Lên lịch một tòa nhà thị trấn trong Microsoft Teams

Trong bài viết này

Lên lịch hội nghị doanh nghiệp

Để lên lịch một hội trường thị trấn:

1. Mở lịch Teams của bạn.

2. Chọn mũi tên bên cạnh Cuộc họp mới +.

3. Chọn Tòa thị chính từ menu thả xuống.
   
   

4. Trong Chi tiết, hãy nhập thông tin cơ bản, chỉ định diễn giả và hơn thế nữa:

   1. Nhập tiêu đề sự kiện, ngày bắt đầu và kết thúc, cùng mô tả.

      Lưu ý: Thời gian tối đa của hội trường thị trấn là 30 giờ.

   2. Theo mặc định, Người tổ chức là người tạo ra tòa thị chính.

   3. Trong Nhóm sự kiện > những Người đồng tổ chức hoặc Diễn giả từ tổ chức của bạn, tìm kiếm và chọn những người khác sẽ giúp quản lý tòa thị chính. Bạn cũng có thể thêm diễn giả bên ngoài.

      Lưu ý: Người đồng tổ chức sẽ có hầu hết các chức năng của người tổ chức nhưng không thể thay đổi Chi tiết (ngày, giờ, v.v.). Diễn giả sẽ có thể nói và chia sẻ nội dung trong suốt sự kiện.

   4. Chọn Lưu và gửi lời mời áp dụng thay đổi và mời đồng tổ chức và diễn giả tham gia sự kiện.

5. Trong Truy nhập sự kiện, chọn xem sự kiện của bạn sẽ sẵn dùng cho Tổ chức của bạn (các thành viên và khách của tổ chức của bạn), Công khai (bất kỳ ai được mời hoặc có liên kết đến sự kiện) hoặc Con người và các nhóm (chỉ những người và nhóm được mời từ tổ chức của bạn)

   Loại quyền	Mô tả
   Tổ chức của bạn	Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể tham dự tòa thị chính, kể cả khách.
   Công khai	Bất kỳ ai cũng có thể tham gia – cả những người trong tổ chức của bạn và bên ngoài tổ chức.
   Mọi người và nhóm	Có tới 500 người có thể tham dự hội trường thị trấn. Điều này bao gồm những người được thêm vào riêng lẻ và thông qua danh sách phân phối, nhóm bảo mật Microsoft 365 và Microsoft 365 Unified Nhóm. Bạn có thể thêm tối đa 20 nhóm hoặc danh sách như vậy. Nhóm động không được hỗ trợ.

6. Trong Mời người dự, tìm kiếm và chọn những người mà bạn muốn gửi lời mời tham dự sự kiện. Bạn có thể thêm danh sách phân phối, nhóm bảo mật Microsoft 365, Microsoft 365 Unified Nhóm và tối đa 500 địa chỉ email riêng lẻ. Bạn có thể thêm tối đa 20 nhóm hoặc danh sách như vậy.

7. Chọn Lưu để áp dụng các thay đổi và tiếp tục tùy chỉnh sự kiện của bạn.

8. Chọn Tùy chọn cuộc để chỉnh sửa thêm thiết đặt.

   Lưu ý: 

   • Một số tùy chọn cuộc họp có thể bị khóa tùy thuộc vào các chính sách do người quản trị CNTT của bạn đặt.

   • Các nhóm bảo mật Microsoft 365 không bật tính năng thư sẽ không nhận được lời mời qua email.

   • Nhóm động không được hỗ trợ.

9. Chọn Phát hành để lên lịch sự kiện trong tòa thị trấn của bạn và mời người dự.

Nhân đôi nhà thị trấn

Nhân đôi một tòa thị chính hiện có để áp dụng tất cả các chi tiết và thiết lập của nó cho một hội trường thị trấn mới. Bạn có thể nhân đôi các phòng thị trấn trước đây và sắp tới có trong lịch Teams của mình.

Khi bạn trùng lặp một tòa thị chính hiện có, hội trường thị trấn mới sẽ có cùng một:

• Tiêu đề

• Mô tả

• Diễn giả, người đồng tổ chức và người dự

• Chủ đề Sự kiện

• Cài đặt đăng ký

• Email tùy chỉnh

• Tùy chọn cuộc họp

Để nhân đôi nhà thị trấn:

1. Trong lịch Teams của bạn, bấm chuột phải vào hội trường thị trấn trước đây hoặc sắp tới mà bạn muốn nhân đôi.

2. Chọn Tạo trùng lặp .

3. Đặt ngày và giờ cho sự kiện mới và chỉnh sửa mọi chi tiết sự kiện bạn muốn thay đổi.

4. Chọn Lưu.

Bạn cũng có thể nhân đôi hành lang thị trấn bằng cách bấm đúp vào đó trong lịch Teams và chọn Tạo trùng lặp trên trang chi tiết.

Mời người dự đến phòng họp thị trấn

Sau khi bạn mời người dự, họ sẽ thấy lời mời ở tòa thị chính trên lịch của họ. Nếu bạn đã bật nút bật tắt Chỉ cho phép những người được mời tham gia, bạn phải phát hành sự kiện để người dự có thể tham gia. 

Để mời người dự đến hội thảo web:

1. Đi tới lịch Teams của bạn.

2. Mở một tòa thị chính hiện có hoặc tạo một tòa nhà mới.

3. Đi tới Chi tiết > người dự.

4. Trong Mời người dự, tìm kiếm và chọn những người bạn muốn mời.

5. Chọn Lưu.

Khi sự kiện của bạn được phát hành, người dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email. Người được mời không có tài khoản Microsoft có thể tham gia cuộc họp của bạn một cách ẩn danh.

Nhúng một tòa thị chính trong SharePoint

Khi bạn nhúng một tòa thị chính vào site SharePoint, những người có quyền truy nhập vào sự kiện và site SharePoint có thể tham dự sự kiện ở đó.  

Nếu bạn đã bật Q&A hoặc trò chuyện cho sự kiện, những người tham dự từ SharePoint vẫn có thể tham gia vào họ.  

Để nhúng một tòa thị chính vào site SharePoint: 

1. Lên lịch một tòa thị chính hoặc mở một tòa nhà hiện có trong lịch Teams của bạn.

   • Nếu bạn đang lên lịch một hành lang thị trấn mới, hãy chọn Lưu thông để lưu chi tiết sự kiện trước khi tiếp tục.

2. Trong Chi tiết, chọn Chia sẻ sự kiện.

3. Bên dưới HTML nhúng video, chọn Sao chép cho nút sao chép cho bản sao Copilot trong Word thiết bị di động.

4. Sau khi sao chép video nhúng HTML, hãy thêm nó vào trang SharePoint của bạn bằng cách dùng phần web Nhúng.

Hãy đảm bảo xuất bản tòa thị chính trong Teams. Nếu site sự kiện của bạn không được phát hành, hội trường thành phố sẽ không xuất hiện trong site SharePoint. 

Khi bạn bắt đầu sự kiện, nó sẽ tự động bắt đầu phát trực tuyến trên trang SharePoint. 

Phản ứng trực tiếp của tòa thị chính

Tăng sự tham gia và nhận phản hồi trong thời gian thực từ khán giả tòa thị trấn của bạn bằng các phản ứng trực tiếp. Sau khi một hội trường thị trấn bắt đầu, người tham dự có thể chọn từ một số phản ứng trực tiếp trong điều khiển cuộc họp của họ. Khi họ chọn một tài khoản, nó sẽ bật lên trong giây lát ở góc dưới cùng của cửa sổ cuộc họp. 

(Dạng xem Người dự)

Phản ứng trực tiếp có sẵn trong phòng thị trấn được tổ chức Teams Cao cấp. Chúng được bật tự động nhưng có thể được bật hoặc tắt. 

Để bật hoặc tắt phản ứng trực tiếp của hội trường thị trấn trước một sự kiện:

1. Đi tới lịch Teams của bạn. 

2. Chọn một trường thị trấn mà bạn đã tổ chức. 

3. Chọn Quản lý lịch sự . 

4. Trong Chi tiết, chọn Tùy chọn cuộc . 

5. Chọn Tham gia .

6. Bật hoặc tắt nút gạt Cho phép phản ứng. 

7. Chọn Áp dụng> Lưu .

Để bật hoặc tắt phản ứng trực tiếp trong khi diễn ra sự kiện:

1. Trong điều khiển cuộc họp của bạn, chọn Hành động khác > thiết đặt > Chọn cuộc họp .

2. Trong Tùy chọn , bật hoặc tắt nút gạt Cho phép phản ứng.

Các thay đổi đối với cài đặt này sẽ có hiệu lực ngay lập tức. 

Để tìm hiểu thêm về các phản ứng trực tiếp trong Teams, hãy xem Thể hiện bản thân trong các cuộc họp Microsoft Teams bằng các phản ứng trực tiếp. 

Email tòa thị chính

Email tòa thị chính trong Teams được bật tự động khi bạn lên lịch một tòa thị chính. Có hai loại email mà mọi người được mời đến một tòa thị chính sẽ nhận được:

• Email lời mời sự kiện: Những email này cho mọi người biết họ được mời đến tòa thị chính. Chúng chứa các chi tiết sự kiện quan trọng, như ngày, thời gian bắt đầu và mô tả. Những nội dung này được gửi tự động khi sự kiện được phát hành.

• Email sự kiện có sẵn để ghi lại: Sau khi có hội trường thành phố, những email này cho người dự biết khi nào bản ghi sự kiện sẵn sàng để xem. Các email này được tự động gửi đi khi bản ghi sự kiện được phát hành.

Email tòa thị chính được tạo từ mẫu Teams và sẽ tự động điền vào các chi tiết sự kiện. Bạn có thể chỉnh sửa email hoặctắt hoàn toàn email trước khi phát hành sự kiện. 

Để tìm hiểu thêm, hãy xem Quản lý email tòa thị chính trong Microsoft Teams.

Phát hành một tòa thị chính

Sau khi bạn đã hoàn tất thông tin chi tiết của tòa thị chính và mẫu lời mời qua email, hãy phát hành phòng thị trấn để tự động mời người dự.

Để xuất bản một tòa thị chính:

1. Đi tới lịch Teams của bạn.

2. Mở một tòa thị chính hiện có hoặc tạo một tòa nhà mới.

3. Hoàn thiện các chi tiết quan trọng và tùy chỉnh chủ đề.

4. Chọn Lưu để áp dụng mọi thay đổi.

5. Chọn Phát hành và xác nhận.
   
   

Sau khi tòa thị chính của bạn được công bố, người dự sẽ tự động nhận được lời mời qua email và cập nhật về bất kỳ thay đổi nào đối với sự kiện.

Xử lý sự cố

Tôi cần làm gì nếu gặp sự cố khi tham dự cuộc họp?

Đảm bảo rằng bạn đang tham gia cuộc họp đã đăng nhập từ tài khoản mà bạn nhận được lời mời họp hoặc liên kết gia nhập. 

Tôi đã được mời với tư cách diễn giả bên ngoài nhưng nối kết gia nhập của tôi không hoạt động.

Liên kết duy nhất để tham gia với tư cách diễn giả sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đăng nhập vào Teams bằng chính email mà bạn đã nhận được liên kết tham gia. Bạn không thể đăng nhập bằng tài khoản khác và sử dụng liên kết này, đồng thời, bạn không thể gia nhập ẩn danh bằng cách sử dụng liên kết.

Tiếp theo là gì?

Tùy chỉnh hội nghị doanh nghiệp

Tổ chức hội trường trong Microsoft Teams