứng nhận Teams.
Đối với bản trình bày trong phòng, hãy kiểm tra âm thanh phòng trước để ngăn tiếng ồn hoặc phản hồi được truyền trực tuyến.
Thêm âm thanh vào sự kiện bằng cách sử dụng bất kỳ thiết bị ghi âm nào tương thích với âm thanh cân bằng (đầu nối XLR) hoặc phích cắm kiểu tai nghe 1/8" và cho phép bạn cắm vào máy tính chạy Teams qua USB.
Ngoài ra, hãy sử dụng hệ thống AV cao cấp và kết nối đầu ra HDMI hoặc SDI của hệ thống đó vào Teams bằng cách sử dụng thiết bị quay video cơ bản như hộp HDMI-USB.

Mẹo: Đối với sự kiện kết hợp:

Kiểm tra thiết lập âm thanh trong phòng và trực tuyến riêng biệt trước khi phát trực tiếp.
Sử dụng micrô độc lập cho khán giả trực tiếp và ảo nhưng đảm bảo rằng chỉ một nguồn âm thanh chi tiết được kết nối với nền tảng cuộc họp.
Nếu nhiều người đang sử dụng thiết bị trong phòng tham gia, hãy yêu cầu họ ngắt kết nối âm thanh máy tính của họ để ngăn tiếng dội lại hoặc phản hồi.
Mang thêm micrô (ví dụ: cầm tay, lavaliers) cho panelists hoặc chuyển vùng Q&A.

Video

Chiếu sáng tốt đối tượng—bạn không thể có quá nhiều ánh sáng đối với hầu hết các máy ảnh. Ánh sáng có thể là sự khác biệt giữa một sản xuất đang được coi là chuyên nghiệp hoặc nghiệp dư.
Sử dụng ba đèn để chiếu sáng đối tượng của bạn: ánh sáng chính, ánh sáng lấp đầy và ánh sáng mặt sau để mang lại chiều sâu tốt.
Thiết bị chụp HDMI cũng có thể được sử dụng để phát trực tuyến đầu ra của máy tính (PC hoặc máy Mac) vào Teams — lý tưởng để hiển thị video, bản demo phần mềm hoặc đồ họa chuyển động chất lượng cao như thể chúng là nguồn cấp dữ liệu máy ảnh.
Không kết nối đầu vào HDMI trực tiếp vào cuộc họp Teams, vì Teams gốc không hỗ trợ các nguồn HDMI. Thay vào đó, hãy sử dụng thiết bị chụp HDMI để đưa video HDMI vào máy tính của bạn, nơi có thể xuất hiện dưới dạng camera ảo trong Teams. Ví dụ, thiết lập này cho phép bạn kết nối một máy ảnh prosumer với quang học vượt trội và thu phóng thông qua HDMI, nâng cao chất lượng video của cuộc họp của bạn.

Chia sẻ nội dung từ màn hình của bạn

Chia sẻ màn hình trong một sự kiện là một cách tuyệt vời để minh họa các sản phẩm và dòng công việc hoặc hướng dẫn người xem thông qua các tài nguyên quan trọng.

Những mẹo này sẽ giúp bạn trình bày nội dung hiệu quả trong khi sản xuất sự kiện của bạn.

Nếu bạn là nhà sản xuất sự kiện duy nhất, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng hai màn hình. Điều này cho phép bạn chia sẻ nội dung từ màn hình thứ hai trong khi sản xuất sự kiện từ màn hình đầu tiên.

Chia sẻ âm thanh từ thiết bị của bạn khi bạn đang trình bày phương tiện.

Để biết thêm hướng dẫn về việc trình bày trong các cuộc họp lớn, hãy xem Mẹo để trình bày trong các cuộc họp và sự kiện lớn trong Microsoft Teams.

Quy trình sản xuất và ngày diễn ra sự kiện

Vào ngày diễn ra sự kiện, chúng tôi khuyên nhóm sự kiện nên tham gia ít nhất 15 phút trước khi sự kiện bắt đầu.
Sử dụng phòng màu xanh lá cây để chuẩn bị với những người tổ chức và diễn giả khác trước khi sự kiện bắt đầu. Kiểm tra tất cả micrô, camera và nguồn cấp dữ liệu.
Tắt tiếng tất cả âm thanh cho đến khi bạn sẵn sàng bắt đầu trình bày trực tiếp vào đầu sự kiện.
Chỉ định người khác xem cả nguồn cấp dữ liệu trong phòng và nguồn cấp dữ liệu ảo cho các sự cố.

Lập kế hoạch cho các vấn đề kỹ thuật

Vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra, ngay cả với sự chuẩn bị tốt nhất. Một kế hoạch dự phòng chắc chắn sẽ đảm bảo sự kiện của bạn luôn chạy mượt mà nếu xảy ra sự cố.

Luôn có một nhà sản xuất thứ hai có thể tiếp quản nếu nhà sản xuất chính bỏ đi hoặc đối mặt với các vấn đề kỹ thuật.
Giữ cho máy tính xách tay dự phòng có tất cả các trang chiếu và phương tiện được tải sẵn và thử nghiệm. Có thêm micrô, webcam và cáp sẵn sàng trong trường hợp hỏng phần cứng.
Sử dụng kết nối internet phụ, chẳng hạn như điểm truy cập di động, nếu kết nối chính bị trục xuất. Kiểm tra kết nối sao lưu trước khi sự kiện bắt đầu.
Trước khi ghi bản trình bày quan trọng để bạn có thể nhanh chóng chuyển sang video đã ghi nếu diễn giả mất kết nối.
Microsoft Teams sẽ gửi liên kết tham gia khi sự kiện được tạo. Thay vì chia sẻ nối kết lịch trực tiếp, hãy tạo một URL tùy chỉnh Bit.ly chia sẻ với người dự.
- Nếu một sự cố kỹ thuật hoặc lỗi nhà sản xuất yêu cầu tạo một buổi phát rộng mới, hãy nhanh chóng cập nhật URL tùy chỉnh để trỏ tới sự kiện mới mà không cần phải liên hệ lại với người dự.

Bạn cần hỗ trợ thêm?

Dịch vụ Sự kiện của Microsoft Teams có thể hỗ trợ nhiều hơn cho việc lập kế hoạch hoặc điều hành các cuộc họp và sự kiện lớn của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Áp dụng Microsoft.