Quản lý email trong hội thảo web trong Microsoft Teams

Thông báo, nhắc nhở và cập nhật người dự đã đăng ký về hội thảo web sắp tới bằng email hội thảo web.

Các loại email hội thảo web

Có các loại email hội thảo web khác nhau thông báo và nhắc mọi người về trạng thái phê duyệt, chi tiết sự kiện và nhiều thông tin khác.

Loại email	Tính năng	Khi được gửi
Đăng ký người dự	Thông báo cho người nhận rằng vị trí của họ được dành riêng cho sự kiện.	Ngay lập tức
Người dự đang chờ phê duyệt	Thông báo cho người nhận rằng yêu cầu đăng ký của họ đã được nhận.	Ngay lập tức
Danh sách người dự	Cho người nhận biết rằng sự kiện đã đầy, nhưng chúng đã được thêm vào danh sách chờ & sẽ được thông báo nếu một điểm mở ra.	Ngay lập tức
Từ chối người dự	Thông báo cho người nhận rằng sự kiện đã ở mức công suất và yêu cầu đăng ký của họ không thể được chấp nhận.	Ngay lập tức
Hủy người dự	Xác nhận hủy bỏ đăng ký bởi người dự.	Ngay lập tức
Hủy hội thảo web	Thông báo cho người dự đã đăng ký rằng sự kiện đã bị hủy bỏ.	Ngay lập tức
Cập nhật ngày trong hội thảo web	Cập nhật người dự đã đăng ký về những thay đổi đối với ngày hoặc giờ của sự kiện.	Ngay lập tức
Lời nhắc trong Hội thảo web	Nhắc người dự đã đăng ký về hội thảo web sắp tới.	1h trước khi sự kiện bắt đầu*
Bản ghi sự kiện sẵn dùng	Thông báo cho người dự rằng bản ghi sự kiện đã được phát hành và sẵn sàng để xem lại. Email ghi sự kiện sẽ không được gửi đến diễn giả bên ngoài.	Ngay sau khi bản ghi được phát hành

*Người dùng có Teams Cao cấp thể chỉnh sửa nội dung email và sửa đổi thời gian gửi cho email nhắc nhở trong hội thảo web.

Chỉnh sửa email hội thảo web

Lưu ý: Tính năng chỉnh sửa email trong hội thảo web có sẵn như một phần của Teams Cao cấp, một giấy phép phần bổ trợ cung cấp các tính năng bổ sung để làm cho các cuộc họp Teams được cá nhân hóa, thông minh và bảo mật hơn. Để có quyền truy nhập vào Teams Cao cấp, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.

Theo mặc định, email hội thảo web được tự động soạn thảo bằng cách sử dụng mẫu trong Teams. Tuy nhiên, trong Teams Cao cấp, bạn có thể chỉnh sửa chúng trước khi chúng được gửi.

Để chỉnh sửa email trong hội thảo web:

Mở hội thảo web sắp tới trong Lịch Teams của bạn.
Chọn Email.
Chọn Chỉnh sửa trong hàng email bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể chỉnh sửa:
- Tên người gửi
- Chủ đề email
- Biểu ngữ và hình ảnh logo
- Nội dung của thư email
Thực hiện thay đổi đối với nội dung email. Sau đó:
- Chọn Xem trước email để xem email sẽ trông như thế nào với người nhận.
- Chọn Tiếp tục chỉnh sửa để thực hiện thêm thay đổi,
- Chọn Hủy bỏ để bỏ các chỉnh sửa của bạn.
Chọn Lưu.

Quan trọng: Nếu người tổ chức không chỉnh sửa nội dung email lời nhắc, mỗi người dự và người tổ chức sẽ thấy email được dịch bằng ngôn ngữ mặc định của trình duyệt. Nếu người tổ chức tùy chỉnh email, người dự sẽ thấy email như được viết bằng ngôn ngữ của người tổ chức.

Thay đổi thời gian gửi email lời nhắc

Theo mặc định, email nhắc nhở sẽ được gửi đến người đăng ký một giờ trước khi sự kiện bắt đầu. Trong Teams Cao cấp, bạn có thể sửa thời gian gửi và thông báo cho người dự sớm hơn.

Lưu ý: Thay đổi thời gian gửi email lời nhắc có sẵn như một phần của Teams Cao cấp, một giấy phép phần bổ trợ cung cấp các tính năng bổ sung để làm cho các cuộc họp Teams được cá nhân hóa, thông minh và bảo mật hơn. Để có quyền truy nhập vào Teams Cao cấp, hãy liên hệ với người quản trị CNTT của bạn.

Để thay đổi thời gian gửi email lời nhắc:

Mở hội thảo web sắp tới trong lịch Teams của bạn.
Chọn Email.
Trong hàng email Lời nhắc , chọn 1h trước khi sự kiện bắt đầu.
Đặt khoảng thời gian hoặc ngày trước khi sự kiện gửi email lời nhắc. Chọn Lưu.